Det har gått et par måneder siden koronapandemien fikk tusenvis av bedrifter til å gå over til fjernarbeid. Mange team står nå overfor et dilemma: "Skal vi gå tilbake til kontoret (i det minste midlertidig), eller skal vi omfavne fjernmodusen for godt?"
Som bedriftsleder er du kanskje mindre redd for fjernarbeid enn du var i 2019. Pluss at forskere spår at de ansattes etterspørsel etter fjernarbeid vil øke. På den annen side betyr ikke det faktum at bedriften din har overlevd den påtvungne fjernarbeidsperioden, at dere får mest mulig ut av den.
Hvis du ønsker å være fjernstyringsvennlig på lang sikt, må du sørge for å lære av selskaper som har lykkes med det. La deg inspirere av deres ideer, prøv å unngå deres feil, og ta hensyn til deres råd. I dette blogginnlegget vil vi dele noen tips om fjernarbeid fra syv byråer som trives i eksterne omgivelser.
Så hva kan vi lære av dem?
Animalz er et fullservicebyrå for innholdsmarkedsføring med teammedlemmer som befinner seg i ulike deler av verden. Vi har spurt Haley Bryant, COO, om hvordan de kan sikre et smidig samarbeid på avstand. Dette er hva hun hadde å si:
Samarbeid er grunnlaget for virksomheten vår. Vi vet at innhold er en lagsport, og at vi vinner som et lag. Vi er avhengige av hverandre for å gi tilbakemeldinger, dele ideer, tenke gjennom problemer og skape det beste innholdet i klassen for kundene våre.
Godt samarbeid krever at man bygger tillitsfulle relasjoner, og vi kan bygge tillit ved å gå foran med et godt eksempel og skape systemer som støtter eksternt samarbeid på flere måter:
- Vi hjelper folk med å knytte uformelle kontakter gjennom teammøter, kompetanseutvekslingsøkter og tilfeldige 1:1-samtaler for å skape forbindelser og bryte ned siloer.
- Vi har klare forventninger til hvilke kanaler som skal brukes til hvilke formål. Slack er for eksempel for hastesaker, Quip er for prosjekter som i stor grad kan håndteres asynkront, møter er for idémyldring eller for å finne ut av ting, og den interne wikien vår er for å huske ressurser.
- Vi prøver å være tilgjengelige for en rask samtale eller Zoom-chat for å snakke om problemer direkte når det er mulig.
- Vi skaper mekanismer som oppmuntrer til asynkront arbeid og samarbeid, slik at teammedlemmene kan jobbe sammen på tvers av tidssoner uten å måtte jobbe døgnet rundt.
Samarbeidsstakken vår omfatter Front, Quip, Slack og Airtable.
Som du ser, er det mulig å lykkes med fjernsamarbeid når du har riktige verktøy (som f.eks. programvare for styring av markedsføringsressurser) og prosesser på plass - vil teammedlemmene dine kunne gjøre sitt beste selv når de ikke sitter i samme rom. Hvis du vil ha flere tips om hvordan du kan opprettholde gode prestasjoner når du jobber eksternt, kan du sjekke ut guiden vår om ekstern produktivitet.
Fjernansatte kan være skeptiske til å gi hverandre tilbakemeldinger fordi de kanskje føler at det er lettere å få frem budskapet sitt i en samtale ansikt til ansikt. Det er klart at når man kommuniserer eksternt, må man være presis med ordene og kommunisere tydelig. Når sant skal sies, ville det vært flott om medarbeiderne dine kommuniserte på denne måten under alle omstendigheter, men de må være ekstra oppmerksomme når de chatter via Slack eller Zoom.
