Når du blar gjennom ressurser for teamledere og ledere, vil du finne mange bevis mot detaljstyring. "Slutt å detaljstyre teammedlemmene dine!" "Medarbeidere hater ledere som detaljstyrer!" - betyr det at detaljstyring alltid er dårlig? I dette innlegget skal vi prøve å vise at detaljstyring faktisk er en potensielt skadelig strategi, men at det finnes situasjoner der den kan være effektiv.
Men la oss først definere hva detaljstyring i prosjektsammenheng egentlig er.
Hvorfor er detaljstyring en del av prosjektledelse?
Mikromanagement er en lederstil der du kontrollerer teamet ditt og arbeidet deres svært nøye. I prosjekt- og ressursstyringDet innebærer at teamet prøver å levere et prosjekt.
Selv om mange prosjektinteressenter (både interne og eksterne) kan drive overdreven kontroll av de som jobber på et prosjekt, vil vi i dette blogginnlegget fokusere på en detaljstyrende prosjektleder.
Før vi går nærmere inn på ulempene og fordelene (ja, det finnes noen) ved detaljstyring når du leder et prosjektteam, kan det være lurt å analysere din egen atferd og eventuelt innrømme at du også er en detaljstyrende prosjektleder.
Er du en detaljstyrende statsminister?
Som prosjektleder må du overvåke arbeidet til prosjektteamet ditt. Målet er å fullføre prosjektet på en vellykket måte: i tide og innenfor budsjettet. Det skal ikke mye til før dette overvåkingsansvaret blir til overdreven kontroll. Hvis du kjenner igjen noen av disse atferdsmønstrene fra ditt eget arbeid, kan det hende at du viser tegn på en detaljstyrende prosjektleder:
- Du planlegger hver minste detalj i teamets oppgaver for dem.
- Du har en tendens til å fullføre oppgaver for teamet ditt fordi "det bare går raskere/blir bedre når du gjør det".
- Teamet ditt deltar i hyppige statusmøter og/eller leverer regelmessige statusrapporter.
- Du vet nøyaktig hva alle i teamet ditt jobber med for øyeblikket, men du vet ikke nødvendigvis føler at du forstår prosjektets generelle tilstand.
- Selv om du ofte ofrer din egen balanse mellom jobb og fritidføler du ikke at du har tid til å tenke på strategi.
- Du prøver å kontrollere alle aspekter av prosjektet: "Det er ikke ferdig før jeg sier at det er ferdig."
- De fleste elementer i prosjektet ditt går gjennom mange redigeringer før du er fornøyd med resultatet.
Nå kan du si om detaljstyringen har tatt over for dine prosjektledelsesoppgaver. La oss diskutere konsekvensene av denne lederstilen.[/vc_column_text]
Hvorfor bør du unngå detaljstyring som prosjektleder?
Vi begynner med de dårlige nyhetene, rett og slett fordi detaljstyring i de fleste tilfeller ikke er bra for teammedlemmene dine og prosjektet de jobber med. Her er grunnen til det.
For det første kan det faktisk hindre produktiviteten. A studie utført av forskere ved University of Louisville i Kentucky, fant at "press skader prestasjonen hvis det fører til at du er oppmerksom på en måte som er uheldig for den aktuelle oppgaven du utfører". Når de som deltok i studien følte at de ble kontrollert, fokuserte de ikke på resultatet av oppgaven, men på selve oppgaven, noe som viser at eksplisitt overvåking kan ha en negativ innvirkning på prestasjonene.
Hvis du har en tendens til å overkontrollere medarbeiderne dine, kan det også være sannsynlig at du arrangerer for mange møter, spesielt statusmøter. I vår guide til effektiv møteledelseforeslår vi at statusoppdateringer deles i en kort skriftlig form i stedet for under et lengre allmøte.
