Echipele din întreaga lume se confruntă cu provocări similare atunci când vine vorba de planificarea programului echipei lor. Crearea unui plan de proiect este dificilă în sine, iar menținerea acesteia la zi și reacția la schimbări sunt mai complicate. Situația devine și mai dificilă atunci când mulți angajați lucrează de la distanță.

Ce veți învăța din acest articol:

Planificator calendaristic online și familia sa

Înainte de a obține o perspectivă destul de bună asupra modului în care funcționează un planificator calendaristic online, trebuie să știți cum arată piața.

În primul rând, un planificator de calendar online, un software de planificare a calendarului, instrument de planificare a proiectelor, calendar de planificare a proiectului, calendar instrument de planificare, planificator de program online, sau software de planificare a resurselor - au același rol. Ele trebuie să vă ajute să vă organizați munca dumneavoastră și a membrilor echipei dumneavoastră.

Planificator calendaristic online sau calendar tradițional?

În al doilea rând, întotdeauna este necesar să se ia în considerare procesele de gestionare a proiectelor și diversitatea provocărilor și așteptărilor legate de acestea. Atunci când managerii utilizează un anumit tip de soluție de gestionare a proiectelor sau doar un planificator de program online, ei acordă atenție unor funcții precum:

Al treilea, un planificator calendaristic online este doar o felie dintr-o mare familie de instrumente de gestionare a proiectelor. Conform articolului Wrike - concurentul nostru pe piața planificatoarelor calendaristice online - software-ul pentru managementul proiectelor propune 4 tipuri de planificatoare calendaristice online.

1. Liste de lucruri de făcut

Aplicația To-do list este mai bună decât șabloanele de program pentru mulți PM

2. Planificatoare calendaristice online

Un planificator de calendar online, un creator de program online sau un planificator de program online - indiferent cum îl numiți, ceea ce au în comun este un tablou, sarcini și persoane alocate acestora. Aceste planificatoare dispun adesea de funcționalitatea drag and drop, permițând utilizatorilor să atribuie cu ușurință sarcini și să rearanjeze programele.

[Sursa: Teamdeck - software de gestionare a resurselor pe baza planificatorului calendaristic online]

3. Diagrame Gantt

O diagramă Gantt este o diagramă cu două axe. Una orizontală prezintă cronologia unui proiect. Una verticală arată toate sarcinile care arată ca niște bare.

4. Tablouri Kanban

Un panou vizual separă sarcinile/proiectele în diferite categorii, iar fiecare categorie ilustrează diferitele etapele unui proiect. Cea mai tipică configurație este "de făcut", "în curs" și "finalizat", completate de altele.

[Sursa: Trello - soluție de gestionare a echipei cu vedere calendaristică]

Ce este un planificator de calendar online

În ciuda diferențelor, obiectivul este același. Un planificator de calendar online sau - așa cum preferăm noi - planificator de program online este un instrument software care vă permite să planificați și să adăugați sarcini, proiecte și evenimente pe o vizualizare de calendar/placă de calendar. 

Sună simplu, până când folosim un alt termen - doar "planificator calendaristic". Și ar trebui să fie un impuls care să înceapă o nouă întrebare: există vreo diferență? Cu ce diferă un planificator de un calendar online (de exemplu, Google Calendar)?

Aceste două tipuri de aplicații au scopuri diferite:

Se poate spune că instrumentele de calendar online vă pot ajuta, de asemenea, să vă planificați activitatea. Și este adevărat, cel puțin pentru uz personal. Cu toate acestea, atunci când trebuie să respectați termene limită sau să creați un program pentru echipa dvs. (sau mai multe echipe), veți avea nevoie de mai multe funcții decât oferă majoritatea calendarelor.

Ce evită un manager de proiect atunci când utilizează un planificator de calendar online

Să vorbim despre beneficii: care sunt câștigurile tangibile ale utilizării planificatoarelor calendaristice online? Am decis să le împărțim în câteva categorii:

1. Pierdere de timp și costuri 

V-ați întrebat vreodată câte ore petrece echipa dvs. cu discuții inutile despre misiunile curente sau sarcinile viitoare? Apptension, o companie de 50 de persoane companie de dezvoltare software a calculat că obișnuia să piardă peste $11k în fiecare lună cu întrebări precum "la ce ar trebui să lucrez astăzi?", "a fost aprobată cererea mea de concediu?". Cu un planificator de calendar online, au reușit să reducă acest număr cu aproape $10k! 

2. Lipsa de transparență

Atunci când decideți să implementați un planificator online în organizația/echipa dvs., acesta devine sursa unică a adevărului cu privire la programe, proiecte, progres, responsabilități etc. În multe planificatoare, partea stângă a interfeței include o coloană a destinatarilor pentru urmărirea progresului lucrărilor și programarea sarcinilor. Este esențial, în special pentru echipele distribuite, să aveți o imagine de ansamblu transparentă a activității care se desfășoară în cadrul unei echipe.

Planificator de program online în timpul activității sale

Atribuirea (rezervarea) angajaților în funcție de competențe și disponibilitate. Vizualizarea și atribuirea fiecărei săptămâni apare în planificatorul calendaristic online. [Sursa: Teamdeck]

3. Proiecte sub control insuficient

Recomandăm cu tărie utilizarea planificatoarelor online în loc de planificarea activității în Excel sau pe hârtie. Motivul este că, atunci când apar schimbări - și acestea se vor întâmpla aproape inevitabil -, puteți reacționa rapid și puteți edita cu ușurință planul utilizând un instrument interactiv. Foile de calcul și documentele text pot deveni învechite rapid dacă nu le actualizați în mod regulat.