Samtidig er det nødvendig å gi tilbakemeldinger for å sikre at teammedlemmene dine utvikler seg profesjonelt. Hva er en god løsning for eksterne team? Hanno, et digitalt produktteam som spesialiserer seg på helsebransjen, delte sine eksterne tilbakemeldinger tilnærming i et blogginnlegg. Først sørget de for å forklare hensikten med tilbakemelding, skilte tydelig mellom tilbakemelding og prestasjonsevaluering og etablerte retningslinjer for tilbakemelding over tid. Da Hannos team var klare til å gi hverandre tilbakemeldinger, satte de opp en Zoom-samtale der alle kunne delta, og et virtuelt Veggmaleri whiteboardtavle for å samle lapper med tilbakemeldinger. Du kan lese mer om videosamtalen om strukturert tilbakemelding her.
Når du investerer i verktøy - for eksempel verktøy for prosjektplanlegging - som påvirker medarbeidernes arbeidshelse positivt, bør du ikke glemme privatlivet deres. Det er svært viktig å anerkjenne og støtte de ansattes psykiske helse. En stor del av dette handler selvfølgelig om å sørge for at bedriftskulturen og forretningsprosessene ikke går ut over de ansattes trivsel. I tillegg kan du imidlertid også tilby verktøy og muligheter som hjelper dem med å holde seg glade og friske.
Når du er en ekstern organisasjon, kan du også ta vare på de ansattes mentale helse.
Ta Pandable, for eksempel. Det er et SEO-konsulentfirma som primært samarbeider med finans- og teknologiselskaper. Et av elementene i Pandables fordeler for ansatte pakken er tilgang til Headspace, en mindfulness-app. De ansatte kan bruke appen uansett hvor de befinner seg for å bekjempe angst, lindre stress og sove bedre.
Ledelse av prosjektteam - stasjonært og eksternt - kan være en kilde til hodebry. Å kunne levere prosjekter som et distribuert team er sannsynligvis en av de største utfordringene som nyetablerte bedrifter står overfor. Teamoverleveringer, designgjennomganger, kundeworkshops - alle disse prosessene kan virke mye enklere når man bare kan sitte i samme rom. Det betyr imidlertid ikke at du ikke kan levere prosjekter av høy kvalitet når du jobber eksternt - mange vellykkede eksterne digitale byråer bevise noe annet. Hva er hemmeligheten deres? Verktøy som gjør det enklere å koordinere prosjekter.
Serie åtte, et prisbelønt kreativt studio, er helt fjernstyrt og fullt produktivt, delvis takket være kraftige verktøy. De bruker InVision for å forhåndsvise design og samle inn tilbakemeldinger, og Trello for å få oversikt over oppgaver i prosjektstyringen.
Vi har nylig utarbeidet en liste over 45 apper for digitale byråer. Den inneholder mange apper som støtter eksternt samarbeid og kommunikasjon, inkludert vår egen Teamdeck, a verktøy for ressursplanlegging, tidsregistrering for ansatte, og også permisjonshåndteringssystem funksjon.
Når du lar medarbeiderne dine jobbe hvor som helst, gir du dem allerede mye fleksibilitet. For å gjøre byråteamet ditt enda mer fornøyd, kan du legge til mer av den samme tilnærmingen til andre frynsegoder du tilbyr. Ta for eksempel en titt på ukeplaner. Kanskje en 4-dagers arbeidsuke er et godt system for teamet ditt?
Fleksibilitet er avgjørende, fordi det gjør det mulig å imøtekomme behovene til ulike teammedlemmer. Tinuiti, et uavhengig prestasjonsmarkedsføringsbyrå, omfavner sin filosofi om å sette medarbeiderne først ved å tilby sine teammedlemmer fleksible frynsegoder. Til å begynne med har de en ubegrenset PTO-policy og Fleksible fredager-medarbeidere kan jobbe kortere dager på fredager. En fleksibel arbeidsgiver bør også reagere i tide på de skiftende behovene til arbeidsstyrken. Tinuiti vet at det for tiden er svært utfordrende å jobbe hjemmefra når man er forelder, og tilbyr derfor støtteprogrammer for foreldre som jobber hjemmefra med barna sine. Deres innsats er anerkjent av bransjen: Tinuiti har nylig blitt utnevnt til #1 Best Place to Work av Ad Age for andre år på rad.
