Ca software house, am testat multe, poate cele mai bune aplicații de gestionare a timpului. În domeniul IT și software - care are în principal clienți de afaceri din SUA și Marea Britanie - suntem obișnuiți să lucrăm cu un număr absolut mare de proiecte. Fiecare dintre acestea necesită cooperarea multor specialiști, dezvoltatori, designeri și - desigur - manageri de proiect. Pe parcursul acestor ani am schimbat multe aplicații de gestionare a timpului "până când am dezvoltat propria noastră aplicație. În acest articol, vom împărtăși cu dvs. experiențele noastre legate de software-ul pe care - într-o anumită perioadă de timp - l-am implementat în compania noastră.
Ce veți învăța datorită acestui articol:
Acest capitol are un singur scop: să vă crească gradul de conștientizare a diferențelor dintre numeroasele aplicații de gestionare a timpului.
Să simplificăm puțin lucrurile pentru a vă face o idee despre cum arată piața pentru acest tip de software. Ei bine, unele dintre ele sunt ca niște combinații, care conțin multe funcții și caracteristici, iar una dintre ele este urmărirea timpului. Se poate spune că acestea sunt instrumente de gestionare a proiectelor, care în afară de urmărirea timpului au funcții precum programarea echipei, planificarea proiectului, urmărirea progresului proiectului sau elaborarea bugetului.
Există, de asemenea, cei al căror produs de bază este o urmărire a timpului și diverse caracteristici legate de aceasta.
|
Gestionarea forței de muncă |
Gestionarea foilor de prezență |
Planificarea proiectului |
Monitorizarea activităților |
|
Programarea angajaților și a muncii |
Sarcini de urmărire a timpului |
Atribuirea sarcinilor |
Urmărirea activităților informatice |
|
Gestionarea volumului de muncă și a capacității |
Urmărirea timpului facturabil și nefacturabil |
Elaborarea bugetului proiectului |
Urmărire GPS |
|
Urmărirea performanței și a utilizării |
Gestionarea disponibilității |
Urmărirea progresului proiectului |
Urmărirea orelor suplimentare |
|
Comunicarea și colaborarea în echipă |
PTO, urmărirea absențelor |
Previzionarea proiectelor și a resurselor |
Captură de capturi de ecran |
|
Partajarea fișierelor |
Estimări vs realități |
Tarife facturabile |
Înregistrare video |
|
Urmărirea orelor suplimentare |
Facturare |
Urmărirea cheltuielilor |
Urmărirea URL-urilor și a aplicațiilor |
Cu toate acestea, merită să ne amintim că veți găsi un astfel de software care este orientat spre măsurarea productivității unui angajat, măsurarea timpului de sarcini efectuate - o măsurare este de obicei făcută de un manager, în special acele ore facturabile.
Dar există și cele care vizează sprijinirea unui angajat în timpul activităților sale profesionale și private. Cele care sunt concepute pentru a-l ajuta să se concentreze asupra anumitor sarcini (în special în condiții de muncă la distanță, unde există mulți factori de distragere a atenției).
În legătură cu cele de mai sus, prezentăm un tabel, care arată (desigur, nu toate) caracteristicile care apar în diferite aplicații de gestionare a timpului.
Prețuri: $3.99 / pe lună / pe membru al echipei
Disponibil pe web și ca aplicație mobilă (Android, iOS)
Acest instrument a fost dezvoltat de o casă de software din Polonia pentru a gestiona activitatea mai multor persoane într-o organizație. Acesta conține toate caracteristicile, cum ar fi programarea resurselor, urmărirea timpului, o instrument de gestionare a foii de prezență, gestionarea concediilor și - de menționat - raportarea personalizabilă. Deseori integrat cu Google Calendar.
Teamdeck vă permite să alocarea resurselor astfel încât să aveți numărul potrivit de persoane cu competențele potrivite pentru fiecare proiect. De asemenea, puteți cu ușurință vedeți la ce lucrează angajații dvs. și dacă au timp să se angajeze într-un nou proiect. Pentru proiecte pe termen lung, puteți crea, de asemenea, un program și stabilirea etapelor proiectului.
Teamdeck este excelent și pentru monitorizarea timpului de lucru. Puteți descărca o aplicație mobilă pentru a vă urmări timpul din mers. Fișele de pontaj vă vor arăta care sunt sarcinile care necesită cel mai mult timp, astfel încât să puteți calcula mai ușor dacă acestea sunt profitabile pentru dvs. sau dacă un proces trebuie optimizat.
