Effektiv ressursplanlegging er et avgjørende mål for bedrifter av alle størrelser, enten de driver virksomhet på nettet eller i tradisjonelle bransjer. Gitt det store mangfoldet av virksomheter som har behov for ressursplanlegging, er det utfordrende å gi en anbefaling av en nettbasert ressursplanlegger som passer for alle. Denne veiledningen har som mål å hjelpe deg med å navigere i utvelgelsesprosessen ved å stille viktige spørsmål som vil veilede deg mot de beste verktøyene for ressursplanlegging for teamet ditt.
Hva vil du få med denne artikkelen:
Ressursplanleggingsprogramvarens rolle i prosjektledelse.
Fem viktige hensyn og spørsmål du bør stille når du skal finne en effektiv ressursplanlegger.
Eksempler på selskaper som har valgt Teamdeck.io som deres primære ressursplanlegger.
Strategier for effektiv styring av kapasitetsplanlegging, prosjektoppgaver og forretningsprosesser.
Ressursplanlegger, ressursplanlegger, programvare for ressursplanlegging, prosjektkalender, online kalenderplanleggerosv. - er begreper som generelt sett beskriver det samme. Med et ressursplanleggingsverktøy kan du administrere ressurser og allokere de riktige medarbeiderne til de riktige prosjektene/oppgavene/kundene.
Ressursplanlegging er en integrert del av ressursforvaltning, som er prosessen med å bruke en bedrifts ressurser på en mest mulig effektiv måte (kilde: Ordbok for næringslivet). Det gjør det mulig for deg å utnytte teamet ditt bedre og sørge for at alle jobber med noe de er godt rustet til å gjøre. Ressurskapasiteten gjør at prosjektene og forpliktelsene dine har større sannsynlighet for å lykkes.
Et fugleperspektiv over teammedlemmer, prosjektteam, prosjekt og oppgaver.
Merk at vi i dette blogginnlegget kun fokuserer på programvare for nettbasert administrasjon - dedikerte apper for ressursplanlegging, ressursplanleggingog andre ressursstyringsverktøy. Det er mulig å bruke et regneark (eller et annet verktøy som fungerer for deg) for å fordele teammedlemmenes arbeid.
Vi tror imidlertid at programvare som er utviklet for dette formålet, til syvende og sist vil gjøre prosjektporteføljestyringsprosessen mer effektiv. I tillegg finnes det ressursplanleggere i ulike prisklasser (inkludert gratis alternativer, spesielt for små team). Du bør kunne finne noe som passer for ditt budsjett og dine behov.
Ressursplanleggingsverktøyene har utviklet seg betydelig i årenes løp, og har gått fra å være enkle planleggingshjelpemidler til sofistikerte plattformer som tilbyr en rekke funksjoner som er utviklet for å øke effektiviteten og produktiviteten. La oss se nærmere på hvordan disse verktøyene fungerer og de ulike funksjonene de tilbyr.
Moderne verktøy for ressursplanlegging tilbyr et sentralisert dashbord der ledere kan se og administrere alle ressurser. Denne omfattende oversikten inneholder detaljer om pågående prosjekter, ressursallokeringer og kommende tidsfrister. Muligheten til å se all denne informasjonen på ett sted gjør det enklere å ta informerte beslutninger raskt.
Eksempel: Et markedsføringsbyrå som jobber med flere kampanjer samtidig, kan bruke det sentraliserte dashbordet til å spore hvilke teammedlemmer som jobber med hvilke kampanjer, deres nåværende arbeidsmengde og kommende tidsfrister. Denne oversikten sikrer at ingen prosjekter blir oversett, og at ressursene utnyttes optimalt.
Effektive verktøy for ressursplanlegging legger til rette for sanntidssamarbeid mellom teammedlemmene. Funksjoner som delte kalendere, direktemeldinger og felles dokumentredigering sørger for at alle holder seg på samme side, uavhengig av hvor de befinner seg.
Scenario: En teknologibedrift med team som er spredt over ulike tidssoner, kan bruke disse funksjonene til å koordinere arbeidet sømløst. Teammedlemmene kan oppdatere tilgjengeligheten sin, kommunisere endringer og justere tidsplaner i sanntid, noe som reduserer forsinkelser og misforståelser.
Rapportering og analyse er avgjørende for å forstå hvordan ressursene utnyttes og hvor det kan gjøres forbedringer. Mange ressursplanleggingsverktøy tilbyr detaljerte rapporter om ressursallokering, prosjektfremdrift og teamprestasjoner. Denne innsikten er uvurderlig for strategisk planlegging og optimalisering av ressursbruken.
Casestudie: Et byggefirma bruker avanserte analyser for å overvåke bruken av tunge maskiner og arbeidskraft på ulike byggeplasser. Ved å analysere disse rapportene kan de identifisere underutnyttet utstyr eller overbelastet personale, noe som gir mulighet for bedre ressursfordeling og kostnadsbesparelser.
