Atunci când lucrați la mai multe proiecte în același timp, este normal ca lucrurile să devină puțin haotice, nu-i așa?
Cu toate acestea, există o mulțime de soluții pe piață pentru a vă menține proiectele pe drumul cel bun și pentru a vă asigura că munca echipei dvs. este bine planificată. Managerii de proiect folosesc adesea software de planificare a resurselor, dar cum rămâne cu aplicațiile de gestionare a resurselor? Este necesar să investiți în ambele tipuri de soluții?
În această postare pe blog, vom împărtăși câțiva indicatori care compania dvs. ar trebui să ia serios în considerare implementarea unui software de gestionare a resurselor pentru a planifica și gestiona mai bine activitatea echipei dvs.
Pentru fiecare dintre semnele pe care le discutăm mai jos, vă vom arăta și cum v-ar putea ajuta o aplicație robustă de gestionare a resurselor.
Înainte de a discuta problemele specifice cu care se confruntă companiile, să recapitulăm pe scurt ce sunt instrumentele de gestionare a resurselor.
Software-ul de gestionare a resurselor vă ajută să planificați mai bine activitatea echipei dvs. și să măsurați rezultatele. După cum sugerează și numele, aici accentul se pune pe echipa dvs:
Majoritatea aplicațiilor de gestionare a resurselor includ funcții pentru planificarea și alocarea resurselor. De asemenea, puteți găsi instrumente mai cuprinzătoare precum Teamdeck, care combină programarea resurselor, urmărirea timpului și gestionarea concediilor. Dacă doriți să îl verificați, puteți înscrieți-vă pentru un test gratuit.
Acum, să vorbim despre provocările cu care vă puteți confrunta:
Există mai multe motive pentru eșecul proiectelor, însă gestionarea resurselor vă poate ajuta în mod considerabil să realizați proiectele cu succes.
În primul rând, trebuie să vă uitați la alocarea resurselor și să vă asigurați că persoanele potrivite lucrează la proiectele potrivite. Nu este ușor să faci acest lucru atunci când ai o echipă mare și un portofoliu mare de proiecte. Pentru a vă asigura că alegeți cei mai buni angajați posibili pentru un anumit proiect, este util să aveți un calendar de resurse.
Un astfel de calendar vă permite să vedeți cu ușurință ce angajați sunt disponibili pentru a se alătura proiectului dumneavoastră. În plus, un instrument bun de planificare a resurselor vă va ajuta să filtrați membrii echipei în funcție de competențe, vechime sau locație. Pe baza acestora, ar trebui să puteți aloca persoanele potrivite proiectului.
Un alt motiv pentru eșecul proiectelor este incapacitatea de a monitoriza progresul acestora. Programele de gestionare a proiectelor vă permit adesea să creați diagrame Gantt pentru a ilustra calendarul proiectului. Cu toate acestea, ar trebui, de asemenea, să urmăriți activitatea echipei dvs. prin intermediul fișelor de pontaj. De ce? De exemplu, atunci când vedeți că oamenii petrec mult mai mult timp decât era planificat pe o anumită sarcină, ar putea fi un semn că întregul proiect ar putea fi întârziat.
De ce este utilizarea resurselor atât de importante pentru bunăstarea echipei dvs. și pentru starea proiectelor dvs.? Pe de o parte, ca angajator, nu doriți ca echipele dvs. să fie suprasolicitate. Un software de planificare a resurselor precum Teamdeck vă permite să identificați instantaneu ore suplimentare în fișele de pontaj ale angajaților dvs. și monitorizați volumul de muncă în timp real.
Utilizarea echilibrată a resurselor este crucială și din perspectiva afacerii. Pur și simplu nu vă puteți permite să aveți în echipă oameni care nu au suficient de lucru. Acești membri ai echipei sunt și ei susceptibile de a fi frustrate cu privire la lipsa lor de misiuni. Din păcate, atunci când nu dispuneți de un instrument centralizat de planificare a resurselor, este ușor să ratați anumite persoane. Măsurarea periodică a utilizării resurselor în echipa dvs. este esențială pentru a vă menține angajații mulțumiți și afacerea profitabilă.
Cum știți dacă proiectele dvs. merg bine? Verificarea secțiunii "finalizat" din managerul de sarcini al echipei dvs. este o opțiune, dar vă sugerăm să acordați atenție și timpului pe care echipa dvs. îl petrece pe un anumit proiect.
Este o idee bună să comparați orele estimate ale proiectului cu timpul real pe care îl înregistrează echipa dumneavoastră. În mod ideal, ar trebui să vă uitați la schimbarea valorilor în timp. Aruncați o privire la acest grafic creat în suita de raportare a proiectelor Teamdeck:
Barele de culoare verde închis reprezintă orele estimate pentru rezervările echipei dvs. Barele verde deschis reprezintă orele reale înregistrate prin intermediul unei aplicații de urmărire a timpului. Se poate observa că, de la începutul proiectului, oamenii au înregistrat puțin mai multe ore decât cele estimate inițial. Diferența dintre estimări și cifrele reale a fost vizibilă, dar nu foarte mare. Cu toate acestea, la 17 ianuarie, echipa a înregistrat de două ori mai multe ore decât estimările. Pentru manageri, acesta este un indicator că ceva nu este în regulă în cadrul proiectului. Poate că a existat o cerere de schimbare neașteptată din partea clientului? Sau poate că una dintre sarcini s-a dovedit a fi mult mai dificilă decât se aștepta? Desigur, câteva ore în plus nu ar trebui să fie o mare problemă în marea schemă a lucrurilor, dar imaginați-vă că această situație durează săptămâni sau luni. Fără a utiliza urmărirea timpului și monitorizarea software-ului de gestionare a resurselor, s-ar putea să nu observați că proiectul nu este pe drumul cel bun.
