Fiind responsabil de un proiect, trebuie să comunicați în mod regulat starea acestuia clienților și părților interesate de proiect. Desigur, doriți, de asemenea, să țineți evidența progresului dumneavoastră: este greu să vorbiți despre gestionarea eficientă a resurselor proiectului fără monitorizarea performanțelor oamenilor și măsurarea KPI-urilor.
Ce află cititorii noștri datorită acestui articol:
În ceea ce privește KPI-urile în sine, probabil doriți să vă asigurați că proiectul dvs. va fi realizat la timp, în limitele bugetului și fără a supune membrii echipei la presiuni inutile. În consecință, probabil că doriți să monitorizați timpul (și banii) înregistrat de angajații dvs., să țineți evidența orelor suplimentare și să analizați modul în care progresul real se compară cu estimările proiectului.
Pentru a ține la curent toate părțile interesate cu privire la evoluția proiectului, trebuie să comunicați cu acestea în mod regulat. O modalitate eficientă de a face acest lucru este să trimiteți rapoarte săptămânale de stare care includ principalele actualizări despre proiect.
În acest articol, vă vom arăta cum să creați un raport de stare a proiectului de la zero folosind Teamdeck, un complet Software de gestionare a resurselor SaaS.
Pe scurt, un raport de situație este o actualizare periodică trimisă de un PM către părțile interesate ale proiectului. Acesta ar trebui să conțină informații la nivel înalt despre proiect: progrese recente, planuri viitoare, precum și riscuri și probleme.
După cum puteți vedea, un raport privind stadiul proiectului pare a fi un lucru foarte simplu. Cu toate acestea, pentru a-l înțelege pe deplin, vom aprofunda puțin obiectivele acestui raport, beneficiile sale și elementele de bază - totul pentru a vă putea crea cu încredere rapoartele privind stadiul proiectului.
Principalul motiv pentru care creați rapoarte lunare sau săptămânale privind stadiul proiectului este acela de a informa părțile interesate (atât interne, cât și externe) cu privire la ceea ce se întâmplă în cadrul proiectului: progresele pe care le-ați făcut, etapele pe care le-ați atins, problemele sau riscurile cu care vă puteți confrunta. Ca atare, un raport de stare bun vă va economisi destul de mult timp - managerul dvs. sau clientul nu va trebui să pună întrebări suplimentare sau să organizeze reuniuni de stare (care, apropo, nu sunt foarte eficiente).
În același timp, este o bună ocazie să aruncați o privire de ansamblu. De foarte multe ori, managerii de proiect sunt atât de ocupați de munca zilnică și de trecerea de la o sarcină la alta, încât uită să se gândească la strategia sau la imaginea de ansamblu la nivel înalt a proiectului lor. Ca urmare, este posibil să nu reușească să observe modelele emergente sau zonele de îmbunătățire.
Un raport de situație este un mijloc eficient de comunicare între PM și părțile interesate (clienți, manageri interni). Din păcate, acesta poate fi uneori interpretat greșit și transformat în ceva care nu îndeplinește obiectivele prezentate mai sus. Considerăm că este important să vă reamintim ce nu este un raport de stare.
În primul rând, raportul dvs. de stare nu ar trebui să fie un jurnal de proiect: o relatare detaliată a tot ceea ce se întâmplă de la ultima dvs. actualizare. Nu este necesar să descrieți ce a făcut și ce nu a făcut fiecare coleg de echipă, cu excepția cazului în care, desigur, este ceva pe care îl considerați foarte important. Să prezentăm aici un scenariu:
Să spunem că performanțele slabe ale unei persoane pun, în opinia dumneavoastră, proiectul în pericol. Ar trebui să menționați acest lucru în raportul dvs. de situație? În esență, da - puteți menționa acest lucru, deoarece este un potențial obstacol. Ceea ce este important, însă, este că ar trebui să elaborați mai întâi un plan de acțiune: programați o întâlnire cu angajatul respectiv, luați în considerare opțiunile de înlocuire și evaluați modul în care o eventuală schimbare de personal ar putea afecta calendarul proiectului. Încercați să ajungeți la esența lucrurilor și apoi raportați despre efectele acțiunii dvs.: raportul de stare nu este un loc în care să vă plângeți de colegii dvs. de echipă, concentrați-vă pe cei doi P: progres și planuri.
