Det blir stadig vanskeligere å navigere i programvare for ressursforvaltning landskap. Nye verktøy lanseres jevnlig, og eksisterende apper tilbyr stadig flere funksjoner, så utvalget er stort. Det betyr imidlertid ikke at det er enkelt å velge det *riktige* verktøyet.
Likevel, med utilstrekkelige ressursprognoser og ressursavhengighet som en av de viktigste årsakene til at prosjekter mislykkes (som rapportert av Project Management Institute), må bedriftene finne programvare som kan hjelpe dem med styring av prosjektressurser utfordringer.
For å gjøre valget litt enklere, har vi listet opp de viktigste funksjonene i verktøy for ressursplanlegging.
Du vil se at vi hovedsakelig fokuserer på alternativer som gjør at du kan tilpasse verktøyet til teamets prosess. Det er viktig fordi du ikke ønsker å endre måten du og teamet ditt jobber på bare for å være kompatibel med programvarekravene. Når det gjelder ressursstyringssystemer, er fleksibilitet veien å gå. Derfor starter vi med funksjoner som gjør det mulig å tilpasse verktøyet.
Det er ofte slik at et enkelt verktøy med mange tilpasningsmuligheter er det mest kraftfulle. Muligheten til å legge til egne kategorier eller opprette egendefinerte visninger vil gjøre det enklere for deg å bruke verktøyet.
Ta en titt på dette eksempelet: I de fleste ressursstyringssystemer kan du filtrere ressursene dine etter navn eller stillingstittel. Hva om du ønsker å bruke en annen kategori i stedet? La oss si at du vil dele inn teamet ditt etter kontoret de jobber fra. Programvare som tilbyr egendefinerte felt for å beskrive arbeidsstyrken din, gir deg den muligheten.
Tilpasning er også viktig når du ikke bruker alle funksjonene som en gitt app tilbyr. Kan du redigere hovedvisningen eller analysene slik at de bare viser den informasjonen du er interessert i?
Elementene i Teamdecks hovedvisning kan redigeres: Du kan skjule funksjoner du ikke bruker, og du kan opprette egendefinerte kategorier.
Når du vurderer alternativer for prosjektressursstyringssystemer, bør du ta hensyn til ulike måter du kan kontrollere teamets samlede utnyttelse på.
Disse kan inkludere:
- en kalender-/tidslinjevisning, der du kan se alle teammedlemmene dine og oppgavene deres,
- rapporter om teamets utnyttelse,
- varsler for alarmerende hendelser (Sporet overtid, planlegging over egen kapasitet).
Å se det store bildet vil hjelpe deg med ressursplanlegging, forutse rekrutteringsbehov eller gjøre endringer i prosjektets tidsplan.
Selv om ledere (teamledere, prosjektledere osv.) fortsatt er den gruppen som i størst grad bruker et ressursstyringssystem, kan også vanlige teammedlemmer dra nytte av det. De kan for eksempel få tilgang til arbeidsplanen sin, registrere timelister eller administrere tilgjengeligheten sin. Hva med kundene dine? Kanskje de også bør kunne se planene eller rapportene.
Ressursstyringssystemet som tilbyr ulike roller og rettighetsnivåer, gir deg mulighet til å opprette en brukerstruktur som gir mening for prosjektet ditt. Det er enormt tidsbesparende: I stedet for at du må sende informasjon videre, kan teammedlemmer eller kunder se den selv.
Datadrevne ressursstyringssystemer har mange fordeler. For det første kan analyse av historiske data hjelpe deg med å avdekke mønstre som er nyttige for f.eks. HR-prognoser. Da kan du også sammenligne planene dine med de faktiske resultatene av prosjektene dine, noe som vil gi deg innsikt i nøyaktigheten av estimatene dine.
I tillegg er robuste rapporteringsfunksjoner svært nyttige for økonomi- og driftsteamet som prøver å overvåke bedriftens fakturerbare og ikke-fakturerbare kostnader.
Teamdecks rapporter kan tilpasses fullt ut: Du kan filtrere dem eller legge til egendefinerte beregninger.
Å bruke data til å ta bedre beslutninger er verdifullt i alle bransjer. For servicebaserte selskaper er imidlertid ressursstyringsrapporter avgjørende for å styre lønnsomheten i virksomheten. I tillegg kan de også redusere bryderiet. Byråer og konsulentselskaper vil for eksempel sette pris på timelister som kan gjøres om til kunderapporter eller fakturaer med noen få klikk.
Den tunge delen av ressursstyringen vil nesten alltid bli utført på stasjonære enheter. Det betyr imidlertid ikke at mobil tilgang til ressursstyringssystemet ikke er viktig. Tvert imot: Det er svært nyttig å kunne sjekke teamets timeplan eller tilgjengelighet mens du er på farten.
Teammedlemmer som blir bedt om å registrere tiden sin, vil definitivt sette pris på mobile tidsregistratorersom er tilgjengelige som tilleggsapper til enkelte ressursstyringsverktøy.
Ressursstyringssystemet du ender opp med å velge, vil bli en del av teamets samlede verktøykasse. Programvare for prosjektressursstyring, teamchat, HR-administrasjonsverktøy - hva som helst. Uansett hvor stort økosystemet av verktøy er, vil du unngå å måtte legge inn data to ganger eller gå glipp av informasjon. Ved å integrere apper med hverandre kan du spare mye tid og gjøre teamet ditt mer effektivt.
De fleste tilgjengelige ressursstyringssystemer tilbyr noen innebygde integrasjoner som krever minimal konfigurasjon. Hvis du ønsker å lage en fullstendig tilpasset løsning, bør du velge verktøy med offentlige API som du kan bygge dine egne apper eller automatiseringer med.
Vi har jobbet med hundrevis av selskaper, og vi har erfart at det ikke finnes en ressursstyringsprosess som passer for alle. Alt avhenger av selskapets størrelse, bransje eller prosjektenes art.
Derfor er det så viktig å finne en programvare som støtter din unike prosess, i stedet for å bremse deg og teamet ditt. Vi håper at denne listen over funksjoner du må ha, vil hjelpe deg med å finne et ressursstyringssystem som er skreddersydd (og deretter tilpasset) til dine behov.
Effektiv ressursplanlegging er et avgjørende mål for bedrifter av alle størrelser, enten de driver virksomhet på nettet eller i tradisjonelle bransjer. Gitt det store mangfoldet av virksomheter som har behov for ressursplanlegging, er det utfordrende å gi en anbefaling som passer for alle...
Team over hele verden står overfor lignende utfordringer når det gjelder å planlegge teamets tidsplan. Å lage en prosjektplan er vanskelig i seg selv, og det er enda vanskeligere å holde den oppdatert og reagere på endringer...
Som programvarehus har vi testet mange, kanskje de beste tidsstyringsappene. I IT- og programvarebransjen - som for det meste har forretningskunder fra USA og Storbritannia - er vi vant til å jobbe med en absolutt...