Konseptet med fakturerbare timer er definitivt velkjent for selskaper som fakturerer kundene sine per time. Programvarekonsulentselskaper og -byråer jobber ofte på såkalt "time and materials"-basis. Det betyr at de må spore tiden teammedlemmene bruker på kundearbeid og utstede fakturaer basert på de sporede timene.
Hva vil du få takket være denne artikkelen:
Ikke alle timer som ansatte loggfører, er fakturerbare timer. Arbeid med tilbud til potensielle kunder, deltakelse i opplæringsøkter, deltakelse i allmøter - alt dette kan regnes som ikke-fakturerbare timer. Som bedriftseier ønsker du naturligvis å holde oversikt over teamets arbeid, og det er store fordeler med å beregne fakturerbare og ikke-fakturerbare timer.
Hvorfor bør du beregne fakturerbare timer og ikke-fakturerbar tid?
For det første kan du fakturere kundene dine nøyaktig ved å vite nøyaktig hvor mange timer du har brukt. En annen fordel med å spore tidsbruk på ulike aktiviteter er at du kan evaluere bedriftens timepris og honorarer. Tar du for lite betalt for at prosjektene dine skal være lønnsomme?
Når du vet hvor mye tid de ansatte bruker på fakturerbare og ikke-fakturerbare oppgaver, kan du finne forbedringsområder i organisasjonen. Hvis medarbeiderne bruker mange timer på ikke-fakturerbare møter, bør du kanskje fokusere på å undervise effektiv møteledelse. Innsyn i teamets arbeid timelister gjør det mulig å optimalisere bedriftens prosesser og forbedre bunnlinjen.
Teamdeck er en Saas-programvare for ressursforvaltning som hjelper bedrifter med å planlegge og måle teamenes arbeid. Flere titalls byråer, programvarehus og produktteam bruker Teamdeck til som programvare for ressursplanlegging, permisjonshåndteringssystem, eller bare beste medarbeider programvare for tidsregistrering.
For å beregne fakturerbare og ikke-fakturerbare timer med Teamdeck, bruker du dataene som er samlet inn fra de ansattes timelister.
Tidsregistrering og beregning av fakturerbare timer med Teamdeck er enkelt og praktisk. Teammedlemmene kan bruke en sanntids mobil tidsregistrering eller legge inn tidsoppføringene manuelt.
Hvordan komme i gang? Registrer deg for å få en 30-dagers GRATIS prøveperiode og teste ut appen. Planen for team som er større enn to personer koster $3,99 per teammedlem per måned, alle funksjoner inkludert. Teamdecks mannskap vil hjelpe deg med å introdusere teamet ditt sømløst, og du vil få bedriftens konto i gang i løpet av en dag.
Når du registrerer deg for Teamdeck, får du tilgang til en robust rapporteringspakke, der du kan opprette statusrapporter for prosjektet, prosjekt maler for budsjettrapporter, og maler for lønnsrapporter for ansatteog mer. Det er også her du kan holde oversikt over teamets fakturerbare timer.
Før vi går nærmere inn på detaljene i rapporten over fakturerbare timer, skal vi forklare hvordan Teamdeck kan gjenkjenne fakturerbare og ikke-fakturerbare timer.
Hver gang noen logger inn tid - manuelt eller via en start-stopp-tidsregistrering - kan de legge til Tags for timelister til oppføringen. Disse taggene kan konfigureres på bedriftsnivå og kan f.eks. bestå av
I utgangspunktet bør du definere en tagg for hver kategori av arbeidstid som du ønsker å kunne analysere senere.
Teamdecks rapporter gir deg mulighet til å dele opp teamets sporet tid basert på disse taggene, inkludert fakturerbar og ikke-fakturerbar tid. La oss se hvordan det fungerer.
[/vc_column_text]
Logg inn på Teamdeck, gå til rapporter, og klikk på plussikonet nederst i høyre hjørne for å opprette en ny rapport. Her kan du velge en rapportmal. I dette blogginnlegget skal vi vise deg hvordan du oppretter en fakturerbar timerapport fra bunnen av, så klikk på "opprett tilpasset".
Du vil se en tom rapport. Gi den et navn, og velg datointervallet du vil analysere.
Nå klikker vi på "Legg til en tabell" for å laste inn noen data. Du vil se en standardtabell med alle bedriftens prosjekter og noen forhåndsdefinerte kolonner. Du kan fjerne alle kolonnene unntatt "timelister". Du kan også filtrere informasjonen som vises i tabellen, slik at du for eksempel bare ser ett bestemt prosjekt. Inntil videre lar vi imidlertid alle kolonnene ligge der:
Du vil legge merke til at det er et lite pilikon ved siden av hvert prosjekt. Hvis du klikker på det, kan du gå ned i timelistedataene. Som standard ser du navnene på personene som jobber på et gitt prosjekt, og deretter dager. Vi kan endre disse innstillingene for å se fakturerbare og ikke-fakturerbare timer.
Klikk på grupperingsikonet øverst til høyre i tabellen. Nå skal du kunne dra og slippe ulike datadimensjoner. La oss si at vi ønsker å se fakturerbare timer per prosjekt, og deretter dele dem inn etter uker. Dra "Timelapper" og "uker" til venstre side av grupperingsredigeringsprogrammet. Er du klar? Klikk på "Bruk".
Når du nå klikker på pilikonet ved siden av hvert prosjekt, ser du en oversikt over timelistekodene dine, inkludert ikke-fakturerbare og fakturerbare timer.
Når du har en rapport som viser teamets fakturerbare timer i Teamdeck, kan du enkelt beregne hvor mye penger du skal fakturere kundene dine. Alt du trenger å gjøre er å legge til teamets timepris i rapporten.
Legg til to nye kolonner i rapporten. Begynn med å klikke på "Metrics" og velg deretter "Add custom" og "Add custom values column". Gi den nye kolonnen et navn (f.eks. rate), og velg valutadatatype. En ny kolonne vises der du kan skrive inn data på samme måte som i celler i et regneark.
Du kan angi en annen timepris for hvert prosjekt eller til og med for hvert teammedlem som jobber i disse prosjektene. På bildet ser du en fast pris som er angitt for hele prosjektet "Candy arcade app".
Nå er det på tide å beregne fakturaværdien basert på antall fakturerbare timer og prisen for en enkelt times arbeid. Legg til en ny kolonne ved å gå til "Metrics", men denne gangen velger du "Add custom" og "Add custom calculation field". Gi kolonnen et navn (f.eks. kostnad), angi datatypen valuta, og skriv inn følgende formel:
(Timelister: Tid/60) * Egendefinerte verdier: Sats
Sørg for å dele timelisten med 60, ettersom data lagres i systemet vårt som minutter, ikke timer.
Der har du det! Tabellen din skal nå vise den nøyaktige prisen på tjenestene du kan sette på fakturaen:
Effektiv ressursplanlegging er et avgjørende mål for bedrifter av alle størrelser, enten de driver virksomhet på nettet eller i tradisjonelle bransjer. Gitt det store mangfoldet av virksomheter som har behov for ressursplanlegging, er det utfordrende å gi en anbefaling som passer for alle...
Team over hele verden står overfor lignende utfordringer når det gjelder å planlegge teamets tidsplan. Å lage en prosjektplan er vanskelig i seg selv, og det er enda vanskeligere å holde den oppdatert og reagere på endringer...
En av de vanskeligste oppgavene for bedriftseiere og ressursansvarlige er skiftplanlegging. Det kan være ganske utfordrende og tidkrevende å planlegge hvem som skal jobbe når og med hva, basert på deres personlige preferanser og...