Team over hele verden står overfor lignende utfordringer når det gjelder å planlegge teamets tidsplan. Å lage en prosjektplan er vanskelig i seg selv, og det er mer komplisert å holde den oppdatert og reagere på endringer. Situasjonen blir enda mer krevende når mange ansatte jobber eksternt.
Hva vil du lære av denne artikkelen:
Hvordan en online kalenderplanlegger hjelper til med prosjektledelse
Hvordan Teamdeck-programvare for ressursstyring brukes i den nettbaserte planleggingen
Forskjeller mellom en online timeplanlegger og en online kalenderplanlegger
Før du får et godt innblikk i hvordan en online kalenderplanlegger fungerer, må du vite hvordan markedet ser ut.
Først og fremst en online kalenderplanlegger, kalenderplanleggerprogramvare, verktøy for prosjektplanlegging, prosjektplanleggingskalender, kalender planleggingsverktøy, online timeplanlegger, eller programvare for ressursplanlegging - har samme rolle. De skal hjelpe deg med å organisere arbeidet ditt og teammedlemmenes arbeid.
Nettbasert kalenderplanlegger eller tradisjonell kalender?
For det andre er det alltid behov for å ta hensyn til prosjektledelsesprosesser og de ulike utfordringene og forventningene som er knyttet til dem. Når ledere bruker en eller annen form for prosjektstyringsløsning eller bare en nettbasert tidsplanlegger, tar de hensyn til funksjoner som f.eks:
Full åpenhet om team, oppgaver og tid (vår bransje bruker å kommunisere det takket være uttrykket A bird's-eye view)
Tilpasningsmuligheter og tilpassbare rapporter
Medarbeidernes tidsregistrering og timelister, inkludert støtte til faktureringsprosesser
Enklere enn før å planlegge team og tildele oppgaver
Mulighet til å administrere ansatte fra ulike tidssoner
Tilgjengelighet eller fraværshåndtering
Merking, fargekoding og prioriteringsfunksjoner
Programvare for permisjonshåndteringssystem - fordi enhver prosjektet må være ferdig i tide
Den tredje, en online kalenderplanlegger, er bare en del av en stor familie av prosjektstyringsverktøy. I følge Wrikes artikkel - vår konkurrent på markedet for online kalenderplanleggere - foreslår programvaren for prosjektledelse fire typer online kalenderplanleggere.
En online kalenderplanlegger, online timeplanlegger eller online timeplanlegger - uansett hva du kaller det, har de det til felles at de har en tavle, oppgaver og personer som er tilordnet dem. Disse planleggerne har ofte dra-og-slipp-funksjonalitet, slik at brukerne enkelt kan tildele oppgaver og omorganisere timeplaner.
[Kilde: Teamdeck - [Kilde programvare for ressursforvaltning basert på kalenderplanlegger på nettet]
Et Gantt-diagram er et diagram med to akser. En horisontal viser en tidslinje for et prosjekt. En vertikal viser alle oppgaver som ser ut som søyler.
En visuell tavle deler oppgavene/prosjektene inn i ulike kategorier, og hver kategori illustrerer de ulike faser av et prosjekt. Det mest typiske oppsettet er "å gjøre", "påbegynt" og "fullført", supplert med andre.
[Kilde: Trello - teamledelsesløsning med kalendervisning].
Til tross for forskjellene er målet det samme. En online kalenderplanlegger eller - som vi foretrekker - online timeplanlegger er et programvareverktøy som lar deg planlegge og legge til oppgaver, prosjekter og hendelser i en kalendervisning/kalendertavle.
Det høres enkelt ut, helt til vi bruker et annet begrep - bare "kalenderplanlegger". Og det bør være en impuls som starter et nytt spørsmål: Er det noen forskjell? Hvordan er en kalenderplanlegger forskjellig fra en online kalender (f.eks. Google Kalender)?
Disse to typene apper har ulike formål:
en kalender lar deg planlegge hendelser (f.eks. møter) og fungerer som en påminnelse om dem,
en nettbasert planlegger lar deg også planlegge hendelser (f.eks. legge til oppgaver, angi påminnelser, legge til hendelser, redigere hendelser, legge til notater), men den kommer i tillegg med kraftige arbeidsplanleggingsfunksjoner. Slike funksjoner kan omfatte tilgjengelighetsstyring, sporing av avhengigheter mellom oppgaver, tidssporing og prosjektanalyse.
Du kan si at nettbaserte kalenderverktøy også kan hjelpe deg med å planlegge arbeidet ditt. Og det er sant, i hvert fall for personlig bruk. Men når du skal sette opp tidsfrister eller lage en tidsplan for teamet ditt (eller flere team), trenger du flere funksjoner enn de fleste kalendere tilbyr.
La oss snakke om fordelene: Hva er de konkrete gevinstene ved å bruke kalenderplanleggere på nett? Vi har valgt å dele dem inn i et par kategorier:
Har du noen gang lurt på hvor mange timer teamet ditt bruker på unødvendige diskusjoner frem og tilbake om nåværende eller kommende oppgaver? Apptension, et 50-personers programvareutviklingsselskap har beregnet at de tidligere tapte over $11k hver måned på spørsmål som "hva skal jeg jobbe med i dag?", "ble ferieforespørselen min godkjent?". Med en nettbasert kalenderplanlegger har de klart å redusere dette tallet med nesten $10k!