4. Colaborare brută

Imaginați-vă că societatea dumneavoastră derulează mai multe proiecte în același timp. Fiecare manager de proiect trebuie să adune o echipă și să programeze data de începere a unui proiect în funcție de disponibilitatea lor. Cu ajutorul unui planificator de calendar, aceștia pot, de asemenea, să vadă ce planifică alți administratori de proiect și să evite conflicte de planificare a proiectului.

5. Suprautilizare, subutilizare

Proiect și planificarea resurselor aplicațiile sunt instrumente pentru construirea unei echipe fericite. Angajații doresc să știe care le sunt sarcinile viitoare. De asemenea, ei se simt mai bine atunci când managerii pot vedea și planifica în funcție de disponibilitatea sau volumul lor de muncă. Șansele de ore suplimentare sau de subutilizare sunt mult mai mici atunci când utilizați un planificator online robust. Citiți cum să măsurați utilizarea resurselor și rolul său în procesele de gestionare a proiectelor. 

Programați șabloane proiectate profesional sau creați un program nou și rămâneți organizat cu creatorul de programe gratuit not

Cum să planificați activitatea echipei dvs. cu Teamdeck și planificatorul său de calendar online pentru programarea echipei?

Acum că știți care sunt principalele avantaje ale planificării muncii cu ajutorul instrumentelor de calendar online, dorim să vă arătăm cum puteți face acest lucru în practică, folosind Teamdeck.

Teamdeck este un planificator de calendar online (sau - software de gestionare a resurselor, dacă doriți) care combină funcționalitățile unui planificator calendaristic online cu alte caracteristici puternice, cum ar fi urmărirea timpului, gestionarea absențelor și raportarea proiectelor.

Iată cum planificarea săptămânii pentru echipa dvs. poate fi mai ușoară cu Teamdeck:

1. Vedeți cine este disponibil și cine este ocupat

Înainte de a începe să vă construiți planul săptămânal, trebuie să obțineți o imagine de ansamblu a disponibilității echipei dvs. Este simplu: tot ce trebuie să faceți este să verificați calendar de resurse.

De asemenea, puteți utiliza câmpuri personalizate pentru a capta și organiza informații suplimentare, precum roluri, responsabilități și atribute specifice ale proiectului.

Aici, puteți ține evidența detaliilor privind disponibilitatea echipei dvs. pe două niveluri diferite:

De asemenea, puteți verifica sarcinile actuale ale persoanelor și să vedeți dacă sunt alocate unor proiecte și pentru cât timp. Atunci când oamenii au deja multe sarcini pe cap, ați putea dori să nu îi copleșiți cu mai multă muncă.

[/vc_column_text]

2. Atribuiți angajaților dvs. diferite proiecte

Odată ce ați identificat angajații care ar putea fi implicați în proiectul dvs., îl puteți atribui cu ușurință acestora. De asemenea, puteți adăuga etichete și note la rezervarea dvs.: utilizați-le pentru a notifica alți manageri că această sarcină este provizorie sau, dimpotrivă, foarte urgentă.  

Calendar lunar și informații despre membrii echipei în doar câteva clicuri

3. Țineți evidența volumului de muncă și a performanțelor echipei dvs.

În calitate de manager de proiect sau de lider de echipă, trebuie să țineți degetul pe puls și să monitorizați progresul proiectului în fiecare zi. Dacă vă uitați doar la lucrările planificate, nu veți obține toate răspunsurile. Acesta este motivul pentru care utilizatorii Teamdeck pot înregistra timpul pe care l-au petrecut într-un anumit proiect. Având acces ușor la aceste informații, este simplu să comparați estimările cu realitățile și să le vedeți pe amândouă:

  • volumul de muncă planificat al echipei dumneavoastră (rezervările),
  • volumul lor real de muncă (fișele de pontaj).
Planificator lunar cu mai multe calendare ale membrilor echipei

Utilizare rapoarte privind stadiul proiectului ca acesta, pentru a lua decizii mai bune legate de echipă.

4. Integrați planificatorul nostru de calendar online cu alte instrumente pe care echipa dvs. le apreciază

Probabil că angajații dvs. utilizează o mulțime de aplicații diferite pentru a-și simplifica munca: chat-uri, calendare, instrumente PM pentru a ține evidența orelor de lucru și a sarcinilor. Puteți integra cu ușurință Teamdeck cu multe instrumente populare și puteți face planificarea și gestionarea resurselor proiectului procese mai eficiente, de exemplu:

  • primiți un mesaj Slack atunci când cineva solicită o zi de concediu,
  • sincronizați-vă programul cu Calendarul Google,
  • sau integrați cu Podio, Sage HR sau orice aveți nevoie prin Zapier.

Încercați gratuit timp de 14 zile creatorul online de programe Teamdeck

Credeți că Teamdeck ar putea fi planificatorul de calendar online potrivit pentru echipa dvs.? Alăturați-vă celor peste 3500 de clienți care folosesc aplicația noastră în fiecare zi. Începeți testul gratuit de 14 zile aici. Puteți rămâne pe planul gratuit pentru totdeauna dacă echipa dvs. este formată din până la 6 persoane. Încurajăm echipele mai mari să participe la procesul nostru personalizat de onboarding: programați un apel cu Aniela, expertul nostru în succesul clienților.

Planificator calendar online Teamdeck

Căutați un planificator de calendar online la un preț rezonabil?

Stormind Games, Wunderman Thompson, Hill-Knowlton au ales planificatorul online de programe Teamdeck

Posturi conexe