Urmărirea rentabilității proiectelor este esențială pentru agenții, companii de software sau companii de consultanță de orice fel. Atunci când lucrați cu mai mulți clienți la livrarea mai multor proiecte, trebuie pur și simplu să vă asigurați că eforturile dvs. generează profituri. În plus, analiza rentabilității proiectelor dvs. vă va ajuta să vă îmbunătățiți strategia de stabilire a prețurilor și viitoarele fluxuri de numerar. Se poate dovedi, de exemplu, că facturați prea puțin sau că depuneți prea multe ore nefacturabile.
Ce veți învăța din acest articol:
De asemenea, trebuie să urmăriți profitabilitatea pe măsură ce proiectul se desfășoară, nu după ce a fost finalizat. De ce? Pentru că cu cât depistați mai repede zonele de îmbunătățire, de exemplu, faptul că angajații dvs. petrec mult timp nefacturabil la întâlnirile cu clienții, cu atât puteți aborda aceste probleme.
Aveți nevoie de instrumente de contabilitate specializate pentru a monitoriza profiturile proiectelor dumneavoastră? Nu neapărat. În această postare pe blog, vă vom arăta cum un programator de resurse și software de urmărire a timpului angajaților, Teamdeck, poate fi un instrument util pentru a supraveghea costurile și profiturile proiectului.
Înainte de a începe elaborarea raportului de rentabilitate a proiectului, trebuie să înscrieți-vă la Teamdeck (îl puteți încerca gratuit timp de 7 zile, fără card de credit). Veți fi într-o companie excelentă: peste 3500 de clienți din agenții interactive, companii de software și startup-uri utilizați Teamdeck să planifice și să gestioneze activitatea echipelor lor în fiecare zi.
Acum, să trecem la raportul de rentabilitate a proiectului. Vom aborda două tipuri tipice de bugete de proiect: preț fix și timp și materiale. 
Atunci când lucrați cu un buget fix, tot ce trebuie să faceți este să urmăriți costurile proiectului și să le scădeți din prețul total. Urmărirea cheltuielilor precum licențele software sau costurile de deplasare este de obicei relativ simplă, deoarece departamentul de contabilitate le controlează. Cu toate acestea, cea mai mare parte a costurilor proiectului dvs. constă în forța de muncă a echipei dvs. Cum să țineți evidența acestor costuri?
Cel mai simplu mod de a face acest lucru este să adoptați urmărirea timpului în cadrul companiei dvs.. Acesta are multe beneficiiunul dintre acestea este faptul că monitorizați cu exactitate cheltuielile proiectului. Desigur, pentru ca foile dvs. de prezență să fie fiabile, echipa dvs. ar trebui să își urmărească timpul în mod regulat, în mod ideal în timp real. Instrumentele robuste de urmărire a timpului, cum ar fi Teamdeck, oferă convenabil trackere de timp pentru echipe pentru web și mobil dispozitive.
Atunci când echipele dvs. își monitorizează timpul petrecut pe diferite proiecte, puteți crea cu ușurință un raport privind costurile proiectului în Teamdeck:
1. Mergeți la suita de rapoarte din bara de meniu superioară și faceți clic pe pictograma plus "create new" (creați nou). Alegeți opțiunea "create custom", deoarece dorim să creăm un raport de la zero, fără a utiliza un șablon.
2. Adăugați un tabel nou. În mod implicit, acesta va afișa toate proiectele companiei dvs. împreună cu date privind foile de prezență, rezervările și concediile. Pentru a urmări costurile forței de muncă a echipei dumneavoastră, aveți nevoie doar de foile de prezență, astfel încât puteți elimina celelalte coloane. Tabelul dvs. ar trebui să arate astfel (doar cu proiectele dvs. listate în coloana din stânga):
[/vc_column_text]
3. Deoarece doriți să urmăriți doar costurile unui singur proiect, le puteți filtra pe celelalte. Faceți clic pe "Filtre", apoi adăugați unul nou care ar trebui să filtreze informațiile după numele proiectelor. Introduceți numele proiectului pe care doriți să îl analizați și faceți clic pe "aplică".
4. Următorul pas este să calculați costurile generate de fiecare angajat care lucrează la acest proiect. Puteți vedea fișele lor de pontaj atunci când faceți clic pe săgeata mică din tabel, lângă numele proiectului:
5. Vom presupune că fiecare dintre ei are un tarif orar diferit. Să adăugăm o nouă coloană în care putem introduce această valoare. Mergeți la metrici -> Adăugare personalizată -> Adăugare coloană de valori personalizate. Apoi introduceți numele noii coloane (să spunem: "Rata orară internă") și alegeți tipul de date valutare. Veți vedea o nouă coloană apărând în tabelul dvs. cu celule goale.
6. O coloană de valori personalizate funcționează ca o coloană a unei foi de calcul. Puteți să faceți clic pe o celulă și să adăugați manual un număr acolo. Să completăm această coloană cu tarifele echipei dvs. Puteți lăsa primul rând gol, deoarece nu avem un tarif orar standard pentru întreaga echipă.
