Răspunsul scurt este: da, ar trebui! O declarație de lucrări (SOW) bună vă poate scuti de o mulțime de stres, timp și costuri. Sună ca ceva ce merită încercat, nu-i așa? În această postare pe blog, vom acoperi elementele de bază ale redactării unei declarații de lucrări eficiente. De asemenea, vom trece în revistă cele mai importante beneficii ale acestui document. Dar, mai întâi, să ne oprim puțin pentru a explica ce este un SOW și locul său în procesul de gestionare a proiectelor.
A Guide to the Project Management Body of Knowledge defines the project Statement of Work ca o descriere narativă a produselor, serviciilor sau rezultatelor care urmează să fie furnizate de un proiect (sursă: Ghidul PMBOK® - ediția a cincea).
În esență, este un document care prezintă diferite aspecte ale proiectului, inclusiv:
Declarația de lucrări trebuie să fie semnată de toate părțile interesate din cadrul proiectului și face adesea parte dintr-un contract de proiect.
S-ar putea să vă întrebați care este diferența dintre o declarație de lucrări și domeniul de aplicare al lucrărilor. Primul este numele documentului care include, de obicei, domeniul de aplicare al proiectului. Când spunem "domeniul de aplicare", ne referim de obicei la munca care trebuie efectuată pentru a livra un proiect. Documentarea domeniului de aplicare este un element esențial al unei gestionarea domeniului de aplicare a proiectului. Puteți face acest lucru prin crearea așa-numitei structuri de defalcare a lucrărilor (WBS), care vă permite să vizualizați un domeniu de aplicare. Ar putea fi, de asemenea, o idee bună să adăugați WBS la declarația dvs. de lucrări.
La începutul acestei postări pe blog, am menționat că o declarație de lucru bună vă poate scuti de o mulțime de nervi și bani. Acest lucru este valabil mai ales atunci când lucrați cu părți interesate externe, iar proiectul dvs. este destul de complex. Având o singură sursă de adevăr cu privire la munca pe care ar trebui să o faceți și cea pe care nu ar trebui să o faceți poate fi salvatoare. Datorită unei declarații de lucrări, puteți:
[/vc_column_text]
Este esențial să rețineți că proiectele pot fi foarte diferite, astfel încât, în funcție de natura proiectelor pe care le livrează, diferite companii pot utiliza Statements of Work foarte diferite. Cu toate acestea, există câteva elemente pe care SOW-ul dvs. le va include de obicei. Să le analizăm unul câte unul:
Introducerea la declarația de activitate este locul în care puteți rezuma proiectul și prezenta toate părțile implicate. Rezumatul proiectului este de obicei locul în care explicați scopul și viziunea proiectului. Despre ce este vorba în acest proiect? Care este obiectivul de afaceri pentru livrarea acestuia? Ce problemă va rezolva produsul final?
Explicarea acestor elemente în partea de început a SOW vă va ajuta să dați tonul întregului document și, de asemenea, să oferiți o justificare pentru includerea sau neincluderea anumitor livrabile în domeniul de aplicare.
În această parte a declarației dvs. de activitate, încercați să răspundeți la două întrebări:
Este de înțeles că această secțiune nu poate fi prea vagă, deoarece ar putea conduce la unele neînțelegeri. Pe de altă parte, este posibil să nu puteți, de exemplu, să prezentați toate sarcinile în acest moment. Dacă acesta este cazul - este în regulă. Lucrul esențial este să reflectați cu exactitate domeniul de aplicare asupra căruia ați convenit împreună cu alte părți interesate.
Puteți trece de la o prezentare generală a domeniului de aplicare la enumerarea anumitor etape și sarcini pe care echipa de proiect va trebui să le îndeplinească. Nu uitați de realizări și fiți specific în legătură cu acestea. Este esențial să evitați frazele ambigue, cum ar fi afirmația că veți livra asta sau aia. Dacă doriți ca declarația dvs. de activitate să fie utilă în eventualele negocieri viitoare cu clientul, aceasta trebuie să fie cât mai clară posibil.