Teamdeck are, de asemenea, un resursă inteligentă, o planificator calendar online, cu ajutorul căruia vă va fi mai ușor să programați întâlniri și să verificați disponibilitatea oamenilor dumneavoastră. Acest lucru este util mai ales dacă gestionarea unei echipe la distanță. Pentru a ști întotdeauna dacă angajații dvs. sunt în concediu, utilizați calendarul concediilor. În acest fel, veți ști întotdeauna care este disponibilitatea fiecărei persoane și cine o poate înlocui.
Aceasta este, de asemenea, o opțiune foarte convenabilă pentru companiile internaționale, așa cum puteți rula sărbători legale pentru orice țară din calendar și vedeți toate sărbătorile locale. Dacă aveți nevoie de date despre activitatea echipei dvs, Teamdeck va genera rapoarte personalizate pentru dvs.
Prețuri: cel mai popular = $10 utilizator/pe lună,
DeskTime este un alt instrument de urmărire a timpului bine recunoscut, considerat, de asemenea, cea mai bună aplicație de gestionare a timpului, adresată atât utilizatorilor de afaceri, cât și freelancerilor. Este, de asemenea, utilă pentru urmărirea prezenței, urmărirea absențelor și eficiența gestionarea proiectelor de flux de lucru.
Această aplicație se descrie ca fiind un contor automat de timp. Ce înseamnă asta? Acest instrument sugerează la ce a lucrat angajatul dvs. sau dvs. în loc ca dvs. să trebuiască să spuneți aplicației. Un contor automat de timp elimină necesitatea introducerii manuale a datelor, deoarece înregistrează toate activitățile computerizate și de lucru.
Această aplicație de gestionare a timpului permite controlul complet al activității angajaților datorită monitorizării utilizării computerului. Ca verificator de site-uri web, programe și aplicații, informează despre activitate și o clasifică între productivă și neproductivă.
Preț: 3 planuri; Business Plan - $5 pe utilizator pe lună, facturat anual
Disponibil pe iOS, Android și desktop
Această aplicație apare în aproape fiecare listă de aplicații de top pentru gestionarea timpului, deci este imposibil să nu o menționăm. În ciuda faptului că prima versiune a fost creată în 2007, Todoist este încă utilizat nu de câteva persoane, ci de peste 25 de milioane de utilizatori din întreaga lume. Dar ce este aceasta? Todoist este o aplicație utilizată pentru a crea liste tipice To-Do - de aici și numele său.
Punctul forte al acestui instrument constă în simplitatea sa - designul minimalist, funcțiile limitate doar la cele cu adevărat utile fac totul foarte intuitiv. Todoist monitorizează, de asemenea, productivitatea dvs., vizualizând-o sub formă de puncte sau niveluri, iar aceasta este o motivație suplimentară.
În aplicație, puteți crea foarte ușor liste tematice și le puteți grupa în categorii. De exemplu, în categoria "personal", puteți avea o listă de treburi casnice sau un plan de gimnastică. În categoria "muncă", pe de altă parte, puteți crea o listă de sarcini și sarcini secundare pentru fiecare proiect. De asemenea, puteți acorda fiecărei sarcini o prioritate specifică, indicată printr-o culoare.
Todoist înțelege limbajul natural, astfel încât sarcini precum "ridicați un pachet mâine la ora 14.00" vor fi adăugate automat la calendar. De asemenea, puteți delega sarcini altor utilizatori, ceea ce este util nu numai la locul de muncă, când împărțiți responsabilitățile între membrii echipei, ci și atunci când vă administrați casa și decideți cine curăță ferestrele, face cumpărăturile și duce gunoiul. Aplicația are mai multe șabloane gata făcute, adaptate la diferite nevoi și afaceri, ceea ce face foarte ușor să vă gestionați viața personală și profesională în același timp.
O caracteristică foarte convenabilă a acestui instrument este integrarea sa cu alte sisteme, cum ar fi Google sau Slack. Todoist este, de asemenea, disponibil pe aproape toate dispozitivele și sistemele. Astfel, vă puteți gestiona sarcinile de pe computer, smartphone sau tabletă.
Preț: prețurile încep de la $9.00 pe funcție, pe lună
Disponibil pe Web, Android, iOS
Atenția este cea mai valoroasă monedă din lumea online, așa că nu este surprinzător faptul că fiecare site web sau aplicație pe care o folosim va face orice pentru a o obține. Pornim Google pentru a verifica "un singur lucru" sau Instagram pentru a răspunde la "un singur mesaj" și nu știm când am petrecut 20, 40 sau 60 de minute pe internet fără să facem măcar singurul lucru pentru care am ajuns la telefon. De multe ori nici măcar nu suntem conștienți de cât timp petrecem pe astfel de scrolling neproductiv. Și exact pentru asta este Rescue Time.
