În calitate de proprietar al unei agenții sau de manager al unei echipe de creație, probabil că ați auzit deja că urmărirea timpului crește productivitatea unei agenții și dă un impuls semnificativ afacerii dumneavoastră. Cu toate acestea, unele echipe sunt reticente față de urmărirea timpului, deoarece poate părea deranjantă. La sfârșitul zilei, totuși, dacă alegeți cel mai bun software de urmărire a timpului angajaților pentru nevoile echipei dvs. și să promovați o cultură a urmăririi timpului, acesta este un instrument foarte util. În această postare pe blog, vom trece în revistă diferite beneficii pe care agenția dvs. le poate observa odată ce începeți să urmăriți timpul.
Solicitându-le angajaților să își monitorizeze timpul, veți avea o vizibilitate excelentă asupra modului în care echipele creative își petrec timpul. Veți ști cine este suprasolicitat și cine are prea puține sarcini. De asemenea, veți ști ce proiecte ale clienților riscă să fie întârziate sau să depășească bugetul. Aceste informații vă permit să:
Dacă nu vă bazați pe fișele de pontaj pentru a vă factura clienții, există șanse să le facturați prea puțin. Mulți angajați uită să înregistreze faptul că au petrecut o oră sau două în plus lucrând la un anumit proiect. Din nefericire, aceste ore nefacturate tind să se acumuleze dacă vă uitați la o perspectivă lunară sau anuală. Ca agenție, nu vă puteți permite să aveți pierderi de bani similare. Fișele de pontaj precise vă permit să vedeți ce a făcut fiecare. Nicio activitate a clientului nu va trece neobservată.
[/vc_column_text]
Viața agenției poate deveni agitată, iar majoritatea angajaților nu sunt străini de a munci câteva ore în plus. Cu toate acestea, agențiile nu ar trebui să ignore volumul de muncă al angajaților lor, deoarece consecințele suprautilizării pot fi foarte grave. În același timp, angajații care pur și simplu nu au suficiente sarcini specifice pentru a-și umple zilele sunt, de asemenea, nefericiți. Ca lider de echipă, trebuie să încercați să mențineți un echilibru utilizarea resurselor. Datorită fișelor de pontaj, puteți identifica cu ușurință cine are prea multe pe cap și cine este subutilizat.
Multe agenții își facturează clienții după modelul "timp și materiale". Dacă acesta este cazul dvs., pur și simplu nu aveți nicio scuză pentru a nu urmări timpul membrilor echipei dvs. Atunci când aveți fișe de pontaj exacte, este foarte simplu să emiteți o factură pe baza acestora. Departamentul dvs. financiar va aprecia cu siguranță faptul că are acces la date complete privind activitatea proiectului.
Previzionarea resurselor înseamnă să preziceți de câte resurse veți avea nevoie și când. Datele istorice colectate din fișele de pontaj ale echipei dvs. vă vor ajuta enorm în acest sens. Priviți cât timp au petrecut echipele dvs. în diferite luni sau săptămâni și este posibil să observați tipare (de exemplu, mai multe ore înregistrate atunci când lucrați la campanii pentru sărbătorile de iarnă). Anul acesta, în loc să vă grăbiți să recrutați noi angajați sau să angajați freelanceri la un cost mai mare, veți ști să vă asigurați mai multe resurse umane în avans.
Agențiile lucrează adesea cu contractori sau freelanceri. Cereți-le să monitorizeze timpul împreună cu echipa dvs. și veți vedea cât timp petrec pe proiectul dvs. și cât ar trebui să le plătiți. Dacă utilizați TeamdeckDe asemenea, le puteți cere acestor persoane să își înregistreze disponibilitatea zilnică. Veți ști exact cât timp pot dedica proiectului dvs. și când.
Desigur, estimările sunt rareori *adevărat* exacte, dar urmărirea timpului vă va ajuta să perfecționați procesul de estimare al agenției dumneavoastră. În primul rând, analizați proiectele dvs. anterioare privind estimările și datele reale (orele planificate și timpul urmărit). Încercați să identificați modele: de exemplu, se poate dovedi că echipa dvs. subestimează adesea faza de proiectare a proiectului. Având această perspectivă, puteți elabora următoarele estimări cu mai multă încredere.
