După cum putem citi mai jos, conform Institutului de Prognoză și Planificare a Afacerilor, fiecare decizie și acțiune se bazează - nu neapărat în mod conștient - pe prognoza resurselor. Acest articol se bazează pe experiențele managerului de birou și ale șefului departamentului de finanțe.
Articolul conține:
- O comparație a definițiilor previziunii resurselor umane
- Raport de prognoză privind utilizarea echipei
- Analiza tendințelor și rolul util al software de gestionare a resurselor previzionarea resurselor
Împreună cu oaspeții noștri, Piotr și Iwona, vreau să vă arăt că o planificator de resurse poate furniza date pentru a aprofunda această înțelegere și, ca urmare, pentru a face alegeri de prognoză mai încrezătoare.
Iwona Marciniak - Office Manager la Le Polish Bureau, departamentul tehnic al unei renumite companii de producție, UNIT9.
Piotr Bandosz - Responsabil cu finanțele și oamenii la Apptension, o companie de software creativ cu 50 de angajați, cu sediul în Poznań, Polonia.
Utilizarea istoriei pentru a prezice viitorul - câteva cuvinte înainte de a vorbi despre previziunile privind resursele umane
"(...) fie că vă dați seama sau nu, practic fiecare decizie și proces de afaceri se bazează pe o previziune."
(Institutul de previziune și planificare în afaceri)
Este evident adevărat că, fără trecut, nu există viitor - vorbind nobil. Dar spunând mai clar, orice predicție - și în viața privată - se bazează pe un amestec de date (preluate din propria experiență și furnizate de colegi sau instrumente de sprijin) și imaginație.
Crearea viitorului sau doar punerea în aplicare a obiectivelor stabilite, precum și depășirea sarcinilor și provocărilor care vor apărea pe calea succesului se bazează întotdeauna pe și conțin elemente precum datele și experiența care ajută la rezolvarea problemelor și la alegerea direcției corecte.
(...) previziunile reprezintă încercarea de a prezice rezultatele viitoare pe baza evenimentelor trecute și a cunoștințelor de management.
(WoltersKluwer.com)
Previziunile - fie că vorbim despre vreme, comportament uman sau animal, finanțe, afaceri sau pur și simplu resurse umane - reprezintă procesul de utilizare a datelor, a cunoștințelor și a experienței pentru a face previziuni și pregătiri în vederea satisfacerii unei nevoi specifice sau a unei nevoi de afaceri - pentru a o spune pe șleau.
Cum se colectează datele care susțin deciziile de previziune în domeniul resurselor umane?
De la semnificație la acțiune - înțelegerea previziunilor privind resursele umane
Având în vedere cele de mai sus, putem prezice semnificația previziunii resurselor umane.
Prognoza resurselor umane sau prognoza resurselor umane este procesul de determinare sau prognozare a nevoilor de personal ale unei companii pe baza datelor existente.
(the-definition.com)
În acest sens, accentul se pune pe asigurarea unui număr suficient și așteptat și a unor angajați calificați corespunzător - așteptați din perspectiva unei companii sau a unei afaceri. Iar scopul este de a asigura continuitatea activității, realizarea nevoilor de afaceri doar datorită angajaților calificați.
Acest sens este destul de apropiat de planificarea capacității - un termen foarte popular printre managerii de resurse și de proiecte. Pentru aceștia, planificarea capacității se referă la deținerea numărului corect de angajați (instruiți și calificați corespunzător) care ar putea finaliza cu succes proiectul sau sarcina.
Astfel, previziunea resurselor umane este... previzionarea cererii și ofertei. Se poate referi la un număr de lucrători, la anumite competențe preconizate sau la echipamente de birou. În domeniul resurselor umane, previziunile înseamnă:
evaluarea numărului de angajați și calcularea competențelor, echipamentelor și resurselor necesare pentru a satisface nevoile angajaților și a atinge obiectivele de afaceri.
(rovva.com)
Vă sună cunoscut dacă comparăm cele de mai sus cu programarea resurselor sau chiar cu definițiile gestionării resurselor?
Rezumând acest capitol, prognoza resurselor umane este un proces de predicție - pe baza datelor, a nevoilor companiei și a angajaților care lucrează în prezent pentru companie și a indicatorilor lor de implicare și productivitate - a persoanelor care ar trebui să fie angajate. Angajat în termeni de măiestrie și forță de muncă. Previziunea resurselor umane vizează satisfacerea cerințelor proiectelor viitoare. În esența sa, este o operațiune care necesită înțelegerea corectă a ceea ce se întâmplă în compania dumneavoastră.
Raport de prognoză privind utilizarea echipei
Piotr este unul dintre utilizatorii OG Teamdeck, fiind cu aplicația încă de la lansarea sa beta. Nu e de mirare că și-a dezvoltat câteva preferințe atunci când vine vorba de automatizarea muncii și obținerea de valoare din date. Unul dintre rapoartele sale preferate este o previziune a producției pe 3 luni.
Aceasta se bazează pe disponibilitatea viitoare a echipei, precum și pe rezervările de proiecte care au fost deja atribuite.
TIP: Utilizați o caracteristică numită Adăugați un câmp de calcul personalizat pentru a crea coloana Utilizare.
Având funcția de șef al departamentului de finanțe și personal, Piotr poate utiliza acest raport pentru ambele aspecte ale activității sale. Acesta îi oferă o imagine de ansamblu solidă a liniei de producție planificate de Apptension: dacă valorile de utilizare sunt mai mici decât se aștepta, poate discuta cu echipa de vânzări și să vadă dacă există potențial pentru încheierea mai multor contracte în săptămânile următoare.
