Urmărirea bugetului proiectului cu software-ul de planificare a resurselor Teamdeck.io

Crearea unui buget solid pentru un proiect necesită multă planificare, însă de foarte multe ori aceasta nu este suficientă. Conform Sondajul Institutului de Management al Proiectului, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate în limitele bugetului inițial. Pentru a vedea încotro se îndreaptă proiectul dvs., trebuie să urmăriți progresul acestuia și să verificați dacă estimările dvs. corespund cu datele reale.

Teamdeck vă permite să fiți la curent cu bugetul curent al proiectului, cu profitul companiei dvs. și cu riscurile potențiale. De asemenea, puteți împărtăși aceste informații cu echipa sau clienții dvs.

Sunteți pregătit să deveniți un manager de proiect mai orientat către date?

În primul rând, nu ți-ai configurat încă contul teamdeck, înscrie-te acum. Caracteristicile descrise în acest articol sunt disponibile în rapoarte secțiune.

Puteți crea un raport nou de la zero (făcând clic pe creați personalizat), dar vă sugerez să folosiți un șablon numit "Bugetul proiectului". Dați un nume raportului dvs. și selectați un interval de date adecvat.

Comparați estimările cu realitatea

Privind la primul grafic, numit Rezervări vs foi de prezențăputeți vedea cum se compară estimările dvs. (rezervările) cu timpul real petrecut lucrând la un anumit proiect. Faceți clic pe setări -> grup de și comutați între proiecte și oameni pentru a vedea aceeași comparație din perspective diferite.

O astfel de diagramă vă poate ajuta să identificați riscurile și zonele de îmbunătățire dacă doriți să reveniți pe drumul cel bun cu proiectul dumneavoastră.

Monitorizați bugetul curent al proiectului dvs. și profitul global

Dacă utilizați raportul nostru șablon "Bugetul proiectului", puteți vedea un tabel numit Bugete. Aici puteți calcula profitul companiei dvs. și puteți vedea care sunt costurile fiecărui proiect.

Dacă vă creați raportul de la zero, citiți mai departe. Veți utiliza aceiași parametri și formule descrise mai jos, dar va trebui să le definiți mai întâi sau să le importați din alte rapoarte. Acesta este modul de a crea măsurători personalizate pentru rapoartele dvs.

Acest tabel este creat în mod implicit pentru proiectele cu un buget fix. Dacă aveți un contract pe bază de timp și materiale, veți găsi o instrucțiune corespunzătoare în secțiunea de mai jos.

Primul lucru pe care trebuie să îl faceți cu Bugete este să completați tabelul. Există două coloane care au nevoie de contribuția dumneavoastră: Bugetul proiectului și Rata internă USD. Primul reprezintă bugetul proiectului dvs.: suma pe care clientul dvs. v-o va plăti pentru munca efectuată. Al doilea reprezintă tariful orar mediu pe care îl plătiți angajaților dvs. Asigurați-vă că introduceți tarifele interne separat pentru fiecare persoană care lucrează la proiect.

Se vor calcula apoi doi indicatori personalizați pentru proiectele dumneavoastră: Profit și Costuri. Costurile dvs. constau în banii pe care îi cheltuiți pentru remunerarea angajaților dvs. care lucrează la un anumit proiect. Profitul este egal cu suma de bani care vă rămâne atunci când scădeți costurile menționate mai sus din bugetul proiectului.

Calculați bugetul proiectului dvs. pe baza fișelor de pontaj ale echipei dvs.

Vă facturați clienții pe baza unui contract de timp și materiale? În acest caz, nu puteți specifica un buget fix al proiectului dvs., dar îl puteți calcula pe baza foilor de prezență ale echipei dvs.

Utilizați Bugete tabel (puteți elimina Bugetul proiectului din acesta) și adăugați o coloană de valori personalizată numită, de exemplu, "Rata externă".

Odată ce coloana este în tabel, completați-o în funcție de suma pe care o cereți clientului dvs. pe oră.

Să creăm o altă coloană care va specifica cât ar trebui să vă plătească clientul dvs. pentru o anumită perioadă. Faceți clic pe metrici în meniul din dreapta sus al mesei dvs. și selectați adăugați personalizat -> adăugați un câmp de calcul personalizat.

Creați un calcul numit "venit" sau "venit" cu moneda ca format de date. Acum, introduceți formula:

(Foi de pontaj: Timp / 60) * Valori personalizate: Rata externă

Rețineți că, dacă specificați tarife diferite pentru persoane diferite, costurile și veniturile dvs. vor fi calculate separat pentru fiecare rând care este completat:

Acum că aveți venituri calculat, trebuie de asemenea să editați formula din Profit. Schimbați-l de la:

Valori personalizate: Bugetul proiectului - sum(nested(Group:People, Custom formulas: Costs USD))

pentru

sum(nested(Group: People, Custom formulas: Revenue)) - sum(nested(Group:People, Custom formulas: Costs USD))

Gata! Profitul dvs. global este gata.

Obțineți mai multe informații despre datele din foaia de prezență a echipei dvs.

Cu ajutorul rapoartelor Teamdeck, puteți lista timpul înregistrat de echipa dvs., dar și să aprofundați fișele de pontaj. Fiecare intrare de timp înregistrată de angajații dvs. poate fi însoțită de o "descriere" - comentariul unui membru al echipei cu privire la o anumită intrare. Puteți importa aceste descrieri în raportul privind bugetul proiectului. Adăugați pur și simplu o coloană "descriere foaie de parcurs" la oricare dintre tabelele din raport:

De asemenea, puteți vedea descrierile rezervărilor echipei dvs. și le puteți compara cu comentariile din fișa de pontaj:

O astfel de analiză v-ar putea ajuta să identificați diferențele dintre activitatea planificată și cea reală și să înțelegeți mai bine modul în care este cheltuit bugetul proiectului.

Vizualizați rata de ardere

Puteți adăuga un grafic liniar la raportul dvs. pentru a analiza rata de ardere a proiectului dvs.

Alege Rezervări: Timp și Fișe de pontaj: Timp ca măsurători pe care doriți să le vizualizați și să le utilizați filtru pentru a selecta proiectele relevante.

Un astfel de grafic vă va ajuta să înțelegeți încotro se îndreaptă proiectul dumneavoastră. Datele reale au depășit estimările? Bugetul proiectului dvs. este în pericol din această cauză? Identificați tiparele alarmante imediat ce apar.

Anunțați-i pe alții despre progresul proiectului dvs.

Teamdeck vă permite să partajați rapoarte cu membrii echipei dvs. sau cu părțile interesate externe. Tot ce trebuie să faceți este să faceți clic pe acțiune și decideți cu cine doriți să partajați raportul. Persoanele care au conturi teamdeck pot primi drepturi de editare a raportului dvs., în timp ce ceilalți îl pot vizualiza.

Creați propriul dvs. raport

Sunteți un manager de proiect axat pe date? Analiza informațiilor vă poate ajuta să luați decizii de afaceri mai bune, astfel încât să puteți gestionarea mai eficientă a proiectelor. Dacă utilizați Teamdeck, informațiile în timp real despre performanța echipei dvs. vă sunt la îndemână: începeți acum![/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]