Å holde oversikt over prosjektenes lønnsomhet er avgjørende for byråer, programvareselskaper og konsulentselskaper av alle slag. Når du jobber med flere kunder og leverer flere prosjekter, må du rett og slett sørge for at innsatsen din genererer fortjeneste. I tillegg vil en analyse av lønnsomheten i prosjektene dine hjelpe deg med å forbedre prisstrategien og fremtidige kontantstrømmer. Det kan for eksempel vise seg at du tar for lite betalt eller bruker for mange timer som ikke kan faktureres.
Hva vil du lære av denne artikkelen:
Saken er at du også ønsker å spore lønnsomheten mens prosjektet pågår, ikke etter at det er avsluttet. Hvorfor det? Jo tidligere du oppdager forbedringsområder, f.eks. at medarbeiderne dine bruker mye ikke-fakturerbar tid på kundemøter, jo raskere kan du ta tak i disse problemene.
Trenger du spesialiserte regnskapsverktøy for å overvåke prosjektfortjenesten? Ikke nødvendigvis. I dette blogginnlegget viser vi deg hvordan et verktøy for ressursplanlegging og programvare for tidsregistrering av ansatte, Teamdeckkan være et nyttig verktøy for å holde et øye med prosjektets kostnader og fortjeneste.
Før du begynner å lage lønnsomhetsrapporten for prosjektet, må du Registrer deg på Teamdeck (du kan prøve det gratis i 7 dager, uten krav om kredittkort). Du vil være i godt selskap: over 3500 kunder fra interaktive byråer, programvareselskaper og oppstartsbedrifter Bruk Teamdeck til å planlegge og lede teamets arbeid hver dag.
Nå skal vi se nærmere på lønnsomhetsrapporten for prosjektet ditt. Vi skal se nærmere på to typiske typer prosjektbudsjetter: fastpris og tid og materialer. 
Når du opererer med et fast budsjett, er alt du trenger å gjøre å spore prosjektets kostnader og trekke dem fra den totale prisen. Det er vanligvis relativt enkelt å spore utgifter som programvarelisenser eller reisekostnader, ettersom regnskapsavdelingen kontrollerer dem. Størstedelen av prosjektkostnadene ligger imidlertid i teamets arbeidskraft. Hvordan holder du oversikt over disse kostnadene?
Den enkleste måten å gjøre det på er å ta i bruk tidsregistrering i bedriften din. Den har mange fordelerEn av dem er at du overvåker prosjektutgiftene nøyaktig. For at timelistene dine skal være pålitelige, må teamet ditt selvfølgelig registrere tiden sin regelmessig, helst i sanntid. Robuste tidsregistreringsverktøy som Teamdeck tilbyr praktiske tidsregistratorer for team for web og mobil enheter.
Når teamene dine registrerer tiden de bruker på ulike prosjekter, kan du enkelt lage en prosjektkostnadsrapport i Teamdeck:
1. Gå til rapporteringspakken i den øvre menylinjen, og klikk på plussikonet "Opprett ny". Velg alternativet "opprett egendefinert", ettersom vi ønsker å lage en rapport fra bunnen av uten å bruke en mal.
2. Legg til en ny tabell. Som standard vil den vise alle bedriftens prosjekter sammen med data om timelister, bookinger og ferier. For å spore kostnadene for teamets arbeidskraft trenger du bare timelistene, så du kan fjerne de andre kolonnene. Tabellen bør se slik ut (bare med prosjektene dine oppført i venstre kolonne):
[/vc_column_text]
3. Siden du bare ønsker å spore kostnadene for ett prosjekt, kan du filtrere bort de andre. Klikk på "Filters", og legg deretter til et nytt filter som skal filtrere informasjon etter prosjektnavn. Skriv inn navnet på prosjektet du vil analysere, og klikk på "apply".
4. Neste trinn er å beregne kostnadene som genereres av hver enkelt medarbeider som jobber på dette prosjektet. Du kan se timelistene deres når du klikker på den lille pilen i tabellen ved siden av prosjektets navn:
5. Vi antar at hver av dem har en annen timepris. La oss legge til en ny kolonne der vi kan skrive inn den verdien. Gå til beregninger -> Legg til egendefinert -> Legg til kolonne med egendefinerte verdier. Skriv deretter inn navnet på den nye kolonnen (for eksempel: "Intern timepris"), og velg datatypen valuta. Du vil se en ny kolonne med tomme celler i tabellen.
6. En kolonne med egendefinerte verdier fungerer som en kolonne i et regneark. Du kan klikke på en celle og legge til et tall der manuelt. La oss fylle denne kolonnen med teamets priser. Du kan la den første raden stå tom, siden vi ikke har en standard timepris for hele teamet.