Deși raportarea este o parte importantă a gestionării proiectelor, aceasta nu ar trebui să fie obiectivul principal. Dacă părțile interesate solicită rapoarte atât de detaliate și de frecvente încât simțiți că nu aveți timp să vă faceți treaba, este timpul să discutați acest lucru cu managerul dumneavoastră. Rapoartele privind stadiul proiectului ar trebui să fie scurte, informative și create într-un șablon de management de proiect fără a încetini activitatea PM.
Trebuie să presupuneți că părțile interesate cărora le trimiteți rapoartele de stare primesc multe actualizări diferite în timpul săptămânii lor de lucru. Acesta este motivul pentru care ar trebui să vă începeți raportul de proiect cu date care să le permită să înțeleagă rapid despre ce este vorba în acest document. Nu uitați să includeți cel puțin numele proiectului și numele dvs.
O idee bună este să adăugați un element care să rezume starea de sănătate a proiectului și să alerteze părțile interesate că un anumit raport este extrem de important. Ar putea fi vorba de o actualizare a stadiului proiectului codificată prin culori, care va da tonul întregului raport. Un semn roșu "off track" va notifica imediat părțile interesate că ceva nu este în regulă, în timp ce un mesaj verde "on track" le va face să știe că totul este în regulă.
Acum este momentul să rezumați progresele realizate de echipa dvs. Ar trebui să menționați reperele atinse de la ultimul raport de stare. Rețineți: nu este vorba despre enumerarea fiecărei sarcini finalizate și a fiecărui bug rezolvat. În schimb, încercați să oferiți o idee generală a ceea ce s-a făcut recent.
În următoarea parte a raportului privind stadiul proiectului, puteți vorbi despre planul dumneavoastră pentru următoarea săptămână/sprint (în funcție de frecvența cu care trimiteți raportul). Din nou, încercați să scrieți la nivel de etapă, nu la nivel de sarcină, dar nu fiți prea generic. Un mesaj de tipul "vom lucra la îmbunătățirea aplicației" nu va funcționa.
În continuare, puteți prezenta orice riscuri și probleme potențiale pe care le-ați întâmpinat. După cum am menționat anterior, încercați să includeți posibile soluții și soluții de remediere. Dacă aveți nevoie de ajutor din partea părților interesate, le puteți reaminti acest lucru și în raportul privind stadiul proiectului. Spuneți că doriți să începeți să lucrați la versiunea mobilă a comerțului electronic al clientului dvs. în 3 săptămâni. Cu toate acestea, pentru a începe să lucrați, trebuie să primiți de la client imagini ale produselor prietenoase pentru mobil. Deși acesta nu este un plan care va fi acoperit în următoarea săptămână/sprint, ar trebui totuși să menționați acest lucru în avans, de preferință spre sfârșitul raportului dvs. de stare, ca un punct de acțiune pentru clientul dvs.
Se poate spune că cea mai frecventă cadență de trimitere a rapoartelor privind stadiul proiectului este săptămânală. Aceste rapoarte săptămânale ale proiectului nu ar trebui să fie prea lungi sau prea detaliate, dar vor oferi tuturor celor implicați un sentiment de control.
Dacă dvs. și colegii dvs. de echipă lucrați în sprinturi care durează două săptămâni, puteți trimite un singur raport de stare în fiecare sprint.
Puteți utiliza un document text obișnuit pentru a crea raportul privind stadiul proiectului. Unele companii își încurajează angajații să scrie și să partajeze rapoarte de stare pe Slack sau Skype. Toate aceste opțiuni sunt viabile pentru transmiterea rezumatelor scrise ale proiectului sau a oricăror etape importante pe care doriți să le descrieți. Ceea ce ați putea lua în considerare, totuși, este să adăugați diagrame interactive la raportul dvs. privind stadiul proiectului. De ce? Vizualizările de date vor face mai ușor pentru părțile interesate să înțeleagă stadiul proiectului dumneavoastră. Un grafic burndown/burnup le va oferi o idee mai bună despre stadiul proiectului decât descrierea dvs. scrisă.
