Devine din ce în ce mai dificil să navighezi pe software de gestionare a resurselor peisaj. Având în vedere că noi instrumente sunt lansate în mod regulat, iar aplicațiile existente oferă mai multe funcții, alegerea este foarte largă. Acest lucru nu înseamnă, totuși, că selectarea instrumentului * potrivit * este ușoară.
Cu toate acestea, în condițiile în care previziunile inadecvate privind resursele și dependențele de resurse se numără printre cele mai importante cauze ale eșecurilor proiectelor (după cum raportate de Project Management Institute), companiile trebuie să găsească un software care să le ajute cu gestionarea resurselor proiectului provocări.
Pentru a face selecția un pic mai ușoară, am enumerat caracteristicile obligatorii ale instrumente de planificare a resurselor.
Veți vedea că ne concentrăm în principal pe opțiunile care vă permit să adaptați instrumentul la procesul echipei dumneavoastră. Acest lucru este important, deoarece nu doriți să schimbați modul în care dvs. și echipa dvs. lucrați doar pentru a fi compatibili cu cerințele software-ului. Când vine vorba de sistemele de gestionare a resurselor, flexibilitatea este calea de urmat. De aceea, începem lucrurile cu caracteristici care vă permit să personalizați instrumentul.
Se întâmplă adesea ca un instrument simplu, cu o mulțime de opțiuni de personalizare, să fie cel mai puternic. Posibilitatea de a adăuga propriile categorii sau de a crea vizualizări personalizate va avea un impact asupra confortului dumneavoastră atunci când utilizați instrumentul.
Uitați-vă la acest exemplu: majoritatea sistemelor de gestionare a resurselor vă permit să vă filtrați resursele după numele lor sau după titlul postului. Dar dacă doriți să utilizați în schimb o categorie diferită? Să spunem, să vă împărțiți echipa în funcție de biroul din care lucrează. Software-ul care oferă câmpuri personalizate pentru a vă descrie forța de muncă vă va oferi această oportunitate.
Personalizarea este importantă și atunci când nu utilizați toate funcțiile oferite de o anumită aplicație. Puteți edita vizualizarea principală sau analizele dvs. pentru a afișa doar informațiile care vă interesează?
Elementele din vizualizarea principală a Teamdeck sunt editabile: puteți ascunde caracteristicile pe care nu le utilizați și puteți crea categorii personalizate.
Atunci când evaluați opțiunile sistemului de gestionare a resurselor proiectului, acordați atenție diferitelor modalități prin care puteți verifica utilizarea generală a echipei dumneavoastră.
Acestea ar putea include:
- o vizualizare calendar/timp, în care puteți vedea toți membrii echipei dvs. și sarcinile acestora,
- rapoarte de utilizare a echipei,
- notificări pentru evenimente alarmante (ore suplimentare urmărite, planificarea peste capacitatea proprie).
Vederea imaginii de ansamblu vă va ajuta cu planificarea resurselor, previzionarea nevoilor de recrutare sau efectuarea de modificări în calendarul proiectului.
În timp ce managerii (șefi de echipă, PM etc.) rămân grupul care utilizează în mod predominant un sistem de gestionare a resurselor, membrii obișnuiți ai echipei pot, de asemenea, să beneficieze de acesta. Aceștia pot, de exemplu, să își acceseze programul de lucru, să înregistreze fișele de pontaj sau să își gestioneze disponibilitatea. Dar clienții dumneavoastră? Poate că și ei ar trebui să poată vedea planurile sau rapoartele.
Sistemul de gestionare a resurselor care oferă diferite roluri și niveluri de autorizare vă permite să creați o structură de utilizatori care are sens pentru proiectul dumneavoastră. Este o economie uriașă de timp: în loc ca o să transmiteți informațiile, membrii echipei sau clienții le pot vedea singuri.
Sistemul de gestionare a resurselor bazat pe date vine cu o mulțime de avantaje. În primul rând, analiza datelor istorice vă poate ajuta să descoperiți modele utile, de ex. pentru Prognoza resurselor umane. Apoi, puteți, de asemenea, să vă comparați planurile cu rezultatele reale ale proiectelor dvs., ceea ce vă va oferi o perspectivă asupra preciziei estimărilor dvs.
În plus, funcțiile robuste de raportare sunt extrem de utile pentru echipa financiară și operațională care încearcă să monitorizeze costurile facturabile și nefacturabile ale companiei dvs.
Rapoartele Teamdeck sunt complet personalizabile: le puteți filtra sau adăuga calcule personalizate.
Utilizarea datelor pentru a lua decizii mai bune este valoroasă în toate industriile. Cu toate acestea, pentru companiile de servicii, rapoartele de gestionare a resurselor sunt esențiale pentru a gestiona rentabilitatea activității lor. În plus, acestea pot reduce și complicațiile. De exemplu, agențiile și companiile de consultanță vor aprecia fișele de pontaj care pot fi transformate în rapoarte sau facturi pentru clienți cu câteva clicuri.
Desigur, partea cea mai grea a gestionării resurselor se va face aproape întotdeauna pe dispozitive desktop. Totuși, acest lucru nu înseamnă că accesul mobil la sistemul dvs. de gestionare a resurselor nu este important. Dimpotrivă: posibilitatea de a verifica programul sau disponibilitatea echipei dvs. în timpul deplasării este foarte utilă.
Membrii echipei cărora li se cere să își monitorizeze timpul, vor aprecia cu siguranță dispozitive mobile de urmărire a timpului, care sunt disponibile ca aplicații însoțitoare pentru unele instrumente de gestionare a resurselor.
Sistemul de gestionare a resurselor pe care ajungeți să îl alegeți va deveni q o parte din setul de instrumente al echipei dvs. Software de gestionare a resurselor proiectului, chat de echipă, instrument de gestionare a resurselor umane - toate acestea. Indiferent de dimensiunea ecosistemului dvs. de instrumente, doriți să evitați introducerea de două ori a datelor sau lipsa unor informații. Integrarea aplicațiilor între ele vă va economisi mult timp și va îmbunătăți eficiența echipei dvs.
Majoritatea sistemelor de gestionare a resurselor disponibile oferă unele integrări încorporate care necesită o configurare minimă. Dacă doriți să creați o soluție complet personalizată, ar trebui să alegeți instrumente cu API cu care vă puteți construi propriile aplicații sau automatizări.
Lucrând cu sute de companii, am învățat că nu există un proces unic de gestionare a resurselor. Totul depinde de mărimea companiei, de sectorul de activitate sau de natura proiectelor sale.
Acesta este motivul pentru care este atât de important să găsiți un software care să vă sprijine procesul unic, în loc să vă încetinească pe dvs. și echipa dvs. Sperăm că această listă de caracteristici obligatorii vă va ajuta să găsiți un sistem de gestionare a resurselor care va fi adaptat (și apoi personalizat) la nevoile dvs.
Planificarea eficientă a resurselor este un obiectiv crucial pentru întreprinderile de toate dimensiunile, indiferent dacă operează online sau în industrii tradiționale. Având în vedere varietatea largă de întreprinderi care necesită planificarea resurselor, este dificil să se ofere o recomandare unică...
Echipele din întreaga lume se confruntă cu provocări similare atunci când vine vorba de planificarea programului echipei lor. Crearea unui plan de proiect este dificilă în sine, iar menținerea acestuia la zi și reacția la schimbări este și mai...
Ca software house, am testat multe, poate cele mai bune aplicații de gestionare a timpului. În domeniul IT și software - care are în principal clienți de afaceri din SUA și Marea Britanie - suntem obișnuiți să lucrăm cu o gamă absolut...