Cu timpul, fiecare companie elaborează un sistem de gestionare a cererilor de concediu de odihnă. S-ar putea să fie dezordonat, s-ar putea să ia mult timp, dar există. Ideea este că societatea dvs. nu ar trebui să se mulțumească cu orice politică de solicitare a concediului de odihnă. În mod ideal, procesul ar trebui să fie lipsit de complicații pentru angajații dvs. și ușor de gestionat pentru echipele administrative. Cum să realizați acest lucru?
Astăzi, vom împărtăși trei dintre cele mai populare metode utilizate de companii pentru a gestiona cererile de concediu, împreună cu beneficiile și dezavantajele acestora. Sperăm că o veți putea găsi pe cea care se potrivește cel mai bine nevoilor echipei dvs.
Ce veți obține cu acest articol:
- Sugestii cu privire la modul de definire a politicilor privind timpul liber
- Rolul software de planificare a resurselor cu timp liber pentru funcția de urmărire
- Rolul Slack ca software de gestionare a timpului liber
Definiți politica de solicitare a timpului liber
În primul rând, înainte de a alege cel mai bun instrument pentru gestionarea cererilor de concediu de odihnă din partea angajaților, trebuie să vă asigurați că politica de concediu de odihnă a companiei dvs. este clară și bine comunicată.
Încercați să vă gândiți la următoarele detalii:
- Câte zile libere pe an își pot lua angajații dumneavoastră? Există reguli cu privire la durata fiecărui concediu?
- Cu cât timp înainte ar trebui ca angajații să își trimită cererile de concediu?
- Către cine ar trebui trimise cererile? Unei persoane din cadrul departamentului de resurse umane? Unui șef de echipă care, la rândul său, va transmite deciziile sale administrației?
- Cum veți trata cererile de concediu de odihnă care se suprapun? Primul venit, primul servit, sau poate pe baza numărului de zile libere deja luate în acest an?
Odată ce ați stabilit aceste lucruri, asigurați-vă că documentați politicile companiei dvs. și puneți-le la dispoziția tuturor angajaților. Aceste documente ar trebui să fie, de asemenea, lectura obligatorie pentru persoanele noi care se alătură echipei dvs.
Acum că aveți în minte reguli precise privind concediul de odihnă, vă puteți gândi la metoda de gestionare a cererilor de concediu de odihnă. Mai jos, veți găsi trei opțiuni diferite, împreună cu avantajele și dezavantajele lor.
Gestionarea cererilor de concediu de odihnă
Software de gestionare a concediilor și de urmărire a timpului liber al angajaților
Instrument de gestionare a concediilor vă ajută să țineți evidența prezenței și a timpului liber al echipei dumneavoastră. Puteți găsi instrumente independente de gestionare a concediilor, dar acestea pot fi, de asemenea, parte a unei soluții mai cuprinzătoare de gestionare a resurselor. Teamdeck este unul dintre aceste instrumente care combină gestionarea concediilor cu programarea resurselor și funcții de urmărire a timpului. Vom folosi aplicația ca exemplu în această postare pe blog, inclusiv capturi de ecran.
Cu toate acestea, rețineți că beneficiile generale ale aplicațiilor de gestionare a concediilor se vor referi la mai multe instrumente disponibile pe piață. Teamdeck este pur și simplu aproape și drag de inimile noastre, deoarece am lucrat la el în ultimii patru ani. Dacă doriți să o încercați personal, o puteți testa gratuit, fără a fi necesar un card de credit. [/vc_column_text]
- Este foarte convenabil pentru angajați. Aceștia se pot conecta la aplicația pe care o folosesc în fiecare zi pentru a-și urmări timpul și a verifica sarcinile viitoare. Tot ce trebuie să facă pentru a solicita un concediu este să aleagă o dată într-un calendar și să completeze un scurt formular de solicitare de timp liber. Ceea ce este important, angajații își văd propriile rezervări în calendar de resurse astfel încât aceștia să poată alege datele de concediu în funcție de atribuțiile lor. Atunci când membrii personalului nu sunt siguri ce îi așteaptă în următoarele săptămâni sau luni, pot alege din greșeală date nepotrivite. Cu instrumente precum Teamdeck, există o mai mare transparență în ceea ce privește volumul de muncă și planurile fiecăruia.
- Este convenabil și pentru aprobatori. Ori de câte ori cineva trimite o solicitare de timp liber, persoana corespunzătoare este notificată în aplicație cu privire la aceasta. Tot ce trebuie să facă este să verifice rezervările unui anumit angajat pentru a evita conflicte de planificare a proiectului și faceți clic pe "Aprobă" sau "Respinge". Totul se întâmplă în aceeași aplicație, astfel încât procesul este rapid și eficient.
- Puteți adapta aplicația la politica companiei dvs. Aplicațiile de gestionare a concediilor vă permit de obicei să personalizați diferitele tipuri de timp liber și să le etichetați ca fiind plătite sau neplătite. O astfel de distincție poate fi utilă, mai ales dacă doriți să calcularea salariilor angajaților utilizând datele din aplicația dvs. de gestionare a resurselor. În Teamdeck, puteți specifica, de asemenea, perioadele de timp liber pe care le pot solicita angajații (zile întregi, jumătăți de zile etc.)
- Puteți integra aplicația de gestionare a concediilor cu alte instrumente pe care le utilizați. Să spunem că doriți să primiți notificări despre fiecare nouă cerere de concediu de odihnă a unui angajat direct în contul dvs. Slack. Aplicațiile robuste de gestionare a resurselor oferă integrări încorporate sau modalități de a crea fluxuri de lucru automate (de exemplu, prin Zapier).