Programvare for ressursplanlegging spiller en sentral rolle i prosjektstyringen ved å sikre at ressursene allokeres effektivt og at prosjektene fullføres i tide og innenfor budsjettet. Slik integreres den med prosjektstyringsprosessene:
Ressursplanleggere hjelper prosjektledere med å lage detaljerte tidsplaner som tar hensyn til teammedlemmenes tilgjengelighet og kapasitet. Denne planleggingen går lenger enn bare å tildele oppgaver, og tar hensyn til faktorer som ferdigheter, erfaring og balanse i arbeidsmengden.
Innsikt: I programvareutvikling er det avgjørende for effektiviteten å tildele oppgaver til teammedlemmer med riktig ekspertise. En ressursplanlegger kan bidra til å matche utviklere med oppgaver som samsvarer med deres ferdigheter og erfaring, slik at komplekse kodingsutfordringer blir håndtert av de som er best rustet til å løse dem.
Å balansere arbeidsmengden er avgjørende for å forhindre utbrenthet og sikre at alle teammedlemmene jobber med optimal kapasitet. Ressursplanleggingsverktøy gir en visuell fremstilling av fordelingen av arbeidsmengden, noe som gjør det enkelt å identifisere når noen teammedlemmer er overbelastet eller underutnyttet.
Eksempel: I et advokatfirma kan noen advokater være overbooket med saker, mens andre har en lettere arbeidshverdag. En ressursplanlegger bidrar til å fordele sakene jevnere, slik at alle advokatene har en håndterbar arbeidsmengde og klientene får oppmerksomhet i tide.
Prosjekter har ofte oppgaver som er gjensidig avhengige av hverandre, noe som betyr at en oppgave ikke kan starte før en annen er fullført. Ressursplanleggingsprogramvare kan bidra til å identifisere disse avhengighetene og potensielle flaskehalser på forhånd, slik at lederne kan planlegge deretter og holde prosjektet på rett spor.
Scenario: Et filmproduksjonsteam bruker en ressursplanlegger til å administrere innspillingsplanene og sørge for at skuespillere, kulisser og utstyr er tilgjengelig til rett tid. Ved å forutse avhengigheter kan de unngå kostbare forsinkelser og sikre en smidig produksjonsprosess.
Før du søker etter teamets nye ressursplanlegger, må du forstå fordelene som ressursforvaltning (og spesielt effektiv ressursplanlegging) kan gi. Ulike selskaper vil sette pris på ulike fordeler med ressurstilgjengelighet, og vil derfor prioritere spesifikke funksjoner når de leter etter et verktøy for ressursplanlegging eller prosjektstyring med slike funksjoner.
Unngå planleggingskonflikter - en av de mange rollene en ressursplanlegger har
Hvis du for eksempel jobber i en organisasjon som jobber med flere prosjekter samtidig, er det avgjørende at du har et verktøy som gjør det mulig å koordinere prosjektporteføljen og tilpasse flere tidsplaner for å levere prosjekter.
Så hva er de viktigste fordelene med å planlegge ressurser ved hjelp av en dedikert app?
Bildene nedenfor viser grensesnittet til TeamdeckVi har utviklet et nytt verktøy for ressursplanlegging. Hvis du har spørsmål om verktøyet, gi oss beskjed!
Ja, det er enkelt å tildele ressurser Det er ikke bare mulig å endre tidsplanen til et gitt oppdrag ved hjelp av en tidsplanleggingsapp, men det er også mulig å skrive den ned på et papir eller i et regneark. Den virkelige fordelen med ressursplanleggere er at de kan hjelpe deg med å endre teamets tidsplaner. Fleksibel planlegging er mye enklere når du vet at du raskt kan omfordele ressursene dine eller prøve ut forskjellige planleggingsalternativer. Mange ressursadministrasjonsapper lar deg dra og slippe ulike oppgaver - det er praktisk når du må flytte rundt på ting raskt.
Apper for ressursstyring hjelper deg med å fikse konflikter i prosjektplanleggingen ved å redigere timeplanen raskt, men de gjør det også mulig å unngå dem i utgangspunktet. Det er mulig fordi du kan se tilgjengeligheten til medarbeiderne dine (inkludert deltidsansatte eller frilansere som jobber for bedriften din). Denne innsikten gjør det mulig for deg å planlegge arbeidet på en bedre måte. Du slipper å bli overrasket av uventede ferier eller andre forpliktelser.
Ressursledere eller PM-er vil sørge for at teammedlemmene har arbeid å gjøre, men at de ikke blir overveldet av oppgaver. Ressursplanleggingsverktøy hjelper deg med å finne den rette balansen her: Du kan overvåke medarbeidernes arbeidsmengde og omfordele dem til fremtidige prosjekter når det er nødvendig.
Når du implementerer et ressursstyringsverktøy eller en app i organisasjonen din, gir du alle en bedre forståelse av hva som skjer i bedriften - alle er på samme side. Ledere kan vurdere tidsplanene for ulike prosjekter, mens medarbeiderne og hvert enkelt teammedlem kan se hva de har i vente de kommende dagene og hvilke andre prosjektfaser de befinner seg i.
