Noen ganger godt mestret strategier for tidsstyring ikke er nok. Men hvordan sporer du de ansattes timer? Hvordan registrerer du de ansattes timer? Bruker du programvare for tidsregistrering av ansatte og analysere rapporter? Har du et Excel-ark eller en timeseddel på papir som du bruker til å loggføre timer? Eller kanskje du ikke registrerer tiden du bruker på ulike prosjekter i det hele tatt?
Artikkelen inneholder:
Hos Teamdeck vet vi at effektiv håndtering av timelister gir fordeler for selskapet selv, men er også gunstig for de ansatte. Begge parter er tjent med at prosessen er åpen og effektiv. I denne artikkelen, lærer du hvordan du lager en effektiv timelisterapport ved hjelp av Teamdecks rapporteringsfunksjoner. Med utgangspunkt i denne rapporten kan du beregne lønn, fakturere kundene dine og forstå produktivitetsmønstrene i teamet ditt.
Men før vi viser hvordan du oppretter en timelisterapport, vil vi si noen ord om selve timelistene. En timeliste er en tabell med data som inneholder tiden en bestemt medarbeider har arbeidet i løpet av en bestemt tidsperiode og/eller en bestemt oppgave eller et bestemt prosjekt for en bestemt kunde. Det brukes mange ulike metoder for å registrere timelister. Fra papir, dedikert programvare for timelister, app for tidsregistrering av ansatte eller ressursplanlegger med funksjoner for tidsregistrering og timelisterapporter.
For å kunne lage en grunnleggende rapport basert på teamets timelister, må du ha tilgang til de loggførte timene deres. Teamdeck tilbyr tidssporingsfunksjoner (inkludert en mobil tidsregistrering), slik at du kan opprette rapporter ved hjelp av de ansattes tidsdata.
Er du usikker på hvordan du sporer tid med Teamdeck? Vår kunnskapsbase bør hjelpe.
Er du klar til å begynne å lage timelisterapporten din? Logg inn på Teamdeck og gå til rapporteringsdelen - du finner den i toppmenyen. Når du nå klikker på Opprett ny rapport, har du to alternativer:
Rapporteringsmaler er absolutt nyttige og kan gjøre arbeidet ditt raskere, men i denne artikkelen lærer du hvordan du lager timelisterapporter fra bunnen av. Gå videre og klikk på opprette tilpasset.
Nå som du har generert en tom rapport, kan du enkelt mate den med data. Ikke glem å gi den et navn og velge et passende datointervall (begge deler kan redigeres når som helst).
La oss begynne med å legge til en ny tabell (klikk legg til tabell) med grunnleggende informasjon om teamets tid. Du vil se at timelister allerede er oppført i den nye tabellen, sammen med bookinger, tilgjengelighet og feriedata. Hvis du kun ønsker å analysere timelisteinformasjon, kan du fjerne de andre kolonnene ved å klikke på søppelbøtteikonet. Du ender opp med en tabell som er delt inn i ulike prosjekter.
Vil du se loggførte timer for en bestemt bruker og ansatt i teamet ditt? Da endrer du bare måten dataene i tabellen er gruppert på:
Se på skjermbildet ovenfor. Avhengig av behovene dine kan du gruppere informasjon etter personer, prosjekter, uker og så videre, slik at du får en bedre forståelse av teamets arbeidsmengde og teamprestasjoner (mer om håndtering av arbeidsmengde).
En slik tabell kan fungere som grunnlag for beregning av lønn til ansatte. Du kan også filtrere dataene slik at de f.eks. bare omfatter bestemte prosjekter. En slik rapport er et flott tillegg til kundefakturaen hvis du tar betalt per time.
Klikk på plussikonet nederst i høyre hjørne hvis du vil legge til flere elementer i rapporten. Visualiser timelisten ved å opprette et linjediagram eller et søylediagram. Det kan også være lurt å sjekke hvor stor andel de ulike prosjektene utgjør av teamets totale loggførte tid. Her kan et kakediagram være til hjelp:
Ved å analysere dataene med ulike visualiseringsmetoder kan du avdekke nye innsikter - for eksempel at ett prosjekt tar 30% av teamets tid, selv om det neppe er like lønnsomt som andre ting du har i pipeline.