Overdreven kontroll av alle aspekter ved teammedlemmenes arbeid er også dårlig for teammoralen. Folk blir frustrerte eller uengasjerte fordi de ikke føler at de har autonomi nok til å gjøre jobben sin. Til slutt kan det føre til høy turnover i prosjektteamet eller konflikter mellom deg og teamet ditt. Det sier seg selv at bygge tillitsom er så viktig i prosjektsammenheng, er svært vanskelig.
Kreativiteten og lidenskapen er begrenset. Teammedlemmene blir mer ubesluttsomme og passive: Det spiller tross alt ingen rolle hva de gjør - lederen vil uansett finne noe å rette på. En leder som detaljstyrer, kan føle at teamet lærer av det, men i virkeligheten er det ingen som lærer noe som helst.
Det er ikke en skalerbar prosjektledelsesstil. Du bruker enormt mye tid på å redigere/avslutte/kontrollere oppgaver som andre sannsynligvis er perfekt rustet til å fullføre. Det er umulig å både utføre prosjektledelsesoppgavene dine og samtidig prøve å forbedre alle andres oppgaver. Medarbeiderne dine kan med tiden bli avhengige av deg, noe som ytterligere vil bremse fremdriften i arbeidet dere skal levere sammen.
Når er detaljstyring OK?
Å detaljstyre teammedlemmene kan være en vellykket tilnærming, men bare i noen få tilfeller:
- A krise (en reell krise som omfatter hele prosjektet, ikke en erkjennelse midt på dagen av at "ting går for sakte"). Når det ser ut til at prosjektets tidsplan er i fare på grunn av plutselige endringer i prioriteringene eller ressursmangel, kan det hende du må hjelpe teamet ditt med planlegging og gjennomføring av oppgaver.
- Et behov for raskt å få teammedlemmene opp i fart. Av og til ser du kanskje at noen i teamet ditt trenger en ekstra dytt. Kanskje er de nye i teamet, og de forstår ikke helt oppgavene sine eller kompleksiteten i prosjektet? Disse medarbeiderne kan ha nytte av at du aktivt overvåker arbeidet deres i en periode.
Husk at for at det skal være noenlunde effektivt, bør detaljstyring være en kortsiktig løsning.
Slik unngår du detaljstyring i prosjektet ditt
Ideelt sett ønsker du ikke å detaljstyre teamet ditt. Samtidig vil du som prosjektleder sørge for at oppgavene blir gjort, og at prosjektet går i riktig retning. Etter vår mening kan du oppnå begge målene når du tar hensyn til to viktige elementer som kjennetegner fornøyde og produktive prosjektteam: prosjektgjennomsiktighet og synlighet for de ansatte.
Team- og prosjektgjennomsiktighet kan eliminere behovet ditt for å kontrollere teammedlemmene dine. Hvordan da? Når du oppmuntrer til åpen kommunikasjon og sørger for at medarbeiderne forstår oppgavene sine, trenger du ikke å overvåke dem så nøye. Hvis det oppstår problemer, vil de fortelle deg om dem, og dere kan løse dem sammen.
Det kan imidlertid være at medarbeiderne dine ikke engang ser at det er behov for å iverksette korrigerende tiltak. Det kan for eksempel være at de jobber med oppgavene sine uten å innse at den faktiske tiden de bruker på oppgavene, avviker mer og mer fra det de har estimert. Dette er noe som er vanskelig å få øye på i det daglige arbeidet, men som er lett å oppdage når man ser på det store bildet. Derfor er det en fordel å ha synlighet i teamets arbeidsmengde, timelister og tilgjengelighet. Hvordan kan man oppnå dette uten å kreve hyppige statusrapporter? Et svar kan være å innføre programvare for ressursforvaltning i organisasjonen din. Medarbeiderne kan bruke det til å spore tiden sin og sjekke prosjektene de er tildelt, og du som leder kan overvåke lagets prestasjoner uten å legge for mye press på teammedlemmene dine.
Ta en titt på dette bildet: