Fie că sunteți manager de proiect sau lider de companie, prioritatea dvs. este să vă asigurați că echipa dvs. livrează proiectele cu succes: la timp și în limitele bugetului. Pe de altă parte, însă, vă doriți și ca membrii echipei dvs. să fie mulțumiți și fericiți la locul de muncă. Atingerea ambelor obiective poate părea complicată, dar ignorarea unuia dintre ele ar avea rezultate dezastruoase pentru afacerea dumneavoastră.
Ce veți obține datorită acestui articol:
- cum fac proiectul și manageri de resurse să vadă importanța gestionării resurselor
- de ce folosesc software de gestionare a resurselor
Pentru multe echipe, procesul de gestionare a resurselor s-a dovedit a fi o strategie de succes pentru atingerea ambelor obiective. De ce este gestionarea resurselor proiectului important? Este o strategie prin care se pot obține beneficii tangibile de afaceri, menținându-vă în același timp echipa fericită. Cu o gestionare eficientă a resurselor, toată lumea câștigă. Să analizăm mai îndeaproape principalele beneficii ale gestionării resurselor în ceea ce privește organizațiile și resursele.
Care sunt beneficiile gestionării resurselor?
Înainte de a trece la enumerarea beneficiilor, să recapitulăm ce vă permite să faceți gestionarea resurselor, deoarece aceasta este baza tuturor beneficiilor descrise mai jos.
În primul rând, prin utilizarea Software de gestionare a resurselor Teamdeck (fie că este vorba de o aplicație dedicată sau doar de o calendar de resurse), știți exact cine este disponibil să lucreze la proiectul dvs. și pentru cât timp. Ca urmare, puteți aloca resurse pentru diferite sarcini, ținând cont de obiectivele de afaceri.
Dar gestionarea resurselor nu se oprește la alocarea resurselor-de asemenea, trebuie să vă monitorizați echipa în timp ce lucrează la proiect și să luați decizii în consecință, de exemplu, să schimbați echipele sau să modificați și gestionarea volumului de muncă anumitor persoane. Pe scurt, gestionarea resurselor vă oferă o vizibilitate detaliată asupra capacității, volumului de lucru și performanței echipei dumneavoastră.
Ce veți câștiga atunci când veți începe să gestionați resursele în mod strategic?
Eficiența și eficacitatea realizării proiectelor
Gestionarea resurselor poate afecta în mod pozitiv realizarea proiectelor. Acesta este motivul pentru care este un aspect esențial al gestionării proiectelor. Atunci când implementați strategii planificarea resurselor și alocare, vă asigurați că persoanele potrivite lucrează la proiectele potrivite.
Eficiența și eficacitatea realizării proiectelor sunt, de asemenea, sporite, deoarece puteți identifica potențialele provocări (conflicte de planificaredeficit de resurse, prea multe ore suplimentare) în avans și ajustați calendarul proiectului înainte ca aceste probleme să se agraveze. O astfel de anticipare vă poate salva proiectul de la eșec. Atunci când au fost întrebați despre cauzele principale ale eșecurilor proiectelor lor anterioare în 2017, 23% din Respondenții Institutului de Management al Proiectului numit "inadecvat previzionarea resurselor" și "dependența de resurse".
Transparență și comunicare îmbunătățită
Managerii de proiect știu că transparența proiectului este esențială pentru a menține încrederea în cadrul echipelor lor. Gestionarea resurselor sprijină în mare măsură relațiile sănătoase dintre angajați și managerii lor, dar și dintre diferiți manageri de proiect. Motivul pentru aceasta este că, atunci când aveți o imagine de ansamblu asupra disponibilității resurselor și a volumului de lucru planificat, este puțin probabil să luați decizii greșite. Ca urmare, nu veți, de exemplu, să rezervați de două ori anumiți angajați.
