Som prosjektleder eller teamleder må du alltid ha oversikt over prosjektets kostnader. Det spiller ingen rolle om prosjektet er et internt prosjekt eller noe som er sponset av eksterne interessenter: Når du vet hvor store kostnader det har generert, kan du lede teamet ditt på en bedre måte og potensielt forbedre kostnadsstyringsplanen.
Hva vil du få med denne artikkelen:
I dette blogginnlegget skal vi viser deg hvordan du kan spore prosjektutgifter ved hjelp av Teamdeck programvare for ressursplanlegging. Vi fokuserer på kostnadene som genereres av medarbeiderne som jobber på prosjektet - en slik analyse vil være spesielt nyttig for selskaper som jobber på time- og materialbasis, der hver time teller med i det totale budsjettet. Andre prosjektrelaterte kostnader er selvsagt også viktige, men de er ofte mye enklere å spore.
La oss først oppsummere de viktigste fordelene ved å bruke en robust app for prosjektbudsjettsporing.
Vi tror det er ganske sikkert at du forstår hvor viktig det er å holde oversikt over prosjektkostnadene. Problemet er bare at mange bedrifter fortsatt bruker utdaterte verktøy for å kontrollere prosjektbudsjettene, særlig regneark. Vi vil hevde at bruk av et dedikert verktøy for prosjektplanlegging, enten det er en programvare for styring av markedsføringsprosjekter eller en ressursfokusert som Teamdeck, gir deg en betydelig fordel.
Først og fremst må dataene være presise og oppdaterte. Når du har planlagt budsjettet nøye, må du kunne se om alt går etter planen. Det er ikke lett å holde regnearkene nøyaktige, spesielt ikke når du må følge med på flere teammedlemmers arbeid.
Det kan være nyttig å be dem om å fylle ut timelister, men det kan være et upraktisk alternativ, spesielt hvis teamet ditt jobber på farten (f.eks. event management). Teamdeck er en enkelt kilde til sannheten om dine teamets arbeidsmengde og timelister.
Alle ansatte kan legge inn sine tidsregistreringer manuelt eller bruke en mobil tidsregistrering, avhengig av hva som føles mest behagelig. Prosjektledere kan enkelt beregne prosjektkostnader basert på hvor mye tid hvert teammedlem har brukt på prosjektet.
Det andre viktige aspektet ved sporing av prosjektkostnader er å kunne grave dypere i dataene raskt. Det kan være lurt å undersøke utgiftene som genereres av ulike team, eller vurdere hvordan ulike uker ser ut sammenlignet med hverandre. Med apper med prosjektrapporteringsfunksjoner kan du enkelt gjøre dette uten å bruke for mye tid på å redesigne rapporten. Prosjektkostnadsrapporten er alltid tilgjengelig og oppdatert, klar til å analyseres videre eller deles med andre.
[/vc_column_text]
Det første du må gjøre er å opprette en Teamdeck-konto. Du kan teste appen gratis i syv dager og utforske alle funksjonene i løpet av denne perioden, inkludert kraftige prosjektrapporter. Registrer deg her.
Før du kan begynne å analysere prosjektkostnadene dine, må du ha noen data å spore. For nye Teamdeck-brukere finnes det to alternativer her:
Når du har noen data å analysere, kan du gå til toppmenyen i appen og klikke på "Rapporter".
Når du klikker på "Opprett en ny rapport", kan du velge mellom malrapporter eller opprette en rapport fra bunnen av. I denne veiledningen starter vi med en tom rapport, så klikk på "opprett egendefinert".
Merknad: en mal som heter Prosjektbudsjett vil være et godt alternativ for kostnads- og budsjettoppfølging hvis du ønsker å få et forsprang her.
Nå som du har prosjektrapporten din, må du gi den et navn og velge datointervall.
Er du klar? La oss begynne å legge til diagrammer og tabeller i oppfølging av prosjektbudsjett rapport.
Det er nyttig å sammenligne de estimerte kostnadene med de faktiske kostnadene i rapportene for sporing av prosjektkostnader. I Teamdeck kan du beregne estimatene ved hjelp av teamets bookinger og bruke timelistene deres som faktiske kostnader. La oss lage et linjediagram med disse to verdiene:
Ved å se på dette diagrammet kan vi se at linjen for timelister har krysset linjen for bestillinger på et tidspunkt, og at den faktiske tidsbruken har vært mye høyere enn estimatene siden den gang. Det er et godt utgangspunkt for en grundigere analyse av prosjektets budsjett.
Merk: Som du kan se, er det bare ett av prosjektene som er synlig i dette diagrammet. Det er fordi vi har brukt et filter og bestemt oss for å bare analysere dette prosjektet:
Nå legger vi til en tabell der vi kan beregne kostnadene for prosjektet basert på ressursenes timelister.
Begynn med å legge til en tabell i rapporten. Som standard vil den ha et par kolonner, men du kan fjerne alle unntatt timelistene. Vi må nå legge til to nye kolonner - én for å angi timekostnaden for arbeidet ("timepris") og én for totalkostnaden ("prosjektets kostnader").
