Planificarea eficientă a resurselor este un obiectiv crucial pentru întreprinderile de toate dimensiunile, indiferent dacă operează online sau în industrii tradiționale. Având în vedere varietatea largă de întreprinderi care necesită planificarea resurselor, este dificil să oferiți o recomandare unică pentru un planificator de resurse online. Acest ghid își propune să vă ajute să navigați prin procesul de selecție, punând întrebări esențiale care vă vor ghida către cele mai bune instrumente de planificare a resurselor pentru echipa dumneavoastră.
Ce veți obține cu acest articol:
Rolul software-ului de planificare a resurselor în managementul proiectelor.
Cinci considerente cheie și întrebări pe care trebuie să le puneți atunci când căutați un planificator de resurse eficient.
Exemple de companii care au ales Teamdeck.io ca principal planificator de resurse.
Strategii pentru gestionarea eficientă a planificării capacității, a sarcinilor de proiect și a proceselor de afaceri.
Planificator de resurse, programator de resurse, software de planificare a resurselor, calendar de proiect, planificator calendar online, etc. - sunt termenii care descriu, în general, același lucru. Un instrument de planificare a resurselor vă permite să gestionați resursele și să alocați membrii potriviți ai echipei proiectelor/ sarcinilor/clienților potriviți.
Planificarea resurselor este o parte integrantă a gestionarea resurselor, care este procesul de utilizare a resurselor unei întreprinderi în cel mai eficient mod posibil (sursa: Dicționar de afaceri). Aceasta vă permite să vă utilizați mai bine echipa și să vă asigurați că fiecare lucrează la ceva pentru care este bine echipat. Ca urmare a capacității resurselor, proiectele și angajamentele dumneavoastră au mai multe șanse de reușită.
O privire de ansamblu asupra membrilor echipei, echipei de proiect, proiectului și sarcinilor.
Rețineți că, în această postare pe blog, ne vom concentra numai pe software-ul de gestionare online - aplicații dedicate pentru planificarea resurselor, programarea resurselorși alte instrumente de gestionare a resurselor. Este posibil să utilizați o foaie de calcul (sau un alt instrument care funcționează pentru dvs.) pentru alocarea muncii membrilor echipei dvs.
Cu toate acestea, credem că software-ul conceput în acest scop va face în cele din urmă procesul de gestionare a portofoliului de proiecte mai eficient și mai eficace. În plus, puteți găsi planificatoare de resurse la prețuri diferite (inclusiv opțiuni gratuite, în special pentru echipele mici). Ar trebui să puteți găsi ceva potrivit pentru bugetul și nevoile dvs.
Instrumentele de planificare a resurselor au evoluat semnificativ de-a lungul anilor, trecând de la ajutoare de planificare de bază la platforme sofisticate care oferă o gamă largă de funcționalități menite să sporească eficiența și productivitatea. Să aprofundăm modul în care funcționează aceste instrumente și diferitele caracteristici pe care le oferă.
Instrumentele moderne de planificare a resurselor oferă un tablou de bord centralizat în care managerii pot vizualiza și gestiona toate resursele. Această vizualizare cuprinzătoare include detalii despre proiectele în curs, alocările de resurse și termenele limită viitoare. Capacitatea de a vedea toate aceste informații într-un singur loc ajută la luarea rapidă de decizii în cunoștință de cauză.
Exemplu: O agenție de marketing care lucrează la mai multe campanii simultan poate utiliza tabloul de bord centralizat pentru a urmări ce membri ai echipei lucrează la ce campanii, sarcinile lor de lucru actuale și termenele limită viitoare. Această vizibilitate asigură că niciun proiect nu este neglijat și că resursele sunt utilizate în mod optim.
Instrumentele eficiente de planificare a resurselor facilitează colaborarea în timp real între membrii echipei. Funcții precum calendarele partajate, mesageria instantanee și editarea colaborativă a documentelor asigură faptul că toată lumea rămâne pe aceeași pagină, indiferent de locația lor fizică.
Scenariu: Un start-up tehnologic cu echipe răspândite în diferite fusuri orare poate utiliza aceste caracteristici pentru a coordona activitatea fără probleme. Membrii echipei își pot actualiza disponibilitatea, comunica modificările și ajusta programele în timp real, reducând astfel întârzierile și neînțelegerile.
Raportarea și analiza sunt esențiale pentru a înțelege cum sunt utilizate resursele și unde pot fi aduse îmbunătățiri. Multe instrumente de planificare a resurselor oferă rapoarte detaliate privind alocarea resurselor, progresul proiectului și performanța echipei. Aceste informații sunt inestimabile pentru planificarea strategică și optimizarea utilizării resurselor.
Studiu de caz: O companie de construcții utilizează analize avansate pentru a monitoriza utilizarea utilajelor grele și a forței de muncă pe diferite șantiere. Analizând aceste rapoarte, pot identifica echipamentele subutilizate sau personalul suprasolicitat, permițând o mai bună distribuire a resurselor și reducerea costurilor.
Software-ul de planificare a resurselor joacă un rol esențial în gestionarea proiectelor, asigurându-se că resursele sunt alocate în mod eficient și că proiectele sunt finalizate la timp și în limitele bugetului. Iată cum se integrează în procesele de gestionare a proiectelor:
Planificatorii de resurse ajută managerii de proiect să creeze programe detaliate care iau în considerare disponibilitatea și capacitățile membrilor echipei lor. Această planificare merge dincolo de simpla alocare a sarcinilor, încorporând factori precum seturile de competențe, experiența și echilibrul volumului de muncă.
Insight: În dezvoltarea de software, atribuirea sarcinilor membrilor echipei cu expertiza potrivită este esențială pentru eficiență. Un planificator de resurse poate ajuta la asocierea dezvoltatorilor cu sarcini care corespund competențelor și experienței lor, asigurându-se că provocările complexe de codare sunt gestionate de cei mai bine pregătiți să le rezolve.
Echilibrarea volumului de muncă este esențială pentru a preveni epuizarea și pentru a garanta că toți membrii echipei lucrează la capacitate optimă. Instrumentele de planificare a resurselor oferă reprezentări vizuale ale distribuției volumului de muncă, facilitând identificarea cazurilor în care unii membri ai echipei sunt suprasolicitați sau subutilizați.
Exemplu: Într-o firmă de avocatură, unii avocați pot fi suprasolicitați cu cazuri, în timp ce alții au programe mai ușoare. Un planificator de resurse ajută la distribuirea mai uniformă a cazurilor, asigurându-se că toți avocații au un volum de lucru ușor de gestionat, iar clienții primesc o atenție la timp.
Proiectele au adesea sarcini care sunt interdependente, ceea ce înseamnă că o sarcină nu poate începe până când alta nu este finalizată. Software-ul de planificare a resurselor poate ajuta la identificarea acestor dependențe și a potențialelor blocaje în avans, permițând managerilor să planifice în consecință și să mențină proiectul pe drumul cel bun.
Scenariu: O echipă de producție cinematografică utilizează un planificator de resurse pentru a gestiona programele de filmare, asigurându-se că actorii, decorurile și echipamentele sunt toate disponibile la momentul potrivit. Prin anticiparea dependențelor, se pot evita întârzierile costisitoare și se poate asigura un proces de producție fără probleme.
Înainte de a căuta noul planificator de resurse al echipei dumneavoastră, trebuie să înțelegeți beneficiile pe care gestionarea resurselor (și în special programarea și planificarea eficientă a resurselor) poate oferi. Diferitele companii vor aprecia diferite beneficii ale disponibilității resurselor și, ca atare, vor acorda prioritate anumitor caracteristici atunci când caută un programator de resurse sau un instrument de gestionare a proiectelor cu aceste funcționalități.
