Mange bedrifter er for tiden på utkikk etter ideer til kostnadsoptimalisering som svar på den globale pandemien og dens økonomiske konsekvenser. Når de prøver å minimere HR-kostnadene, bestemmer teamene seg for å innføre ansettelsesstopp eller bruke HR-teknologien mer effektivt, alt for å holde lønnsomheten oppe og unngå oppsigelser. For å utnytte tilgjengelig teknologi bedre ønsker vi å vise deg hvordan bedrifter kan redusere kostnadene med styring av prosjektressurser.
Tipsene våre vil fungere for mange forskjellige bransjer, men selskaper som jobber for flere kunder samtidig (byråer, konsulentselskaper, programvarehus), vil kanskje finne dem spesielt nyttige. Det er nemlig slik at når man sjonglerer med flere prosjekter samtidig, er det svært utfordrende å planlegge og administrere ressurser.
La oss først definere ressursstyring.
I vår guide til styring av prosjektressurserdefinerte vi den som utnytte de begrensede ressursene du har til rådighet så effektivt som mulig. Hva slags ressurser snakker vi om? Mennesker, selvfølgelig, men også utstyr, lokaler, kjøretøy eller noe helt annet, avhengig av virksomhetens art. I dette blogginnlegget skal vi imidlertid fokusere på personaladministrasjon.
Å utnytte ressursene dine på best mulig måte betyr at du utnytter dem effektivt, allokere de riktige personene til de riktige prosjektene (ressursallokering)og analyser teamets arbeid for å finne optimaliseringsmuligheter. Disse trinnene er avgjørende for å redusere virksomhetens kostnader, som du vil se i de neste par avsnittene.
Ved hjelp av bra programvare for ressursplanlegging vil hjelpe deg enormt. Appen vil selvfølgelig ikke gjøre alt arbeidet for deg, men den vil gjøre det mulig for deg å gjøre ting effektivt og spare tid og penger i prosessen. I dette blogginnlegget får du se skjermbilder fra Teamdeck, en app som brukes av lag over hele verden.
Utvikling TeamdeckSom en komplett ressursstyringsapp snakker vi ofte med kundene våre om hvilken effekt ressursstyring har på budsjettene deres.
Apptension var et av de første selskapene som tok i bruk Teamdeck for å planlegge og administrere de ansattes arbeid. Piotr Bandosz, Apptensions leder for økonomi og personal, fortalte oss dette:
Uten Teamdeck hadde vi sløst bort 11 130TP4T11,130 i de ansattes tid hver måned på å håndtere vanlige lederproblemer. Teamdeck hjalp oss med å redusere dette sløseriet til $1 249,50, noe som sparer oss for $9 880,50 i måneden.
Apptension er et team på 50 personer, så hvis du driver et større selskap, kan du forvente enda større besparelser. Hvordan er det mulig? La oss gå nærmere inn på detaljene - hvordan sparer du penger når du implementerer ressursstyring?
Hvorfor er ressursutnyttelse så avgjørende? Kort sagt: Det gagner både arbeidsgiveren og de ansatte. Tenk for eksempel på underutnyttelse. Folk som venter på oppgaver, genererer kostnader for bedriften, men kan også blir veldig frustrerte selv. På den annen side kan overutnyttelse føre til utbrenthet blant ansatte og ekstra kostnader for arbeidsgiveren hvis du betaler mer for overtid. Det er ganske enkelt: Med optimal utnyttelse genererer du ikke unødvendige kostnader, og medarbeiderne dine kan glede seg over en balansert teamets arbeidsmengde.
Ressursstyring er nøkkelen til å opprettholde god ressursutnyttelse. Det krever at du tar hensyn til ressursplanlegging og tildele arbeid til medarbeidere som kan påta seg flere oppgaver. Når du ser alle teammedlemmenes bookinger i ressurskalenderer det mye lettere å oppdage personer som er under- eller overutnyttet.
En av grunnene til at ressursstyring påvirker prosjektenes lønnsomhet, er at den hjelper deg med å velge de beste folkene til en gitt oppgave. Det virker enkelt nok når teamet ditt består av, la oss si, ti personer. Men hva om du leder 200+ ansatte?
Verktøy for ressursforvaltning som Teamdeck gir deg en god oversikt over talentpoolen. Du ser hvem som er tilgjengelige for et nytt prosjekt, men du kan også filtrere teammedlemmene etter ferdigheter, ansiennitet eller sted. Når de beste medarbeiderne jobber på et prosjekt, er det større sannsynlighet for at det blir vellykket.
Selv om de beste talentene dine klarer å levere prosjektet innen fristen og budsjettet, kan det likevel vise seg at det knapt er lønnsomt. Det hele koker ned til budsjettet du blir enig med kunden om, og faktureringsmetoden.
Når du for eksempel fakturerer per time (time & material), er det verdt å analysere teamets fakturerbare og ikke-fakturerbare tid. Tidsregistrering for ansatte er et viktig aspekt ved ressursstyring. Det gjør det mulig å gjøre forbedringer på det personlige nivået (f.eks. ved å justere arbeidsmengden) og på prosjekt- eller organisasjonsnivå.