În această postare pe blog, vă vom încuraja să vă îmbogățiți raportul de stare cu date care sunt deja disponibile în aplicațiile pe care le utilizați cu colegii dvs. de echipă. Despre ce fel de aplicații vorbim?
Un avantaj uriaș al rapoartelor de stare pe care le puteți genera în aplicațiile pe care le utilizați pentru a gestiona activitatea angajaților dvs. este că, odată ce configurați un astfel de raport, acesta este întotdeauna acolo. Nu trebuie să îl pregătiți de la zero de fiecare dată când doriți să trimiteți un raport de stare săptămânal - aveți toate datele într-un singur loc. Rapoartele de stare cu actualizare automată sunt utile și atunci când una dintre părțile interesate vă solicită să le trimiteți în afara programului dvs. de raportare: nicio problemă, îl aveți pregătit în orice moment.
Să vedem cum puteți crea un raport de stare a proiectului utilizând un aplicație de gestionare a resurselor, Teamdeck.
Teamdeck este un software de gestionare a resurselor utilizat de agenții de creație, echipe IT inovatoare și startup-uri care perturbă industria. Am menționat deja că instrumentele de gestionare a resurselor și a proiectelor companiei dvs. sunt cele mai bune surse din care puteți obține date despre proiectele dvs. în curs, iar Teamdeck nu face excepție. Suita sa de raportare vă permite să creați rapoarte de proiect cu actualizare automată pe baza programului echipei dvs. și a fișelor de pontaj ale acesteia.
Puteți partaja aceste rapoarte cu persoane din cadrul companiei dvs., precum și cu părțile interesate din exterior. Adăugați un link către raportul generat de Teamdeck la documentul dvs. de raportare a stadiului proiectului, astfel încât părțile interesate din proiect să poată vedea cum evoluează situația. Consultați un exemplu de raport de stare la acest linkÎntr-o clipă, veți afla cum să construiți una similară.
Proiectul pe care vă vom arăta cum să îl construiți va include:
Să ne scufundăm!
Pentru a construi raportul de stare al proiectului cu Teamdeck, trebuie să creați un cont în aplicație - veți avea la dispoziție 14 zile pentru a explora gratuit acest instrument. Integrarea echipei dvs. va fi simplă: puteți importa datele acesteia în aplicație împreună cu o listă a proiectelor la care lucrează compania dvs. De asemenea, puteți programați o consultație cu specialiștii Teamdeck în succesul clienților: vă putem ajuta să începeți cu gestionarea resurselor pe baza datelor.
Atunci când vă conectați la contul Teamdeck, puteți găsi secțiunea de raportare în meniul de sus al aplicației. Din tabloul de bord, puteți fie să selectați un model de raport pe care să îl utilizați ca bază a raportului dvs., fie să creați unul pe cont propriu.
Astăzi, vom crea un raport de stare a proiectului de la zero, așa că faceți clic pe creați personalizat opțiune.
Odată ce se deschide noul raport gol, nu uitați să îl denumiți (folosiți numele proiectului pentru a-l putea găsi cu ușurință mai târziu) și să furnizați intervalul de date corespunzător.
Notă: puteți manipula intervalul de date chiar și după ce raportul dvs. este configurat. Datele se vor modifica pentru a reflecta perioada de timp pe care ați ales-o. În acest fel, puteți oricând să vă întoarceți și să verificați rezultatele dintr-o perioadă de timp anterioară.
Primul element al raportului nostru privind stadiul proiectului va fi o diagramă cu bare care vizualizează orele estimate (rezervări) față de orele reale înregistrate de echipa dvs. în fișele de pontaj. Nu trebuie să vă simțiți prost dacă există o anumită diferență între estimările proiectului și cifrele reale. Acest lucru este complet normal - estimările proiectului sunt rareori exacte. Cu toate acestea, analiza acestui grafic vă oferă posibilitatea de a vedea dacă schimbarea dintre estimări și cifrele reale este constantă sau dacă există un moment în proiect în care cifrele reale au depășit în mod semnificativ planurile dumneavoastră. Comparați acest lucru cu cronologia proiectului dumneavoastră: sunt șanse mari să puteți identifica o parte a proiectului sau chiar o anumită sarcină care este de vină aici. O lecție pentru dumneavoastră? Data viitoare când estimați un proiect similar, veți ști să creați un buffer mai mare pentru acea parte riscantă a livrării sale.
