Ønsker du å få Slack-oppdateringer om teamets arbeid og tilgjengelighet? Det kan du gjøre ved å koble Teamdeck med Slack ved hjelp av vår innebygde integrasjon. I dette blogginnlegget viser vi deg hvordan du kobler til disse appene og setter opp nyttige Slack-varsler for ressursstyring.
Slack-integrasjonen er tilgjengelig for alle organisasjoner med mer enn to Teamdeck-brukere.
Du må ha eierrettigheter for å sette opp integrasjonen i Teamdeck. Du må også kunne godkjenne nye apper i teamets Slack-arbeidsområde.
Gå til Teamdeck-kontoen din og klikk på Innstillinger i den øverste menylinjen. Gå deretter til Integrasjoner, der du ser Slack blant de mulige tilkoblingene.
Klikk på "Start integrasjon". Neste trinn vil være å tillate denne integrasjonen i Slack-kontoen din.
Når integrasjonen er godkjent, kan du gå tilbake til Teamdeck-kontoen din. I "Innstillinger" -> "Integrasjoner" -> "Slack - administrer integrasjon" ser du en liste over mulige varsler du kan sette opp i Slack-arbeidsområdet ditt. La oss gå gjennom dem en etter en i neste del av dette blogginnlegget.
Den første kategorien oppdateringer du kan sende til Slack-arbeidsområdet ditt, gjelder teamets bookinger. Du kan for eksempel velge å sende et Slack-varsel hver gang det er en ny booking i teamet ditt. Først må du slå på dette varselet og deretter velge kanalen der du vil motta oppdateringene. I vårt tilfelle er det en Slack-kanal for PM-er, som virker som et ideelt sted å legge ut slike oppdateringer.
Fra nå av vil du se et notat om dette i den valgte Slack-kanalen når det skjer en endring i noens bookinger (ny booking lagt til, redigert booking, fjernet booking):
Det andre alternativet i kategorien "Bookings" er å sende en daglig oppsummering av bookinger. Du må spesifisere kanalen der du ønsker å motta oppdateringen. I tillegg må du velge tidspunktet du ønsker å motta den.
I tillegg kan du velge opptil tre egendefinerte felt som inneholder ekstra informasjon vi kan legge til i Slack-sammendraget. Avhengig av hvilke egendefinerte felt bedriften din bruker, kan dette f.eks. være den ansattes stillingstittel.
Du kan også bruke Slack- og Teamdeck-integrering for å få rask innsikt i teamets tilgjengelighet. Når du planlegger de ansattes arbeid, bør du sørge for at de ikke blir overarbeidet, men du må også holde øye med underutnyttede medarbeidere.å ha for lite å gjøre gjør folk ulykkelige også.
Heldigvis kan du sette opp en ukentlig Slack-oppdatering for å se en liste over personer som oppfyller visse kriterier, og sjekke hvor mye kapasitet de har igjen til neste uke.
Hvis alle medarbeiderne dine har bookinger som samsvarer med kapasiteten deres, vil du motta en melding som denne:
Ukentlige oppdateringer er absolutt nyttige, men det kan være lurt å sjekke hvilke teammedlemmer som er tilgjengelige på forespørsel. Det kan du gjøre ved å slå på snarveien "Tilgjengelige ressurser i Slack".
Når den er på, kan du gå til Slack, begynne å skrive "/" og deretter søke etter Teamdeck i forslagsboksen.
Velg snarveien Tilgjengelige ressurser, og du får opp et skjema der du kan spesifisere forespørselen din - datointervallet du ser på, og andre kriterier som kan være viktige for deg. Når du har fylt ut skjemaet, får du opp en Slack-melding med en liste over tilgjengelige ressurser og deres daglige kapasitet i den valgte perioden.
Når vi ser på denne meldingen, er det lett å se at vi definitivt kan legge til noen bestillinger i kalenderen til Mike eller til og med tildele ham et nytt prosjekt, ettersom han ser ut til å være helt ledig neste uke. Alice har også litt ledig kapasitet.
De neste alternativene som er tilgjengelige i Teamdeck + Slack-integrasjonen, gjelder teamets fridager og ferier.
Den første typen varsel informerer deg om oppdateringer som er gjort i folks feriekalender - nye ferier, redigerte ferier, fjernede ferier. Det er spesielt nyttig for å oppdage ferieforespørsler sendt av dine ansatte:
I tillegg kan du velge å ikke motta oppdateringer om ferier som er lagt til av bestemte personer i teamet ditt. Det kan for eksempel være en HR-medarbeider som har ansvaret for å legge til ferier i kalenderen til de ansatte. Ved å ignorere deres oppdateringer vil du bare se forespørsler som er lagt inn direkte av andre ansatte.
På samme måte som med bestillinger, kan du også få en daglig oversikt over ferier. Dette er en god påminnelse for teamlederne dine, slik at de kan se hvilke av deres direkte underordnede som er borte fra kontoret. Du kan også sette opp en oversikt over ventende ferieforespørsler for å sørge for at de ansatte ikke venter for lenge på en avgjørelse angående ferieforespørselen sin.
Det siste alternativet i kategorien Ferier er en snarvei. Slå den på for å la dine ansatte be om ferie direkte fra Slack, uten å måtte gå inn i Teamdeck. De trenger bare å skrive "/" i en hvilken som helst kanal, og deretter velge riktig snarvei - "Request Vacation".
Det vises et modalvindu som de skal fylle ut:
Når du sender inn en slik ferieforespørsel, vises den i Teamdeck som en ventende forespørsel. Den kan også vises i Slack hvis ferieoppdateringer er slått på. Når en av lederne endrer statusen til ferieforespørselen til akseptert eller avvist, vil den ansatte også bli varslet via Slack:
Det er en flott måte å skape en sømløs prosess for å håndtere de ansattes forespørsler om avspasering.
Den siste kategorien av oppdateringer du kan sende til Slack-arbeidsområdet ditt via Teamdeck-integrasjonen, handler om timelister. Først og fremst kan du velge å sende oppdateringer om nye, redigerte eller fjernede tidsoppføringer som vises i teamets timelister:
I tillegg kan du også sette opp daglige varsler som minner de ansatte om å fylle ut timelistene sine.
Ved hjelp av Slack for ressursstyring kan være en fin måte å øke produktiviteten på og sørge for at ingen viktige oppdateringer går ubemerket hen. Når Teamdeck og Slack kombineres, kan prosjektledere og teamledere ikke bare planlegge teamets arbeid grundig, men også overvåke det i sanntid uten unødvendig bryderi.
Hvis du har spørsmål om Teamdeck + Slack-integrasjonen, kan du sende oss en melding via chatten. Vi svarer gjerne på spørsmålene dine og hjelper deg med å sette opp tilkoblingen.
Effektiv ressursplanlegging er et avgjørende mål for bedrifter av alle størrelser, enten de driver virksomhet på nettet eller i tradisjonelle bransjer. Gitt det store mangfoldet av virksomheter som har behov for ressursplanlegging, er det utfordrende å gi en anbefaling som passer for alle...
Bedrifter legger vanligvis mye arbeid i ressursallokering. Du ønsker å holde alle opptatt, samtidig som du sørger for at oppgavene deres er verdifulle (noe som ofte betyr fakturerbare) for selskapet. Det blir virkelig vanskelig når teamet ditt...
Team over hele verden står overfor lignende utfordringer når det gjelder å planlegge teamets tidsplan. Å lage en prosjektplan er vanskelig i seg selv, og det er enda vanskeligere å holde den oppdatert og reagere på endringer...