Produktivitet ved fjernarbeid: Hvordan holde seg produktiv når man jobber hjemmefra?

Her på Teamdeckhar vi alltid omfavnet konseptet med virtuelle teamMålet med dette blogginnlegget er normalt å hjelpe deg med å se fordelene ved å jobbe hjemmefra.

Vi mener riktignok fortsatt at fjernarbeid er et godt valg for bedrifter. Undersøkelser viser at det kan være mer effektivt enn å ha ansatte på kontoret, i tillegg til at mange arbeidstakere faktisk foretrekker å jobbe hjemmefra.

Realiteten er imidlertid at fjernarbeid ikke lenger er et frynsegode som enkelte virksomheter velger å tilby. I tider med covid-19-pandemien er det å jobbe hjemmefra ikke lenger et spørsmål om preferanse, men snarere en nødvendighet for millioner av mennesker.

Hva med produktiviteten til nyansatte som jobber eksternt? Den er ikke alltid like god. En rapport fra Slack viser at 31% av de som nylig har begynt å jobbe hjemmefra, innrømmer at det går ut over produktiviteten på jobben. Den samme følelsen er mye mindre vanlig blant erfarne fjernarbeidere: bare 13% sier at det å jobbe hjemmefra har påvirket produktiviteten deres negativt.

I dette blogginnlegget vil vi prøve å dele våre produktivitetstips som gjelder for erfarne og nye fjernarbeidere. Vi har delt tipsene våre inn i to grupper. Først kan du lese om hvordan du kan gjøre arbeidet ditt mer produktivt som fjernansatt. Mot slutten av blogginnlegget deler vi også noen råd til bedriften og teamlederne.

Produktivitet i fjernarbeid - tips til deg

Vi har forsøkt å skreddersy alle tipsene våre til den situasjonen vi står overfor akkurat nå. Avhengig av hvor du bor og hvordan du jobber, kan imidlertid restriksjonene og forholdene du opplever, variere. Ta gjerne utgangspunkt i rådene våre og tilpass dem til akkurat ditt tilfelle. Og først og fremst: Vær snill med deg selv, spesielt i disse vanskelige tider. 

Bygg arbeidsstasjonen din

Sjansen er stor for at din arbeidsprestasjoner ikke er optimalt fordi du hele tiden føler deg distrahert og malplassert når du jobber eksternt. Det er ikke uvanlig - det er utfordrende å jobbe på samme sted som du tilbringer resten av livet ditt. Normalt ville vi foreslått at du bytter miljø ved å jobbe på en kaffebar eller på et coworking-sted. Det er selvfølgelig ikke et alternativ for de fleste av oss i dag. Men selv om du må være hjemme med barn, kjæledyr, familiemedlemmer osv., kan du likevel prøve å gjøre hjemmekontoret ditt bedre.

Husk at selv om strenge restriksjoner er midlertidige, betyr ikke det at den eksterne arbeidsstasjonen din bør være halvferdig - legg litt innsats i å skape en plass du liker å jobbe fra.

Begynn med å samle inn utstyret du trenger for å jobbe effektivt. Hvis du fysisk kan ta med deg utstyret (bærbar PC, skjerm, tastatur osv.) fra kontoret, bør du benytte deg av denne muligheten. Ikke glem hodetelefoner som kan hjelpe deg med å bytte til "arbeidsmodus".

Velg riktig arbeidsplass: Ideelt sett vil du kunne "komme" og "gå" fra hjemmekontoret hver dag. Hvis du kan dedikere et eget rom til hjemmekontoret ditt, kan det være en utmerket løsning. Det er selvfølgelig ikke alle som har råd til det, men selv om du bruker et hjørne av et av rommene dine som "arbeidsområde", vil det bidra til at du føler deg mer på jobb.

Nå som du har valgt riktig plass, kan du prøve å tilpasse arbeidsområdet til dine behov. Kanskje føler du deg uproduktiv når du sitter hele dagen? Kontorarbeidere har flere muligheter til å bevege seg: delta på møter og gå til lunsj - når du jobber hjemmefra, er det lett å tilbringe hele dagen i samme posisjon. Du kan kanskje ikke gjenskape den vanlige kontorrytmen, men du kan bruke et ståbord (selv et provisorisk et) til jobbsamtalene dine og innføre andre fysiske aktiviteter. Kroppen din vil føle seg mye bedre.

