Oamenii cer deschidere la locul de muncă. 87% dintre ei, adică.
87% de lucrători intervievate de Kelton Global în cadrul unui studiu din 2018 au recunoscut că își doresc ca viitoarea lor companie să fie transparentă. 80% dintre respondenți doresc să știe mai multe despre procesul decizional al organizației lor.
Nu este de mirare atunci că transparența la locul de muncă este un termen care se discută pe larg în majoritatea companiilor. Unele optează pentru o transparență radicală, în timp ce altele aleg alte modalități de a încuraja comunicarea deschisă.
În calitate de manager de proiect sau de lider de echipă, este posibil să nu aveți un cuvânt de spus în ceea ce privește politicile la nivelul întregii companii. Cu toate acestea, sunteți responsabil de o echipă de proiect, astfel încât transparența proiectului este în mare măsură sub controlul dumneavoastră.
Comunicarea deficitară și așteptările neclare sunt printre primele 8 provocările legate de gestionarea proiectelor. Transparență în gestionarea proiectelor și a resurselor este o cultură a comunicării deschise și a vizibilității în cadrul unei echipe de proiect. Din punct de vedere managerial, este vorba adesea de a fi sincer cu echipa cu privire la proiect și la echipa în sine.
Există mai multe moduri în care transparența proiectului poate fi cultivată într-o echipă, dar consecințele sunt în mare parte pozitive.
Legătura dintre transparență și angajamentul/fericirea angajaților a fost investigată în mai multe sondaje sau studii. Există date care dovedesc că onestitatea este într-adevăr un factor important care determină fericirea oamenilor la locul de muncă.
Cu toate acestea, atunci când vine vorba de transparența proiectelor, vorbim și despre profiturile financiare ale proiectului respectiv. Acest lucru este posibil deoarece transparența sporește productivitatea. Angajații implicați care știu ce se așteaptă de la ei (și de ce) au performanțe mai bune și lucrează mai eficient. După cum afirmă Jyoti M, consultant IT la Tata, în cartea sa document privind gestionarea proiectelor și transparența: Transparența cu permisiuni adecvate într-un sistem de gestionare a proiectelor economisește timp și bani pentru toți participanții la proiect. Sună ca un vis PM? Așa ar trebui!
Lipsa de transparență, pe de altă parte, poate provoca neîncredere în rândul echipei sau chiar resentimente. Institutul de Management al Proiectului au arătat în repetate rânduri că o comunicare inadecvată sau slabă este o cauză majoră a eșecurilor proiectelor. Prin urmare, există toate motivele să credem că onestitatea și comunicarea deschisă sunt extrem de importante pentru managerii de proiect.
Desigur, transparența nu este o abordare unică, deoarece diferă de la client la client sau de la industrie la industrie. Am întocmit o listă de pași pe care îi puteți urma pentru a crește transparența proiectelor în cadrul echipei dvs.
Sună evident? S-ar putea, dar țineți cont de faptul că "vizibilitatea sarcinilor" înseamnă mai mult decât o listă de caracteristici care trebuie realizate.
Mai întâi de toate, explicați proiectul echipei dumneavoastră. Atât în ceea ce privește domeniul de aplicare tehnic, cât și în ceea ce privește partea comercială a lucrurilor. Care este obiectivul acestui proiect? Cine va beneficia de el? Care este motivul pentru o anumită caracteristică? Răspunsurile la aceste întrebări vă pot scuti de unele apeluri greșite atunci când estimați sarcinile.
Înțelegerea "de ce?", nu doar a "ce?", îmbunătățește implicarea echipei dumneavoastră. Aceasta este o modalitate bună de a dezvolta un sentiment de proprietate.
Aceasta este una mare. Și una dificilă în același timp.
Doriți să fiți transparenți și totuși, există lucruri pe care nu ar trebui să le împărtășiți. Ai grijă să nu discuți informații personale sau confidențiale. Pe lângă asta, fii atent dacă deschiderea ta totală nu provoacă speculații sau sesiuni de bârfe. Dacă simțiți că ceva nu ar trebui dezvăluit încă echipei dumneavoastră, probabil că așa este. Așteptați până când informația dvs. este confirmată sau relevantă și abia apoi dezvăluiți-o echipei dvs.
În afară de aceasta, trebuie să vă faceți echipa să simtă că face parte din proiect. Iar acest lucru presupune să le aduceți la cunoștință schimbările din cadrul proiectului.
Un motiv în acest sens a fost deja explicat în secțiunea anterioară - trebuie ca oamenii să înțeleagă la ce lucrează. Un alt motiv este la fel de important: aici aveți de-a face cu specialiști, care știu ce fac.
Dacă schimbarea cerințelor înseamnă că trebuie dezvoltate noi caracteristici, asigurați-vă că aceasta este planificată în cel mai eficient mod. O discuție deschisă cu echipa dvs. de ingineri vă poate oferi o mulțime de idei pentru a diminua impactul acestei schimbări și a evita consecințele de temut ale extinderii domeniului de aplicare. Oferiți echipei dvs. șansa de a participa cu adevărat la proiect și veți vedea un sentiment mai mare de "suntem împreună în asta".
