Effektiv kommunikasjon med eksterne team

Utfordringer med effektiv kommunikasjon i fjernteam

Hva er de første utfordringene du tenker på når du skal kommunisere på avstand? Kanskje tenker du på tidssoner og vanskeligheter med å holde deg synkronisert. Eller kanskje du bekymrer deg for problemer med en upålitelig internettforbindelse. Dette er gode grunner til bekymring, men utfordringene nedenfor viser seg ofte å være mer alvorlige, selv om de ikke er så lette å forutse eller legge merke til.

Mangel på synlighet - første årsak til at kommunikasjonen i eksterne team blir mindre effektiv

Mangelen på synlighet, som kan være vanskelig for eksterne team, er tydelig på flere nivåer:

• Hvem er tilgjengelig?
  Når du ikke ser teamet ditt ansikt til ansikt, er det vanskeligere å vite hvem som er på jobb og hvem som er på ferie. Ting er enda mer komplisert for deltidsansatte og frilansere som har en tendens til å jobbe eksternt. I tillegg har mange fjernarbeidere fleksible arbeidstider, og sjonglerer arbeidsoppgaver med personlige aktiviteter.

• Hvordan vet du om de er tilgjengelige?
  Det er to måter å løse dette problemet på: For det første kan man innføre en fraværsoppfølgingsprosessen og et sted der teamet kan se hvem som er tilgjengelig og hvem som ikke er det på en gitt dag. Be deretter teammedlemmene om å kunngjøre hvor tilgjengelige de er, f.eks. ved hjelp av Slack-status: korte oppdateringer som "i møte" eller "ute til lunsj" er nok.
• Hvem jobber med hva?
  "Jeg vet ikke om du er den rette personen å spørre om dette prosjektet, men her kommer jeg" - ideelt sett ønsker du å eliminere gjetninger fra teamets kommunikasjon. Hvis du har færre enn, la oss si, 25 teammedlemmer, er det relativt enkelt å huske hvem som jobber med hva. Hvis teamet er større, blir det mye mer komplisert. Igjen, du kan bruke et nettbasert område der lagkameratene dine kan sjekke hvem som er involvert i hvilket prosjekt.

Teamdecks ressurskalender er en enkelt kilde til sannheten om teamets tilgjengelighet og arbeidsmengde. Du kan se hvem som er tilordnet hvilket prosjekt, hvem som er på ferie og hvem som er kapasitet til venstre (hvis du leter etter personer som kan bli med i prosjektet ditt). 

• Hvem bør vite om dette?
  Effektiv kommunikasjon betyr at de rette personene får de rette beskjedene til rett tid. For at det skal være sant, må de eksterne medarbeiderne dine vite hvem som skal være informert om ulike ting. Skriv ned noen enkle regler, for eksempel: "Jane Doe, som administrerer nettstedet vårt, må få vite om nye milepæler i prosjektene dine, slik at hun kan publisere oppdateringer."

Mangel på kontekst - den andre grunnen til at kommunikasjon på avstand blir mindre effektiv

Når du kommuniserer med noen som jobber eksternt, har du ikke den konteksten som direkte kommunikasjon gir. Du ser ikke kroppsspråket, og som oftest vet du ikke hva vedkommende har gjort i det siste, hvilket humør han eller hun er i osv. Tenk på dette eksempelet: Du mottar en svært kortfattet melding fra en av kollegene dine som ber deg om å dele noe informasjon. Til å begynne med tenker du kanskje "Er denne personen sint på meg? Er han irritert? Jeg har jo ikke gjort noe galt". Det kan føre til misforståelser eller til og med konflikter. Det er derfor det er så viktig å:

• Gi kontekst når du kontakter lagkameratene dine om noe. I stedet for å skrive "Send meg statistikk fra den siste kampanjen så snart som mulig", kan du si "Jeg skal ha et uventet møte med XYZ om en time. Kan du sende meg statistikken fra den siste kampanjen, slik at jeg kan vise den under møtet?". Mer kontekst = færre misforståelser.
• Benytt deg av videokommunikasjon. Når du ikke er sikker på sammenhengen, og du er bekymret for at det kan ta tid å komme til bunns i saken, kan du bare si: "La oss ta en rask samtale og diskutere det". Sjansen er stor for at du vil kunne oppklare ting raskere.

Vanskeligheten ved å holde kontakten

Folk som jobber i eksterne team, må gjøre en bevisst innsats for å holde kontakten. Det er lett å begrense kommunikasjonen til korte meldinger på Slack eller via e-post, spesielt hvis man har uavhengige roller eller jobber i ulike tidssoner. Som teamleder kan du fremme teamånden ved å oppfordre til regelmessige videosamtaler, teambuilding-aktivitetereller til og med en chattekanal som er dedikert til å legge ut memes (du kan se ideer til andre kulturstyrkende kanaler her). 

Få muligheter for 1:1-møter

Dette punktet er litt vanskelig. Du tenker kanskje: Hvorfor er det færre muligheter for 1:1-møter? Folk kan jo tross alt chatte privat når de vil: Mange kommunikasjonsverktøy som brukes av eksterne team, gir mulighet for private samtaler.

Det gjelder for samtaler mellom ansatte, men 1:1-samtaler mellom leder og medarbeider kan fort gå i glemmeboken når du ikke ser teamet ditt hver dag. Alternativt kan du få en falsk følelse av trygghet når du chatter med teamet ditt regelmessig - ogalle ser fornøyde ut, det er ingen grunn til flere 1:1-møter. Det er det eneste som finnes, uavhengig av teamets opplevde velvære.

Denne utfordringen gjelder riktignok ikke bare eksterne team. Teammedlemmer på kontoret kan også få færre sjanser til å møte sjefen sin enn de har behov for. Når det gjelder fjernarbeidere, må du imidlertid sørge for at de får en mulighet til å snakke med deg en gang i blant. Du kan planlegge et fast tidspunkt for disse møtene eller minne de ansatte på å velge et tidspunkt for 1:1-møter. På denne måten får du bedre kontakt med dine eksterne medarbeidere, og du får også bygge tillit hos teamet ditt.