Odată cu popularitatea crescândă a politicilor de concediu fără limită și a orelor de lucru flexibile, se pare că zilele de urmărire a prezenței angajaților vor dispărea în curând, cel puțin în unele industrii.
Cu toate acestea, voi susține că urmărirea absențelor este un proces cheie pentru companiile care doresc să mențină un program transparent al echipei și o echipă bine echilibrată volumul de muncă al echipei. Doar că accentul tinde să fie pus mai puțin pe controlul indivizilor și mai mult pe capacitatea de a planifica munca într-un mod optim.
Ce veți obține cu acest articol:
- 4 soluții pentru cum software de planificare a resurselor ajută la urmărirea absențelor
- cum să alegeți în mod relevant un sistem de gestionare a concediilor angajaților
- cum să gestionați prezența angajaților
- de ce Teamdeck - software-ul de gestionare a resurselor - este selectat ca principal software de urmărire a absențelor
Acest text prezintă pașii cheie pe care trebuie să îi urmați pentru a construi un proces de urmărire a absențelor care este ușor de întreținut. Această abordare necesită să profitați de instrumentele digitale, astfel încât echipa dumneavoastră să poată colabora cu dumneavoastră. O foaie de calcul este o alegere posibilă, dar are mai puține opțiuni decât foile dedicate software de gestionare a resurselor: aplicațiile pentru gestionarea absențelor sunt adesea echipate cu funcții de raportare sau cu un flux de lucru pentru cererile de concediu.
Să trecem în revistă etapele esențiale ale introducerii gestionarea concediilor în cadrul companiei dumneavoastră. Fiecare punct va fi însoțit de o instrucțiune rapidă cu privire la modul în care Teamdeck poate fi de folos aici.
Stabilirea unei politici de concediu
Acesta este pasul necesar în crearea oricăror procese care au legătură cu timpul liber. Poate că ați creat deja un set de reguli care funcționează bine pentru echipa dumneavoastră. În acest caz, puteți trece la următorul punct.
Dacă politica dvs. de concediu nu a fost încă creată sau este în curs de elaborare, asigurați-vă că acoperiți aceste aspecte:
- Tipuri de absențe ale angajaților (concediu medical, concediu sabatic, concediu de maternitate etc.),
- Compensarea pe tip de concediu (ce tipuri de absențe sunt compensate?),
- Numărul de zile de concediu plătit pe angajat (se modifică în timp?),
- Anunțul în avans este minim atunci când se solicită vacanțe.
Când ați terminat de redactat regulile, puneți-vă următoarele întrebări:
- Politica dvs. este relevantă pentru lucrătorii cu fracțiune de normă și/sau liber-profesioniști?
- Este o schimbare culturală importantă pentru angajați? Ar trebui să organizați o consultare a echipei?
- Politica dvs. acoperă cazuri mai puțin frecvente? De exemplu, ce se întâmplă atunci când cineva nu își "folosește" toate zilele de concediu alocate pe parcursul anului?
Politica dvs. de concediu trebuie comunicată în mod clar angajaților existenți și trebuie să facă parte din procesul de integrare a noilor angajați.
Cum poate Teamdeck să vă ajute cu urmărirea absențelor?
În calitate de administrator al organizației, puteți alege dintr-o varietate de tipuri de absențe încărcate sau puteți adăuga propriile tipuri. Tipurile de absențe sunt personalizabile: le puteți edita numele, atribui coduri de culori și specifica dacă sunt plătite sau nu. Acum, când angajații dvs. trebuie să solicite o vacanță, trebuie doar să aleagă un tip din listă.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Simplificați fluxul de lucru al cererilor de concediu pentru a spori urmărirea absențelor
Ridicați mâna dacă ați făcut vreodată parte dintr-un lung lanț de e-mailuri în încercarea de a obține o zi liberă. Sunt sigur că majoritatea dintre voi ați făcut-o. Nu este eficient și este frustrant atât pentru angajați, cât și pentru manageri.
Acesta este motivul pentru care trebuie planificat și implementat un flux de lucru pentru cererile de concediu. În mod ideal, doriți să eliminați nevoia de dus-întors. Puteți face acest lucru utilizând formulare de cerere de concediu care includ toate detaliile necesare pentru a fundamenta o decizie. Același lucru este valabil și pentru răspunsul managerului: indiferent dacă solicitarea a fost aprobată sau refuzată, angajatul trebuie să fie notificat cât mai curând posibil.