De asemenea, nu trebuie să pierdeți timp cu schimburi de e-mailuri care sunt gestionate în cadrul aplicației de gestionare a resurselor. De exemplu, dacă intenționați să adăugați o anumită resursă umană la echipa dvs. de proiect, dar proiectul în sine nu este 100% aprobat, nu trebuie să luați legătura cu alți administratori de proiect și să "cereți drepturile" unor angajați. Instrumentul dvs. ar trebui să vă permită să adăugați o rezervare provizorie pentru persoana respectivă: alți manageri vor vedea că această persoană se va alătura probabil echipei dvs.
Să prezentăm un alt scenariu: de data aceasta, este vorba despre un angajat care dorește să plece într-o scurtă vacanță. Acesta trimite un e-mail către proiectul său sau manager de resurse sau un alt supervizor, iar lanțul de e-mailuri începe. Când aveți un sistem de gestionare a concediilor angajații vor putea gestiona cererile de concediu cu câteva clicuri. În plus, vacanța în sine va fi înregistrată în sistem, astfel încât nu vor exista conversații stânjenitoare de genul "Lucrezi astăzi?" în ziua respectivă. Acest lucru ne conduce de fapt la următorul punct - fericirea echipei.
Fericirea echipei
Imaginează-ți că astăzi este ziua ta liberă. Aveți niște planuri pregătite sau poate vă pregătiți doar să stați toată ziua. Oricum ar fi, cred că ar fi destul de enervant să primești e-mailuri sau mesaje Slack de la colegii tăi, ca și cum ai fi la serviciu în acea zi. Ai avea impresia că ei nu-ți observă cu adevărat programul. Același lucru este valabil și pentru momentele în care ești copleșit de muncă, dar ți se atribuie tot mai multe sarcini. Sau când ești un angajat part-time care, în mod notoriu, este invitat la reuniuni care au loc în afara orelor de lucru.
Aceste situații ar putea fi evitate atunci când utilizați un calendar de resurse și urmați cele mai bune practici de gestionare a resurselor. Este imperativ să vă faceți resursele umane să simtă că sunt băgate în seamă și că programul lor este respectat. Atunci când aveți acces ușor la programul respectiv, este mult mai ușor să fiți atenți la timpul lor. Acest lucru, la rândul său, poate crește fericirea angajaților dumneavoastră.
Membrii echipei dvs. vor aprecia, de asemenea, un volum de muncă optim, care le permite să fie productivi la locul de muncă și să păstreze în același timp un echilibru între viața profesională și cea privată. Atunci când, în calitate de manager, știți cât de mult are fiecare în farfurie, puteți depista excesul sau subutilizate oamenii imediat.
Planificarea strategică și îmbunătățirea procesului decizional
Atunci când aveți vizibilitate asupra resurselor companiei dumneavoastră, a programului și disponibilității acestora, puteți lua decizii mai bune cu privire la aspectele fundamentale ale activității dumneavoastră.
De exemplu, veți ști sigur dacă echipa dvs. are un capacitate pentru un nou proiect. Chiar dacă nu puteți observa ceva imediat în calendarul resurselor, puteți utiliza datele pentru a lua o decizie în cunoștință de cauză. Analizați activitatea echipei dvs. fișe de pontaj de la unele proiecte anterioare pentru a vedea modelele de performanță ale acestora sau verificați performanțele actuale ale companiei dvs. utilizarea resurselor-gestionarea resurselor vă oferă instrumente valoroase pentru a vă ajuta să luați decizii dificile.
De asemenea, puteți planifica mai bine recrutările viitoare: iată cum să utilizați rapoartele de utilizare a echipei și datele istorice pentru previziuni privind resursele umane.
Reducerea costurilor
Știți deja că gestionarea resurselor va îmbunătăți comunicarea echipei dvs. și, în consecință, vă va permite să economisiți bani. Ceea ce este, de asemenea, important este că utilizarea unui software dedicat vă va ajuta să reduceți unele costuri administrative inutile (completarea fișelor de pontaj pe hârtie sau urmărirea absențelor manual). Dacă sunteți interesat să aflați cum să economisiți bani cu ajutorul instrumentelor de gestionare a resurselor, ar trebui să consultați cu siguranță Studiu de caz Apptension. Ei au reușit să economisească aproape $10k pe lună odată ce au implementat Teamdeck în organizație.