[/vc_column_text]
Aici putem vedea că, deși echipa a lucrat întotdeauna mai mult decât era planificat, diferența a fost semnificativă abia pe 17 ianuarie. În calitate de manager de proiect, puteți urmări cu ușurință volumul de muncă pentru acea zi și puteți vedea care sarcini au fost responsabile pentru o asemenea cantitate de muncă suplimentară.
Tabelul creat în acest pas va fi deosebit de util pentru persoanele care trebuie să calculeze salariile angajaților sau să analizeze câți bani au fost înregistrați de fiecare membru al echipei. Acesta este, de asemenea, un element indispensabil al unui raport de stare a proiectului bazat pe timp și materiale. Puteți adăuga diferite tipuri de vizualizare a datelor în raportul dvs. făcând clic pe pictograma plus din colțul din dreapta jos al ecranului. În acest caz, trebuie să selectați tabelul. Odată ce îl puteți vedea în raport, este timpul să îl editați. Ștergeți coloanele de care nu aveți nevoie (lăsați doar coloana Timesheets), filtrați întregul tabel pentru a afișa doar datele din proiectul pentru care trebuie să furnizați un raport.
Acum este momentul să adăugați coloane personalizate la raport - există două tipuri de coloane personalizate:
Acest tabel vă arată câtă muncă a depus fiecare membru al echipei în proiectul dvs. și câți bani ar trebui să facturați clientului dvs. pentru munca echipei dvs.
De asemenea, puteți analiza mai în profunzime descrierile propriilor sarcini de către angajați. Pentru a face acest lucru, adăugați în tabelul dvs. o coloană numită "Descrierea rezervării" sau "Descrierea foii de parcurs". În acest fel, veți putea spune cu mai multă certitudine ce a cauzat anumite tendințe în fișele de pontaj ale echipei dvs.
S-ar putea să doriți să vă aprofundați datele și, de exemplu, să împărțiți foile de prezență ale echipei dvs. pe roluri diferite. Un grafic circular va fi excelent pentru a vizualiza proporția volumului de lucru al diferitelor roluri.
Putem vedea că, din cele 141 de ore înregistrate de echipa noastră, UX Designer a înregistrat 44 %. Acum, de ce ar fi acest lucru important pentru noi? În primul rând, poate fi un indiciu al stadiului actual al proiectului. Designerii UX lucrează, de obicei, la proiect în primele etape ale producției acestuia. Imaginați-vă că aveți o proporție similară a volumului de muncă spre sfârșitul proiectului. Apoi, ar putea însemna că UX Designerul rezolvă unele probleme UX, poate cele pe care le-a descoperit în timpul testelor de usabilitate cu utilizatorii.
Este un moment bun pentru a vă informa cum știe Teamdeck care sunt titlurile profesionale ale diferitelor persoane care lucrează la proiectul dvs. Acest tip de informații trebuie să fie furnizate de dumneavoastră: puteți crea așa-numitele câmpuri personalizate și le puteți adăuga atât persoanelor, cât și proiectelor din Teamdeck. Cel mai popular câmp personalizat axat pe proiect este "Client". În ceea ce privește persoanele, câmpurile lor personalizate includ de obicei "Titlul postului", "Locația biroului", "Vechimea", "Departamentul".
Adăugarea de câmpuri personalizate la coechipierii și proiectele dvs. are două beneficii majore:
La fel cum puteți analiza fișele de pontaj defalcate pe anumite titluri de post, puteți verifica și ce echipe au înregistrat timp în cadrul proiectului dvs. Creați același grafic circular ca la pasul anterior, dar în loc să grupați datele în funcție de "titluri de post", alegeți "departamente" sau "echipe" (în funcție de ce fel de câmpuri personalizate aveți în organizația dvs.).