Når du bestemmer deg for å implementere en nettbasert planlegger i organisasjonen/teamet ditt, blir den den eneste sannhetskilden når det gjelder tidsplaner, prosjekter, fremdrift, ansvarsområder osv. I mange planleggere inneholder venstre side av grensesnittet en kolonne for å spore fremdrift og planlegge oppgaver. Det er viktig, spesielt for distribuerte team, å ha en oversikt over arbeidet som skjer i et team.
Tildeling (booking) av ansatte basert på kompetanse og tilgjengelighet. Hver ukevisning og tildeling vises i den elektroniske kalenderplanleggeren. [Kilde: Teamdeck].
Vi anbefaler på det sterkeste å bruke nettbaserte planleggere i stedet for å planlegge arbeidet i Excel eller på papir. Når det skjer endringer - og det er nesten uunngåelig - kan du nemlig reagere raskt og enkelt redigere planen ved hjelp av et interaktivt verktøy. Regneark og tekstdokumenter kan fort bli utdaterte hvis du ikke oppdaterer dem regelmessig.
Tenk deg at bedriften din har flere prosjekter gående samtidig. Hvert Prosjektleder trenger å sette sammen et team og planlegge startdatoen for et prosjekt ut fra egen tilgjengelighet. Med en kalenderplanlegger kan de også se hva andre prosjektledere planlegger, og unngå konflikter i prosjektplanleggingen.
Prosjekt og ressursplanlegging apper er verktøy for å bygge et lykkelig team. Medarbeiderne ønsker å vite hvilke arbeidsoppgaver de har i vente. De føler seg også bedre tilpas når ledere kan se og planlegge rundt deres tilgjengelighet eller arbeidsmengde. Sjansen for overtid eller underutnyttelse er mye mindre når du bruker en robust nettbasert planlegger. Les hvordan du måler ressursutnyttelse og dens rolle i prosjektledelsesprosesser.
Nå som du kjenner til de viktigste fordelene ved å planlegge arbeidet med nettbaserte kalenderverktøy, vil vi vise deg hvordan du kan gjøre det i praksis ved hjelp av Teamdeck.
Teamdeck er en nettbasert kalenderplanlegger (eller - programvare for ressursforvaltning, ) som kombinerer funksjonene til en nettbasert kalenderplanlegger med andre kraftige funksjoner som tidsregistrering, fraværshåndtering og prosjektrapportering.
Slik kan det bli enklere å planlegge uken for teamet ditt med Teamdeck:
Før du begynner å lage ukeplanen din, må du skaffe deg en oversikt over teamets tilgjengelighet. Det er enkelt: Alt du trenger å gjøre er å sjekke ut ressurskalender.
Du kan også bruke egendefinerte felt til å registrere og organisere tilleggsinformasjon, for eksempel roller, ansvarsområder og spesifikke prosjektattributter.
Her kan du holde oversikt over teamets tilgjengelighet på to ulike nivåer:
daglig tilgjengelighet/arbeidstid (det er spesielt nyttig hvis du jobber med deltidsansatte og frilansere),
planlagte ferier og ulike typer avspasering (f.eks. svangerskapspermisjon).
Du kan også sjekke om medarbeiderne har pågående oppgaver og se om de er tildelt prosjekter og hvor lenge de skal jobbe. Når folk allerede har mange oppgaver, kan det være lurt å ikke overvelde dem med mer arbeid.
[/vc_column_text]
Når du har identifisert de medarbeiderne som kan bli involvert i prosjektet, kan du enkelt tildele det til dem. Du kan også legge til tagger og notater i bestillingen: Bruk dem til å varsle andre ledere om at oppdraget er foreløpig eller, tvert imot, haster veldig.
Som prosjektleder eller teamleder må du ha fingeren på pulsen og følge med på fremdriften i prosjektet hver eneste dag. Å bare se på det planlagte arbeidet vil ikke gi deg alle svarene. Derfor kan Teamdecks brukere registrere tiden de har brukt på et gitt prosjekt. Med enkel tilgang til denne informasjonen er det enkelt å sammenligne estimatene med det faktiske tidsforbruket og få oversikt over begge deler:
Bruk statusrapporter for prosjektet som denne for å ta bedre teamrelaterte beslutninger.
De ansatte bruker sannsynligvis mange ulike apper for å forenkle arbeidet sitt: chatter, kalendere, PM-verktøy for å holde oversikt over arbeidstid og oppgaver. Du kan enkelt integrere Teamdeck med mange populære verktøy og gjøre planleggingen og styring av prosjektressurser prosesser mer effektive, for eksempel:
Tror du Teamdeck kan være den rette nettbaserte kalenderplanleggeren for teamet ditt? Gjør som over 3500 kunder som bruker appen vår hver dag. Start din gratis 30-dagers prøveperiode her. Du kan bli værende på gratisabonnementet for alltid hvis teamet ditt består av opptil 6 personer. Vi oppfordrer større team til å delta i vår personlige onboarding-prosess: Planlegg en samtale med Aniela, vår kundesuksessekspert.
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...