Scopul aplicației este de a monitoriza activitatea dvs. online și de a crea rapoarte cu privire la timpul pe care l-ați petrecut utilizând anumite site-uri și aplicații, cât timp ați fost productiv, dacă lucrați după program sau, dimpotrivă, nu lucrați când ar trebui. RescueTime vă permite să fiți conștienți de câte minute și ore petreceți în fiecare zi în diferite activități pe internet. Dacă acest lucru este mult sau puțin, depinde de tine, dar simpla cunoaștere vă ajută să faceți pași spre schimbare.
Monitorizarea și rapoartele privind timpul petrecut online sunt disponibile în versiunea gratuită a aplicației. Varianta plătită permite instrumentului să vă trimită notificări. Notificările sunt personalizate în funcție de nevoile dvs. De exemplu, RescueTime vă va trimite o notificare dacă ați folosit social media mai mult de o oră sau dacă ați reușit să fiți productiv timp de 4 ore. De asemenea, puteți seta o limită și puteți lăsa aplicația să blocheze site-urile care vă consumă prea mult timp.
Preț: 4 planuri; al patrulea - numit pentru echipe - $14.99/lună/utilizator
Disponibil ca aplicație mobilă (iOS, Android) și desktop
La o întâlnire, la universitate, lucrând la un proiect, la o plimbare, când îți vin în minte cele mai interesante idei - iei notițe tot timpul. Uneori faceți un fișier în google docs, alteori scrieți ceva pe o factură veche, într-un caiet, pe smartphone, pe messenger, în calendar sau într-un e-mail. Și totul este bine până când brusc trebuie să găsești notițele de care ai nevoie... undeva. Acesta este momentul în care Evernote vine în ajutor. Această aplicație este depozitul perfect pentru toate notițele de care ați putea avea nevoie. Puteți să vă notați și chiar să vă înregistrați gândurile și ideile în el.
De asemenea, puteți cataloga cu ușurință alte formate, cum ar fi fotografii, schițe, documente text și fișiere vocale. Și pentru a vă păstra toate notele organizate și ușor de găsit, le puteți atribui etichete. Evernote are și o funcție de calendar, astfel încât să vă puteți verifica întotdeauna planurile pentru viitorul apropiat. Aplicația este disponibilă pe toate dispozitivele dvs., astfel încât să puteți crea și verifica notițele oricând aveți nevoie.
Preț: abonament lunar = £3.95/lună
Disponibil pe: iOS, Android și desktop
Cea mai mare pacoste a internetului atunci când încerci să te concentrezi sunt toate lucrurile interesante pe care le vezi. Un videoclip amuzant, un articol interesant, un album nou sau o postare a unui prieten - totul îți captează atenția. De teamă să nu pierdeți ceva sau să uitați să reveniți la conținutul care vă interesează, preferați să îl vizionați imediat. Dacă ar exista un instrument care să vă permită să catalogați cu ușurință toate acele lucruri interesante și să le lăsați pentru mai târziu...
Stai, există. Și se numește Pocket. Cu această aplicație, puteți eticheta cu ușurință toate paginile și titlurile care vă interesează. În acest fel nu vă veți întrerupe activitatea, dar nici nu veți pierde materialul valoros pe care l-ați găsit online.
Preț:
Disponibil pe iOS și Android
Tuturor ne place să primim satisfacție instantanee pentru că facem ceva bine. Ne place să adunăm puncte și să primim recompense pentru asta, suntem obișnuiți cu asta din copilărie, când adunam steluțe pentru bună purtare la școală. Pe măsură ce creștem, alte lucruri au valoare pentru noi... și totuși această satisfacție simplă încă ne poate motiva. Iar Forest exploatează această condiționare simplă. Pentru a rămâne concentrat, gândiți-vă la Forest.
Forest este probabil una dintre cele mai distractive aplicații de gestionare a timpului din acest clasament. Scopul său este de a ajuta utilizatorul să se concentreze pentru perioade mai lungi. Cum funcționează. De fiecare dată când trebuie să vă concentrați, lansați aplicația și plantați un copac virtual. Setați un cronometru pentru cât timp doriți să vă concentrați. Dacă părăsești aplicația înainte de acest timp și începi să folosești telefonul, copacul tău va muri.