Hvis du sliter med distraksjoner, kan en løsning være å beskytte arbeidsområdet ditt ved å installere et "Jeg er på jobb"-skilt. Det kan være et skriftlig skilt (spesielt hvis du har med nysgjerrige familiemedlemmer å gjøre), eller til og med et duftlys som du tenner på begynnelsen av dagen. Ikke bare vil det signalisere at du er opptatt, men det vil også bli et lite fokusskapende ritual for deg.

En siste ting: rengjør arbeidsområdet ditt regelmessig. Det kan bli en hyggelig ettermiddagsvane eller noe du gjør på søndager for å gjøre deg klar til uken. Å jobbe i et rent og ryddig miljø kan ha en positiv innvirkning på produktiviteten din.

Innfør vaner som øker produktiviteten

Hvis du ikke er vant til å jobbe hjemmefra, er det normalt å føle seg litt fortapt og usikker på arbeidsrutinene dine. Her er noen tips til hvordan du kan organisere arbeidet ditt og få ting gjort.

• Implementere noen strategier for tidsstyring: Fjernarbeid er forskjellig fra kontorarbeid, så du må kanskje se etter nye måter å administrere tiden din på. Jeg og to andre Teamdeck-ansatte har prøvd et par av dem og oppsummert erfaringene våre i en blogginnlegg. Jeg innrømmer at jeg fortsatt tyr til teknikken jeg prøvde, dypdykk, hver gang jeg skal løse en vanskelig oppgave. Det hjelper meg å holde meg på sporet og holde produktivitetsnivået høyt, spesielt når jeg jobber eksternt.
• Lag sjekklister - for å få noe gjort, må du vite nøyaktig hva du skal gjøre! Mange bedrifter bruker prosjektstyringsverktøy for å holde oversikt over oppgaver, men fjernarbeidere kan også lage sine egne sjekklister. Skriv ned hva du vil gjøre på en gitt dag/uke/ved månedsslutt, og fortsett å krysse av oppgaver - det føles fantastisk!
• Prioriter oppgaver - Det er alltid nyttig å kunne sette oppgavene i rekkefølge, men det er enda viktigere å ha klare prioriteringer når du jobber eksternt. Vi har nylig publisert et blogginnlegg om prioritering av prosjektoppgavermen du vil ha nytte av teknikkene som er listet opp der, selv om du ikke er prosjektleder.
• Følg med på tiden din - mange fjernansatte føler at de ikke har fått utrettet så mye i løpet av arbeidsdagen. Tidsregistrering kan være en mulighet til å a) anerkjenne det harde arbeidet du gjør, og b) finne forbedringsområder. Hvis du for eksempel bruker svært lite tid på produktivt arbeid og i stedet må kaste bort tid på å grave deg gjennom filer på jakt etter viktige visuelle ressurser, er det et tegn på at du bør optimalisere noe (f.eks, rydde opp i teamets virtuelle disk slik at du bruker mindre tid på å lete etter nøkkelfiler).
• Ta noen pauser. Vi vet at det er lett å glemme dem når man sitter hjemme. I virkeligheten er det viktig å få i det minste et par minutter til å lade batteriene. Riktignok kan du kanskje ikke gå en tur eller spise lunsj ute, men det minste du kan gjøre er å gjøre noen tøyningsøvelser og gå rundt i hjemmet ditt. Apropos lunsj - prøv å ikke spise den ved siden av datamaskinen mens du skriver e-post. Sett deg i stedet ved bordet og slapp av. Det er en velfortjent pause.
• Vær oppmerksom på hvordan du kommuniserer: Du føler kanskje at du alltid uttrykker tankene dine på en veldig tydelig måte, men effektiv kommunikasjon i et eksternt team er en helt annen sak. Dobbeltsjekk om meldingene dine er forståelige, og ikke la det være rom for tvil. Det vil gjøre deg og dine eksterne teammedlemmer mer produktive.