Majoritatea companiilor folosesc un fel de aplicație de gestionare a proiectelor. Poate fi o simplă tablă Kanban sau o soluție cuprinzătoare cu capacități de planificare a resurselor. Cu toate acestea, dacă instrumentul dvs. de management al proiectelor se concentrează doar pe sarcini și etape de proiect, veți avea nevoie de o altă aplicație pentru a vă gestiona proiectul și echipa la fel de bine.
Din fericire, instrumentele de gestionare a resurselor au de obicei integrări încorporate cu aplicațiile de gestionare a proiectelor, un API public sau Zapier aplicații.
Acest lucru s-ar putea întâmpla din mai multe motive. Am menționat deja alocarea resurselor ca fiind o provocare considerabilă pentru managerii de proiect. O altă problemă este că multe companii lucrează la mai multe proiecte în același timp. Fără un instrument de planificare a resurselor, ați putea cu ușurință să rezervați două persoane sau să provocați conflicte de planificare a proiectului. În cele din urmă, planificarea proiectelor este extrem de dificilă atunci când nu aveți vizibilitate asupra disponibilității și absențelor planificate ale angajaților. Imaginați-vă că rezervați un programator pentru un proiect rapid și aflați că acesta are o vacanță de două săptămâni chiar în mijlocul proiectului.
După cum vă puteți imagina, aplicațiile de gestionare a resurselor vă pot scuti de toate aceste probleme, atâta timp cât acestea oferă funcții de gestionare a concediilor pe lângă capacitățile de planificare a resurselor.
Folosind Teamdeck, puteți afișa programul, disponibilitatea și vacanțele tuturor. În acest fel, vă puteți planifica proiectele cu mai multă încredere. Ce se întâmplă dacă trebuie să faceți modificări? Teamdeck are o funcție drag-and-drop oPlanificator calendar nline, astfel încât să puteți edita cu ușurință programul și să vă întoarceți la gestionarea echipei dvs.
Știți deja că unele instrumente de planificare a resurselor combină programarea cu gestionarea timpului liber (sistem de gestionare a concediilor). Aceasta este o mare oportunitate de a duce procesele de resurse umane ale companiei dvs. la nivelul următor.
Din păcate, multe echipe încă se bazează pe foi de calcul și pe o comunicare nestructurată pentru a gestiona timpul liber. Acest lucru nu este eficient pentru nicio persoană implicată în proces: angajaților le ia mult timp să trimită o cerere de concediu, iar managerii se pot pierde cu ușurință în haos.
Ca urmare, managerii de proiect pot avea o vizibilitate foarte redusă asupra disponibilității resurselor și a absențelor planificate. Desigur, acest lucru ar putea duce la greșeli costisitoare de planificare. Gestionarea eficientă a resurselor și planificarea capacității este posibilă numai atunci când știți cine din echipa dvs. este disponibil și când.
Cu Teamdeck, angajații pot solicita timp liber cu doar câteva clicuri. Fiecare absență acceptată este vizibilă în calendarul resurselor, astfel încât managerii de proiect să o poată lua în considerare atunci când planifică noi proiecte.
Înțelegerea numărului de ore facturabile și nefacturabile înregistrate de echipele dvs. este esențială pentru monitorizarea rentabilității proiectului. Odată ce vedeți defalcarea orelor, puteți încerca să căutați optimizări și, de exemplu, să reduceți orele nefacturabile cu creșterea eficienței reuniunilor echipei dvs.
Cum se calculează orele facturabile? În Teamdeck, angajații pot atribui etichete precum "nefacturabil" intrărilor lor de timp atunci când urmăresc timpul. Tot ce trebuie să faceți în calitate de manager este să creați un raport simplu pentru a analiza echipele sau proiectele selectate. Mai mult, puteți utiliza același raport pentru a calcula salariile angajaților sau suma de bani pe care ar trebui să o facturați clientului dvs.
Sperăm că ați înțeles că software-ul de gestionare a resurselor poate fi o completare excelentă a setului de instrumente al echipei dvs. Acum, trebuie să găsiți instrumentul potrivit pentru echipa dvs. Vă sugerăm să începeți prin a citi un prezentare generală a instrumentelor populare de planificare a resurselor. Utilizați-l pentru a compara caracteristicile și prețurile diferitelor instrumente bazate pe cloud disponibile pe piață.
Poate că v-a plăcut ce ați văzut în această postare pe blog și doriți să aflați mai multe despre Teamdeck în special? Programează un apel cu Aniela, expertul nostru în succesul clienților. Ea vă va arăta cele mai importante caracteristici ale Teamdeck și vă va explica cum puteți optimiza procesele companiei dvs. prin adoptarea gestionării resurselor.
Planificarea eficientă a resurselor este un obiectiv crucial pentru întreprinderile de toate dimensiunile, indiferent dacă operează online sau în industrii tradiționale. Având în vedere varietatea largă de întreprinderi care necesită planificarea resurselor, este dificil să se ofere o recomandare unică...
Echipele din întreaga lume se confruntă cu provocări similare atunci când vine vorba de planificarea programului echipei lor. Crearea unui plan de proiect este dificilă în sine, iar menținerea acestuia la zi și reacția la schimbări este și mai...
Ca software house, am testat multe, poate cele mai bune aplicații de gestionare a timpului. În domeniul IT și software - care are în principal clienți de afaceri din SUA și Marea Britanie - suntem obișnuiți să lucrăm cu o gamă absolut...