Når du jobber med flere prosjekter samtidig, er det normalt at ting blir litt kaotiske, ikke sant?
Det finnes likevel mange løsninger på markedet som kan hjelpe deg med å holde prosjektene dine på sporet og sørge for at teamets arbeid er godt planlagt. Prosjektledere bruker ofte programvare for ressursplanleggingMen hva med apper for ressursstyring? Er det nødvendig å investere i begge typer løsninger?
I dette blogginnlegget vil vi dele noen indikatorer som bør bedriften din seriøst vurdere å implementere programvare for ressursstyring for å bedre kunne planlegge og administrere teamets arbeid.
For hvert av tegnene vi diskuterer nedenfor, viser vi også hvordan en robust ressursstyringsapp kan hjelpe deg.
Før vi diskuterer de spesielle problemene bedriftene står overfor, skal vi kort oppsummere hva ressursstyringsverktøy er.
Programvare for ressursstyring hjelper deg med å planlegge teamets arbeid og måle resultatene. Som navnet antyder, er det teamet ditt som står i fokus:
De fleste apper for ressursstyring inneholder funksjoner for ressursplanlegging og -allokering. Du kan også finne mer omfattende verktøy som Teamdeck, som kombinerer ressursplanlegging, tidsregistrering og permisjonshåndtering. Hvis du vil sjekke det ut, kan du registrer deg for en gratis prøveperiode.
La oss nå snakke om utfordringene du kanskje står overfor:
Det er mange årsaker til at prosjekter mislykkes, men ressursstyring kan i betydelig grad bidra til at du lykkes med prosjektene dine.
Først og fremst må du se på ressursallokering og sørge for at de riktige personene jobber med de riktige prosjektene. Det er ikke lett når man har et stort team og en stor prosjektportefølje. For å sikre at du velger de best mulige medarbeiderne til et gitt prosjekt, er det nyttig å ha en bedriftsovergripende ressurskalender.
En slik kalender gjør det enkelt å se hvilke medarbeidere som er tilgjengelige for prosjektet. I tillegg vil et godt ressursplanleggingsverktøy hjelpe deg med å filtrere teammedlemmer etter kompetanse, ansiennitet eller sted. Basert på dette kan du allokere de rette personene til prosjektet.
En annen grunn til at prosjekter mislykkes, er manglende evne til å overvåke fremdriften. Med programvare for prosjektledelse kan du ofte lage Gantt-diagrammer for å illustrere prosjektets tidsplan. Du bør imidlertid også følge med på teamets arbeid ved hjelp av timelister. Hvorfor det? Hvis du for eksempel ser at folk bruker mye lenger tid på en oppgave enn planlagt, kan det være et tegn på at hele prosjektet er forsinket.
Hvorfor er ressursutnyttelse Hva er det som er så viktig for teamets trivsel og prosjektenes tilstand? På den ene siden vil du som arbeidsgiver ikke at teamene dine skal være overarbeidet. Med en programvare for ressursplanlegging som Teamdeck kan du umiddelbart oppdage overtid i de ansattes timelister og overvåke deres arbeidsmengde i sanntid.
Balansert ressursutnyttelse er også avgjørende fra et forretningsperspektiv. Du har rett og slett ikke råd til å ha folk i teamet ditt som ikke har nok å gjøre. Disse teammedlemmene er også selv sannsynlig å bli frustrert om at de mangler oppdrag. Dessverre er det lett å gå glipp av noen når du ikke har et sentralisert verktøy for ressursplanlegging. Regelmessig måling av ressursutnyttelsen i teamet ditt er avgjørende for å holde medarbeiderne fornøyde og bedriften lønnsom.
Hvordan vet du om prosjektene dine går bra? En mulighet er å sjekke "ferdig"-seksjonen i teamets oppgavebehandling, men vi foreslår at du også følger med på hvor mye tid teamet bruker på et gitt prosjekt.
Det er lurt å sammenligne de estimerte prosjekttimene med den faktiske tiden teamet ditt bruker. Ideelt sett bør du se på hvordan verdiene endrer seg over tid. Ta en titt på dette diagrammet som er opprettet i Teamdecks prosjektrapporteringspakke:
De mørkegrønne stolpene representerer teamets bookinger - de estimerte timene. De lysegrønne søylene er de faktiske timene som er registrert via en tidsregistreringsapp. Du kan se at medarbeiderne helt fra begynnelsen av prosjektet har registrert litt flere timer enn opprinnelig estimert. Forskjellen mellom estimater og faktiske timer var synlig, men ikke så stor. Den 17. januar registrerte teamet imidlertid dobbelt så mange timer som estimert. For lederne er det en indikator på at noe er galt i prosjektet. Kanskje kom det en uventet endringsforespørsel fra kunden? Eller kanskje en av oppgavene viste seg å være mye vanskeligere enn forventet? Et par ekstra timer burde ikke være så farlig i det store bildet, men tenk deg at denne situasjonen varer i flere uker eller måneder. Uten tidsregistrering og overvåking av ressursstyringsprogramvaren vil du kanskje ikke legge merke til at prosjektet ikke er på rett spor.