For mange nyetablerte team er det et logisk første skritt å opprette en Slack-konto. Hos Teamdeck er vi store fans av Slack og hvordan det kan støtte eksternt samarbeid og produktivitetMen det er ikke nok å gi de ansatte tilgang til et chatbasert verktøy. Ved å dele noen retningslinjer med teamet ditt kan du øke effektiviteten når de kommuniserer eksternt.
Ellen Jantsch, grunnleggeren av Tuff, et vekstmarkedsføringsselskap, fortalte oss:
Å åpne Slack for teamet ditt er et stort skritt. Det eliminerer e-poster frem og tilbake og bidrar til å fjerne det blokkerende spørsmålet om "skal jeg sende dette i en e-post? Eller skal jeg vente til vi møtes ansikt til ansikt?".
Men for å få mest mulig ut av Slack er det viktig å stille de riktige forventningene. Grundig og fokusert arbeid er avgjørende for at virksomheten vår skal lykkes, så vi vil ikke at teammedlemmene hele tiden skal bli dratt inn av Slack-varsler. Hvis dere skal oppnå meningsfulle resultater sammen, trenger dere tid og rom til å fokusere på strategi og gjennomføring (uten pinger!), og det er derfor vi jobber for å beskytte dette med spesifikke Slack-forventninger.
Når nye medarbeidere begynner i Tuff, går vi gjennom våre interne retningslinjer for Slack og kommunikasjon. Disse hjelper oss med å bli helt klare på "hvordan" vi bruker Slack, og som et resultat av dette kan vi jobbe mer effektivt som et team.
Teambuilding på avstand er mulig, og selskaper som Buffer inspirerer mange andre med sine upåklagelig organisert teamretreats. Men hvordan kan du øke teamånden blant dine eksterne ansatte når grensene er stengt, og det ikke engang er mulig å dra på restaurantbesøk? Det viser seg at du kan bruke Slack og Zoom til å fremme kameratskap blant teammedlemmene dine.
La oss høre fra Hector Giner, administrerende direktør i Z1, et digitalt produksjonsstudio.
For å bygge kameratskap bruker vi mest Slack og Zoom. Vi har mange forskjellige Slack-kanaler, ikke bare relatert til jobb, men også til ulike hobbyer som matlaging, kjæledyr, videospill eller musikk, og de er veldig livlige! Vi har nylig opprettet en Teambuilding-bot som nå og da oppfordrer teamet til å bli med på ulike aktiviteter. Hver fredag kl. 13.30 har vi også et uformelt møte der alle blir med på Zoom for å ha en avslappet prat.
Til syvende og sist handler det om å bygge en bedriftskultur basert på kommunikasjon og tillit. Vi sørger for at alle medarbeiderne våre føler seg verdsatt, uansett hvor de bor og jobber, og alle tar ansvar for arbeidsmengden sin.
Nå er det på tide at du tar deg tid til å analysere situasjonen i din bedrift. Kan du tilpasse noen av løsningene som disse eksterne digitale byråene har testet? Hvilke av dem vil passe til din bedriftskultur? Kanskje har du fått nye ideer til hvordan du kan forbedre måten din bedrift jobber på etter å ha lest dette blogginnlegget? Vi vil gjerne høre fra deg - send oss en melding i chatten.
Den kritiske betydningen av å måle teamlykke Forskere har lenge undersøkt sammenhengen mellom ansattes lykke og deres prestasjoner på jobben. Ulike studier tyder på at lykke faktisk gjør folk mer produktive. Den direkte sammenhengen mellom arbeidsmoral...
Når du tenker på hvordan du kan forbedre bedriftens sjanser til å lykkes, er det sannsynligvis ikke medarbeiderengasjement som er det første du tenker på. I første omgang vil du heller fokusere på aspekter som prestasjoner, motivasjon og kompetanseutvikling. Det er tross alt...