De ce ați dori să detaliați datele în departamente, mai degrabă decât în titluri de posturi? Este util atunci când nu doriți să faceți o analiză aprofundată, ci mai degrabă să vedeți cât timp a fost petrecut de diferitele echipe implicate în proiect (design, marketing, programatori).
În imagine, puteți vedea că majoritatea timpului petrecut până acum cu proiectul a fost înregistrat de echipa de producție. Dacă aceasta este o situație așteptată în acest moment, este o dovadă suplimentară că proiectul dvs. este pe drumul cel bun.
Mulți manageri de proiect ar spune că unele ore suplimentare sunt inevitabile și, chiar dacă sunteți de acord cu acest punct de vedere, ar trebui totuși să țineți evidența persoanelor care fac ore suplimentare. În funcție de software-ul de gestionare a resurselor pe care îl utilizați, ar putea exista opțiuni diferite pentru calcularea sau distingerea orelor suplimentare. Cu Teamdeck, "ore suplimentare" este una dintre etichetele implicite ale foii de parcurs pe care membrii echipei dvs. o pot utiliza atunci când își înregistrează timpul. Prin urmare, rapoartele dvs. de proiect pot afișa, de asemenea, date bazate pe această etichetă.
Să creăm un alt grafic circular și să alegem Ore suplimentare aprobate timesheet ca măsură în care să defalcăm datele. Imediat, puteți vedea că această echipă a înregistrat peste 67 de ore suplimentare în perioada de timp selectată.
Privind tabelul din dreapta, puteți vedea câte ore suplimentare au fost înregistrate de fiecare persoană care lucrează la proiectul respectiv. Dacă accesați setările acestui grafic și schimbați formatul de la timp la procent, veți putea vedea un rezumat procentual al orelor suplimentare ale acestei echipe. În cazul nostru, Brett Konopelski a înregistrat 91% din totalul orelor suplimentare ale acestei echipe de proiect. Poate că are prea multe pe cap?
În calitate de manager de proiect, probabil că sunteți mai obișnuit să vedeți diagrame burndown în rapoartele de stare ale proiectului. După cum sugerează și numele, o diagramă burnup arată modul în care anumite valori au crescut în timp. În cazul nostru, ne concentrăm pe orele estimate (rezervările - verde închis) și pe timpul efectiv înregistrat (fișele de pontaj - verde aprins).
De la începutul perioadei în cauză, echipa noastră a înregistrat mai mult timp decât fusese planificat. Diferența dintre estimări și cifrele reale a crescut în jurul mijlocului lunii. Un astfel de rezumat facilitează identificarea momentului exact în care proiectul dvs. a început să genereze mult mai multe ore de lucru decât era prevăzut.
Crearea de rapoarte informative privind stadiul proiectului este un element important al gestionării eficiente a proiectului. Rapoartele de stare vă ajută să economisiți timp: nu trebuie să prezentați informațiile referitoare la proiect superiorilor dumneavoastră - datele sunt disponibile pentru ca aceștia să le vadă și să le analizeze. În plus, un rezumat al progresului proiectului vă permite să luați decizii mai bune cu privire la optimizarea eforturilor dvs. de gestionare a proiectelor. Observați o creștere a numărului de ore suplimentare? Poate că este timpul să echilibrați volumul de muncă al echipei dvs. sau să negociați calendarul.
Sperăm că acest ghid de raportare a proiectelor vă va fi de folos în activitatea dumneavoastră de manager de proiect sau de lider al unei echipe de proiect. Utilizați-l pentru a ține evidența performanței echipei dvs. sau pentru a comunica progresul superiorilor. Dacă utilizați Teamdeck pentru a-l construi, puteți partaja cu ușurință raportul de proiect cu clientul sau managerii dvs.
Doriți să obțineți mai mult ajutor pentru a vă construi propriul raport de proiect cu Teamdeck? Programează un apel cu Aniela. Expertul nostru vă va ajuta să creați un șablon de raport de proiect care funcționează cel mai bine pentru echipa și proiectul dvs.
Creați raportul de stare al proiectului dvs. astăzi - încercați software de planificare a resurselor selectată de Stormind Games
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...