Å ha tilgang til de ansattes loggførte timer er definitivt verdifullt, men det kan vise seg å være enda mer fordelaktig å bore ned i disse dataene. Etter å ha lest avsnittene ovenfor vet du hvordan du kan gruppere dataene dine i grunnleggende kategorier (personer, prosjekter, tidsperioder). Nå er det på tide å bli litt mer sofistikert og introdusere egendefinerte kategorier som du kan sette opp på egen hånd. Disse egendefinerte innsiktene kan genereres ved hjelp av:
Hva er forskjellen mellom disse to? Timelapper kan legges til hver enkelt tidsregistrering, slik at de beskriver selve de loggførte timene. Vanlige eksempler på tagger for timelister er fakturerbar, ikke-fakturerbar og overtid men du kan legge til dine egne tagger for å gi mer informasjon til timelistevisningen. Egendefinerte felt beskriver derimot enten prosjekter eller personer.
De fleste av kundene våre bruker det egendefinerte feltet "Jobbtittel" for å kunne gruppere medarbeiderne sine i ulike kategorier basert på kompetansen deres. Det kan også være lurt å gruppere prosjektene dine i ulike "Kunde"-kategorier, spesielt hvis du jobber med flere prosjekter for flere selskaper.
Du kan administrere både tagger og egendefinerte felt i Innstillinger for organisasjonen din.
Hvorfor er det nyttig å ha egendefinerte kategorier som du kan gruppere alle dataene dine i?
Først og fremst kan du lage en visning som gir 100% mening for bedriften din. Du kan for eksempel sammenligne timelister fra ulike kontorsteder i bedriften.
Med timeregnskapskoder kan du gå ned i dataene og overvåke en valgfri kategori: Du kan for eksempel gruppere timeregnskap merket som overtid, fakturerbar eller til og med hjemmekontor, hvis en gitt inndeling gir mening for organisasjonen din.
Ønsker du å få enda mer innsikt i teamets timelister? Du kan legge til en kolonne som heter "Beskrivelse av timeliste" for å importere beskrivelsen av hver enkelt timelisteoppføring i rapporten. Beskrivelser er kommentarer som teammedlemmene skriver når de logger inn timelisteoppføringene sine. Når du ser disse beskrivelsene, kan du se nøyaktig hva som er årsaken til visse trender i teamets timelister.
Bestill en konsultasjon med Teamdeck-eksperter. Vi hjelper deg med å sette opp selv de mest sofistikerte rapportene.
En av fordelene med tidsregistrering er at du kan holde oversikt over de ansattes overtid. Vi har allerede nevnt at en måte å gjøre det på med Teamdeck, er å be de ansatte om å bruke en timeseddel-tag overtid hver gang de jobber overtid.
Du kan imidlertid også beregne overtid uten å være avhengig av korrekt merking. Hvordan da? Alt du trenger er antall estimerte arbeidstimer (eller tilgjengelige timer) og, selvfølgelig, antall faktiske/registrerte timer.
Teamdeck hjelper deg med overtidsstyring også. Den lar deg lagre både tilgjengelige timer (som de ansattes tilgjengelighet samt estimert arbeidstid (bestillinger). Med denne typen data til rådighet kan du lage en nøyaktig rapport om teamets overtid. La oss lage den trinn for trinn.
Innenfor Legg til egendefinerte beregningsfelt skjemaet, endrer du dataformatet til Tid og skriv inn følgende formel: Timelister: Tid - Bestillinger: Tid. Klikk på Lagre og søke.
Enten du velger å bruke taggen Overtid som en markør for ekstra timer eller å beregne overtidskolonnen selv, kan du fortsatt gruppere dataene på ulike måter for å få en bedre forståelse av hvem og under hvilke omstendigheter som har måttet jobbe overtid.
Et av de potensielle bruksområdene kan være å gruppere tabellen etter stillingsbetegnelser (det er et egendefinert felt) og deretter se hvilke roller som har brukt ekstra timer på arbeid. På denne måten kan du prognose for menneskelige ressurser og rekrutteringsbehov eller forbedre din ressursallokering.
Når vi ser på overtidsrapporten ovenfor, kan vi sannsynligvis si at dette selskapet bør ansette flere markedsføringsspesialister, ettersom de nåværende ansatte i denne rollen har mye overtid.
Når du lagrer en rapport i Teamdeck, blir den liggende i dashbordet ditt. Gå gjennom rapporten regelmessig for å se nye mønstre i dataene og oppdage potensielle forbedringsområder.
Ønsker du å dele denne innsikten med teamet ditt? Gjør det direkte i appen ved å klikke på shaom. Du kan også eksportere dataene eller generere en lenke til rapporten, slik at den blir tilgjengelig for personer fra eksterne organisasjoner, f.eks. kunder eller lønnsspesialister.
Det er nesten ingen grenser for hva som kan gjøres og analyseres med Teamdeck-rapporter. Og viktigst av alt, rapporteringsfunksjonene er tilgjengelige for alle brukere av appen. Uansett om du har 15 eller 150 personer om bord, vil du kunne bruke robuste timelisterapporter til din fordel.
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...