Atunci când răsfoiți resursele pentru liderii de echipă și manageri, veți găsi o mulțime de dovezi împotriva micromanagementului. "Încetați să-i mai micromanageriați pe membrii echipei dumneavoastră!" "Angajații urăsc managerii care fac micromanagement!" - înseamnă asta că micromanagementul este întotdeauna rău? În această postare, vom încerca să arătăm că micromanagementul este într-adevăr o strategie potențial dăunătoare, dar există situații în care ar putea fi eficient.
Dar, mai întâi, să definim ce este de fapt micromanagementul în setările proiectului.
De ce este micromanagementul în managementul proiectelor?
Micromanagementul este un stil de management în care îți controlezi foarte îndeaproape echipa și munca acesteia. În gestionarea proiectelor și a resurselor, implică echipa care încearcă să realizeze un proiect.
În timp ce multe părți interesate de proiect (interne și externe) ar putea controla excesiv persoanele care lucrează la un proiect, în această postare pe blog, ne vom concentra asupra unui manager de proiect micromanager.
Înainte de a analiza dezavantajele și avantajele (da, există unele) micromanagementului în gestionarea unei echipe de proiect, poate doriți să vă analizați propriul comportament și, eventual, să recunoașteți că și dumneavoastră sunteți un manager de proiect micromanager.
Sunteți un PM micromanager?
În calitate de manager de proiect, va trebui să supravegheați activitatea echipei de proiect. Scopul este de a finaliza proiectul cu succes: la timp și în limitele bugetului. Nu este nevoie de mult timp pentru ca aceste responsabilități de monitorizare să se transforme în control excesiv. Dacă recunoașteți unele dintre aceste comportamente din propria dvs. activitate, este posibil să prezentați semnele unui PM micromanager:
- Planificați fiecare mic detaliu al sarcinilor echipei dvs. pentru ea.
- Ai tendința de a termina sarcinile pentru echipa ta pentru că "este mai rapid/mai bine când o faci tu".
- Echipa dvs. participă la reuniuni frecvente privind stadiul proiectului și/sau furnizează rapoarte periodice privind stadiul proiectului.
- Știți exact la ce lucrează în prezent toată lumea din echipa dvs., dar nu neapărat să simțiți că înțelegeți starea generală a proiectului.
- Chiar dacă vă sacrificați adesea echilibru între viața profesională și cea privată, nu simțiți că aveți timp să vă gândiți la strategie.
- Încercați să controlați fiecare aspect al proiectului: "nu este gata până nu spun eu că este gata".
- Cele mai multe elemente ale proiectului dvs. trec prin mai multe editări înainte de a fi mulțumit de rezultat.
Acum, sunteți în măsură să spuneți dacă micromanagementul a depășit atribuțiile dvs. de management de proiect. Să discutăm consecințele acestui stil de conducere.[/vc_column_text]
De ce ar trebui să evitați micromanagementul în calitate de manager de proiect?
Vom începe cu veștile proaste pentru simplul motiv că, în majoritatea cazurilor, micromanagementul nu este foarte bun pentru membrii echipei dvs. și pentru proiectul la care lucrează. Iată de ce.
În primul rând, poate de fapt să împiedice productivitatea. A studiu realizat de cercetătorii de la Universitatea Louisville din Kentucky a constatat că "presiunea afectează performanța dacă te determină să acorzi atenție într-un mod care este rău pentru sarcina specifică pe care o îndeplinești". Persoanele participante la studiu, atunci când simțeau că sunt controlate, se concentrau nu pe rezultatul sarcinii, ci pe sarcina în sine, arătând că monitorizarea explicită poate avea un impact negativ asupra performanței.
Dacă aveți tendința de a vă controla excesiv angajații, este posibil să organizați prea multe reuniuni, în special reuniuni de stare. În ghidul nostru pentru gestionarea eficientă a reuniunilor, sugerăm ca actualizările de stare să fie împărtășite într-o formă scrisă scurtă, mai degrabă decât în timpul unei întâlniri prelungite a tuturor echipajelor.