7. Acum, să adăugăm o coloană care va calcula costurile generate de fiecare angajat care lucrează la acest proiect. Adăugați o nouă coloană, dar de data aceasta, în loc să alegeți o "coloană de valori personalizate", veți selecta "add custom calculation field", deoarece trebuie să facem niște calcule aici.
Numiți coloana (de exemplu, "Costuri"), alegeți un tip de date valutare și introduceți formula:
(Foi de pontaj: Timp / 60) * Valori personalizate: Rata orară internă
Pe măsură ce începeți să introduceți numele coloanelor, Teamdeck vă va sugera câmpul potrivit pentru a fi introdus în formulă. Nu uitați să împărțiți foile de prezență la 60 dacă doriți să lucrați pe ore - timpul este stocat în sistemul nostru ca minute.
Iată o nouă coloană cu costuri alocate fiecărui angajat.
8. Ultimul lucru pe care dorim să îl facem este să adunăm toate valorile costurilor individuale din rândul "Total". Faceți clic pe acesta și introduceți următoarea formulă:
= sum(nested(Group: People, Custom formulas: Costs))
Din nou, pe măsură ce introduceți valorile, Teamdeck vă va sugera nume de coloane corespunzătoare.
Asta este tot! Aveți un raport exact al costurilor proiectului, pe care îl puteți compara cu bugetul fix pentru a vedea rentabilitatea proiectului.
Ați putea crea un astfel de tabel în foaia dvs. de calcul Excel? Da, dar ar necesita actualizări periodice, pe măsură ce oamenii își monitorizează timpul. Cu Teamdeck, obțineți întotdeauna date exacte privind foile de prezență, astfel încât să puteți urmări costurile aproape în timp real. Este mult mai convenabil și mai rapid decât menținerea unui raport bazat pe o foaie de calcul.
Atunci când vă facturați clienții pe baza unui model de timp și materiale, probabil că urmăriți deja timpul echipei dumneavoastră. Este esențial să dispuneți de date precise din foaia de prezență pentru a putea factura clienții cu exactitate.
Cu Teamdeck, membrii echipei dvs. își pot urmări cu ușurință timpul, iar dvs. puteți monitoriza cu mare precizie profiturile proiectului. De îndată ce cineva introduce o nouă intrare de timp în fișa sa de pontaj, raportul privind rentabilitatea proiectului va avea informații actualizate.
Pentru a crea un raport care să calculeze profiturile proiectului, trebuie să repetați pașii de la 1 la 6 din raportul privind prețul fix descris în prima parte a acestui articol de blog.
Până în acest moment, aveți un tabel care prezintă fișele de pontaj ale echipei dvs. și tarifele orare interne ale acestora (adică banii pe care îi plătiți pentru fiecare oră de muncă). Acum este momentul să adăugați o coloană pentru ratele orare externe ale acestora (adică banii pe care îi percepeți clientului pentru o oră de muncă a unui anumit angajat). Puteți face acest lucru prin adăugarea unei noi coloane de valori personalizate și prin introducerea valorilor în celule.
Profitul companiei dvs. este diferența dintre rata externă și cea internă. Să creăm o coloană care să calculeze profitul și să îl înmulțească cu orele în care angajații dvs. au lucrat la acest proiect. Adăugați un nou "câmp de calcul personalizat". Numiți-l (de exemplu, "Profituri"), alegeți tipul de monedă și introduceți următoarea formulă:
(Valori personalizate: tarif orar extern - Valori personalizate: tarif orar intern) * (Foi de pontaj:Timp/60)
Ultimul lucru pe care trebuie să-l faceți este să însumați profiturile angajatului dvs. în rândul total. Faceți clic pe el și introduceți:
Masa finală ar trebui să arate astfel:
Desigur, puteți personalizați în continuare prin filtrarea informațiilor sau adăugarea de noi coloane. Rapoartele Teamdeck sunt foarte puternice, astfel încât ar trebui să le puteți adapta la nevoile organizației dvs.
Doriți să discutați despre adăugarea Teamdeck la stack-ul de management de proiect al companiei dvs.? Programează un apel cu Aniela, expertul nostru în succesul clienților. Ea vă va ghida prin aplicație și vă va ajuta să o configurați pentru echipa dvs.
Planificarea eficientă a resurselor este un obiectiv crucial pentru întreprinderile de toate dimensiunile, indiferent dacă operează online sau în industrii tradiționale. Având în vedere varietatea largă de întreprinderi care necesită planificarea resurselor, este dificil să se ofere o recomandare unică...
De obicei, companiile depun mult efort în alocarea resurselor. Doriți să mențineți toată lumea ocupată, asigurându-vă în același timp că sarcinile lor sunt valoroase (ceea ce înseamnă adesea facturabile) pentru companie. Situația devine foarte complicată pe măsură ce echipa dvs...
Echipele din întreaga lume se confruntă cu provocări similare atunci când vine vorba de planificarea programului echipei lor. Crearea unui plan de proiect este dificilă în sine, iar menținerea acestuia la zi și reacția la schimbări este și mai...