O ultimă observație: fiți transparent și cu privire la poziția dumneavoastră. Dacă nu știți un răspuns la întrebările echipei dvs. (sau răspunsul nu poate fi dezvăluit încă), nu inventați. În schimb, fiți deschis cu privire la incapacitatea dvs. de a oferi răspunsul. Echipa va aprecia onestitatea dumneavoastră.
Nu se poate vorbi cu adevărat despre o comunicare bidirecțională deschisă fără a încuraja feedback-ul.
Din moment ce sunteți sincer cu echipa, doriți ca și ei să fie la fel de sinceri cu dumneavoastră. Desigur, s-ar putea să auziți uneori cuvinte dure sau chiar să aflați despre un pas greșit în cadrul proiectului, dar este totuși o mare oportunitate de a aborda aceste probleme la timp, înainte ca acestea să se transforme într-o problemă majoră.
Predați prin exemplu și oferiți echipei dvs. feedback constructiv. Nu uitați de recunoaștere: asigurați-vă că performanțele bune nu trec neobservate. Acest lucru va consolida, de asemenea, angajamentul și responsabilitatea echipei dumneavoastră.
Având în vedere că vizibilitatea și comunicarea sunt principalii factori ai transparenței proiectelor, nu este surprinzător faptul că schimbul de cunoștințe este o practică care merită încurajată. Schimbul de cunoștințe între membrii echipei poate avea loc în timpul ședințelor de lucru sau al evenimentelor dedicate.
Un aspect al schimbului de cunoștințe care este valoros, dar adesea ignorat, este acela că echipele pot învăța de la alte echipe. În calitate de manager de proiect (sau de lider de echipă), puteți colabora cu colegii dvs. pentru a organiza evenimente în timpul cărora echipele împărtășesc lecțiile învățate în timpul proiectelor anterioare. Astfel de întâlniri între echipe nu numai că vor oferi informații legate de proiect, dar vor fi, de asemenea, o bună ocazie de a crea legături între echipe.
Transparența proiectelor trebuie să fie susținută de instrumente care facilitează colaborarea și comunicarea. Pentru echipele care lucrează într-o singură cameră, o tablă albă ar putea fi un bun început. Pentru echipele distribuite, însă, vor fi necesare instrumente online.
Pentru a oferi vizibilitate în desfășurarea proiectului, utilizați o aplicație de gestionare a proiectelor. La Teamdeck, folosim JIRA pentru a urmări progresul nostru. Fiecare membru al echipei poate vedea care este starea diferitelor sarcini, dacă au apărut noi erori etc.
Urmărirea timpului, software de urmărire a absențelor, și instrumente de planificare a resurselor, cum ar fi Teamdeck, au un dublu efect asupra transparenței proiectului. În primul rând, membrii echipei sunt conștienți de volumul de muncă și de sarcinile planificate. În același timp, liderii de proiect văd fișele de pontaj ale echipei lor, astfel încât să înțeleagă volumul real de muncă al angajaților lor (citiți despre gestionarea volumului de muncă). Ambele părți au vizibilitatea de care au nevoie pentru a se simți mai confortabil cu munca lor.
Asigurați-vă că echipa dvs. are acces la un instrument care permite comunicarea regulată. Slack este un exemplu excelent în acest sens: este un instrument de chat care poate fi integrat și cu alte aplicații pe care le utilizați.
Dacă lucrați la un produs care a fost deja lansat și are utilizatori reali, aveți o modalitate suplimentară de a introduce transparența proiectului. Să luăm ca exemplu aplicația noastră, Teamdeck. Chiar dacă avem membri dedicați ai echipei care răspund la întrebările clienților adresate prin Intercom (puteți încerca chiar dvs., este acea pictogramă albastră din colț), toată lumea din echipă are acces la canalul Slack unde se postează feedback-ul utilizatorilor. Ca urmare, fiecare membru al echipei știe ce le place oamenilor la aplicație și ce solicită. Nu numai că bifează căsuța "vizibilitate", dar, de asemenea, face ca contribuția tuturor să fie mult mai semnificativă atunci când se discută despre noi caracteristici și foaia de parcurs a produsului.
Transparența proiectelor înseamnă să comunici deschis și să fii sincer, dar și să le permiți oamenilor să lucreze eficient. Aceasta vă permite să creșteți implicarea oamenilor, dar vă ajută și să eliminați factorii care ucid productivitatea: de la cerințe neclare la bârfe de birou. Construiți o cultură a transparenței în cadrul echipei dvs. de proiect și veți culege cu toții beneficiile acesteia.
Importanța critică a măsurării fericirii echipei Cercetătorii au investigat de mult timp relația dintre fericirea angajaților și performanța lor la locul de muncă. Diferite studii sugerează că, într-adevăr, fericirea îi face pe oameni mai productivi. Relația directă dintre moralul...
Atunci când vă gândiți cum să îmbunătățiți șansele de succes ale companiei dvs., probabil că implicarea angajaților nu este primul lucru care vă vine în minte. Inițial, v-ați concentra mai degrabă pe aspecte precum performanța, motivația și dezvoltarea competențelor. La urma urmei,...
