În calitate de lider de companie sau de echipă, sunteți, fără îndoială, conștient de efectul pe care KPI îl pot avea asupra moralului și performanței echipei dumneavoastră. Indicatorii de performanță selectați cu atenție îi vor ajuta pe toți membrii echipei dvs. să vadă dacă sunt pe drumul cel bun. În plus, ei ajută la menținerea atenției tuturor asupra parametrilor care contează și reprezintă bine obiectivele proiectului.
Ce veți obține cu acest articol:
- Indicatori cheie de performanță valori, diferențe, tipuri
- Metode utile în procesele de gestionare a proiectelor pentru calcularea KPI-urilor
- Rolul software de gestionare a resurselor în managementul performanței
Criteriile tipice de măsurare a resurselor umane includ monitorizarea fluctuației ridicate a personalului sau a timpului necesar pentru ocuparea posturilor vacante. Pe de altă parte, măsurătorile privind gestionarea resurselor vor fi strâns legate de măsurarea efectelor planificarea resurselor și gestionarea proiectelor.
Monitorizarea periodică a parametrilor cheie este crucială, deoarece vă permite să abordați problemele imediat și, eventual, să salvați proiectul de la eșec. Personalul dvs. va aprecia, de asemenea abordare bazată pe date la gestionarea resurselor, deoarece aceasta înseamnă că este posibil să aibă programe mai echilibrate.
În prima parte a acestei postări pe blog, vom enumera câteva măsurători esențiale legate de gestionarea resurselor proiectului. Veți afla cum vă pot fi utile și de unde să le luați. Mai târziu, vă vom spune câte ceva despre Teamdeck, este cel mai bun instrument de gestionare a resurselor care facilitează urmărirea tuturor acestor metrici în cadrul companiei dvs.
Estimări vs. realități
Compararea valorilor estimate la care ați ajuns în etapa de planificare a proiectului cu rezultatele reale este o modalitate excelentă de a verifica dacă proiectul dvs. se desfășoară conform planului. Vă recomandăm să verificați atât timpul petrecut de angajații dvs. pentru un anumit proiect, cât și costul generat de acesta. Apoi, comparați-le cu estimările dvs.
Estimarea vs. orele efective lucrate de fiecare membru al echipei
Atunci când planificați un proiect și alocarea resurselor, estimați numărul de ore pe care fiecare membru al echipei îl va dedica proiectului. Odată ce proiectul începe, ar trebui să comparați în mod regulat aceste estimări cu orele reale înregistrate de membrii echipei dvs.
Care este utilitatea acestui lucru?
Este o metodă excelentă de a depista semnele timpurii ale întârzierilor unui proiect: dacă cineva petrece mult mai mult timp decât era de așteptat pe o anumită sarcină, acest lucru ar putea afecta semnificativ calendarul proiectului. De asemenea, puteți utiliza aceste măsurători pentru planificarea strategică a resurselor în proiectele viitoare. Atunci când cunoașteți ritmul tipic al fiecăruia, este mai ușor să estimați timpul alocat.
Costul estimat vs. costul real pe membru al echipei (variația costului resurselor)
Bineînțeles, trebuie să analizați și costurile generate de munca echipei dvs. Instrumentele robuste de gestionare a resurselor, precum Teamdeck, vă permit să atribuiți tarife orare sau zilnice fiecăruia dintre angajați și să creați urmărirea costurilor proiectului rapoarte pe baza acestora și a fișelor de pontaj ale echipei dvs.
Care este utilitatea acestui lucru?
Înțelegerea costurilor actuale ale proiectelor dvs. este esențială pentru a vă menține afacerea profitabilă. Știind că este posibil ca un anumit proiect să devină mai costisitor, puteți acționa pe baza acestei informații. De exemplu, puteți negocia bugetul cu clientul dumneavoastră sau puteți modifica domeniul de aplicare al proiectului.
Ore facturabile vs. ore nefacturabile
Vorbind despre rentabilitate, ar trebui să acordați atenție și defalcării orelor facturabile și nefacturabile din cadrul proiectelor dumneavoastră. Calculați ambele cifre și vedeți cât din timpul echipei dvs. este cheltuit pe activități nefacturabile, cum ar fi sarcinile administrative, întâlnirile cu toată echipa sau sesiunile de formare.
Care este utilitatea acestui lucru?
Dacă oamenii înregistrează multe ore nefacturabile, ar putea fi un semn că trebuie să optimizați anumite procese din cadrul companiei dvs. Poate ați putea organiza mai puține reuniuni la nivelul întregii companii? Alternativ, observarea unui procent ridicat de ore nefacturabile legate de proiect ar putea fi un motiv pentru a renegocia unele aspecte ale contractului cu clientul. De exemplu, ați putea fi de acord să tratați anumite tipuri de ore ca fiind facturabile, chiar dacă nu le-ați facturat până în acest moment.
Utilizarea resurselor
Utilizarea capacității resurselor este unul dintre cei mai importanți indicatori pe care îi puteți urmări în compania dumneavoastră. La urma urmei, nu doriți ca personalul dvs. să fie suprasolicitat, dar nu doriți nici să lăsați unele persoane fără sarcini. Există două moduri de a calcula utilizarea resurselorși le-ați putea utiliza în două etape diferite ale ciclului de viață al proiectului.
La planificarea proiectului, calculați utilizarea planificată
Formula pentru utilizarea planificată este simplă. Luați în considerare rezervările estimate ale angajaților dvs. (de exemplu, 50 de ore pe proiect pe lună) și împărțiți-le la capacitatea planificată a persoanelor (pentru cât timp vor fi disponibile într-o anumită perioadă). Desigur, efectuarea acestui calcul va fi mai ușoară atunci când dispuneți de o aplicație de gestionare a resurselor care stochează capacitatea resurselor și rezervările. (Alte câteva cuvinte despre planificarea capacității resurselor).
Care este utilitatea acestui lucru?
Gestionarea eficientă a resurselor nu este posibilă atunci când nu acordați atenție creării unor programe echilibrate pentru echipa dumneavoastră. Verificarea modului în care programele planificate sunt comparate cu capacitatea resurselor dvs. este o necesitate. (Și acesta este motivul pentru care suntem considerați o instrument de planificare a capacității de asemenea). În etapa de planificare a proiectului, probabil că mai aveți o anumită marjă de manevră. Puteți realoca unele persoane sau împărți rezervarea între mai mulți membri ai echipei.
Pe măsură ce proiectul se desfășoară, monitorizați utilizarea reală
Acest KPI este foarte similar cu cel anterior. Singura diferență este că, în loc de rezervări, luați în considerare fișele de pontaj (orele reale). Ca rezultat, veți obține o valoare procentuală a utilizării reale a echipei dvs.
Care este utilitatea acestui lucru?
Ar trebui să monitorizați în mod regulat utilizarea resurselor. Din păcate, se întâmplă adesea ca munca să nu fie echilibrată în mod egal pentru toată lumea. Unii oameni au pur și simplu mult mai multe pe cap decât alții. Cu toate acestea, se poate dovedi că aveți resurse care sunt perfect echipate pentru a finaliza o anumită activitate, dar care, de exemplu, au fost trecute cu vederea în etapa de planificare a resurselor. Evident, persoanele care trebuie să lucreze peste programul lor capacitate pot deveni frustrați și chiar să renunțe în cele din urmă la locul de muncă. În mod interesant, persoanele care sunt subutilizate nu sunt nici ei mulțumiți.
Cum se măsoară indicatorii cheie de performanță pentru gestionarea resurselor?
Vă puteți imagina probabil că calcularea tuturor acestor indicatori de performanță într-o foaie de calcul ar fi plictisitoare. În plus, scopul urmăririi parametrilor de gestionare a resurselor este de a utiliza date fiabile, la care nu aveți acces atunci când, de exemplu, compania dvs. nu utilizează sisteme de urmărire a timpului sau de gestionare a concediilor.
Cea mai eficientă modalitate de monitorizare a indicatorilor cheie de performanță menționați mai sus este să îi urmăriți într-un instrument pe care compania dumneavoastră îl utilizează pentru gestionarea resurselor. Există mai multe instrumente de gestionare a resurselor disponibile pe piață, astfel încât ar trebui să o puteți găsi pe cea potrivită pentru afacerea dvs. Suntem extrem de mândri de Teamdeck, aplicația pe care am creat-o atunci când ne-am dat seama că nu există soluții pentru agenții care să combine software de planificare a proiectelor, urmărirea timpului angajaților, și lsistem de gestionare a streașinei caracteristici.
Cum vă poate ajuta Teamdeck să vă urmăriți parametrii de gestionare a resurselor? În primul rând, este o aplicație în care puteți planifica și gestiona munca echipei dvs. fără complicații. Există un calendar de resurse - o sursă unică de adevăr cu privire la colegii dvs. de echipă:
- rezervări
- fișe de pontaj
- disponibilitate zilnică
- vacanțe.
Folosind calendarul de resurse Teamdeck, puteți răspunde cu ușurință la următoarele întrebări:
- Cine lucrează la ce proiect?
- Avem suficientă capacitate pentru a gestiona un nou proiect?
- Cine este disponibil pentru a se alătura proiectului meu (și are competențele necesare)?
- Cine este suprasolicitat și cine are timp să se ocupe de mai multe sarcini?
Deoarece puteți vedea foile de prezență ale oamenilor în calendar de resurse, trebuie să existe o modalitate prin care aceștia să urmărească timpul. Cu Teamdeck, aceștia pot fie să utilizeze o aplicație mobilă convenabilă de urmărire a timpului, fie să introducă intrările de timp manual în calendar, de exemplu, la sfârșitul fiecărei zile de lucru.
De asemenea, am conceput funcții de gestionare a concediilor pentru a asigura confortul maxim pentru toți cei implicați. Fiecare angajat poate trimite o cerere de concediu cu doar câteva clicuri, direct din calendarul resurselor. Persoanele responsabile de gestionarea resurselor văd, de asemenea, această cerere în aplicație și pot răspunde imediat. Toate concediile acceptate apar imediat în calendar pentru a evita eventualele conflicte de planificare.
Când vine vorba de măsurarea diferiților indicatori cheie de performanță, vă veți bucura cu siguranță de suita de rapoarte Teamdeck. Am conceput-o pentru a ajuta liderii de echipă, managerii de proiect și specialiștii în resurse umane să creeze rapoarte personalizate pentru proiecte și echipe.
Vă configurați raportul o singură dată, iar apoi îl puteți monitoriza în mod regulat pe parcursul proiectului. Datele vor fi actualizate în mod automat pe măsură ce persoanele se înregistrează mai multe intrări de timp, rezervările se modifică etc.
Ce este mai important, puteți introduce în rapoartele dvs. valori din afara Teamdeck, de exemplu, tarifele orare ale resurselor sau bugetele proiectelor. Formulele flexibile fac posibilă efectuarea de analize și mai avansate.
