Bedre trinn i prosjektporteføljestyring (PPM)

Når du leder et prosjekt, er målet ditt å levere det i tide, innenfor budsjettet og samtidig opprettholde høy tilfredshet hos kunden og teamet. Hva skjer når bedriften din kan jobbe med flere prosjekter samtidig? På enkeltprosjektnivå er målet det samme, men på et høyere nivå ønsker du å være trygg på at teamet ditt jobber med de riktige prosjektene til rett tid og i de riktige prosjektteamene. Det kan virke komplisert, men heldigvis er prosjektporteføljestyring (PPM) her for å hjelpe deg.

Takket være denne artikkelen får leseren vår:

• PPM - prosjektporteføljestyring er viktig i en forretningsanalyse
• Trinn for å oppnå strategiske mål med organisasjonens prosjektporteføljestyring
• Årsaker til at dedikert programvare for prosjektporteføljestyring er så nyttig for virksomhetsledelse

Hva er prosjektporteføljestyring, og hva er de viktigste fordelene?

Prosjektporteføljestyring kan beskrives som sentralisert styring og forretningsstrategi for bedriftens prosjektportefølje. En portefølje er en samling av grupperte prosjekter som ikke trenger å være relatert til hverandre. Det er viktig, en portefølje av prosjekter er utformet for å tjene et strategisk forretningsmål og gi bedriften din en eller annen form for verdi.

Den nevnte forretningsverdien er selvsagt en av de største fordelene med prosjektporteføljestyring. I tillegg er denne strategien også et utmerket tiltak for å håndtere risikoen som er forbundet med å levere flere prosjekter. Hvis du følger trinnene som er skissert nedenfor, får du muligheten til å gå nøye gjennom bedriftens potensielle prosjekter allerede før du forplikter deg til å levere dem. Resultatet er at estimatene dine sannsynligvis blir mer nøyaktige, og at mulige utfordringer blir tatt hensyn til på forhånd.

PPM-tilnærmingen fører også til at selskapets ledere får et tydeligere helhetsbilde av prosjektene og hvordan de presterer. I tillegg fremmer denne strategien samarbeid mellom ulike prosjektteam i stedet for konkurranse.

Prosess og trinn for prosjektporteføljestyring

Dette er fasene du må ta hensyn til når du ønsker å innføre prosjektporteføljestyring i din bedrift.

1. Utarbeid organisasjonens strategiske mål

PPM-prosessen starter med å utforme en forretningsstrategi eller strategiske mål. Strategiske mål er ledestjernen i prosessen med å velge ut prosjekter til bedriftens portefølje. Det er viktig at du vet hva de er. Forretningsmålene kan være knyttet til å øke inntektene, opprettholde lønnsomheten eller diversifisere inntektsstrømmene. På den annen side kan det være at bedriften din har et helt annet mål. Ikke tro at du må komme opp med et eneste altomfattende mål - det er helt greit å liste opp et par av dem.

2. Identifisere potensielle prosjekter og analysere dem

Før du begynner å snevre inn prosjektene som kan havne i bedriftens portefølje, må du vite hvor stor prosjektpoolen din er. Samle alle prosjektforespørsler, finn ut hva slags salgsmuligheter som finnes, og list opp alle de potensielle prosjektene. Ta så en nærmere titt på hvert enkelt av dem. Du må vite hva slags ressurser (menneskelige eller andre) de krever, hva slags tidslinje de har, hva som er risikoen og potensielle utfordringer osv.

Når du har en god oversikt over potensielle prosjekter som kan inngå i teamets portefølje, må du utføre en tilpasningsanalyse: Sjekk om disse prosjektene er i tråd med den overordnede strategien din.

Prøv å vurdere prosjektene på listen i forhold til bedriftens forretningsmål: Støtter de disse målene, eller setter de dem kanskje i fare? Hva er sjansene for at teamet ditt vil være i stand til å fullføre et gitt prosjekt og skape den ønskede forretningsverdien? Porteføljeforvaltere må velge prosjekter som fungerer godt sammen med tanke på å nå forretningsmålene, men også med tanke på teamets arbeidsmengde og ressursallokering. Vet du hvilke prosjekter som oppfyller kriteriene dine? Nå er det på tide å planlegge mer før du setter dem i gang!

3. Prioritere organisasjonens utvalgte prosjekter

På dette tidspunktet bør du ha en liste over prosjekter som like gjerne kan bli en del av hele bedriftens portefølje. Det er et godt tidspunkt for å prioritere dem og eventuelt gjøre noen endringer. Den gode nyheten er at du har funnet de riktige prosjektene for bedriften din. Utfordringen er at du kanskje må justere tidslinjene eller budsjettene for å kunne lansere disse prosjektene sammen.

Tenk på ressursforvaltning Du må også bestemme hvilke teammedlemmer som skal være involvert i hvert prosjekt og hvor lenge. Som prosjektporteføljeleder vil du sannsynligvis måtte samarbeide med ressurser eller prosjektledere på dette stadiet. Bruk litt tid på å analysere tidsplanene for de nye prosjektene dine - kanskje må du flytte på noen ting for å unngå tidskonflikter.