Solicitări prin e-mail/Slack
Este probabil cea mai rudimentară modalitate de gestionare a acestui proces - nici măcar nu luăm în considerare solicitările verbale aici. Cu toate acestea, pentru multe echipe, e-mailul este încă principalul canal de comunicare pentru toate chestiunile legate de timpul liber.
Cum funcționează? Un angajat își trimite solicitarea de timp liber prin e-mail sau Slack managerului său sau unei persoane dedicate din departamentul de resurse umane. Destinatarul analizează cererea și îl informează pe angajat cu privire la decizia sa. Sună bine pe hârtie, dar în viața reală, procesul este adesea mai puțin decât ideal.
În primul rând, un e-mail sau o cerere Slack se poate pierde cu ușurință printre alte mesaje importante. Pentru a ține evidența solicitărilor angajaților, persoana responsabilă de acestea ar trebui să aibă un sistem de organizare impecabil, de exemplu, un dosar în care fiecare solicitare de timp liber poate fi atribuită sau etichete de e-mail.
Faptul că membrii personalului pot scrie practic orice în mesajul lor poate deveni, de asemenea, o provocare. Să presupunem că deciziile privind concediul de odihnă se iau pe baza motivului pe care îl oferă cineva pentru solicitarea sa. Dar ce se întâmplă dacă cineva uită să adauge un anumit motiv? Ar trebui să răspundeți solicitând mai multe detalii și să le așteptați înainte de a putea lua vreo decizie. Desigur, puteți pregăti un model de mesaj e-mail/Slack pentru angajații dvs. pentru a minimiza șansele ca aceștia să omită informații esențiale, dar tot nu este o garanție că vor respecta întotdeauna aceste reguli.
Un alt dezavantaj al utilizării e-mailurilor ca principal canal de comunicare a cererilor de concediu este că luarea unei decizii în cunoștință de cauză cu privire la acordarea sau nu a concediului de odihnă poate lua mult timp. Cel care aprobă va trebui probabil să verifice calendarul/ rezervările unui anumit angajat sau să ia legătura cu managerul de proiect al acestuia. În caz contrar, o absență neașteptată poate cauza conflicte de planificare a proiectului.
În cazul în care compania nu oferă o politică de concediu nelimitat, trebuie, de asemenea, să se asigure că o anumită persoană nu a depășit cota de timp liber. În cele din urmă, trebuie să înregistreze undeva timpul liber aprobat. Dacă echipa dvs. nu utilizează o resursă instrument de planificarepoate însemna să vă conectați la mai multe aplicații diferite și, ca urmare, să petreceți mult timp prețios pentru a gestiona cererea de concediu de odihnă a unui singur angajat.
După cum puteți vedea, utilizarea e-mailului sau a Slack pentru gestionarea cererilor de concediu nu este cel mai eficient mod de a face acest lucru. Unele cereri pot trece neobservate, ceea ce este frustrant pentru angajați, și chiar dacă sunteți foarte organizat, întregul proces poate consuma foarte mult timp.
Formular de solicitare a concediului de odihnă pentru angajați
Introducerea formularelor de cerere de concediu este pasul pe care unele echipe îl fac pentru a organiza procesul de gestionare a concediilor. Suntem de acord că formularele, mai ales dacă sunt online, pot fi mai eficiente de gestionat decât e-mailurile, în special pentru angajați. Cel mai mare avantaj al acestora este că, în calitate de angajator, ajungeți să dați formă solicitării. Angajații trebuie doar să completeze formularele. Aceasta înseamnă că toate detaliile necesare vor fi probabil incluse în formularul de solicitare de timp liber pe care îl înmânează. În plus, crearea unui formular de solicitare a timpului liber nu necesită o investiție mare. Puteți utiliza un software gratuit, de exemplu, Google Forms, pentru a crea un astfel de formular.
Există vreun dezavantaj? Trebuie să țineți cont de faptul că gestionarea formularelor de cerere de concediu necesită în continuare o anumită muncă manuală. Trebuie să le arhivați, să verificați dacă un anumit angajat este eligibil pentru mai mult timp liber și să înregistrați undeva decizia dumneavoastră. Similar cu lucrul cu solicitările prin e-mail, este posibil să fie nevoie să utilizați mai multe instrumente înainte de a putea procesa o singură solicitare.
În concluzie, formularele de cerere de concediu de odihnă pot simplifica procesul de gestionare a cererilor de concediu de odihnă ale angajaților, dar trebuie să vă amintiți că există încă optimizări posibile care pot fi făcute.
Există vreun dezavantaj la software de gestionare a concediilor angajaților? Probabil cel mai important considerent pentru compania dvs. este investiția necesară pentru a începe să utilizați un astfel de instrument. Din fericire, aplicațiile moderne vin adesea în SaaS plătiți o taxă lunară, astfel încât nu trebuie să cheltuiți mulți bani în avans.
Teamdeck, de exemplu, v-ar costa $3.99 pe angajat pe lună. Având în vedere că acesta este un preț pentru toate caracteristicile, inclusiv fișe de pontaj, o planificator calendar online, și rapoarte puterniceeste posibil să vedeți în curând rentabilitatea investiției dvs. La urma urmei, angajații dvs. vor putea lucra mai eficient și vor evita discuțiile inutile.
Doriți să aflați cum poate beneficia compania dumneavoastră de implementarea gestionării resurselor? Programează un apel cu Aniela, expertul nostru în succesul clienților. Ea vă va putea oferi un tur al produsului și vă va răspunde la toate întrebările referitoare la cererile de concediu și la procesele de resurse umane.
Dar, dacă sunteți încă curios despre software de gestionare a angajaților - citiți articolul de pe blogul nostru.
Căutați un instrument care să vă ajute cu cererile de concediu de odihnă ale angajaților?
