Enten du er prosjektleder eller administrerende direktør i et selskap, vil du sannsynligvis gjerne vite hvordan teamet ditt gjør det. Som leder av teamet er du ansvarlig for å sette retning og uttrykke forventninger, og da vil du naturligvis vite om medarbeiderne dine oppfyller dem.
Du kan riktignok alltid vurdere teamets prestasjoner basert på noen milepæler eller resultater. Hvis vi for eksempel snakker om et prosjektteam, kan man argumentere for at effektiviteten kan måles ut fra hvorvidt prosjektet var vellykket.
Dessverre har en slik evaluering noen vesentlige svakheter. For det første kan den være misvisende. Prosjekter mislykkes på grunn av flere grunnerDerfor kan du ikke si så mye basert på selve resultatet: Du må grave dypere. Når du i tillegg evaluerer teamet ditt først etter at et bestemt prosjekt er fullført, går du glipp av muligheten til å optimalisere og forbedre arbeidet deres. I dette blogginnlegget viser vi deg derfor hvordan du kan overvåke teamets prestasjoner regelmessig og identifisere forbedringsmuligheter.
Alle rapportene som vises i denne artikkelen kan enkelt konfigureres i Teamdeck. Det er en ressursstyringsløsning som brukes av dusinvis av byråer, konsulentselskaper eller programvareutviklingsselskaper (noen av dem bruker Teamdeck.io som tidsstyringsapper, andre - som verktøy for ressursplanlegging). Med denne appen kan du tildele medarbeiderne dine til ulike prosjekter, spore tiden deres og administrere tilgjengeligheten deres. En av de sterkeste egenskapene til Teamdeck er den robuste rapporteringspakken: Den gir teamledere mulighet til å få en bedre forståelse av hvordan teamene deres jobber og hvor effektive de er. Basert på disse rapportene kan prosjektledere og andre ledere ta bedre beslutninger på grunnlag av data.
Du kan bruke Teamdecks rapporter til å evaluere ulike aspekter av teamets effektivitet. Les videre for å få trinn-for-trinn-instruksjoner om hvordan du oppretter hver av teamresultatrapportene som presenteres nedenfor. Du kan også avtale en samtale med en av våre eksperter på ressursstyring: Sammen kan vi lage et perfekt rapporteringsinstrumentbord for å måle teamets effektivitet.
Medarbeiderproduktivitet er et godt mål for å måle hvor mye penger medarbeiderne dine bringer inn til bedriften. Overvåking av dette vil også være nyttig hvis et av forretningsmålene dine er å beregne de mest lønnsomme prosjektene/kundene, noe som er et vanlig behov for byråer eller konsulentfirmaer. La oss åpne en rapport som allerede har satt opp beregninger for medarbeiderproduktivitet.
Teamdeck kommer med et par rapportmaler. En av dem, kalt KPI-erer spesielt nyttig for å lage rapporter om teamprestasjoner. Logg inn på kontoen dinGå til Rapporter, og opprett en ny ved hjelp av denne malen.
Du vil se en tabell som heter KPI for salg. Her kan du spore et par viktige ytelsesmålinger:
Formlene for disse beregningene er allerede forhåndsdefinert i Teamdeck, men du kan redigere dem ved å klikke på Beregninger og velger formelen du vil endre.
Når du genererer denne rapporten for første gang, vil du se at den er tom. Dette er fordi du må fylle ut Intern pris og Ekstern rente kolonnene først. Disse fungerer som Excel-celler: Bare skriv inn riktig verdi. Den interne satsen er hvor mye penger den ansatte tjener per arbeidstime. Den eksterne satsen er hvor mye du tar betalt av kundene dine for en times arbeid.
Du kan definere én sats for hele teamet eller utvide tabellen og tildele egne satser til alle i bedriften. Etter hvert som du fyller ut cellene, vil du se at resten av tabellen oppdateres automatisk. Når du kjenner teamets satser, kan Teamdeck beregne resten basert på medarbeidernes timelister.
I bildet over er det oppgitt gjennomsnittspriser for alle prosjektteamene.
Du kan også følge med på avkastningen på investeringen til hver enkelt medarbeider: Hvis du er fornøyd med produktiviteten, men ikke med avkastningen på investeringen, betyr det at du kan forbedre prisstrategien din. En slik analyse gir deg verdifull innsikt: Hvis du bare ser på overskuddet, kan du si at teamets prestasjoner ikke holder mål. En nærmere undersøkelse viser imidlertid at du bør ta litt mer betalt for tjenestene dine.