Evitarea conflictelor de planificare - unul dintre numeroasele roluri ale unui planificator de resurse
De exemplu, dacă faceți parte dintr-o organizație care lucrează la mai multe proiecte simultan, va fi esențial să aveți un instrument care să vă permită să vă coordonați portofoliul de proiecte și să aliniați mai multe programe pentru a livra proiectele.
Așadar, care sunt principalele avantaje ale planificării resurselor cu ajutorul unei aplicații dedicate?
Imaginile de mai jos prezintă interfața Teamdeck, software-ul de planificare a resurselor pe care l-am creat. Dacă aveți întrebări despre acest instrument, spuneți-ne!
Sigur, este fără efort să alocarea resurselor la o anumită sarcină folosind o aplicație de planificare a programului, dar la fel este și scrierea acestuia pe o bucată de hârtie sau într-o foaie de calcul. Avantajul real al planificatoarelor de resurse constă în capacitatea lor de a vă ajuta să modificați programele echipei dvs. Planificare flexibilă este mult mai ușoară atunci când știți că puteți să vă realocați rapid resursele sau să încercați diferite opțiuni de planificare. Multe aplicații de gestionare a resurselor vă permit să glisați și să eliberați diverse sarcini - este convenabil atunci când trebuie să mutați lucrurile rapid.
Aplicațiile de gestionare a resurselor vă ajută să reparați conflicte de planificare a proiectului prin modificarea rapidă a programului, dar vă permit, de asemenea, să le evitați în primul rând. Acest lucru este posibil deoarece puteți vedea disponibilitatea angajaților dvs. (inclusiv angajați part-time sau freelanceri care lucrează pentru compania dumneavoastră). Această perspectivă vă permite să planificați munca cu mai mult succes. La urma urmei, nu veți fi surprins de vacanțe neașteptate sau de alte angajamente.
Manageri de resurse sau PM doriți să vă asigurați că membrii echipei au de lucru, dar nu sunt copleșiți de sarcini. Instrumentele de planificare a resurselor vă ajută să găsiți echilibrul corect în acest caz: puteți monitoriza volumul de muncă al oamenilor și puteți realoca angajații la proiecte viitoare, atunci când este necesar.
Atunci când implementați un instrument sau o aplicație de gestionare a resurselor în organizația dumneavoastră, oferiți tuturor o mai bună înțelegere a ceea ce se întâmplă în companie - toți sunt pe aceeași pagină. Managerii pot evalua programele diferitelor proiecte, în timp ce angajații și fiecare membru al echipei văd ce au în plan pentru zilele următoare, care sunt celelalte faze ale proiectului.
O muncă mai bună și transparența proiectului datorită planificatorului de resurse. Rezervare, gestionarea volumului de muncă, lăsați urmărirea.
Înainte chiar de a începe să analizați diferite programe de gestionare a resurselor instrumente, ar trebui să vă gândiți puțin la nevoile companiei dvs. Știind ce căutați, procesul decizional va fi mai ușor.
Puteți începe cu următoarele întrebări:
Ce fel de resurse doriți să programați (de exemplu, persoane, echipamente, spații de birouri)?
Ce doriți să planificați (de exemplu, proiecte, schimburi, evenimente)?
Folosiți și alte instrumente?
Care este structura echipei dumneavoastră?
Care sunt obiceiurile echipei tale?
Să analizăm în detaliu fiecare dintre aceste întrebări. Primul lucru la care trebuie să vă gândiți este tipul de resurse pe care doriți să le planificați. Probabil ați observat că, pe parcursul acestei postări pe blog, ne-am referit în principal la instrumentele de programare a persoanelor care gestionează resurse și procese. La fel de bine ați putea dori să creați programări pentru resurse non-umane. Să spunem că aveți doar o mână de săli de conferințe care trebuie să fie alocate zilnic unor persoane diferite. Sau că aveți unele echipamente care trebuie rezervate în avans.
Majoritatea aplicațiilor de gestionare a resurselor vă permit să introduceți în sistem resurse umane și non-umane, însă multe instrumente au fost concepute special pentru planificarea resurselor umane. Dacă principalul dvs. obiectiv de planificare a capacității se concentrează asupra resurselor inanimate, nu vă faceți griji: există probabil un planificator de resurse dedicat acestui scop (de ex, manager echipamente sau planificator spațiu de birou)
De acord, am putea spune, în general, că fiecare companie lucrează la un anumit tip de proiect. Cu toate acestea, trebuie să cercetați în profunzime cerințele activității dumneavoastră. Doriți să planificați proiecte pe termen lung (de ex, dezvoltarea de software)? Sau poate că trebuie să planificați ture zilnice de lucru sau activități punctuale. Diferitele industrii vor avea nevoi specifice în acest sens și s-ar putea să doriți să căutați alte roluri profesionale: de exemplu, un planificator de ture pentru restaurante.
Primele două întrebări ar trebui să vă restrângă căutarea la un anumit segment de piață. Acum este momentul să evaluați caracteristicile diferitelor instrumente din segmentul respectiv.
Pentru început, trebuie să vă asigurați că un nou planificator de resurse se va integra în setul de instrumente al echipei dvs. Acest lucru este deosebit de important atunci când echipa dvs. utilizează mai multe instrumente online (cum ar fi software de gestionare a proiectelor, chat sau aplicații de creare de conținut). Doriți ca noul planificator să se integreze perfect cu ecosistemul dvs. existent. Întrebați dacă aplicația pe care o evaluați are suficiente integrări, extensii sau opțiuni de personalizare a acesteia (cu API, de exemplu).
Apoi, analizați structura managerilor de proiect și a echipelor dvs. (persoanele care vor utiliza planificatorul). Sunt șanse să doriți să acordați diferite tipuri de permisiuni diferiților membri ai echipei. Asigurați-vă că veți putea face acest lucru în aplicație.
În cele din urmă, luați în considerare obiceiurile managerilor de resurse ale angajaților dvs. De exemplu, dacă echipele dvs. își petrec o mare parte din timpul de lucru în deplasare, este logic să utilizați un instrument cu o aplicație mobilă robustă.
Este întotdeauna util să comparați aplicația pe care o luați în considerare cu alte instrumente de planificare a proiectelor populare, dar cele mai bune. Multe aplicații oferă pagini de comparație dedicate (am creat astfel de site-uri pentru persoanele care caută alternative pentru Resource Guru, Monday și Wrike).
Chiar dacă credeți că o anumită aplicație îndeplinește toate condițiile la citirea descrierii produsului, este imperativ să o încercați. În acest fel, vă veți face o idee despre experiența utilizatorului și veți testa diferite caracteristici înainte de a o lansa întregii echipe.
O opțiune va fi să folosiți un test gratuit pe care îl oferă multe produse. Înscrieți-vă și explorați aplicația pe cont propriu înainte de a vă prezenta echipa. Alternativ, puteți solicita o demonstrație a produsului - este o oportunitate excelentă de a evalua asistența pentru clienți a unei anumite companii.
La Teamdeck, oferim două opțiuni:
Înscrieți-vă pentru o perioadă de încercare GRATUITĂ de 14 zile. Veți primi acces complet la aplicație și veți putea face tranziția la abonamentul premium când expiră perioada de încercare fără probleme. Sfat: dacă doriți să vedeți cum este să utilizați Teamdeck în scenarii reale, puteți importa date de probă în contul dvs. și să vă jucați.
Programați un apel cu noi. Vom discuta despre nevoile dvs., vă vom arăta diferitele capacități ale planificatorului nostru de resurse, rapoartele privind resursele, modul de planificare a resurselor și de planificare a proiectelor și vă vom ajuta să decideți dacă este soluția potrivită.
Obțineți o încercare GRATUITĂ de 14 zile
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...