Tidsregistrering for byråer - en ressursplanleggers synspunkt

Oppnå bedre ressursutnyttelse

Byråhverdagen kan være hektisk, og de fleste ansatte er ikke fremmed for å legge inn noen ekstra timer. Byråer bør likevel ikke ignorere de ansattes arbeidsmengde, da konsekvensene av overbelastning kan være svært alvorlige. Samtidig kan ansatte som rett og slett ikke har nok arbeidsoppgaver til å fylle dagene sine, få er også misfornøyde. Som teamleder bør du forsøke å opprettholde en balansert ressursutnyttelse. Takket være timelister kan du enkelt se hvem som har for mye å gjøre og hvem som er underutnyttet.

Effektiv fakturering av byråets kunder

Mange byråer fakturerer kundene sine etter en time- og materialmodell. Hvis det er tilfelle for deg, har du ingen unnskyldning for ikke å spore teammedlemmenes tid. Når du har nøyaktige timelister, er det veldig enkelt å utstede en faktura basert på dem. Økonomiavdelingen din vil definitivt sette pris på å ha tilgang til omfattende data om prosjektarbeidet.

Prognoser for byråets ressurser

Ressursprognoser betyr å forutsi hvor mange ressurser du vil trenge og når. Historiske data fra teamets timelister vil være til stor hjelp her. Se på hvor mye tid teamene dine har brukt i ulike måneder eller uker, og du vil sannsynligvis oppdage mønstre (f.eks. flere timer i forbindelse med vinterferiekampanjer). I stedet for å forhaste deg med å rekruttere nye medarbeidere eller ansette frilansere til en høyere kostnad, kan du i år sikre deg flere menneskelige ressurser på forhånd.

Hold oversikt over oppdragstakere, frilansere og deltidsansattes arbeid

Byråer jobber ofte med kontraktører eller frilansere. Be dem om å registrere tid sammen med teamet ditt, så ser du hvor mye tid de bruker på prosjektet ditt og hvor mye du bør betale dem. Hvis du bruker TeamdeckDu kan også be disse personene om å loggføre sin daglige tilgjengelighet. Da vet du nøyaktig hvor mye tid de kan bruke på prosjektet ditt, og når.

Lag bedre estimater for fremtidige prosjekter

Riktignok er estimater sjelden *virkelig* nøyaktige, men tidsregistrering vil hjelpe deg med å forbedre byråets estimeringsprosess. Først kan du analysere tidligere prosjekter ved å se på estimater og faktiske tall (planlagte timer og sporet tid). Prøv å identifisere mønstre: Det kan for eksempel vise seg at teamet ditt ofte underestimerer designfasen av prosjektet. Med denne innsikten kan du utarbeide de neste estimatene med større selvtillit. 

Øke produktiviteten

I de foregående avsnittene nevnte vi mønstre som ofte er synlige i timelister. Når du ser på teamets tidsregistreringer, kan du også oppdage noen forbedringsområder når det gjelder produktiviteten. Du kan for eksempel bli overrasket over hvor mange timer de ansatte bruker på å sitte i møter. Sannsynligheten er stor for at du får umiddelbare ideer til hvordan du kan optimalisere bedriftens interne prosesser eller forbedre prosjektledelsesteknikkene dine. Det er enda mer nyttig når teamet ditt sporer tid, og merker både ikke-fakturerbare og fakturerbare timer. På denne måten får du raskt oversikt over hvilke aktiviteter som koster mest.

Optimaliser prisingen din

Apropos fakturerbare timer, de er også svært viktige når det gjelder å vurdere lønnsomheten i prosjektene dine. Det kan være at teamet ditt jobber veldig hardt på et prosjekt, klarer å levere det i tide, men at byrået likevel knapt tjener penger. Hvis det er tilfelle, bør du definitivt se etter muligheter for å optimalisere prisingen eller forhandle om kontraktsvilkårene. Hvis du for eksempel behandler implementering av endringer som kunden har bedt om som ikke-fakturerbar tid, men dette likevel utgjør en stor del av teamets timelister, bør du kanskje ta betalt for det likevel. Tidsregistrering gir deg verktøy til å forklare og begrunne disse beslutningene overfor kundene dine.

Forbedre medarbeidertilfredsheten

Du ønsker at byråteamet ditt skal trives og være engasjert på jobb. Det sier seg selv. Ved å følge med på tiden deres, er du sikker på at du har kontroll på arbeidsmengden. Er det noen som nylig har begynt å loggføre overtid? Du vil se dette i timelisten og vil kunne reagere eller forbedre gjeldende overtidsstyring. Medarbeiderne dine vil sette pris på å jobbe i en bedrift der innsatsen deres blir lagt merke til. De vil sannsynligvis også se at tidsregistrering har en positiv effekt på deres personlige produktivitet.

Hvordan velge riktig programvare for tidsregistrering i byråer?

På markedet finnes det mange prosjektstyringsverktøy (også for den kreative bransjen) eller - for å være mer spesifikk - tidsregistreringsapper. Fra helhetlige plattformer til verktøy som er dedikert til spesifikke oppgaver og ansvarsområder. Alle med litt forskjellige funksjoner og bruksområder, og noen ganger med alle de nødvendige funksjonene til en rimelig pris.

I en av våre siste artikler ga vi tips om hvordan velge programvare for tidsregistrering av ansatte. Kort sagt må du finne ut hva du ønsker å oppnå med en sporingsapp, og hvordan teamet ditt skal bruke den. Deretter velger du det verktøyet som passer best til dine behov.

I Teamdecker en praktisk tidsregistrering en del av en komplett programvare for ressursstyring, som også kan hjelpe deg med ressursplanlegging og permisjonshåndtering. Hvis du vil ta en nærmere titt på appen vår, få en 30-dagers GRATIS prøveperiode eller Avtal en konsultasjon med Aniela, vår ekspert på kundesuksess.

Leter du etter programvare for tidsregistrering for byråer valgt av Circus Maximus, Hill-Knowlton, Wunderman Thompson?