Uneori bine stăpânit strategii de gestionare a timpului nu sunt suficiente. Dar cum urmăriți orele angajaților? Cum urmăriți orele angajaților? Utilizați software de urmărire a timpului angajaților și să analizați rapoartele? Aveți o foaie Excel sau o foaie de pontaj pe hârtie dedicată înregistrării orelor? Sau poate că nu urmăriți deloc timpul petrecut pe diverse proiecte?
Articolul conține:
La Teamdeck, știm că gestionarea eficientă a foilor de prezență oferă avantaje pentru companie, dar este benefică și pentru angajați. Ambele părți sunt mai avantajate atunci când procesul este transparent și eficient. În acest articol, veți învăța cum să creați un raport puternic privind foaia de prezență folosind funcțiile de raportare ale Teamdeck. Pe baza acestui raport, veți putea calcula salariile, factura clienții și înțelege modelele de productivitate din cadrul echipei dvs.
Dar, înainte de a arăta cum să creați un raport privind foile de prezență, câteva cuvinte despre foile de prezență în sine. O foaie de prezență este un tabel cu date care conține orele în care un anumit angajat a lucrat într-o anumită perioadă de timp și/sau sarcină sau proiect pentru un anumit client. Pentru acest obiectiv, sunt utilizate multe metode diferite de înregistrare a foilor de prezență. De la o hârtie, un software dedicat foilor de prezență, o aplicație de urmărire a timpului angajaților sau un planificator de resurse cu funcții de urmărire a timpului și rapoarte privind foile de prezență.
Pentru a crea un raport de bază bazat pe foile de prezență ale echipei dvs., trebuie să accesați orele lor înregistrate. Teamdeck oferă funcții de urmărire a timpului (inclusiv un dispozitiv mobil de urmărire a timpului), astfel încât veți putea crea rapoarte folosind datele de timp urmărite de angajații dvs.
Nu sunteți sigur cum să urmăriți timpul cu Teamdeck? Informațiile noastre bază de cunoștințe ar trebui să ajute.
Sunteți gata să începeți să vă creați raportul privind foaia de prezență? Conectați-vă la Teamdeck și mergeți la secțiunea de raportare - o veți găsi în meniul de sus. Acum, când faceți clic pe Creați un raport nou, veți avea două opțiuni:
Deși șabloanele de raportare sunt cu siguranță utile și vă pot accelera munca, în acest articol veți învăța cum să creați de la zero rapoarte privind foile de parcurs. Dați-i drumul și faceți clic pe creați personalizat.
Acum, că ați generat un raport gol, îl puteți alimenta cu date cu ușurință. Nu uitați să îi dați un nume și să selectați un interval de date adecvat (ambele elemente pot fi editate oricând).
Să începem prin a adăuga un tabel nou (faceți clic pe adăugați masa) cu informații de bază despre timpul echipei dvs. Veți observa că fișele de pontaj sunt deja listate în noul dvs. tabel, împreună cu datele privind rezervările, disponibilitățile și vacanțele. Dacă doriți să analizați exclusiv informațiile privind foile de prezență, puteți elimina celelalte coloane făcând clic pe pictograma coșului de gunoi. Ar trebui să obțineți un tabel împărțit în proiecte diferite.
Doriți să vedeți orele înregistrate de anumiți utilizatori și angajați din echipa dvs.? Pur și simplu schimbați modul de grupare a datelor din tabel:
Uitați-vă la ecranul de mai sus. În funcție de nevoile dvs., puteți grupa informațiile în funcție de persoane, proiecte, săptămâni și așa mai departe, pentru a înțelege mai bine volumul de lucru al echipei dvs. și performanța acesteia (mai multe despre gestionarea volumului de muncă).
Un astfel de tabel poate servi drept bază pentru calcularea salariilor angajaților. De asemenea, puteți filtra datele pentru a include, de exemplu, numai anumite proiecte. Un astfel de raport poate fi adăugat la factura clientului în cazul în care facturați la oră.
Faceți clic pe pictograma plus din colțul din dreapta jos, dacă doriți să adăugați mai multe elemente la raport. Vizualizați fișa de timp prin crearea unui grafic liniar sau a unui grafic cu bare. De asemenea, este posibil să doriți să verificați proporția diferitelor proiecte în timpul total înregistrat de echipa dumneavoastră. Un grafic circular va fi util în acest caz:
Analiza datelor cu diferite metode de vizualizare vă poate ajuta să descoperiți noi perspective - de exemplu, faptul că un proiect necesită 30% din timpul echipei dvs., chiar dacă nu este la fel de profitabil ca alte lucruri pe care le aveți în pregătire.
Accesul la orele înregistrate de angajații dvs. este cu siguranță valoros, dar detalierea acestor date se poate dovedi a fi și mai benefică. După ce ați citit paragrafele de mai sus, știți cum să vă grupați datele în categorii de bază (persoane, proiecte, perioade de timp). Acum, este timpul să deveniți puțin mai sofisticat și să introduceți categorii personalizate pe care le puteți configura singur. Aceste informații personalizate pot fi generate utilizând:
Care este diferența dintre acestea două? Etichetele de foaie de prezență pot fi adăugate la fiecare intrare de timp urmărită, astfel încât acestea descriu orele înregistrate. Exemple comune de etichete pentru foaia de prezență sunt facturabile, nefacturabile și ore suplimentare dar puteți adăuga propriile etichete pentru a oferi mai multe informații vizualizării foii de parcurs. Câmpurile personalizate, pe de altă parte, descriu fie proiecte, fie persoane.
Majoritatea clienților noștri utilizează câmpul personalizat "Titlul postului" pentru a-și putea grupa angajații în diferite categorii, în funcție de competențele acestora. De asemenea, este posibil să doriți să vă grupați proiectele în diferite categorii "Client", în special dacă lucrați la mai multe proiecte pentru mai multe companii.
Puteți gestiona atât etichetele, cât și câmpurile personalizate în setările organizației dvs.
De ce este util să aveți categorii personalizate în care să vă puteți grupa toate datele?
În primul rând, vă permite să creați o vizualizare care are 100% sens pentru compania dvs. De exemplu, puteți compara foile de prezență din diferite birouri ale companiei dvs.
Etichetele fișelor de pontaj vă permit să detaliați datele și să monitorizați o categorie la alegere: de exemplu, puteți grupa fișele de pontaj etichetate ca ore suplimentare, facturabile sau chiar birou acasă, dacă o anumită defalcare are sens pentru organizația dumneavoastră.
Doriți să obțineți și mai multe informații despre foile de prezență ale echipei dvs.? Puteți adăuga o coloană numită "Descriere foaie de prezență" pentru a importa descrierea fiecărei înregistrări de timp în raportul dvs. Descrierile sunt comentarii făcute de membrii echipei dvs. atunci când își înregistrează intrările în foaia de prezență. Vederea acestor descrieri vă va ajuta să vă dați seama ce anume a cauzat anumite tendințe în foile de prezență ale echipei dvs.
Rezervați o consultație cu experții Teamdeck. Vă vom ajuta să configurați chiar și cele mai sofisticate rapoarte.
Unul dintre avantajele urmăririi timpului este că puteți ține evidența orelor suplimentare ale angajaților dvs. Am menționat deja că o modalitate de a face acest lucru cu Teamdeck ar fi să le cereți angajaților dvs. să utilizeze o etichetă de pontaj ore suplimentare de fiecare dată când lucrează ore suplimentare.
Cu toate acestea, puteți calcula și orele suplimentare fără a vă baza pe etichetarea corectă. Cum? Tot ce aveți nevoie este numărul de ore de lucru estimate (sau ore disponibile) și, bineînțeles, numărul de ore reale/înregistrate.
Teamdeck ajutor cu gestionarea orelor suplimentare de asemenea. Acesta vă permite să stocați atât orele disponibile (ca orele angajaților dvs. disponibilitate precum și orele de lucru estimate (rezervări). Având la dispoziție acest tip de date, puteți crea un raport precis al orelor suplimentare ale echipei dumneavoastră. Să-l creăm pas cu pas.
În cadrul Adăugați un câmp de calcul personalizat modificați formatul datelor la Timp și introduceți următoarea formulă: Fișe de pontaj: Timp - Rezervări: Timp. Faceți clic pe Salvați și se aplică.
Indiferent dacă decideți să folosiți eticheta foii de prezență Ore suplimentare ca indicator al orelor suplimentare sau să calculați singur coloana Ore suplimentare, puteți totuși să grupați datele în diferite moduri, pentru a înțelege mai bine cine și în ce circumstanțe a trebuit să facă ore suplimentare.
Unul dintre cazurile potențiale de utilizare ar putea fi gruparea tabelului în funcție de titlurile posturilor (este un câmp personalizat) și apoi observarea rolurilor care au petrecut ore suplimentare la serviciu. În acest fel, puteți previziune resurse umane și nevoile de recrutare sau să vă îmbunătățiți alocarea resurselor.
Privind raportul privind orele suplimentare de mai sus, putem spune probabil că această companie ar trebui să angajeze specialiști în marketing suplimentari, deoarece angajații actuali din acest rol fac multe ore suplimentare.
Odată ce salvați un raport în Teamdeck, acesta rămâne în tabloul dvs. de bord. Revizitați raportul în mod regulat pentru a vedea noi modele în date și pentru a identifica potențiale domenii de îmbunătățire.
Doriți să împărtășiți aceste informații cu echipa dvs.? Faceți acest lucru direct în aplicație, făcând clic pe share. De asemenea, puteți exporta datele sau genera un link către raportul dvs., astfel încât acesta să fie accesibil persoanelor din organizații externe, de exemplu, clienților dvs. sau specialiștilor în salarizare.
Nu există practic nicio limită pentru ceea ce se poate face și analiza cu rapoartele Teamdeck. Cel mai important, funcțiile de raportare sunt disponibile pentru toți utilizatorii aplicației. Indiferent dacă aveți 15 sau 150 de persoane la bord, veți ajunge să utilizați în avantajul dvs. rapoarte robuste privind foile de prezență.
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...