7. Nå skal vi legge til en kolonne som beregner kostnadene som genereres av hver ansatt som jobber på dette prosjektet. Legg til en ny kolonne, men denne gangen velger du "legg til egendefinert beregningsfelt" i stedet for "egendefinert verdikolonne", fordi vi trenger å gjøre noen beregninger her.
Gi kolonnen et navn (f.eks. "Kostnader"), velg en valutadatatype og skriv inn formelen:
(Timelister: Tid / 60) * Egendefinerte verdier: Intern timepris
Når du begynner å skrive inn kolonnenavnene dine, vil Teamdeck foreslå det riktige feltet å sette inn i formelen. Husk å dele timelistene med 60 hvis du ønsker å operere med timer - tiden lagres i vårt system som minutter.
Der har du det - en ny kolonne med kostnader knyttet til hver ansatt.
8. Det siste vi ønsker å gjøre, er å summere alle de individuelle kostnadsverdiene i "Total"-raden. Klikk på den, og skriv inn følgende formel:
= sum(nested(Gruppe: Personer, Egendefinerte formler: Kostnader))
Etter hvert som du skriver inn verdiene, vil Teamdeck foreslå matchende kolonnenavn.
Så er det gjort! Du har en nøyaktig rapport over prosjektkostnadene, som du kan sammenligne med det faste budsjettet for å se lønnsomheten i prosjektet.
Ville du kunne lage en slik tabell i Excel-regnearket ditt? Ja, men det vil kreve regelmessige oppdateringer ettersom folk fortsetter å registrere tiden sin. Med Teamdeck får du alltid nøyaktige timelønnsdata, slik at du kan følge med på kostnadene nesten i sanntid. Det er mye mer praktisk og raskere enn å vedlikeholde en regnearkbasert rapport.
Når du fakturerer kundene dine basert på en time- og materialmodell, holder du sannsynligvis allerede oversikt over teamets tid. Det er viktig å ha nøyaktige data fra timelistene for å kunne fakturere kundene nøyaktig.
Med Teamdeck kan teammedlemmene dine enkelt spore tiden sin, og du kan overvåke prosjektets fortjeneste med stor nøyaktighet. Så snart noen legger inn en ny tidsregistrering i timelisten sin, vil prosjektets lønnsomhetsrapport inneholde oppdatert informasjon.
For å lage en rapport som beregner prosjektets fortjeneste, må du gjenta trinn 1 til 6 fra fastprisrapporten som ble beskrevet i den første delen av dette blogginnlegget.
Nå har du en tabell som viser teamets timelister og deres interne timepriser (dvs. pengene du betaler dem for hver arbeidstime). Nå er det på tide å legge til en kolonne for de eksterne timeprisene (dvs. pengene du belaster kunden for en times arbeid av en gitt medarbeider). Det gjør du ved å legge til en ny kolonne med egendefinerte verdier og skrive inn verdier i cellene.
Bedriftens fortjeneste er differansen mellom den eksterne og den interne prisen. La oss opprette en kolonne som beregner fortjenesten og multipliserer den med antall timer de ansatte har jobbet på dette prosjektet. Legg til et nytt "egendefinert beregningsfelt". Gi det et navn (f.eks. "Fortjeneste"), velg valutatype, og skriv inn følgende formel:
(Egendefinerte verdier: ekstern timepris - Egendefinerte verdier: intern timepris) * (Timesheets:Time/60)
Det siste du må gjøre, er å summere de ansattes fortjeneste i totalraden. Klikk på den, og skriv inn:
Den endelige tabellen din bør se slik ut:
Selvfølgelig kan du tilpasse ytterligere den ved å filtrere informasjon eller legge til nye kolonner. Teamdecks rapporter er svært kraftige, så du bør kunne skreddersy dem til organisasjonens behov.
Vil du snakke med oss om hvordan du kan legge til Teamdeck i din bedrifts prosjektledelsesstack? Avtal en samtale med Aniela, vår ekspert på kundesuksess. Hun vil gå gjennom appen og hjelpe deg med å konfigurere den for teamet ditt.
Effektiv ressursplanlegging er et avgjørende mål for bedrifter av alle størrelser, enten de driver virksomhet på nettet eller i tradisjonelle bransjer. Gitt det store mangfoldet av virksomheter som har behov for ressursplanlegging, er det utfordrende å gi en anbefaling som passer for alle...
Bedrifter legger vanligvis mye arbeid i ressursallokering. Du ønsker å holde alle opptatt, samtidig som du sørger for at oppgavene deres er verdifulle (noe som ofte betyr fakturerbare) for selskapet. Det blir virkelig vanskelig når teamet ditt...
Team over hele verden står overfor lignende utfordringer når det gjelder å planlegge teamets tidsplan. Å lage en prosjektplan er vanskelig i seg selv, og det er enda vanskeligere å holde den oppdatert og reagere på endringer...