Pe de altă parte, dacă reușiți să vă atingeți obiectivul, copacul va crește. De fiecare dată când reușești să te concentrezi fără să folosești telefonul, mai crești un copac, până când ai creat pădurea ta virtuală. Acest joc simplu vă încurajează să vă concentrați un pic mai mult data viitoare. Partenerul campaniei este Copaci pentru viitor, care plantează copaci reali pentru fiecare copac virtual din aplicație. Nu-i așa că este minunat?
Preț: 4 planuri; ultimul = $17.50 USD per utilizator / per lună / facturat anual
Disponibil pe: web, iOS, Android
Dacă sunteți un învățăcel vizual și vă place să vă vedeți toate sarcinile clar prezentate, Trello va fi perfect pentru dvs.. Este o tablă virtuală unde puteți lipi carduri cu sarcinile dvs., le puteți prioritiza și le puteți atribui un statut: de făcut, în curs de realizare, finalizat. Pentru fiecare sarcină, puteți adăuga o notă. Trello este perfect pentru gestionarea activității mai multor persoane, delegarea sarcinilor și verificarea modului în care decurg proiectele. Marele său avantaj este aspectul său foarte estetic și clar. Reprezentarea vizuală a sarcinilor facilitează verificarea stării de lucru dintr-o singură privire. Astfel, puteți utiliza sfaturi pentru gestionarea timpului sau Trello.
Trello este foarte popular ca instrument de afaceri, dar va funcționa și ca o aplicație excelentă pentru stilul de viață. Vă puteți gestiona toate proiectele în el: organizarea unui eveniment, voluntariat la teatru, treburi casnice cu colegii de apartament. De asemenea, puteți utiliza Trello individual pentru a avea întotdeauna o privire de ansamblu rapidă asupra tabloului responsabilităților dumneavoastră.
Preț: Planul Ultimate Control este la prețul de $89/lună, facturat anual
Disponibil pe pe web și ca aplicație mobilă pentru iOS și Android
ProofHub se numără printre cele mai bine cotate software de colaborare în echipă și de gestionare a proiectelor, care oferă o suită de caracteristici puternice într-o locație centralizată, inclusiv software de urmărire a timpului angajaților. Software-ul de urmărire a timpului ProofHub este foarte util pentru echipele de proiect, deoarece le permite să își îmbunătățească abilitățile de gestionare a timpului prin urmărirea timpului pe care îl petrec pe diferite sarcini.
Software-ul încorporat de urmărire a timpului ProofHub permite utilizatorilor să urmărească timpul folosind fie manual, fie prin cronometre automate. De asemenea, puteți adăuga fișe de pontaj pentru a înregistra datele privind timpul și pentru a le utiliza pentru facturarea clienților, estimare, salarizare, urmărire și chiar gestionarea timpului. De asemenea, puteți seta estimări de timp pentru diferite sarcini pentru a defini cât timp ar trebui să dureze finalizarea sarcinii respective.
Alte caracteristici utile care vă ajută să vă îmbunătățiți strategii de gestionare a timpului și abilitățile sunt - calendar de planificare a proiectelor, software de gestionare a fișierelor, testare online, panouri Kanban, vizualizare tabelară și actualizări în timp real. De exemplu, puteți adăuga memento-uri automate pentru sarcinile dvs. pentru a vă asigura că nu le ratați. În mod similar, puteți colabora online la documentele dvs. pentru a primi feedback și sugestii.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Este probabil evident pentru mulți oameni, nu numai pentru managerii de proiect, managerii de cont și așa mai departe, ce înseamnă gestionarea corectă și executarea eficientă a timpului. Dar pentru a gândi rezonabil despre subiectul nostru, este mai bine să avem o viziune clară și clarificată a semnificației termenului fundamental utilizat în acest articol. Conform dicționarului Oxford Languages:
capacitatea de a utiliza timpul în mod eficient sau productiv, în special la locul de muncă.
Desigur, timpul nu este ca o gumă de mestecat care poate fi întinsă în multe feluri diferite. Și a doua problemă, o parte a zilei, un moment din timpul zilei determină, de asemenea, modul în care lucrăm și cât de eficienți suntem. Pentru unii oameni, sarcinile de performanță mai bune / mai rapide sunt realizate după trezire, pentru alții - aceeași muncă este mai bună la prânz. Aceasta este - după cum se pare - ceea ce vor să spună autorii Ghidului de studiu Management:
Managementul timpului se referă la gestionarea eficientă a timpului, astfel încât timpul potrivit să fie alocat activității potrivite. (managementstudyguide.com)
Ca multe alte lucruri în viață, este un proces. Procesul de colectare a experienței, bazat pe date care nu sunt niciodată irefutabile. Proces care poate într-un mod mai bun sau mai rău optimizat - depinde de ce măsori, cum măsori și ce măsori. Cu toate acestea, parafrazând sugestia Mindtools cu privire la modul de a înțelege tGestionarea timpului - este vorba despre planificarea modului de împărțire a timpului între diferite activități.