Gå inn i teamets timelisterapport og se hvordan fordelingen er mellom fakturerbare og ikke-fakturerbare timer. Ta deg deretter tid til å tenke på hvordan du kan forbedre forholdet til din fordel. Kanskje legger du for eksempel merke til at prosjektteamene dine bruker mye tid på lange allmøter eller på administrative oppgaver som prosjektrapportering. Du vil bokstavelig talt se hvor du taper penger.
Hvordan kan du løse dette? Én idé er å forbedre bedriftens interne prosesser. En annen er å ha en annen tilnærming til fremtidige budsjetter, og for eksempel avsette en større buffer.
Kommunikasjon er avgjørende, spesielt for bedrifter som har gått over til fjernarbeid. Hvis du er i denne situasjonen, kan det være lurt å lese blogginnlegget vårt om effektiv kommunikasjon for eksterne team.
Men det er også sant at kommunikasjon kan være frustrerende og tidkrevende. Et eksempel? Tenk deg at du er leder for et team og har følgende samtale med en kollega:
Et annet eksempel er når folk er usikre på hva de skal fokusere på en gitt dag. Det høres kanskje overraskende ut, men dette er ikke uvanlig, spesielt ikke i roller som støtter flere prosjekter i løpet av en uke (f.eks. illustratører og DevOps-spesialister).
Det virker uskyldig nok, men slike samtaler kan ta opp mange timer av ukene til de ansatte. Hadde det ikke vært flott å slippe disse samtalene og i stedet ha effektive systemer for å planlegge og administrere arbeidstid eller ferie? Det er her ressursstyringsverktøyene kommer til nytte.
Når teamet ditt er forpliktet til ressursstyring, er det enkelt for de ansatte å sjekke prioriteringene sine for de kommende dagene. Ferietilskudd og ferieforespørsler kan også håndteres på en friksjonsfri måte. Som bedrift sparer dere penger, og medarbeiderne kan fokusere på kommunikasjon som betyr noe for dem.
Har du noen gang gått gjennom en kostbar rekrutteringsprosess bare for å ansette en medarbeider som ikke hadde så mye å gjøre likevel? Eller kanskje du har sikret deg et par prosjekter bare for å innse at du ikke har nok kapasitet og måtte leie inn frilansere eller outsource team for en ekstra kostnad? Begge scenariene kunne vært unngått med ressursprognoser. Det betyr at du prøver å forutse hvor mange ressurser du vil trenge og når.
Hvordan kan ressursstyring hjelpe deg med prognoser for menneskelige ressurser?
For det første får lederne bedre oversikt over teamets kapasitet og nåværende arbeidsmengde, slik at de kan planlegge produksjonen deretter. For det andre kan du analysere historiske data fra teamets timelister for å identifisere mønstre. Mange byråer opplever for eksempel et sesongbetont ressursbehov: Det er måneder hvor det rett og slett er mer arbeid. Når du vet dette på forhånd, kan du forberede deg på ressursmangel og starte en rekrutteringsprosess eller forhandle frem en bedre avtale med et outsourcingsselskap. På denne måten kan du optimalisere utgiftene dine og planlegge økonomien bedre.
Når du står overfor en krise, kan ditt første instinkt være å sette et tak på utgiftene. Å investere i en ressursstyringsapp kan virke kontraintuitivt når du desperat ønsker å spare penger, ikke sant? I virkeligheten er det slik at så lenge lederteamet ditt er opptatt av effektiv ressursplanlegging og -styringbør avkastningen på investeringen være høy.
Ta Apptension, selskapet som estimerte at de sparer $10k hver måned takket være Teamdeck. Hvor mye bruker de på det? En lisens for én person koster $3,99, så et team på 50 personer betaler $199,50 hver måned. Som du kan se, er det bare en brøkdel av besparelsene de er i stand til å generere på grunn av effektiv styring av ressursene sine.
Lurer du på hvordan avkastningen på investeringen vil være for din bedrift? La oss ta en prat om det! Avtal en samtale med Aniela: Hun vil diskutere dine behov for ressursstyring og vise deg hvordan Teamdeck kan hjelpe deg med å redusere virksomhetens kostnader.
Effektiv ressursplanlegging er et avgjørende mål for bedrifter av alle størrelser, enten de driver virksomhet på nettet eller i tradisjonelle bransjer. Gitt det store mangfoldet av virksomheter som har behov for ressursplanlegging, er det utfordrende å gi en anbefaling som passer for alle...
Team over hele verden står overfor lignende utfordringer når det gjelder å planlegge teamets tidsplan. Å lage en prosjektplan er vanskelig i seg selv, og det er enda vanskeligere å holde den oppdatert og reagere på endringer...
Som programvarehus har vi testet mange, kanskje de beste tidsstyringsappene. I IT- og programvarebransjen - som for det meste har forretningskunder fra USA og Storbritannia - er vi vant til å jobbe med en absolutt...