Ce este gestionarea eficientă a resurselor?
Beneficiile prezentate mai sus sunt însoțite de un asterisc: acestea sunt vizibile numai atunci când procesul de gestionare a resurselor este eficient. Poate că vă întrebați: cum mă asigur că eforturile mele sunt încununate de succes? Soluția pe scurt este următoarea: urmați cele mai bune practici și monitorizați în mod regulat rezultatele. Iată cum.
Aici, pe blogul Teamdeck, publicăm în mod regulat ghiduri de gestionare a resurselor și de gestionare a proiectelor atât pentru începători, cât și pentru profesioniști. Dacă doriți să aflați mai multe despre gestionarea eficientă a resurselor, poate doriți să începeți cu acest gestionarea resurselor proiectului ghid.
Aceste articole de blog vă vor ajuta, de asemenea, să deveniți mai buni în gestionarea resurselor:
- Gestionarea eficientă a resurselor proiectului
- Gestionarea volumului de muncă al echipei
- Planificarea resurselor în managementul proiectelor
- Alocarea resurselor - un ghid complet pentru managerii de proiect
Măsurați-vă eforturile de gestionare a resurselor
Monitorizarea rezultatelor este cea mai bună modalitate de a identifica zonele de îmbunătățire și de a vedea ce funcționează bine în ceea ce privește gestionarea resurselor proiectului.
Ce puteți măsura?
- eficiența proceselor de planificare a resurselor (comparați orele estimate cu cele monitorizate)
- utilizarea resurselor umane (pentru a identifica atât angajații suprasolicitați, cât și pe cei subutilizați)
- valoarea orelor suplimentare și distribuția acestora
- defalcarea bugetului proiectului dvs.
- costurile și timpul înregistrat de diferite echipe de proiect și roluri în cadrul acestor proiecte.
Desigur, urmărirea acestor parametri este imposibilă dacă nu colectați date despre disponibilitatea, rezervările, timpul de lucru sau concediile echipei dvs. Unele instrumente de gestionare a proiectelor au funcții dedicate gestionării resurselor, dar puteți utiliza și un software dedicat gestionării resurselor pentru a vă analiza procesele.
Teamdeck este un software de gestionare a resurselor care vă permite să planificați resursele în cadrul mai multor proiecte. Angajații înșiși își pot planifica programul de concediu, pot înregistra disponibilitatea și pot urmări timpul pe care l-au petrecut lucrând la diferite sarcini. Funcțiile de raportare ale Teamdeck vă permit să creați tablouri de bord analitice cu actualizare automată pe care le puteți partaja ulterior cu managerii sau clienții dumneavoastră. Puteți să vă înscrieți și să încercați aplicația gratuit aici.
Dacă sunteți în căutarea unor modele și idei de rapoarte de proiect, ar trebui să consultați aceste articole:
- Elaborarea unui raport de proiect solid + urmăriți bugetul proiectului
- Creați o imagine puternică raport foaie de prezență
- Construiți un sistem eficient urmărirea absențelor proces
Sunteți pregătit să introduceți gestionarea resurselor în organizația dumneavoastră?
Sperăm că această postare pe blog v-a convins că gestionarea resurselor ar putea aduce beneficii substanțiale pentru afacerea dumneavoastră. În același timp, înțelegem că implementarea unui nou proces la nivelul întregii companii poate fi o sarcină dificilă. Dacă acesta este cazul dumneavoastră, puteți programați un apel cu Aniela, expertul nostru în succesul clienților. Ea vă va ajuta să vă dați seama de nevoile de gestionare a resurselor companiei dvs., vă va arăta cum să gestionați eficient resursele cu un instrument dedicat și va stabili un plan pentru introducerea acestei strategii în organizația dvs.