I de foregående avsnittene har vi diskutert hvordan du kan beregne ROI for prosjekter og individuelle teammedlemmer. Nå er det på tide å lage et enkelt diagram som hjelper deg med å evaluere ROI-verdiene side om side:
Du kan raskt se hvilke prosjekter som har generert høyest avkastning de siste ukene eller månedene.
I tillegg kan du beregne avkastningen på investeringen for ulike roller i bedriften. Timeprisen er vanligvis forskjellig for ulike stillingstitler. Lag et diagram for å måle hvilke ansatte som er ansvarlige for å generere størst fortjeneste for bedriften din.
Frontend-utviklere har generert 21% av bedriftens samlede ROI.
Et av de viktigste tegnene på et effektivt team er at de er i stand til å levere i henhold til estimatene sine. Derfor er en "estimater vs. faktiske tall"-rapport en god måte å måle resultatene på.
Teamdeck lagrer data om både planlagte timer (bookinger) og faktisk arbeidstid (timelister). Et enkelt søylediagram kan vise deg forskjellen mellom disse:
Merk at dette diagrammet er delt inn i prosjekter og deretter personer. Det er lurt å analysere dataene på begge nivåer. Du bør selvfølgelig følge med på estimatene i forhold til de faktiske tallene på prosjektnivå, siden de korresponderer direkte med prosjektbudsjettet.
Men ved å se på de detaljerte dataene kan du få en bedre forståelse av situasjonen. Se på bildet over: ACME-nettstedsprosjektet (først fra venstre) hadde flere timer registrert enn forventet. Når du analyserer hvert enkelt teammedlem, kan du imidlertid se at bare én av dem overgikk timebestillingene. En detaljert evaluering kan gi deg verdifull innsikt i teamets prestasjoner og teamarbeid.
Nå som du vet hva som skjedde, vil du kanskje også vite hvordan det skjedde. For å gjøre dette vil vi prøve å undersøke teamets prestasjoner over tid. Lag et linjediagram som sammenligner bookinger med timelister for å gjøre dette:
Her kan du se prestasjonene til tre forskjellige personer i løpet av en måned. Igjen har du mulighet til å se nærmere på hver enkelt medarbeider. Ta Davon, for eksempel. Frem til midten av måneden registrerte vedkommende færre timer enn estimert. Det er vanligvis ikke noe du bør bekymre deg for, ettersom folk har en tendens til å legge til en sikkerhetsbuffer i estimatene sine.
På et tidspunkt begynte de imidlertid å logge inn betydelig flere timer enn estimatet skulle tilsi. Når vi vet hva som skjedde og hvordan det skjedde, kan vi finne kilden til problemet: Kanskje noen andre ble syke, og Davon måtte legge inn noen ekstra timer? Eller kanskje arbeidet hans gikk tregere av personlige årsaker? Uansett kan du nå undersøke situasjonen nærmere i stedet for å trekke forhastede konklusjoner.
Du kan også sammenligne estimater med faktiske tall i en tabell. Det er spesielt nyttig når du også importerer beskrivelser av bestillinger og timelister til rapporten:
Beskrivelser gir deg mer innsikt i hva teammedlemmene dine har gjort. På bildet over ser vi at Rose jobbet stort sett i henhold til planen da hun jobbet alene med å klargjøre ressursene. Samhandlingen med kunden (workshops eller gjennomganger av ressursene) tok betydelig lengre tid enn forventet. Det er en svært verdifull innsikt å ha, og kanskje noe å diskutere med Rose i 1on1-møtet hennes.
Dette er selvsagt ikke de eneste teamprestasjonsdiagrammene du kan generere med Teamdeck. Avhengig av bransje og bedriftsstruktur kan du opprette mange flere rapporter for å overvåke teamets effektivitet. En datadrevet tilnærming er rettferdig overfor de ansatte og gir muligheter for forbedring.
Er du klar for å få bedre innsikt i teamets prestasjoner og produktivitet? Registrer deg for en gratis prøveversjon av Teamdeck og begynn å samle inn data som er ekstremt verdifulle for virksomheten din. Du vil takke deg selv senere.
Bedrifter legger vanligvis mye arbeid i ressursallokering. Du ønsker å holde alle opptatt, samtidig som du sørger for at oppgavene deres er verdifulle (noe som ofte betyr fakturerbare) for selskapet. Det blir virkelig vanskelig når teamet ditt...
Kjære Teamdeck-fellesskap, på vår felles reise gjennom den dynamiske verdenen av prosjektledelse og ressursplanlegging, er vår forpliktelse til å tilby en transparent og verdidrevet tjeneste urokkelig. Vi har hele tiden hatt som mål å tilby kjernetjenestene våre til konkurransedyktige priser, med...