TIP: Puteți eticheta diferite tipuri de rezervări cu etichete, de exemplu, "tentative" pentru rezervările care nu sunt încă confirmate, dar pentru care s-au făcut deja unele aranjamente.
Acest tabel simplu este, de asemenea, un bun stimulent pentru previziunile privind resursele umane
Piotr poate analiza utilizarea anumitor persoane sau departamente. În acest fel, el știe ce roluri vor fi foarte solicitate în scurt timp și poate planifica procesele de recrutare în consecință.
TIP: Câmpurile personalizate funcționează ca etichete pentru proiecte și persoane în Teamdeck. Acestea facilitează sortarea datelor în categorii, de exemplu, departamente. Atât Iwona, cât și Piotr au adăugat o etichetă "job title" coechipierilor lor pentru a-i filtra în funcție de competențe.
Privind tabelul de mai sus, vedeți că, deși departamentul de creație în ansamblu pare să fie utilizat în mod rezonabil pentru lunile următoare, detalierea datelor arată că am avea nevoie de ajutor în redactare, deoarece Luisa are multe pe cap.
Previziunile pe 3 luni sunt, de asemenea, utile atunci când vine vorba de a evalua dacă un anumit rol va fi necesar pentru o perioadă mai lungă de timp sau dacă este o activitate scurtă mai potrivită pentru un freelancer.
Prognoza resurselor umane pe baza datelor istorice
Iwona subliniază faptul că accesul la datele istorice este, de asemenea, extrem de util atunci când se încearcă optimizarea proceselor de angajare viitoare. Analiza datelor din ultimele luni și ani permite identificarea tendințelor în date și realizarea unor previziuni mai precise. De exemplu, anumite competențe s-au dovedit a fi mai solicitate în anumite luni. Acum că echipa este capabilă să prevadă o viitoare nevoie de recrutare, procesul poate fi planificat dinainte.
Dacă nu aveți suficiente date pentru a analiza anii anteriori, vă poate fi de ajutor și istoricul recent. Raportul de date istorice se bazează pe fișele de pontaj ale persoanelor și, după cum recunoaște chiar Iwona, "a durat aproximativ 5 minute să fie pregătit".
Există trei coloane în raportul Iwonei:
- categorii de angajați pe baza titlurilor lor profesionale, după extinderea fiecărei categorii puteți vedea luni și apoi persoane (utilizați grupare pentru a putea pune datele în această ordine)
- fișe de pontaj extrase direct din Teamdeck - software de gestionare a resurselor
- numărul de persoane necesare pentru a furniza numărul de ore înregistrate în a doua coloană
TIP: Coloana Oameni este așa-numitul calcul personalizat, iar formula este următoarea:
Persoane = Fișe de pontaj / 60 / 168
De ce 168? Acesta este numărul mediu de ore din luna de lucru. Acest număr poate diferi de la o țară la alta - folosiți valoarea care are cel mai mare sens în cazul dumneavoastră.
Acest raport este foarte clar atunci când extindeți rândurile și comparați volumul de muncă pe lună cu numărul de persoane pe care le aveți efectiv la bord.
Ceea ce vedeți în imagine este o defalcare a foilor de prezență pe lună ale unei echipe UX fictive. Există trei persoane la bord și, în cea mai mare parte a timpului, este exact suma potrivită pentru a finaliza munca (valoarea Oameni nu depășește 3). Cu toate acestea, luna decembrie pare să fi fost foarte aglomerată pentru echipa UX. Toți membrii echipei au înregistrat mai mult timp decât de obicei, iar calculele arată că ar fi nevoie de mai mult de 3 persoane (3,43 de fapt) pentru a finaliza această activitate în termenul obișnuit.
S-ar putea ca luna decembrie să fi fost extraordinar de aglomerată sau poate că este un model în curs de dezvoltare. Oricum, aveți toate motivele să urmăriți volumul de muncă de designeri UX și să planifice noi angajări, dacă este necesar.
TIP: Rapoartele privind foile de prezență sunt, de asemenea, o bază excelentă pentru calcularea salariilor angajaților dumneavoastră.
Provocările legate de previziunile privind resursele umane și modul de a răspunde la acestea
Există mai mulți factori de luat în considerare atunci când vine vorba de resursă de planificare cererea la agenții. Lucrurile se schimbă rapid aici, atât în ceea ce privește noile proiecte în curs de producție, cât și noile competențe necesare pentru a le livra. Trebuie să decideți dacă căutați oameni care să se alăture echipei dvs. sau care să contribuie la proiecte ca freelanceri. Apoi, desigur, există costul procesului de recrutare propriu-zis.
Cum rămâne cu consecințele proceselor de angajare prost planificate? Agențiile care au prea mult personal își pot pierde cu ușurință lichiditățile financiare, însă lipsa unor resurse suficiente poate pune în pericol proiectele viitoare sau poate deteriora relațiile cu clienții create cu grijă. În mod clar, sunt multe în joc aici.
Din fericire, există date fiabile despre:
- proiectele confirmate (sau practic confirmate - în așteptarea lansării finale), durata estimată a acestora și rolurile necesare pentru realizarea lor,
- disponibilitatea viitoare a coechipierilor dvs,
- înregistrări anterioare: fișe de pontaj, utilizare, estimări vs realități,
vă va ajuta enorm. Previziunile privind resursele umane bazate pe date încep cu colectarea informațiilor adecvate, de preferință în timp real. Analizele prezentate în acest articol au fost capturate de Teamdeck, software, care a fost personalizat pentru a sprijini agențiile, casele de software și startup-urile în gestionarea resurselor proiectului.
Aveți deja un cont? Accesați secțiunea Rapoarte și creați-vă propriul tablou de bord analitic.
Sunteți nou la Teamdeck? Crearea unui cont este gratuită și durează doar câteva minute.