În paragrafele anterioare, am menționat modele care sunt adesea vizibile în fișele de pontaj. Uitându-vă la înregistrările de timp ale echipei dvs., este posibil să observați și unele domenii de îmbunătățire în ceea ce privește productivitatea acestora. De exemplu, ați putea fi surprins de câte ore petrec angajații dvs. stând în reuniuni. Sunt șanse mari să vă vină idei instantanee pentru optimizarea proceselor interne ale companiei dvs. sau pentru perfecționarea tehnicilor de gestionare a proiectelor. Este și mai util atunci când echipa dvs. urmărește timpul, etichetând atât orele facturabile, cât și cele nefacturabile. În acest fel, veți vedea dintr-o privire care sunt activitățile care vă costă cel mai mult.
Vorbind despre orele facturabile, acestea sunt, de asemenea, foarte importante atunci când vine vorba de evaluarea rentabilității proiectelor dumneavoastră. Se poate întâmpla ca echipa dvs. să lucreze din greu la un proiect, să reușească să îl livreze la timp și, cu toate acestea, agenția dvs. să nu obțină niciun profit. Dacă acesta este cazul, ar trebui să căutați cu siguranță oportunități de optimizare a prețurilor sau de negociere a termenilor contractuali. De exemplu, dacă tratați implementarea modificărilor solicitate de client ca timp nefacturabil și totuși aceasta reprezintă o mare parte din foile de prezență ale echipei dvs. Urmărirea timpului vă oferă instrumentele necesare pentru a explica și justifica aceste decizii clienților dumneavoastră.
Doriți ca echipa agenției dvs. să fie fericită și implicată la locul de muncă. Este de la sine înțeles. Urmărindu-le timpul, sunteți sigur că le veți controla volumul de muncă. A început cineva recent să înregistreze niște ore suplimentare? Veți vedea acest lucru în foaia de parcurs și veți putea reacționa sau îmbunătăți situația actuală gestionarea orelor suplimentare. Echipa dvs. va aprecia faptul că lucrează într-o companie în care eforturile lor sunt remarcate. De asemenea, este probabil să vadă că urmărirea timpului are un efect pozitiv asupra productivității lor personale.
Pe piață există multe instrumente de gestionare a proiectelor (dedicate, de asemenea, industriei creative) sau - vorbind mai specific - aplicații de urmărire a timpului. De la platformă end-to-end la instrumente dedicate sarcinilor și responsabilităților specifice. Fiecare cu capacități și cazuri de utilizare ușor diferite și, uneori, cu toate caracteristicile necesare într-un singur preț rezonabil.
Într-unul dintre articolele noastre recente, am enumerat sfaturi privind cum să alegeți software-ul de urmărire a timpului angajaților. Pe scurt, va trebui să vă dați seama ce doriți să obțineți cu o aplicație de urmărire și cum o va utiliza echipa dvs. Apoi, alegeți instrumentul care se potrivește cel mai bine nevoilor dvs.
În Teamdeck, un time tracker convenabil face parte dintr-un software complet de gestionare a resurselor, care vă poate ajuta și cu programarea resurselor sau gestionarea concediilor. Dacă doriți să aruncați o privire mai atentă la aplicația noastră, obțineți o încercare GRATUITĂ de 30 de zile sau programați o consultație cu Aniela, expertul nostru în succesul clienților.
Planificarea eficientă a resurselor este un obiectiv crucial pentru întreprinderile de toate dimensiunile, indiferent dacă operează online sau în industrii tradiționale. Având în vedere varietatea largă de întreprinderi care necesită planificarea resurselor, este dificil să se ofere o recomandare unică...
Echipele din întreaga lume se confruntă cu provocări similare atunci când vine vorba de planificarea programului echipei lor. Crearea unui plan de proiect este dificilă în sine, iar menținerea acestuia la zi și reacția la schimbări este și mai...
Ca software house, am testat multe, poate cele mai bune aplicații de gestionare a timpului. În domeniul IT și software - care are în principal clienți de afaceri din SUA și Marea Britanie - suntem obișnuiți să lucrăm cu o gamă absolut...