Åpenhet i prosjektet: Er du ærlig overfor teamet ditt?

Folk krever åpenhet på arbeidsplassen. 87% av dem, det vil si.

87% av arbeidere undersøkt av Kelton Global i en studie fra 2018 innrømmet at de ønsker at deres fremtidige selskap skal være transparent. 80% av respondentene ønsket å vite mer om organisasjonens beslutningsprosesser.  

Det er derfor ikke rart at åpenhet på arbeidsplassen er et begrep som diskuteres mye i de fleste bedrifter. Noen velger radikal åpenhet, mens andre velger andre måter å fremme åpen kommunikasjon på.

Som prosjektleder eller teamleder har du kanskje ikke noe du skulle ha sagt om retningslinjene for hele selskapet. Du har imidlertid ansvaret for et prosjektteam, så prosjektets åpenhet ligger i stor grad innenfor din kontroll.

Hva er prosjektgjennomsiktighet?

Dårlig kommunikasjon og uklare forventninger er blant de 8 viktigste utfordringer knyttet til prosjektledelse. Åpenhet i prosjekt- og ressursstyring er en kultur for åpen kommunikasjon og synlighet i et prosjektteam. Fra et lederperspektiv handler det ofte om å være ærlig med teamet om prosjektet og teamet selv.

Det finnes flere måter å skape åpenhet i et team på, men konsekvensene er overveiende positive.

Åpenhet i prosjekter fører til bedre og lykkeligere team

Sammenhengen mellom åpenhet og medarbeidernes engasjement/tilfredshet har blitt undersøkt i flere undersøkelser og studier. Det finnes data som beviser at ærlighet faktisk er en viktig faktor for folks arbeidsglede.

Når det gjelder prosjektgjennomsiktighet, snakker vi imidlertid også om økonomisk fortjeneste i det aktuelle prosjektet. Dette er mulig fordi åpenhet øker produktiviteten. Engasjerte medarbeidere som vet hva som forventes av dem (og hvorfor), presterer bedre og jobber mer effektivt. Som Jyoti M, IT-konsulent i Tata, sier i sin artikkel om prosjektledelse og åpenhet: Åpenhet med riktige tillatelser i et prosjektstyringssystem sparer alle i prosjektet for tid og penger. Høres det ut som en statsministerdrøm? Det burde det!

Mangel på åpenhet kan derimot føre til mistillit eller til og med bitterhet i teamet. Project Management Institute's rapporter viser gang på gang at mangelfull eller dårlig kommunikasjon er en viktig årsak til at prosjekter mislykkes. Det er derfor all grunn til å tro at ærlighet og åpen kommunikasjon er ekstremt viktig for prosjektledere.

Åpenhet er riktignok ikke noe som passer for alle, ettersom det varierer fra kunde til kunde eller bransje til bransje. Vi har satt opp en liste over tiltak du kan iverksette for å øke åpenheten i teamet ditt.

Prosjektlederens guide til åpenhet

Sørg for at folk forstår oppgavene sine

Høres det opplagt ut? Kanskje, men husk at "oppgavesynlighet" handler om mer enn en liste over funksjoner som skal opprettes.

Først og fremst må du forklare prosjektet for teamet ditt. Både når det gjelder det tekniske omfanget, og også når det gjelder den forretningsmessige siden av saken. Hva er målet med prosjektet? Hvem vil dra nytte av det? Hva er grunnen til en gitt funksjon? Svarene på disse spørsmålene kan spare deg for en del feilvurderinger når du estimerer oppgaver.

Å forstå "hvorfor?", ikke bare "hva?", øker teamets engasjement. Det er en god måte å utvikle en følelse av eierskap på.

Kommuniser åpent og forklar endringer

Det er en stor en. Og samtidig vanskelig.

Du ønsker å være åpen, men det er likevel ting du ikke skal dele. Vær forsiktig så du ikke diskuterer personlig eller konfidensiell informasjon. I tillegg må du være oppmerksom på om din totale åpenhet ikke fører til spekulasjoner eller sladder. Hvis du føler at noe ikke bør avsløres for teamet ditt ennå, er det sannsynligvis tilfelle. Vent til informasjonen er bekreftet eller relevant, og del den først da med teamet ditt.

Utover det bør du få teamet til å føle at de er en del av prosjektet. Og det krever at du gjør dem oppmerksomme på endringer i prosjektet.

En av grunnene til det ble allerede forklart i forrige avsnitt - du trenger folk som forstår hva de jobber med. En annen grunn er like viktig: Her har du med spesialister å gjøre, og de vet hva de driver med.

