Multe companii caută în prezent idei de optimizare a costurilor ca răspuns la pandemia globală și la consecințele sale economice. Atunci când încearcă să minimizeze costurile cu resursele umane, echipele decid să punerea în aplicare a înghețării angajărilor sau să utilizeze mai eficient tehnologia de resurse umane, toate acestea pentru a rămâne profitabile și a evita concedierile. În spiritul unei mai bune utilizări a tehnologiei disponibile, dorim să vă arătăm cum întreprinderile pot reduce costurile de afaceri cu gestionarea resurselor proiectului.
Sfaturile noastre vor funcționa pentru multe verticale diferite, dar companiile care lucrează pentru mai mulți clienți în același timp (agenții, firme de consultanță, case de software) le vor găsi poate deosebit de utile. Este cazul, deoarece atunci când jonglați cu mai multe proiecte simultan, planificarea și gestionarea resurselor este foarte dificilă.
În primul rând, să definim gestionarea resurselor.
În ghid pentru gestionarea resurselor proiectului, am definit-o ca utilizarea cât mai eficientă a resurselor limitate puse la dispoziție. Despre ce fel de resurse este vorba? Oameni, desigur, dar și echipamente, spații, vehicule sau orice altceva, în funcție de natura activității dumneavoastră. În această postare pe blog, însă, ne vom concentra pe gestionarea resurselor umane.
Utilizarea cât mai eficientă a resurselor înseamnă că le folosiți eficient, alocarea persoanelor potrivite pentru proiectele potrivite (alocarea resurselor), și analizați activitatea echipei dvs. pentru a găsi oportunități de optimizare. Acești pași sunt esențiali pentru reducerea costurilor de afaceri, după cum veți vedea în următoarele două paragrafe.
Utilizarea bun software de planificare a resurselor vă va ajuta foarte mult. Desigur, aplicația nu va face toată munca pentru dvs., dar vă va permite să faceți lucrurile eficient, economisind timp și bani în acest proces. În această postare pe blog, veți vedea ecrane de la Teamdeck, o aplicație utilizată de echipe din întreaga lume.
Dezvoltarea Teamdeck, o aplicație completă de gestionare a resurselor, vorbim adesea cu clienții noștri despre efectul pe care gestionarea resurselor îl are asupra bugetelor lor.
Apptension a fost una dintre primele companii care a utilizat Teamdeck pentru a planifica și gestiona activitatea angajaților săi. Piotr Bandosz, șeful departamentului de finanțe și personal al Apptension, ne-a declarat:
Fără Teamdeck, am irosit lunar $11.130 din timpul angajaților pentru a ne ocupa de luptele manageriale comune. Teamdeck ne-a ajutat să reducem această pierdere la $1.249,50, ceea ce ne economisește $9.880,50 pe lună.
Apptension este o echipă formată din 50 de persoane, așa că dacă conduceți o companie mai mare, vă puteți aștepta la economii și mai mari. Cum este posibil acest lucru? Să trecem la detalii - cum economisiți bani atunci când implementați gestionarea resurselor?
De ce este utilizarea resurselor atât de crucială? Pe scurt: aduce beneficii atât angajatorului, cât și angajaților. Gândiți-vă la subutilizare, de exemplu. Persoanele care așteaptă sarcini generează costuri pentru companie, dar pot, de asemenea devin ei înșiși foarte frustrați. Pe de altă parte, suprautilizarea poate duce la epuizarea angajaților și costuri suplimentare pentru angajator dacă plătiți mai mult pentru ore suplimentare. Este destul de simplu: cu o utilizare optimă, nu generați costuri inutile, iar membrii echipei dumneavoastră se pot bucura de o echilibrat volumul de muncă al echipei.
Gestionarea resurselor este esențială pentru a menține o bună utilizare a resurselor. Aceasta vă cere să acordați atenție planificarea resurselor și atribuirea de sarcini angajaților care pot prelua mai multe sarcini. Atunci când vedeți toate rezervările membrilor echipei dvs. în calendar de resurse, este mult mai ușor să identificați persoanele care sunt sub sau suprautilizate.
Unul dintre motivele pentru care gestionarea resurselor afectează rentabilitatea proiectelor este acela că vă ajută să alegeți cei mai buni oameni pentru o anumită sarcină. Pare destul de ușor atunci când echipa dvs. este formată, să zicem, din zece persoane. Dar ce se întâmplă dacă gestionați peste 200 de angajați?
Instrumente de gestionare a resurselor precum Teamdeck vă oferă o bună imagine de ansamblu a rezervei de talente. Vedeți cine este disponibil să se alăture unui nou proiect, dar puteți filtra, de asemenea, membrii echipei în funcție de competențe, vechime în muncă sau locație. Atunci când cei mai buni oameni lucrează la un proiect, este mai probabil ca acesta să aibă succes.
Cu toate acestea, chiar dacă cele mai bune talente ale dvs. reușesc să livreze proiectul în termenul limită și în buget, se poate dovedi că acesta este abia profitabil. Totul se reduce la bugetul convenit cu clientul și la metoda de facturare.
De exemplu, atunci când facturați la oră (timp și materiale), merită să analizați timpul facturabil și nefacturabil al echipei dumneavoastră. Urmărirea timpului angajaților este un aspect important al gestionării resurselor. Acesta vă permite să aduceți îmbunătățiri la nivel personal (de exemplu, reajustarea volumului de muncă) și la nivel de proiect sau chiar de organizație.
Intrați în raport foaie de prezență și vedeți care este defalcarea orelor facturabile față de cele nefacturabile. Apoi, gândiți-vă puțin la modul în care puteți îmbunătăți raportul în favoarea dumneavoastră. De exemplu, este posibil să observați că echipele dvs. de proiect petrec mult timp în ședințe prelungite sau pe sarcini administrative precum raportarea proiectelor. Veți vedea literalmente unde pierdeți bani.
Cum puteți rezolva această problemă? Îmbunătățirea proceselor interne ale companiei dvs. este o idee. O alta ar fi să abordați diferit bugetele viitoare și, de exemplu, să alocați un buffer mai mare.
Comunicarea este esențială, în special pentru companiile care au trecut la munca la distanță. Dacă vă aflați în această situație, ați putea dori să consultați articolul nostru de pe blog despre comunicare eficientă pentru echipele la distanță.
Cu toate acestea, este de asemenea adevărat că comunicarea poate fi frustrantă și consumatoare de timp. Exemplu? Imaginați-vă că sunteți responsabil de o echipă și aveți următoarea conversație cu colegul dvs:
Un alt exemplu este atunci când oamenii nu sunt siguri pe ce ar trebui să se concentreze într-o anumită zi. Poate părea surprinzător, dar acest lucru nu este un eveniment rar, în special pentru rolurile care susțin mai multe proiecte într-o săptămână (de exemplu, ilustratori, specialiști DevOps).
Pare destul de inocent, dar astfel de conversații pot lua ore din săptămânile angajaților dvs. Nu ar fi minunat să eliminați aceste discuții și să dispuneți în schimb de sisteme eficiente de planificare și gestionare a timpului de lucru sau de vacanță? Aici sunt utile instrumentele de gestionare a resurselor.
Atunci când echipa dvs. este dedicată gestionării resurselor, este ușor pentru angajați să își verifice prioritățile pentru zilele următoare. Alocațiile și cererile de concediu pot fi, de asemenea, gestionate într-un mod fără fricțiuni. Economisiți bani ca societate, iar membrii echipei dvs. se pot concentra pe comunicarea care contează pentru ei.
Ați trecut vreodată printr-un proces de recrutare costisitor doar pentru a angaja un angajat care, până la urmă, nu avea prea multe de făcut? Sau poate ați asigurat câteva proiecte doar pentru a realiza că nu aveți suficiente capacitate pentru a le livra și a trebuit să angajeze freelanceri sau să externalizeze echipe pentru un cost suplimentar? Ambele scenarii ar fi putut fi evitate cu ajutorul previziunii resurselor. Aceasta înseamnă că încercați să prevedeți de câte resurse veți avea nevoie și când.
Cum vă poate ajuta gestionarea resurselor cu previzionarea resurselor umane?
În primul rând, managerii dvs. au o vizibilitate mai bună asupra capacității echipei dvs. și a volumului de lucru actual, astfel încât să poată planifica în consecință fluxul de producție. În al doilea rând, puteți analiza datele istorice din fișele de pontaj ale echipei dvs. pentru a identifica modele. De exemplu, multe agenții se confruntă cu o cerere sezonieră de resurse: există luni în care pur și simplu există mai multă muncă. Știind acest lucru în avans, vă permite să vă pregătiți pentru un deficit de resurse și să începeți un proces de recrutare sau să negociați o ofertă mai bună cu o companie de externalizare. În acest fel, vă veți optimiza cheltuielile și veți putea să vă planificați mai bine finanțele.
Atunci când vă confruntați cu o criză, primul dvs. instinct ar putea fi să limitați cheltuielile. Investiția într-o aplicație de gestionare a resurselor poate părea contraintuitivă atunci când doriți cu disperare să economisiți bani, nu-i așa? În realitate, atâta timp cât echipa dvs. managerială se angajează să fie eficientă planificarea și gestionarea resurselor, randamentul investiției ar trebui să fie ridicat.
Să luăm Apptension, compania care a estimat că economisește $10k în fiecare lună datorită Teamdeck. Cât cheltuiesc pentru aceasta? O licență pentru o persoană costă $3,99, deci o echipă de 50 de persoane plătește $199,50 în fiecare lună. După cum puteți vedea, este doar o fracțiune din economiile pe care le pot genera datorită gestionării eficiente a resurselor lor.
Vă întrebați care ar fi randamentul investiției pentru compania dumneavoastră? Haideți să discutăm despre asta! Programează un apel cu Aniela: ea va discuta despre nevoile dvs. de gestionare a resurselor și vă va arăta cum Teamdeck vă poate ajuta să reduceți costurile de afaceri.
Planificarea eficientă a resurselor este un obiectiv crucial pentru întreprinderile de toate dimensiunile, indiferent dacă operează online sau în industrii tradiționale. Având în vedere varietatea largă de întreprinderi care necesită planificarea resurselor, este dificil să se ofere o recomandare unică...
Echipele din întreaga lume se confruntă cu provocări similare atunci când vine vorba de planificarea programului echipei lor. Crearea unui plan de proiect este dificilă în sine, iar menținerea acestuia la zi și reacția la schimbări este și mai...
Ca software house, am testat multe, poate cele mai bune aplicații de gestionare a timpului. În domeniul IT și software - care are în principal clienți de afaceri din SUA și Marea Britanie - suntem obișnuiți să lucrăm cu o gamă absolut...