Bedre arbeid og prosjektgjennomsiktighet takket være ressursplanleggeren. Booking, håndtering av arbeidsmengde, la sporing.
Før du i det hele tatt begynner å analysere ulike programvarer for ressursstyring verktøybør du ta deg tid til å tenke gjennom bedriftens behov. Hvis du vet hva du er ute etter, blir beslutningsprosessen enklere.
Du kan begynne med følgende spørsmål:
Hva slags ressurser ønsker du å planlegge (f.eks. folk, utstyr, kontorlokaler)?
Hva ønsker du å planlegge (f.eks. prosjekter, skift, arrangementer)?
Bruker du noen andre verktøy?
Hvordan er teamstrukturen din?
Hvilke vaner har teamet ditt?
La oss se nærmere på hvert av disse spørsmålene. Det første du må tenke på er hvilken type ressurser du ønsker å planlegge. Du har sikkert lagt merke til at vi i dette blogginnlegget for det meste har referert til verktøy for planlegging av ressurser og prosesser for mennesker. Du kan like gjerne lage tidsplaner for andre ressurser enn mennesker. La oss si at du bare har en håndfull konferanserom som må fordeles til ulike personer hver dag. Eller at du har noe utstyr som må bestilles på forhånd.
De fleste apper for ressursstyring lar deg legge inn både menneskelige og ikke-menneskelige ressurser i systemet, men mange verktøy er utviklet spesielt for planlegging av menneskelige ressurser. Hvis du primært fokuserer på livløse ressurser i kapasitetsplanleggingen, trenger du ikke å bekymre deg: Det finnes sannsynligvis en dedikert ressursplanlegger for dette formålet (f.eks, utstyrssjef eller kontorplanlegger)
Riktignok kan vi generelt si at alle selskaper jobber med en eller annen type prosjekt. Men du må likevel gå dypere inn i kravene til arbeidet ditt. Ønsker du å planlegge langsiktige prosjekter (f.eks, programvareutvikling)? Eller kanskje du har behov for å planlegge daglige arbeidsskift eller engangsoppdrag. Ulike bransjer vil ha spesifikke behov her, og det kan være lurt å se seg om etter andre jobbroller, for eksempel som skiftplanlegger for restauranter.
De to første spørsmålene bør ha avgrenset søket ditt til et bestemt segment av markedet. Nå er det på tide å evaluere funksjonene til ulike verktøy innenfor dette segmentet.
Først og fremst må du sørge for at den nye ressursplanleggeren passer inn i teamets verktøykasse. Det er spesielt viktig når teamet ditt bruker flere nettbaserte verktøy (som prosjektstyringsprogramvare, chat eller apper for innholdsskaping). Du vil at den nye planleggeren skal kunne integreres sømløst med det eksisterende økosystemet ditt. Spør om appen du vurderer, har tilstrekkelig med integrasjoner, utvidelser eller muligheter for å tilpasse den (for eksempel med API).
Deretter analyserer du strukturen til prosjektlederne og teamene dine (de som skal bruke planleggeren). Det er stor sjanse for at du vil ønske å gi ulike typer tillatelser til ulike teammedlemmer. Sørg for at du kan gjøre det i appen.
Til slutt bør du ta hensyn til de ansattes vaner. Hvis teamene dine for eksempel bruker mye av arbeidstiden sin på farten, er det fornuftig å bruke et verktøy med en robust mobilapp.
Det er alltid nyttig å sammenligne appen du vurderer med andre populære, men beste prosjektplanleggingsverktøy. Mange apper tilbyr egne sammenligningssider (vi har laget slike sider for folk som leter etter alternativer til Resource Guru, Monday og Wrike).
Selv om du tror at en gitt app oppfyller alle kriteriene når du leser produktbeskrivelsen, er det viktig at du prøver den ut. På denne måten får du en følelse av brukeropplevelsen og kan teste ulike funksjoner før du ruller den ut til hele teamet.
Et alternativ kan være å benytte seg av en gratis prøveperiode som mange produkter tilbyr. Registrer deg og utforsk appen på egen hånd før du introduserer teamet ditt. Alternativt kan du be om en produktdemo - det er en utmerket mulighet til å vurdere et gitt selskaps kundestøtte.
Hos Teamdeck tilbyr vi to alternativer:
Registrer deg for en 30-dagers GRATIS prøveperiode. Du får full tilgang til appen og kan sømløst gå over til premiummedlemskapet når prøveperioden utløper. Tips: Hvis du vil se hvordan det er å bruke Teamdeck i virkelige scenarier, kan du importere eksempeldata til kontoen din og leke deg.
Avtal en samtale med Aniela. Hun vil diskutere dine behov, vise deg de ulike funksjonene i ressursplanleggeren vår, ressursrapporter, hvordan du planlegger ressurser og prosjekter, og hjelpe deg med å avgjøre om det passer for deg.
Få en 30-dagers GRATIS prøveperiode
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...