Ta vare på deg selv

Når du jobber hjemmefra, er det lett å miste følelsen av "hvor jobben slutter og livet begynner", og som et resultat ofrer du balanse mellom jobb og fritid. Derfor er det så viktig å huske at det å jobbe eksternt ikke er det samme som å jobbe alltid. Hold deg til den tradisjonelle arbeidstiden, eller planlegg perioder der du skal jobbe. Gi beskjed til dine teamkolleger om når arbeidsdagen din er over. Det kan du gjøre ved å sende dem en melding eller sette en passende status i chat-appen din.

Det er også viktig å holde kontakten med kollegene dine. Mange kontorarbeidere vil definitivt føle at de mangler vennlig interaksjon når de går over til fjernarbeid. Sett av tid til uformelle samtaler med kollegene dine, og ta kontakt med dem for å høre hvordan de har det.

Sist, men ikke minst, ta vare på deg selv. Det er helt avgjørende at du i disse vanskelige tider finner noen aktiviteter som får deg til å føle deg bedre. Lytt til favorittpodcasten din, ta en ansiktsbehandling eller legg inn en god treningsøkt: Gjør det som holder humøret oppe.

Hva kan ledere gjøre for å øke produktiviteten i fjernteamene sine?

Å bytte fra kontorarbeid til fjernarbeid Det kan være vanskelig for deg og dine kontoransatte å bli fjernarbeidere. Heldigvis finnes det ting du kan gjøre for å lette overgangen og øke produktiviteten til dine fjernarbeidere.

• Definer roller og mål tydelig. Det er alltid viktig, men spesielt når folk jobber fra forskjellige steder. Når de ansatte vet hva som forventes av dem og hva de skal oppnå, blir det enklere for dem å planlegge og prioritere oppgaver.
• Kommuniser bedriftens strategi til dine fjernarbeidere. Folk som jobber hjemmefra, kan synes det er vanskelig å fokusere på ulike oppgaver når de ikke ser det store målet bak dem. Sørg for at de ansatte vet hva de skal gjøre, og hvorfor de skal gjøre det.
• Tilrettelegg for ikke-arbeidsrelatert kommunikasjon. Fjernarbeidere som pleide å jobbe sammen, kan slite med å få samme grad av uformell menneskelig interaksjon. Heldigvis kan du organisere nettmøter for teamkollegene dine, slik at de kan henge sammen og prate om livet sitt. Apptension, som er programvarehuset Teamdeck er bygget på, begynte å organisere virtuelle kaffemøter for <br>eaks (vi elsker programmeringsspråket vårt). Hvert av disse møtene har et annet livsstilsrelatert tema (f.eks. meditasjon eller fitness), og de ansatte kan dele erfaringer og rett og slett prate med hverandre.
• Bruk verktøy som støtter eksternt samarbeid og kommunikasjon. Apper for chat og videosamtaler er uunnværlige, men det finnes flere typer programvare du bør se nærmere på. Apper for prosjektstyring kan hjelpe medarbeiderne dine med å administrere prosjekter og holde oversikt over fremdriften. Ressursstyringsverktøy hjelper deg derimot med å balansere arbeidsmengden og planlegge arbeidet til teamene dine.
  Vil du vite mer om hvordan ressursstyring kan hjelpe bedriften din med å gå over til fjernarbeid? Bruk denne invitasjonen for å avtale en gratis konsultasjon med Teamdecks kundesuksesseksperter. Vi viser deg hvordan akkurat din bedrift kan dra nytte av riktig ressursplanlegging, tidssporing og administrasjon av tilgjengeligheten til eksterne medarbeidere i ett og samme verktøy.
• Lær opp teamet ditt - fortell dem om god praksis og del interessante ressurser. Du kan finne flere innlegg på bloggen vår som kan være nyttige for deg og dine ansatte: en guide til balanse mellom jobb og fritid for prosjektledere, tips for effektiv fjernkommunikasjon, ideer til ekstern teambuilding.

Vi håper at dette blogginnlegget har gitt deg noen ideer til hvordan du kan øke produktiviteten til fjernarbeidere, enten du er teamleder eller en ansatt som jobber hjemmefra. Har du andre tips om dette temaet? Del dem i chatten - vi vil gjerne høre fra deg. Ta vare på deg selv og fortsett det gode arbeidet!