Begge kolonnene vil bestå av verdier som ikke samles inn i Teamdeck som standard: Vi må enten legge dem inn manuelt (timeprisene) eller opprette en automatisk beregning (for å multiplisere tid og timekostnader). Klikk på "beregninger" og deretter på "legg til egendefinert".
Nå ser du tre forskjellige alternativer - la oss raskt forklare hvordan de fungerer:
La oss legge til kolonnene nå!
Først klikker du på "Legg til egendefinert verdikolonne" og gir den et navn (i vårt tilfelle er det "timepris"). Deretter velger du hvilken type data som skal lagres her.
Når du lagrer kolonnen, skal den vises i rapporten. Klikk på den tomme cellen, og skriv inn verdien for teamets arbeidstime. Finner du ikke én verdi her fordi alle teammedlemmene dine har forskjellige timepriser? Ikke bekymre deg! Vi skal ta for oss det scenariet om litt.
La oss nå legge til en kolonne for prosjektets totalkostnad. Klikk på "Legg til egendefinert beregningsfelt", og bruk følgende formel:
Timelister: Tid / 60 * Egendefinerte verdier: Timepris
Du lurer kanskje på hvorfor vi må dele den første verdien med 60. Årsaken er enkel: Timelister lagres i systemet vårt som minutter, så for at de skal behandles som timer, må vi dividere dem med 60.
Bordet ditt er klart:
Hva om du har ressurser med ulike timekostnader som jobber på prosjektet?
Du kan beholde det samme tabelloppsettet som i de foregående avsnittene, men du må angi alles priser. Du får tilgang til listen over personer ved å klikke på pilen ved siden av prosjektnavnet:
Skriv nå inn satsen for hver person i den tomme cellen i raden. Du vil se at det beregnede feltet begynner å fylles ut med kostnadene som genereres av hver ansatt.
Du vil selvfølgelig også se de totale kostnadene. For å oppsummere alle kostnadene for de enkelte ressursene, må du klikke på cellen "kostnader for prosjektet" i totalt raden og skriv inn følgende formel:
=sum(nested(gruppe: Personer, Egendefinerte formler: Kostnader for prosjektet))
Klikk på enter - den siste raden viser nå summen av hver persons kostnader:
Teamdeck lar deg også analysere kun de fakturerbar eller ikke-fakturerbar timer (les hvordan du beregne fakturerbare timer). Hver tidsregistrering som registreres av ressursene dine, kan kategoriseres på riktig måte (ved hjelp av de såkalte timelapptaggene). Alt du trenger å gjøre for å generere for eksempel fakturerbare kostnader, er å legge inn et filter:
På samme måte kan du fokusere utelukkende på de ikke-fakturerbare timene og dermed beregne de interne kostnadene.
Når du vet hvor mye penger du må betale for de ikke-fakturerbare aktivitetene, kan det være lettere å ta beslutninger om kostnadsoptimalisering, både når det gjelder prosjektbudsjettet, men også for eksempel ved å redusere antall unødvendige møter.
Det kan være at du ikke er i stand til å forklare visse trender i dataene bare ved å se på tallene. Derfor kan du legge til en kolonne for beskrivelser av timelister i rapporten. Beskrivelser er kommentarer som de ansatte skriver når de logger en gitt tidsregistrering. Ved å se på beskrivelsen kan du for eksempel se nøyaktig hva et gitt teammedlem har gjort når de har logget inn overtid.
Det er stor sjanse for at du ønsker å dele budsjettrapporten med andre: kunden, lederne dine og teamet ditt. Med Teamdeck kan du generere en lenke til rapporten din og sende den til relevante personer. Lek med rapporten vi har laget i dette blogginnlegget her.
Vi håper at denne veiledningen vil hjelpe deg med å lage en kostnadsrapport for prosjektene dine. Hvis du har behov for kostnadsrapportering som vi ikke har tatt opp i dette blogginnlegget, oppfordrer vi deg til å Avtal en samtale med Aniela. Hun viser deg gjerne hvordan du kan lage en rapport med automatisk oppdatering som passer perfekt til teamets behov.
Effektiv ressursplanlegging er et avgjørende mål for bedrifter av alle størrelser, enten de driver virksomhet på nettet eller i tradisjonelle bransjer. Gitt det store mangfoldet av virksomheter som har behov for ressursplanlegging, er det utfordrende å gi en anbefaling som passer for alle...
Team over hele verden står overfor lignende utfordringer når det gjelder å planlegge teamets tidsplan. Å lage en prosjektplan er vanskelig i seg selv, og det er enda vanskeligere å holde den oppdatert og reagere på endringer...
Som programvarehus har vi testet mange, kanskje de beste tidsstyringsappene. I IT- og programvarebransjen - som for det meste har forretningskunder fra USA og Storbritannia - er vi vant til å jobbe med en absolutt...