Teamdeck er den programvare for ressursforvaltning valgt av hundrevis av team over hele verden. Vi tror at #1-grunnen til at verktøyet vårt har blitt så populært, er at det kan tilpasses. Kundene våre setter opp personlige visninger, justerer maler og oppretter integrasjoner som hjelper dem med å administrere teamene sine uten unødvendige problemer.
Hva vil du lære takket være denne artikkelen:
Effektiv ressursforvaltning handler om å bruke tiden og energien din på tiltak som gjør en forskjell for teamet og virksomheten din. Ved å effektivisere Teamdeck-rutinene dine får du litt ekstra tid til å fokusere på det som er essensen i jobben din.
Enten du er en helt ny eller erfaren bruker av Teamdeck, bør du kunne forbedre produktiviteten din med disse tipsene for effektiv styring av prosjektressurser.
Teamdeck kommer med en rekke alternativer som brukerne kan velge mellom. Fleksibilitet er viktig siden ulike bedrifter har ulike behov. På den annen side er det ikke så ofte at et team faktisk bruker for eksempel alle de 16 forhåndsdefinerte ferieårsakene.
Teammedlemmer med eierrettigheter kan endre de forhåndsdefinerte innstillingene. Gå til Innstillinger -> Avansert for å begynne å organisere. Bruk et par minutter på å bla gjennom listene over:
og fjern de som laget ditt sannsynligvis ikke kommer til å bruke. Listene blir kortere og lettere å finne frem i for deg og lagkameratene dine.
Er du bekymret for at du kanskje trenger ekstra tagger? Du kan legge dem til når som helst, det er ikke nødvendig å samle opp på forhånd.
Teamdeck lar deg legge til egendefinerte felt for teammedlemmer og prosjekter. På denne måten kan du oppgi flere detaljer om teamene dine (stillingstittel, sted, ansiennitet) og arbeidet ditt (kunde, budsjett).
Den største fordelen med å ha egendefinerte felt er at det er enkelt å gå ned i ressursene dine. Trenger du å finne en programvareutvikler som er tilgjengelig for et nytt prosjekt? I stedet for å gå gjennom teamet ditt én etter én, kan du velge å bare vise personer som har en stillingstittel som samsvarer med den ledige stillingen, og som er tilgjengelige i en gitt periode. Denne funksjonen er spesielt nyttig for større team og selskaper med flere kontorer, der teammedlemmene ikke kjenner hverandre så godt.
Egendefinerte felt vil også være nyttige når du oppretter rapporter. Tenk deg at du må overvåke prosjektets faktiske kostnader, men at hver ansatt har forskjellig timepris. Hvis du har et egendefinert felt for "prosjektpris" knyttet til hvert teammedlem, sparer du mye tid på å bla gjennom regneark.
I Teamdeck kan alle brukere med leder- eller eierrettigheter sette opp flere egendefinerte visninger av hovedbildet ressurskalender. De kan deles på tvers av organisasjonen eller holdes private.
Det er en game-changer, spesielt hvis Teamdeck brukes av ulike team i selskapet (PM-er, HR, salg), og det er nesten alltid tilfelle.
Standardvisningen av kalenderen viser et par rader for hvert teammedlem:
Standardvisningen er svært informativ, men samtidig ganske omfattende, spesielt hvis du har et stort team. Med egendefinerte visninger kan du derimot lagre bare de dataene du trenger for å gjøre jobben din.
HR-team oppretter vanligvis en egen visning bare for feriedata, mens selgere som er interessert i teamets kapasitet til nye prosjekter, fokuserer på bestillinger. Slike visninger med ett formål er vanligvis mye enklere å lese.
Hvordan oppretter jeg en egendefinert visning? Klikk på Ny visning over ressurslisten din. Konfigurer deretter innstillingene og filtrene for den egendefinerte visningen.
Akkurat som med de generelle innstillingene i Teamdeck, bør kalendervisningen tilpasses bedriftens spesielle behov. Hvis det for eksempel ikke er noen deltidsansatte i teamet ditt, kan du sannsynligvis klare deg uten tilgjengelighetsraden. Det samme gjelder timelister hvis du velger å ikke føre dem.
Du kan velge mellom 7 rapportmaler som egner seg for beregning av utnyttelsesgrad eller overvåking av prosjektbudsjetter. Du kan tilpasse dem slik at de passer til dine behov. Når du har laget en perfekt rapportmal (f.eks. en for Beregning av KPI-er for salg), del den med de andre lederne dine. På denne måten vil de spare mye tid, og det vil bli etablert en rapporteringsstandard i bedriften.
Denne tilnærmingen vil gi god mening for rapporter som omfatter hele selskapet. Hva med de prosjektspesifikke rapportene? Per i dag kan du ikke duplisere eksisterende rapporter i Teamdeck, så kollegene dine kan ikke kopiere rapporten din. De kan imidlertid bruke de tilgjengelige malene for å gjøre prosessen med å lage rapporter raskere. Alternativt kan man holde seg til én rapport og bruke filtre for å vise de dataene man trenger å analysere på et gitt tidspunkt. Flere personer kan bruke samme rapport og bare endre datointervallet/prosjektet de ser på.
Det er viktig å ha oversikt over teamets arbeidsmengde og fravær for å kunne administrere ressursene effektivt. Heldigvis finnes det måter å holde seg oppdatert på uten å måtte sjekke teamets kalender hvert eneste minutt. Du kan opprette Slack- eller e-postvarsler for å varsle deg om viktige hendelser (f.eks. nye ferieforespørsler).
Den enkleste måten å gjøre det på er å bruke Zapier, ettersom det ikke krever noen programmeringsferdigheter. Hvis du vil lage en tilpasset arbeidsflyt, Teamdecks offentlige API er tilgjengelig for deg å leke med.
Å velge en kraftig online kalenderplanlegger er én ting. Men for å virkelig få nytte av det, må du som regel lære deg triks som gjør arbeidet ditt enklere. Det er enkelt å komme i gang med Teamdeck, men vi hjelper deg gjerne med å bli en power user på kort tid. Bestill en gratis konsultasjon med teamet vårt for å diskutere hvordan du kan skreddersy Teamdeck til dine behov.
Bedrifter legger vanligvis mye arbeid i ressursallokering. Du ønsker å holde alle opptatt, samtidig som du sørger for at oppgavene deres er verdifulle (noe som ofte betyr fakturerbare) for selskapet. Det blir virkelig vanskelig når teamet ditt...
Kjære Teamdeck-fellesskap, på vår felles reise gjennom den dynamiske verdenen av prosjektledelse og ressursplanlegging, er vår forpliktelse til å tilby en transparent og verdidrevet tjeneste urokkelig. Vi har hele tiden hatt som mål å tilby kjernetjenestene våre til konkurransedyktige priser, med...
