Overtid, det vil si arbeid som utføres utover det planlagte, er et for komplekst tema til at man bare kan gi et råd om å unngå det for enhver pris. Faktisk kan det å legge ned ekstra arbeidstimer være den eneste måten å redde et prosjekt på når det oppstår uventede komplikasjoner.
Det du ikke ønsker, er at overtid skal bli en vanlig foreteelse, ettersom det kan skade bedriften både økonomisk og kulturelt. Heldigvis finnes det noen velprøvde metoder som kan hjelpe deg med å håndtere overtid på en fornuftig måte. I denne artikkelen går vi gjennom dem én etter én.
Hva vil du få takk denne artikkelen:
Effektiv overtidshåndtering (og strategi for tidsstyring) starter med å planlegge en balansert arbeidsplan. Det er her du kan gjøre kostbare feil som vil formere seg gjennom hele prosjektet. Hvordan unngå dem? Når det er mulig, prøv å fleksibel planlegging, noe som åpner for alternative scenarier og tidsjusteringer.
Det kan også være lurt å analysere den planlagte arbeidsmengden for alle ansatte: Vær ekstra oppmerksom på personer med unike ferdigheter, hvis oppgaver ikke kan overføres til andre teammedlemmer. Hvis arbeidsmengden deres er høy, er det mer sannsynlig at det blir overtid, siden det ikke er noen andre som kan hjelpe til.
En måte å unngå dette på er å bygge opp et nettverk av frilansere som kan kobles til prosjektet når det trengs. En annen idé er å ansette en ny person med lignende ferdigheter som kan ta på seg en del av arbeidsoppgavene. Øk produktiviteten fra 9 til 5
Selv om det er viktig å overvåke arbeidsmengden, er det ikke alltid nok til å unngå overtid. Prosjekter med stramme tidsplaner og ufravikelige tidsfrister har svært lite slingringsmonn når noe går galt.
En syk medarbeider eller et teknisk problem kan raskt føre til at teamet må jobbe ekstra. For å minimere overtid kan du innføre et par regler som hjelper medarbeiderne med å fokusere på 9-5-arbeidet.
Først og fremst må du sørge for at teamet ditt vet hvilke oppgaver de har i vente. Selv om det høres innlysende ut, er det ikke alltid tilfellet. Teammedlemmer som ikke kjenner oppgavene sine (eller ikke helt forstår omfanget av dem), vil sannsynligvis miste mye dyrebar tid før de setter i gang med arbeidet.
Neste trinn er å kutte ut alle møter som ikke er absolutt nødvendige. Hvis du følger en smidig tilnærming til prosjektledelse, kan du planlegge scrum-møter. De er utformet for å dekke de viktigste punktene uten å kaste bort tid og ressurser.
En annen måte å øke effektiviteten på er å legge til rette for kommunikasjon mellom teammedlemmene. Det finnes mange samarbeidsverktøy på markedet: alt fra chat-apper (f.eks. Slakk) til programvare for prosjektstyring (f.eks. JIRA).
Når du har valgt verktøy, kan du prøve å integrere dem med hverandre for å skape en smidig arbeidsflyt. Et eksempel kan være å installere JIRA-varsler på Slack: På denne måten kan teammedlemmene se oppdateringene i sanntid og reagere deretter.
Når prosjektet er lansert, må du følge med på fremdriften i leveransene og den faktiske arbeidsmengden (les mer om håndtering av arbeidsmengde). Hvordan gjør man det? En effektiv måte å holde oversikt over de ansattes arbeidstid på, er å bruke et tidsregistreringsprogram. Det er faktisk praktisk for teamet også.
Takket være timelister kan medarbeiderne dine være sikre på at du ser den ekstra innsatsen de gjør. En oppside for lederne? Jo tidligere du får vite om overtiden, desto raskere kan du finne årsaken til den.
For å overvåke teamets timelister på en effektiv måte, er det best å bruke et automatisk oppdateringsprogram timelisterapport. Når du ser på tidsdataene, er det også nyttig å analysere beskrivelsene på timelisten. Beskrivelser er kommentarer som de ansatte kan skrive inn når de logger en gitt tidsregistrering. Ved å sjekke beskrivelsene kan du få verdifull innsikt i teamets overtidsmønstre:
På bildet over kan du se at Rose bare logget inn betydelig overtid når hun hadde oppgaver som krevde at hun hadde kontakt med kunden (workshops, gjennomganger av eiendeler). Kanskje det er verdt å se nærmere på?
Avhengig av årsaken til overtiden kan du enten justere prosjektplanen (les mer om teknikker for prosjektplanlegging) eller koble inn ekstra hjelp. Hvis du mener at overtid er umulig å unngå, må du sørge for å kommunisere forventningene dine til teamet.
Selv om mange ansatte er villige til å gjøre en ekstra innsats, fører overtid til en negativ balanse mellom arbeid og fritid. Derfor betaler de fleste bedrifter ekstra for den tiden som går utover den ordinære arbeidstiden. Siden alle utgifter skal inkluderes i prosjektbudsjettet (les mer om oppfølging av prosjektbudsjett)er det viktig å vite hvor mye penger som går til overtidskompensasjon.
Noen verktøy for ressursforvaltning gjøre denne oppgaven enklere ved å tilby rapporter du kan hente fra timelister. I Teamdeck kan du opprette en automatisk oppdatert kompensasjonsrapport som hjelper deg med å administrere overtid.
Velg de datapunktene du trenger, og legg inn teamets overtidssatser. Du kan bruke ulike satser for ulike teammedlemmer. Etter hvert som prosjektet skrider frem, trenger du bare å åpne rapporten og sjekke det aktuelle overtidsforbruket. Du kan til og med dele rapportlenken med lønnsteamet for å gjøre jobben enklere for dem også.
Når du har fått på plass en god policy for overtidshåndtering, må du ikke glemme å kommunisere forventningene til teamet ditt. Arbeidsplassen og prosjektgjennomsiktighet er spesielt viktig her, da det kan hjelpe deg med å unngå utbrenthet blant ansatte.
En nylig undersøkelse utført av Gallup viste at mens uhåndterlig arbeidsmengde faktisk er en av 5 faktorer som er korrelert med utbrenthet, så er manglende kommunikasjon og støtte fra ledere og urimelig tidspress. Åpen kommunikasjon, forståelse for prosjektets tidsbegrensninger og klare regler for overtidskompensasjon er nødvendig for at medarbeiderne skal føle seg bedre tilpas med den nåværende arbeidsmengden.
Teamdeck gjør det enklere å administrere overtiden til teamet ditt. Med timelister og rapporter om overtidskompensasjon kan du holde oversikt over teamets arbeidsmengde og prosjektbudsjett på samme tid. Planlegg en samtale med Aniela og lær hvordan du kan drive teamet ditt effektivt!
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...