Sketchnoting for prosjektledere: Brukstilfeller, verktøy og inspirasjon

Jeg har stor tro på at prosjektledere kan ha stor nytte av å skissere på jobben.

Det er stor sjanse for at din første reaksjon når du leser denne setningen, er en av to vanlige misoppfatninger:

1. "Jeg har ikke tid til det!"
2. "Det er ikke noe for meg, jeg har ingen kunstneriske evner"

I denne artikkelen skal jeg prøve å overbevise deg om at visuell notatskriving a) ikke krever noe talent b) faktisk kan spare deg for mye tid.

La oss begynne med å bli enige om hva sketchnoting er og hva det ikke er.

Hva er sketchnoting?

Man kan definere sketchnoting som det å uttrykke ideer visuelt ved hjelp av sketchnotes. De kan beskrives som en blanding av tegninger, kruseduller, tekst og strukturelle elementer (piler, bokser, rutenett).

Når du fortsetter å lese denne artikkelen, vil du se at visuelle notater kan være veldig detaljerte og vakre, men det er veldig viktig å huske at de like gjerne kan være enkle. Enkle, som i "et barn kan gjøre dette".

Grafiske tilretteleggere sier ofte at alt kan tegnes ved hjelp av et sett med enkle figurer:

Ved å blande disse elementene og tilføre litt farge, kan alle ende opp med tegninger som formidler en gitt idé og forteller en historie:

Det viktigste med skissetegning er ikke å skape et kunstnerisk mesterverk, men å visualisere noe du ønsker å huske, forstå eller forklare for andre. Derfor er enkle ikoner til størst hjelp her, særlig når du ønsker å formidle en metaforisk betydning (f.eks. lyspære = idé, kreativitet).

Vi har slått fast at det å ta visuelle notater ikke handler om å være god i kunst, men gidder vi å tegne ting likevel? Det viser seg at visuelle notater hjelper oss med å huske informasjon. Å skrive ned ting med penn og papir i stedet for å ta digitale notater er fordelaktig fordi har vi en tendens til å bearbeide og omformulere innspillene. Tegning hjelper også: i en studie ved University of Plymouth Deltakerne ble bedt om å lytte til et monotont opptak. Den ene gruppen tegnet mens de lyttet. I en overraskende hukommelsestest husket "krusedullerne" 29% mer informasjon.

Sketchnoting er en utbredt praksis i utdannings- og næringslivsmiljøer. Også PM-er kan ha stor nytte av det.

Sketchnoting for prosjektledere - brukstilfeller

Først og fremst, siden skisseteknikk er svært effektivt i læringsprosessen, kan prosjektledere bruke det når forberedelser til f.eks. PMP-sertifisering. Et annet alternativ kan være å ta visuelle notater når delta på konferanser eller lese artikler om bransjen. Hvis du trenger inspirasjon, kan du sjekke ut disse vakre skissenotatene av Makayla Lewis tatt under en PMI-konferanse. Makayla er en erfaren visuell tenker, men jeg kan forsikre deg om at med litt øvelse vil du også kunne lage skissetekster under live-arrangementer.

I tillegg vil det hjelpe deg med å planlegge arbeidet ditt. Du kan lage et visuelt utkast når planlegging av et nytt prosjekttidslinje og omfang. Legge til noen ikoner i daglige gjøremålslister hjelper deg med å huske viktige tidsfrister eller møter:

Sketchnoting er ypperlig når du vil forklare ting og lette kommunikasjonen. Du kan bruke det til din fordel når du håndtere prosjektets interessenter. Tegn notater som forklarer hvordan teamet ditt jobber, eller visualiser ulike aspekter av prosessen. Lynne Kazali, ekspert på smidige kulturer, laget en visuell fremstilling av Agile Manifesto. Sketchnoten hennes har siden blitt svært populær, og mange team har den hengende på veggen på kontoret.

Skissene dine vil også være til hjelp når du trenger å innlemme nye personer i prosjektteamet. Det er mer sannsynlig at de husker arbeidsflyter og retningslinjer som er visuelt forklart.

Tilrettelegging av møter er et annet praktisk eksempel. En illustrert agenda vil være lett å følge for deltakerne, og du kan legge til et par ikoner som symboliserer møteregler:

Visuelle notater vil også være nyttige under Scrum-ritualer. Tenk på sprint-retrospektiver - De blir mer engasjerende og minneverdige når teamene dine er med på å lage en sketchnote.

Hvordan komme i gang med visuell tenkning? Verktøy og nyttige lenker

I begynnelsen trenger du egentlig ikke så mange verktøy. De grunnleggende elementene er:

• Blank, ren overflate (avhengig av hva målet ditt er, kan du bruke en notatblokk, en flippover, en whiteboardtavle eller til og med post-its)
• Svart penn (som ikke smører ut)

Med tiden vil du sannsynligvis ønske å legge disse til samlingen din:

• Tuschpenner (svarte og fargerike), de er nyttige for prosjekter i stort format.
• Profftips: Ikke sov på en grå tusj. Det er en beskjeden farge som visuelle tenkere sverger til. Med den kan du gi tegningene dine dybde og dimensjon.
• Penselpenner. Av en eller annen grunn får de deg til å føle deg ti ganger tryggere på ferdighetene dine og oppmuntrer til å eksperimentere med ulike skrifttyper og stiler.

Noen av de mest populære merkene som produserer verktøy som brukes av skisseteknikere, er Sakura, Pentel, Staedtler, Neuland, Tombow.

Hvor finner jeg mer informasjon om skisseteknikk og teknikker?

• Pinterest og Instagram er fulle av inspirasjon: søk etter grafisk registrering eller visuell tenkning. Du kan også bruke Google for å finne flere eksempler på flotte visuelle notater.
• A solid guide fra UX Mastery
• Følg Sketchnote Army. De tilbyr mange ressurser, inkludert en podcast
• Doug fra Verbal til visuell deler verdifull innsikt på bloggen sin
• Bikablo-bøker er en god kilde til inspirasjon når det gjelder ikoner og kruseduller

Jeg håper at du ser at visuell tenkning handler mindre om kunst eller talent og mer om effektiv kommunikasjon og informasjonsbehandling. Målet mitt var å vise deg at visuell notattaking kan brukes av prosjektledere ved ulike anledninger. Ikke nøl med å legge til et ikon eller to på din neste oppgaveliste, og ta det derfra. Når du selv har sett kraften i skissetegning, vil du bli 100% overbevist.