Cum poate Teamdeck să vă ajute cu urmărirea absențelor?
Procesul de solicitare și aprobare a concediului are loc în cadrul aplicației, evitând astfel un potențial haos în comunicare. Angajații pot solicita o vacanță făcând clic pe o dată selectată și completând un formular scurt.
Managerii primesc solicitarea imediat și pot răspunde imediat. Odată ce o nouă cerere de concediu este aprobată, calendarul echipei este actualizat corespunzător.
Asigurați vizibilitatea absențelor pentru membrii cheie ai echipei
Acest punct ar putea fi, de asemenea, intitulat "faceți ca absențele să fie vizibile pentru toți membrii echipei", dar acest lucru depinde de politica de transparență a locului dvs. de muncă. Deși este complet de înțeles că nu toți membrii echipei trebuie să acceseze calendarele de absențe ale celorlalți, nu același lucru se poate spune despre managerii de proiect, liderii de echipă sau dezvoltatorii de noi afaceri. Oricine are sarcina de a planifica proiecte (sau de a asigura proiecte noi - prin urmare, echipa de vânzări), ar trebui să poată vedea cine este disponibil să lucreze. În caz contrar, capacitatea reală a echipei va fi necunoscută, ceea ce poate duce la greșeli majore de planificare.
Un calendar transparent al echipei sporește, de asemenea, eficiența zilnică: oamenii nu trebuie să întrebe pentru a afla dacă cineva din echipa lor lucrează în acea zi sau nu.
Cum poate Teamdeck să vă ajute cu urmărirea absențelor?
Caracteristica principală a Teamdeck este un calendar puternic al echipei, unde puteți vedea disponibilitatea, sarcinile și foile de prezență ale tuturor. Persoanele care sunt plecate în vacanță pot fi reperate rapid.
De asemenea, nu trebuie să vă faceți griji atunci când atribuiți sarcini de lucru mai lungi membrilor echipei dvs. Zilele libere vor fi sărite automat (dacă nu specificați altfel), la fel și sărbătorile legale.
Rezumați datele
Dacă nu urmați o politică de concediu nelimitat, aveți nevoie de o modalitate de a colecta absențele urmărite și de a le compara cu indemnizația de concediu a fiecăruia. Ar putea fi o simplă foaie de calcul sau ați putea rezuma datele direct în instrumentul de gestionare a resurselor pe care îl alegeți. Asigurați-vă că faceți distincția între diferitele tipuri de absențe, deoarece probabil că nu toate vor fi luate în calcul pentru indemnizația anuală.
Colectarea datelor legate de absențe vă poate ajuta să planificați mai bine activitatea echipei dvs. în viitor. Încercați să identificați tiparele recurente. Poate că există perioade în care concediile medicale sunt semnificativ mai frecvente. Când au oamenii tendința de a solicita cele mai lungi perioade de concediu? Astfel de informații sunt utile atunci când elaborați un calendar de producție pentru lunile următoare.
Cum poate Teamdeck să vă ajute cu urmărirea absențelor?
Teamdeck ține evidența timpului liber al tuturor. Mergeți la secțiunea de rapoarte și selectați un Raport privind timpul liber pentru a genera un raport care vă va răspunde la următoarele întrebări:
- câte zile de concediu și-au luat angajații dumneavoastră?
- ce tipuri de absențe au fost luate de anumite persoane?
- câtă indemnizație de vacanță a rămas fiecăruia? (Puteți introduce o indemnizație diferită pentru fiecare persoană, dacă este necesar).
Sunteți pregătit să îmbunătățiți fluxul de lucru al echipei dvs. pentru urmărirea absențelor?
Când vine vorba de urmărirea absențelor, nu există niciun motiv întemeiat să vă limitați la proceduri consumatoare de timp și să vă bazați pe formulare învechite. Un proces robust vă va ajuta să gestionați concediile într-un mod eficient și ordonat. Pentru puteri suplimentare, luați în considerare utilizarea unui software care a fost conceput pentru a simplifica acest proces. Programează un apel cu Aniela pentru a discuta despre cele mai eficiente procese de urmărire a absențelor angajaților pentru echipa dvs. Dar pentru cei care încă nu sunt convinși de dreptul sistem de gestionare a concediilor - să citiți articolul nostru.