Hvis endrede krav innebærer at det må utvikles nye funksjoner, må du sørge for at dette planlegges på den mest effektive måten. En åpen diskusjon med utviklingsteamet kan gi deg mange ideer til hvordan du kan redusere virkningen av denne endringen og unngå de fryktede konsekvensene av "scope creep". Gi teamet mulighet til å delta i prosjektet, og du vil oppleve en større følelse av at "vi er sammen om dette".

En siste bemerkning her: Vær også åpen om din posisjon. Hvis du ikke vet svaret på teamets spørsmål (eller hvis svaret ikke kan avsløres ennå), må du ikke finne på ting. Vær i stedet åpen om at du ikke kan gi svaret. Teamet vil sette pris på ærligheten din.

Gi og oppmuntre til tilbakemeldinger

Du kan ikke snakke om åpen toveiskommunikasjon uten å oppmuntre til tilbakemeldinger.

Siden du er ærlig med teamet, vil du også at de skal være like ærlige med deg. Det kan hende at du får høre noen harde ord eller til og med får vite om et feilsteg i prosjektet, men det er likevel en god mulighet til å ta opp disse problemene tidlig, før de utvikler seg til å bli et stort problem.

Gå foran som et godt eksempel, og gi teamet konstruktiv tilbakemelding. Ikke glem anerkjennelse: Sørg for at gode prestasjoner ikke går upåaktet hen. Dette vil også styrke teamets engasjement og ansvarlighet.

Fremme kunnskapsdeling

Siden synlighet og kommunikasjon er de viktigste faktorene for prosjektgjennomsiktighet, er det ingen overraskelse at kunnskapsdeling er en praksis det er verdt å dyrke. Utveksling av kunnskap mellom teammedlemmene kan skje under standup-møter eller på egne arrangementer.

Et aspekt ved kunnskapsdeling som er verdifullt, men som ofte ignoreres, er at teamene kan lære av andre team. Som prosjektleder (eller teamleder) kan du samarbeide med dine kolleger om å organisere arrangementer der teamene deler erfaringer fra tidligere prosjekter. Slike møter på tvers av teamene vil ikke bare gi prosjektrelatert innsikt, men også være en god mulighet til å knytte bånd mellom teamene.

Øk synligheten med de riktige verktøyene

Prosjektåpenhet må støttes med verktøy som gjør det enklere å samarbeide og kommunisere. For team som jobber i et enkelt rom, kan en whiteboardtavle være en god start. For distribuerte team vil det imidlertid være nødvendig med nettbaserte verktøy.

For å få oversikt over prosjektets pipeline bør du bruke en prosjektstyringsapp. Hos Teamdeck bruker vi JIRA til å spore fremdriften. Alle teammedlemmer kan se status for de ulike oppgavene, om det har oppstått nye feil osv.

Tidsregistrering, programvare for fraværsregistrering, og verktøy for ressursplanleggingsom Teamdeck, har en dobbel effekt på prosjektets åpenhet. For det første er teammedlemmene klar over den planlagte arbeidsmengden og oppgavene sine. Samtidig kan prosjektlederne se timelistene til teamet deresslik at de forstår den faktiske arbeidsmengden til sine ansatte (les om håndtering av arbeidsmengde). Begge sider har den synligheten de trenger for å føle seg mer komfortable med jobben sin.

Sørg for at teamet ditt har tilgang til et verktøy som muliggjør regelmessig kommunikasjon. Slack er et godt eksempel her: Det er et chat-verktøy som også kan integreres med andre apper du bruker.

Hvis du jobber med et produkt som allerede er lansert og har reelle brukere, har du en ekstra måte å skape åpenhet om prosjektet på. Ta appen vår, Teamdeck, som et eksempel. Selv om vi har dedikerte teammedlemmer som svarer på kundespørsmål som stilles via Intercom (du kan prøve det selv, det er det blå ikonet i hjørnet), har alle i teamet tilgang til Slack-kanalen der tilbakemeldinger fra brukerne blir lagt ut. Dermed vet alle teammedlemmene hva folk liker med appen, og hva de etterspør. Ikke bare gjør det oss mer synlige, men det gjør også alles innspill mye mer meningsfulle når vi diskuterer nye funksjoner og produktveikart.

Prosjektåpenhet handler like mye om å kommunisere åpent og være ærlig som det handler om å gjøre det mulig for folk å jobbe effektivt. Det gjør det mulig å øke medarbeidernes engasjement, men bidrar også til å eliminere produktivitetsdrivere: fra uklare krav til sladder på kontoret. Bygg opp en åpenhetskultur i prosjektteamet, så vil dere alle høste fordelene av det.