Din acest punct de vedere, fără date sau - trebuie spus - fără greșeli, nu veți putea schimba nimic, organiza și planifica sarcinile. Acest proces de colectare a datelor este în același timp un proces de elaborare a regulilor și principiilor care organizează timpul și sarcinile. Aceste reguli sunt, de asemenea, supuse optimizării. Așadar, este un proces continuu. Ce legătură au toate acestea cu problema gestionării timpului în afaceri sau - pentru a spune mai exact - gestionarea timpului și angajații?
Concurentul nostru pe piața aplicațiilor de gestionare a timpului - software-ul Clockify - înțelege gestionarea timpului ca
(...) set de principii și instrumente care vă ajută să vă folosiți timpul mai eficient. Astfel, gestionarea timpului angajaților constă în toate competențele necesare care i-ar ajuta pe angajații dvs. să își facă treaba mai productiv.
Autorii Clockify sugerează în mod clar cui i se aplică principiile de gestionare a timpului. Ceea ce, desigur, nu este adevărat că doar angajații au de-a face cu ținerea evidenței timpului la locul de muncă. Managementul timpului se adresează oricui, oriunde, indiferent de tipul de muncă sau de activitate. Dar ceea ce este real, abilitățile și instrumentele de sprijin (cum ar fi un software de urmărire a timpului echipei sau un simplu tracker de timp mobil) sunt de neînlocuit în acest lung proces.
A spune că piața aplicațiilor de gestionare a timpului este uriașă nu este doar banal, ci și copilăresc. În acest moment, numărul de astfel de software-uri nu scade. Mai mult, de la an la an este în creștere. Referindu-ne la Raport al companiei de cercetare B2B Markets and Markets:
Se preconizează că piața software-ului de gestionare a sarcinilor va crește de la 1,79 miliarde USD în 2017 la 4,33 miliarde USD până în 2023, cu o CAGR de 13,74% din 2018 până în 2023 Arta uitată a concentrării.
Din acest punct de vedere, este aproape imposibil să prezentăm fiecare și orice aplicație de gestionare a timpului utilă, utilă și cea mai relevantă. Cu alte cuvinte (trebuie spus): nimeni nu poate spune că există "cea mai bună aplicație de management" care este potrivită pentru fiecare companie.
Orice aplicație de urmărire a timpului, orice aplicație de gestionare a timpului, oricare dintre cel mai bun software de urmărire a timpului angajaților (oricum l-ai numi) - nu este rezistent la gloanțe; nu este rezistent la fiecare critică. Orice software (nu numai time tracker online) are un aspect care este enervant, insuficient sau nu este suficient de dezvoltat pentru a satisface orice utilizator (nu numai managerii de proiect, ci și managerii de resurse, managerii de resurse umane și - desigur - angajații, designerii, dezvoltatorii). Întotdeauna va exista ceva care nu se va potrivi.
Dacă ar trebui să spunem tot ce s-a spus mai sus, într-o singură propoziție: cea mai bună aplicație de gestionare a timpului înseamnă doar și întotdeauna cea mai bună pentru o anumită companie.
Așadar, înainte de a alege aplicația care vă va ajuta să gestionați eficient timpul, vă sugerăm să pregătiți câteva cereri de propuneri, să selectați furnizorii și... să încercați. Lăsați și membrii echipei dvs. să aibă ocazia de a vă împărtăși experiențele lor. Și luați decizia.
Planificarea eficientă a resurselor este un obiectiv crucial pentru întreprinderile de toate dimensiunile, indiferent dacă operează online sau în industrii tradiționale. Având în vedere varietatea largă de întreprinderi care necesită planificarea resurselor, este dificil să se ofere o recomandare unică...
Echipele din întreaga lume se confruntă cu provocări similare atunci când vine vorba de planificarea programului echipei lor. Crearea unui plan de proiect este dificilă în sine, iar menținerea acestuia la zi și reacția la schimbări este și mai...
Una dintre cele mai dificile sarcini pentru proprietarii de întreprinderi și managerii de resurse este programarea turelor. Poate deveni destul de dificil și consumator de timp să planifici cine ar trebui să lucreze când și la ce, pe baza preferințelor personale și...