Som byråeier eller leder for et kreativt team har du sikkert allerede hørt at tidsregistrering øker byråets produktivitet og gir virksomheten et betydelig løft. Likevel er noen team skeptiske til tidsregistrering, da det kan føles påtrengende. Men når alt kommer til alt, hvis du velger beste programvare for tidsregistrering av ansatte Hvis du kan tilpasse tidsregistrering til teamets behov og skape en kultur for tidsregistrering, er det et svært nyttig verktøy. I dette blogginnlegget går vi gjennom ulike fordeler som byrået ditt kan merke når du begynner med tidsregistrering.
Ved å be medarbeiderne dine om å registrere tiden sin får du god oversikt over hvordan de kreative teamene bruker tiden sin. Du får vite hvem som er overarbeidet og hvem som har for få oppgaver. Du får også vite hvilke kundeprosjekter som står i fare for å bli forsinket eller gå over budsjett. Denne innsikten gir deg mulighet til å:
Hvis du ikke bruker timelister til å fakturere kundene dine, er sjansen stor for at du fakturerer dem for lite. Mange ansatte glemmer å registrere at de har brukt en time eller to ekstra på et gitt prosjekt. Dessverre har disse ufakturerte timene en tendens til å hope seg opp i et månedlig eller årlig perspektiv. Som byrå har du ikke råd til å ha lignende pengelekkasjer. Med nøyaktige timelister kan du se hva alle har holdt på med. Ingen kundeoppdrag vil gå ubemerket hen.
[/vc_column_text]
Byråhverdagen kan være hektisk, og de fleste ansatte er ikke fremmed for å legge inn noen ekstra timer. Byråer bør likevel ikke ignorere de ansattes arbeidsmengde, da konsekvensene av overbelastning kan være svært alvorlige. Samtidig kan ansatte som rett og slett ikke har nok arbeidsoppgaver til å fylle dagene sine, få er også misfornøyde. Som teamleder bør du forsøke å opprettholde en balansert ressursutnyttelse. Takket være timelister kan du enkelt se hvem som har for mye å gjøre og hvem som er underutnyttet.
Mange byråer fakturerer kundene sine etter en time- og materialmodell. Hvis det er tilfelle for deg, har du ingen unnskyldning for ikke å spore teammedlemmenes tid. Når du har nøyaktige timelister, er det veldig enkelt å utstede en faktura basert på dem. Økonomiavdelingen din vil definitivt sette pris på å ha tilgang til omfattende data om prosjektarbeidet.
Ressursprognoser betyr å forutsi hvor mange ressurser du vil trenge og når. Historiske data fra teamets timelister vil være til stor hjelp her. Se på hvor mye tid teamene dine har brukt i ulike måneder eller uker, og du vil sannsynligvis oppdage mønstre (f.eks. flere timer i forbindelse med vinterferiekampanjer). I stedet for å forhaste deg med å rekruttere nye medarbeidere eller ansette frilansere til en høyere kostnad, kan du i år sikre deg flere menneskelige ressurser på forhånd.
Byråer jobber ofte med kontraktører eller frilansere. Be dem om å registrere tid sammen med teamet ditt, så ser du hvor mye tid de bruker på prosjektet ditt og hvor mye du bør betale dem. Hvis du bruker TeamdeckDu kan også be disse personene om å loggføre sin daglige tilgjengelighet. Da vet du nøyaktig hvor mye tid de kan bruke på prosjektet ditt, og når.
Riktignok er estimater sjelden *virkelig* nøyaktige, men tidsregistrering vil hjelpe deg med å forbedre byråets estimeringsprosess. Først kan du analysere tidligere prosjekter ved å se på estimater og faktiske tall (planlagte timer og sporet tid). Prøv å identifisere mønstre: Det kan for eksempel vise seg at teamet ditt ofte underestimerer designfasen av prosjektet. Med denne innsikten kan du utarbeide de neste estimatene med større selvtillit.
I de foregående avsnittene nevnte vi mønstre som ofte er synlige i timelister. Når du ser på teamets tidsregistreringer, kan du også oppdage noen forbedringsområder når det gjelder produktiviteten. Du kan for eksempel bli overrasket over hvor mange timer de ansatte bruker på å sitte i møter. Sannsynligheten er stor for at du får umiddelbare ideer til hvordan du kan optimalisere bedriftens interne prosesser eller forbedre prosjektledelsesteknikkene dine. Det er enda mer nyttig når teamet ditt sporer tid, og merker både ikke-fakturerbare og fakturerbare timer. På denne måten får du raskt oversikt over hvilke aktiviteter som koster mest.
Apropos fakturerbare timer, de er også svært viktige når det gjelder å vurdere lønnsomheten i prosjektene dine. Det kan være at teamet ditt jobber veldig hardt på et prosjekt, klarer å levere det i tide, men at byrået likevel knapt tjener penger. Hvis det er tilfelle, bør du definitivt se etter muligheter for å optimalisere prisingen eller forhandle om kontraktsvilkårene. Hvis du for eksempel behandler implementering av endringer som kunden har bedt om som ikke-fakturerbar tid, men dette likevel utgjør en stor del av teamets timelister, bør du kanskje ta betalt for det likevel. Tidsregistrering gir deg verktøy til å forklare og begrunne disse beslutningene overfor kundene dine.
Du ønsker at byråteamet ditt skal trives og være engasjert på jobb. Det sier seg selv. Ved å følge med på tiden deres, er du sikker på at du har kontroll på arbeidsmengden. Er det noen som nylig har begynt å loggføre overtid? Du vil se dette i timelisten og vil kunne reagere eller forbedre gjeldende overtidsstyring. Medarbeiderne dine vil sette pris på å jobbe i en bedrift der innsatsen deres blir lagt merke til. De vil sannsynligvis også se at tidsregistrering har en positiv effekt på deres personlige produktivitet.
På markedet finnes det mange prosjektstyringsverktøy (også for den kreative bransjen) eller - for å være mer spesifikk - tidsregistreringsapper. Fra helhetlige plattformer til verktøy som er dedikert til spesifikke oppgaver og ansvarsområder. Alle med litt forskjellige funksjoner og bruksområder, og noen ganger med alle de nødvendige funksjonene til en rimelig pris.
I en av våre siste artikler ga vi tips om hvordan velge programvare for tidsregistrering av ansatte. Kort sagt må du finne ut hva du ønsker å oppnå med en sporingsapp, og hvordan teamet ditt skal bruke den. Deretter velger du det verktøyet som passer best til dine behov.
I Teamdecker en praktisk tidsregistrering en del av en komplett programvare for ressursstyring, som også kan hjelpe deg med ressursplanlegging og permisjonshåndtering. Hvis du vil ta en nærmere titt på appen vår, få en 30-dagers GRATIS prøveperiode eller Avtal en konsultasjon med Aniela, vår ekspert på kundesuksess.
Effektiv ressursplanlegging er et avgjørende mål for bedrifter av alle størrelser, enten de driver virksomhet på nettet eller i tradisjonelle bransjer. Gitt det store mangfoldet av virksomheter som har behov for ressursplanlegging, er det utfordrende å gi en anbefaling som passer for alle...
Team over hele verden står overfor lignende utfordringer når det gjelder å planlegge teamets tidsplan. Å lage en prosjektplan er vanskelig i seg selv, og det er enda vanskeligere å holde den oppdatert og reagere på endringer...
Som programvarehus har vi testet mange, kanskje de beste tidsstyringsappene. I IT- og programvarebransjen - som for det meste har forretningskunder fra USA og Storbritannia - er vi vant til å jobbe med en absolutt...