De fleste bedrifter bruker en eller annen form for prosjektstyringsapp. Det kan være en enkel Kanban-tavle eller en omfattende løsning med funksjoner for ressursplanlegging. Men hvis PM-verktøyet ditt kun fokuserer på oppgaver og milepæler i prosjektet, trenger du en annen app for å administrere prosjektet og teamet ditt like godt.
Heldigvis har ressursstyringsverktøy vanligvis innebygde integrasjoner med prosjektstyringsapper, et offentlig API eller Zapier apper.
Det kan det være flere grunner til. Vi har allerede nevnt ressursallokering som en betydelig utfordring for prosjektledere. Et annet problem er at mange bedrifter jobber med flere prosjekter samtidig. Uten et verktøy for ressursplanlegging kan man lett komme til å dobbeltbooke folk eller forårsake konflikter i prosjektplanleggingen. Til slutt er det ekstremt vanskelig å planlegge prosjekter når du ikke har oversikt over de ansattes tilgjengelighet og planlagte fravær. Tenk deg å booke en programmerer til et prosjekt med høyt tempo, for så å finne ut at vedkommende har to ukers ferie midt i prosjektet.
Som du kan forestille deg, kan apper for ressursstyring spare deg for alle disse problemene, så lenge de tilbyr permisjonsstyringsfunksjoner i tillegg til ressursplanlegging.
Med Teamdeck kan du vise alles timeplaner, tilgjengelighet og ferier. På denne måten kan du planlegge prosjektene dine med større trygghet. Hva om du må gjøre endringer? Teamdeck har en dra-og-slipp-funksjon fornline kalenderplanleggerDu kan enkelt redigere timeplanen og gå tilbake til å administrere teamet ditt.
Du vet allerede at noen ressursplanleggingsverktøy kombinerer planlegging med avspaseringshåndtering (permisjonshåndteringssystem). Det er en flott mulighet til å ta bedriftens HR-prosesser til neste nivå.
Dessverre er det fortsatt mange team som er avhengige av regneark og ustrukturert kommunikasjon for å administrere avspasering. Det er ikke effektivt for alle som er involvert i prosessen: De ansatte synes det er tidkrevende å sende inn en ferieforespørsel, og ledere kan lett gå seg vill i kaoset.
Resultatet kan være at prosjektledere har svært liten oversikt over ressurstilgjengelighet og planlagt fravær. Dette kan selvsagt føre til kostbare feil i planleggingen. Effektiv ressursforvaltning og kapasitetsplanlegging er bare mulig når du vet hvem i teamet ditt som er tilgjengelig og når.
Med Teamdeck kan de ansatte be om fri med bare et par klikk. Alt godkjent fravær er synlig i ressurskalenderen, slik at prosjektledere kan ta hensyn til det når de planlegger nye prosjekter.
Å forstå hvor mange fakturerbare og ikke-fakturerbare timer teamene dine registrerer, er avgjørende for å overvåking av prosjektets lønnsomhet. Når du ser fordelingen av timer, kan du prøve å se etter optimaliseringer og for eksempel redusere ikke-fakturerbare timer med øke effektiviteten i teamets møter.
Hvordan beregner jeg fakturerbare timer? I Teamdeck kan de ansatte tilordne tagger som "ikke fakturerbar" til tidsoppføringene sine når de registrerer tid. Alt du trenger å gjøre som leder, er å lage en enkel rapport for å analysere utvalgte team eller prosjekter. I tillegg kan du bruke den samme rapporten til å beregne lønn til de ansatte eller hvor mye penger du bør belaste kunden din.
Forhåpentligvis ser du nå at programvare for ressursstyring kan være et godt tilskudd til teamets verktøykasse. Nå må du finne det rette verktøyet for teamet ditt. Vi foreslår at du begynner med å lese en oversikt over populære verktøy for ressursplanlegging. Bruk den til å sammenligne funksjoner og priser på ulike skybaserte verktøy som er tilgjengelige på markedet.
Kanskje du likte det du så i dette blogginnlegget og ønsker å lære mer om Teamdeck spesielt? Avtal en samtale med Aniela, vår Customer Success Expert. Hun vil vise deg de viktigste funksjonene i Teamdeck og forklare hvordan du kan optimalisere bedriftens prosesser ved å ta i bruk ressursstyring.
Effektiv ressursplanlegging er et avgjørende mål for bedrifter av alle størrelser, enten de driver virksomhet på nettet eller i tradisjonelle bransjer. Gitt det store mangfoldet av virksomheter som har behov for ressursplanlegging, er det utfordrende å gi en anbefaling som passer for alle...
Team over hele verden står overfor lignende utfordringer når det gjelder å planlegge teamets tidsplan. Å lage en prosjektplan er vanskelig i seg selv, og det er enda vanskeligere å holde den oppdatert og reagere på endringer...
Som programvarehus har vi testet mange, kanskje de beste tidsstyringsappene. I IT- og programvarebransjen - som for det meste har forretningskunder fra USA og Storbritannia - er vi vant til å jobbe med en absolutt...