De asemenea, ar putea fi o idee bună să includeți un domeniu de aplicare negativ în SOW. Este vorba despre aceste elemente ale proiectului care au fost discutate cu clientul sau care sunt prezente în produsele concurenților, dar în cele din urmă ați convenit să nu le includeți în domeniul de aplicare.
Pe măsură ce descrieți diferite etape ale proiectului, ați putea dori să includeți etapele principale ale proiectului și termenele limită. Unele proiecte vor avea termene limită fixe, în timp ce altele nu, astfel încât nu veți putea specifica întotdeauna perioada exactă de execuție. Totuși, este util să comunicați cel puțin diferitele faze ale proiectului în SOW și perioada aproximativă de timp pe care ar trebui să o dureze acestea.
Am subliniat deja că trebuie să folosiți un limbaj precis în Declarația de activitate și să prezentați proiectul cu acuratețe. Același lucru este valabil și pentru standardele și criteriile de acceptare pe care SOW-ul dvs. ar trebui să le includă.
Imaginați-vă că echipa dvs. lucrează la o aplicație mobilă pentru client. Nu este suficient să descrieți doar caracteristicile aplicației în SOW. Ce se întâmplă dacă aplicația dvs. funcționează conform specificațiilor pe majoritatea dispozitivelor mobile, dar nu pe toate? Dacă tu și clientul nu ați căzut de acord asupra unei liste de platforme pentru care aplicația este destinată, ți-ar fi greu să susții că lucrarea este finalizată cu succes. Acesta este motivul pentru care este atât de important să includeți unele standarde specifice industriei. Pentru proiectele de dezvoltare de software, acestea pot include detalii despre:
De asemenea, puteți menționa responsabilitățile clientului în documentul SOW - de exemplu, trebuie să furnizeze bunuri?
În cele din urmă, înregistrați definiția succesului proiectului: cum se așteaptă clientul să fie un proiect de succes? Cine va fi însărcinat să stabilească dacă proiectul este un succes?
Informațiile privind bugetul fac parte integrantă din SOW. Dacă sunteți în măsură să prezentați costurile proiectului, scrieți-le. Dacă lucrați pe bază de timp și materiale sau există un alt acord, explicați clar termenii acestuia. Nu uitați de costurile suplimentare ale proiectului: taxe de licență, echipamente, deplasări etc.
Calendarul plăților trebuie, de asemenea, să fie specificat în SOW. Când ar trebui să așteptați plata? Există plăți eșalonate? În calitate de companie responsabilă de proiect, este în interesul dvs. să nu lăsați loc pentru îndoieli în nicio parte a SOW și, de înțeles, această secțiune nu face excepție.
Ați colectat toate detaliile necesare în declarația de activitate? Asigurați-vă că toate părțile implicate sunt familiarizate cu documentul și obțineți semnarea acestuia.
Până acum, ați înțeles valoarea unei declarații de lucrări bine redactate. Indiferent dacă conduceți o agenție de tip boutique sau lucrați pentru o organizație mai mare, acesta este un element util al procesului de gestionare a proiectelor al echipei dvs. Împărtășiți ghidul nostru cu managerii de proiect din compania dvs. și încurajați-i să creeze documente SOW pentru diferitele proiecte pe care le conduc.
Aici, pe blogul Teamdeck, împărtășim adesea ghiduri de gestionare a proiectelor. Iată câteva piese pe care tu și colegii tăi de echipă le puteți găsi utile:
Calendarul de resurse (sau calendarul de management al proiectului, sau calendarul de planificare a proiectului, software-ul de planificare a resurselor) vă permite să planificați, să gestionați și să alocați resursele mai eficient și mai eficace - mai ales dacă Microsoft Excel a avut un rol principal în...
Care este obiectivul final al managerilor de proiect? Finalizarea cu succes a proiectelor lor. Înșiși managerii de proiect recunosc că acest lucru nu se întâmplă prea des: conform ultimului sondaj Pulse of the Profession, mai puțin de 60% din proiecte sunt finalizate fie...
Gestionarea capacității este o strategie utilizată de întreprinderi pentru a utiliza cât mai bine eficiența producției în raport cu cererea pentru un serviciu sau un produs. Scopul final al gestionării capacității este de a: Identificarea și...