Nå som du vet hvilke prosjekter som skal inn i porteføljen, og hvordan de skal leveres tidsmessig og ressursmessig, kan du planlegge kick-off. Hva skjer etter at prosjektteamene har begynt å jobbe med sine respektive prosjekter?

4. Administrere prosjekter

Det er ikke slik at prosjektporteføljestyringsprosessen er over når porteføljeprosjektene er lansert. Nå er fokuset riktignok på prosjektledelse, men etter hvert som prosjektlederne gjør fremskritt med prosjektene sine, er det lurt å se på prosjektporteføljen fra et høyere nivå - gå til neste avsnitt for å finne ut hvordan du kan overvåke prosjektene dine.

Dette er også en god anledning til å minne om at alle konflikter (ressursbaserte eller andre) og endringsønsker bør løses med porteføljen og dens strategiske mål i tankene.

5. Overvåke pågående prosjekter og rapportere om forbedringer

Prosjektledere bør regelmessig overvåke prosjektets KPI-er og holde oversikt over teammedlemmenes arbeidsmengde og timelister, det sier seg selv. Men prosjektrapportering er også en viktig del av prosjektporteføljestyringen, rett og slett fordi den gjør det mulig å fastslå om et gitt prosjekt går som planlagt og om den forventede verdien vil bli oppnådd.

Hva bør du måle når det gjelder prosjektporteføljen din?

• Ressursutnyttelse (innenfor prosjekter og totalt)
• Tid loggført av personer som jobber i prosjektteam
• Estimater vs. faktiske timer (planlagte timer vs. registrerte timer)
• Prosjekter burndown eller burnup,

Trenger du programvare for prosjektporteføljestyring?

Du vil sannsynligvis støte på flere apper som er stolte av sine funksjoner for prosjektporteføljestyring. Disse funksjonene inkluderer vanligvis:

• Funksjoner for prosjektstyring (oppgaveplanlegging, Gantt-diagrammer)
• Funksjoner for ressursstyring (ressursplanlegging, tidsregistrering, fraværsregistrering)
• Rapporteringsfunksjoner
• Prosjektarkiv

Selv om alle disse er svært praktiske for effektiv prosjektporteføljestyring, kan du sikkert se at lignende alternativer finnes i prosjektstyringsapplikasjoner som du sannsynligvis allerede bruker. Det er mulig å administrere prosjektporteføljen din med verktøy som ikke er dedikert til PPM per se. Sørg for at du er i stand til det:

• visualisere fremdriften i prosjektene dine - det kan være gjennom et Gantt-diagram, en Kanban-tavle eller ved hjelp av en ressurskalender visning med planlagte timer per prosjekt eller til og med fremdriftsrapporter. Det er viktig å vite hvor langt prosjektene dine er kommet og hvor mye arbeid som gjenstår.
• følge opp valgte KPI-er - enten det gjelder ressursutnyttelse eller tidsbruk per prosjekt, ønsker du å kunne si at prosjektene i porteføljen din går bra, eller at noen områder bør forbedres.
• samarbeide med prosjektledere, kunder og andre teammedlemmer med et gitt verktøy: Det er flott når en prosjektfokusert app kan være tilgjengelig for flere personer enn en prosjektleder (eller en prosjektporteføljeansvarlig). Det effektiviserer kommunikasjonen og fremmer åpenhet.
• integrere programvaren med andre verktøy du bruker til daglig - vi kan ikke understreke dette nok: integrasjoner er avgjørende hvis du ønsker å skape en effektiv porteføljestyringsprosess (eller prosjektstyringsprosess for den saks skyld). Hva slags integrasjoner tenker vi på? Først og fremst - favorittkommunikasjonsappen din (Slack, Skype eller *sukk* e-post), slik at du kan motta viktige varsler og oppdateringer der. Du bør også vurdere å koble porteføljestyringsverktøyet ditt til CRM-systemet bedriften din bruker - på denne måten får du oversikt over salgspipeline og vet hvilke prosjekter som sannsynligvis snart vil bli en del av prosjektpoolen din. Hvis du jobber med programvareutviklingsprosjekter, kan det være lurt å integrere med utviklerverktøy som BitBucket eller GitHub: Du vil ikke gå glipp av viktige repository-problemer. Integrering av apper høres ut som en uoverkommelig oppgave som er forbeholdt folk med programmeringskunnskaper, men du kan gjøre det på egen hånd ved å bruke en av appene for oppgaveautomatisering, som Zapier.
• Tilpass programvaren til dine behov - porteføljestyringsprosessen din kan riktignok være lik for alle prosjekter, men det kan likevel være lurt å bruke et verktøy som kan redigeres og tilpasses arbeidsflyten din. Heldigvis finnes det mange apper med tilpasningsmuligheter: du kan legge til egendefinerte felt, opprette egne kategorier og tagger, lage tilpassede rapporter eller prosjektvisninger. Det er først når verktøyene er godt tilpasset prosessen din, at det hele kan bli virkelig effektivt.

Vi håper at denne guiden til prosjektporteføljestyring har hjulpet deg med å forstå denne strategien bedre og gjort det enklere å ta den i bruk i din organisasjon. Hvis du har spørsmål om effektiv prosjekt- og ressursstyring, kan du kontakte oss via chat: Vi gir deg gjerne noen tips og veileder deg gjennom produktet vårt.

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]