Controlul excesiv al fiecărui aspect al muncii membrilor echipei dumneavoastră este, de asemenea, teribil pentru moralul echipei. Oamenii devin frustrați sau dezangajați pentru că nu simt că au autonomia necesară pentru a-și face treaba. În cele din urmă, acest lucru poate provoca o fluctuație ridicată a personalului în echipa de proiect sau conflicte între dvs. și echipa dvs. Este de la sine înțeles că construirea încrederii, care este atât de importantă în cadrul proiectelor, este foarte dificilă.
Creativitatea și pasiunea sunt limitate. Membrii echipei devin mai indeciși și mai pasivi: la urma urmei, nu contează cu adevărat ce fac - PM-ul lor va găsi ceva de corectat oricum. Un PM micromanager poate crede că este o experiență de învățare pentru echipa sa, când, de fapt, nimeni nu învață nimic.
Nu este un stil scalabil de gestionare a proiectelor. Petreceți o cantitate enormă de timp pe editarea/finalizarea/controlul sarcinilor pe care alte persoane sunt probabil perfect echipate să le îndeplinească. Este imposibil să vă îndepliniți sarcinile de gestionare a proiectelor și să încercați să îmbunătățiți sarcinile celorlalți în același timp. Cu timpul, angajații dumneavoastră pot deveni dependenți de dumneavoastră, ceea ce va încetini și mai mult progresul activității pe care trebuie să o realizați împreună.
Când este în regulă micromanagementul?
Micromanagementul unui membru al echipei poate fi o abordare de succes, dar numai în câteva cazuri:
- A criză (o criză reală la nivelul întregului proiect, nu o constatare la mijlocul zilei că "lucrurile se mișcă prea încet"). Atunci când se pare că programul proiectului dvs. este în pericol din cauza schimbării bruște a priorităților sau a lipsei de resurse, este posibil să fie nevoie să vă ajutați echipa cu planificarea și executarea sarcinilor.
- Nevoia de a face rapid aduceți membrii echipei la curent. Din când în când, s-ar putea să observați că unele persoane din echipa dvs. au nevoie de un impuls suplimentar. Poate că sunt noi în echipă și nu înțeleg pe deplin misiunile lor sau complexitatea proiectului? Acești angajați ar putea într-adevăr beneficia de pe urma monitorizării active a activității lor pentru o anumită perioadă de timp.
Rețineți că, pentru a fi cât de cât eficient, micromanagementul trebuie să fie o soluție pe termen scurt.
Iată cum să previi micromanagementul în proiectul tău
În mod ideal, nu doriți să vă micromanageriați echipa. În același timp, ca manager de proiect, doriți să vă asigurați că sarcinile sunt îndeplinite, iar proiectul se îndreaptă în direcția corectă. În opinia noastră, puteți atinge ambele obiective atunci când acordați atenție la două elemente-cheie ale echipelor de proiect fericite și productive: transparența proiectului și vizibilitatea angajaților.
Transparența echipei și a proiectului vă poate elimina nevoia de a vă controla membrii echipei. Cum? Atunci când încurajați comunicarea deschisă și vă asigurați că oamenii își înțeleg sarcinile, nu trebuie să îi monitorizați atât de îndeaproape. Dacă apar probleme, ei vă vor anunța și le puteți rezolva împreună.
Cu toate acestea, este posibil ca angajații dvs. să nici nu vadă că trebuie luate măsuri corective. De exemplu, este posibil ca aceștia să lucreze la sarcinile lor, fără să realizeze că timpul real pe care îl petrec cu aceste sarcini este din ce în ce mai diferit de estimările lor. Este ceva dificil de observat în munca de zi cu zi, dar poate fi ușor recunoscut atunci când privești imaginea de ansamblu. Acesta este motivul pentru care este avantajos să aveți vizibilitate în volumul de muncă, fișele de pontaj și disponibilitatea echipei dvs. Cum să realizați acest lucru fără a solicita rapoarte de stare frecvente? Un răspuns ar fi să introduceți software de gestionare a resurselor în organizația dumneavoastră. Angajații dvs. îl pot utiliza pentru a-și urmări timpul și pentru a verifica proiectele la care sunt repartizați, iar dvs., în calitate de manager, vă puteți monitoriza performanța echipei fără a pune prea multă presiune pe membrii echipei dvs.
Aruncați o privire la această imagine:
