I næringslivet kan vi identifisere flere kritiske ressurser som er avgjørende for virksomhetens vekst. En av de viktigste er kapasitet, det vil si hvor mye du kan gjøre på en gitt tid. En så viktig faktor kan ikke stå ukontrollert, og derfor har det blitt utviklet mange verktøy for kapasitetsstyring. Men hvordan velger man det beste?
I denne artikkelen vil du lære:
Viktige funksjoner når du skal velge et kapasitetsplanleggingsverktøy
Noen forslag til beste praksis i planlegging av ressurskapasitet prosess
Hvordan programvare for ressursplanlegging gjøre kapasitetsplanleggingsprosessen mer effektiv
Kapasitetsstyring er ikke en enkel oppgave, hovedsakelig fordi denne ene faktoren består av flere andre som samvirker med hverandre. Antall ansatte, deres tid, tilgjengelighet og kompetanse - alle disse dataene påvirker kapasiteten i bedriften din. Derfor er verktøy for kapasitetsplanlegging viktig.
Dette er ikke lett å forstå med bare ti ansatte. Og hva med når du har 100 eller 200 personer i organisasjonen? For å unngå flaskehalser, kaos og frustrasjon trenger du støtte fra en dedikert applikasjon - og ikke minst støtte fra hvert enkelt medlem av ressursplanleggingsprosessen.
Å balansere mellom tilgjengelige ressurser (medarbeidere) og prosjektets eller kundens krav - det er for mange essensen av kapasitetsplanlegging (eller kapasitetsstyring, om du vil) i prosjektledelse. Kapasitetsplanlegging er viktig fordi det er sterkt knyttet til andre områder innen prosjektledelse: tid, team, arbeid og styring av prosjektressurser. Men la oss begynne med et generelt spørsmål om kapasiteten.
Kapasitet defineres som evnen til å oppnå, lagre eller produsere. For en organisasjon vil kapasitet være et gitt systems evne til å produsere innenfor en bestemt tidsperiode.
"Evne til å oppnå" ser ut til å være det essensielle spørsmålet i kapasitetsplanlegging, spesielt hvis vi sammenligner det med definisjonene nedenfor. Å forsøke å gi et godt, begrunnet svar på spørsmålet "har vi evne til å oppnå?" gir aldri opp, og det inspirerer kontinuerlig til optimaliseringer, analyser og så videre. Det er derfor verktøy for kapasitetsplanlegging kan være nyttige.
Kompetansebasert ressurssøking [Kilde: Teamdeck - verktøy for ressursstyring og kapasitetsplanlegging].
For å ha full oversikt over om bedriften eller en bestemt medarbeider har nok hard og myk kompetanse til ikke å svikte deg - det som defineres som "evnen til å oppnå" - må du være ganske nær vedkommende.
Tid brukt på gitte oppgaver, tilgjengelighet eller modenhet, og forventet erfaring innen et gitt felt - det er noen av kriteriene som tas i betraktning under planlegging av ressurskapasitet prosess der du prøver å finne ut om en ressurs er en grunn til å tro at den angitte medarbeideren, teamet eller bedriften har en "evne til å oppnå", spesielt med verktøy for kapasitetsplanlegging.
For å gjøre det enda vanskeligere, vet vi bare at vi befinner oss i forretningsverdenen. Så tid er ikke den eneste indikatoren som avgjør beslutningene dine. Og ifølge konkurrenten vår - leverandøren av kapasitetsplanleggingsverktøy - som vi er enige med:
Kapasitetsplanlegging er den ledelsesprosessen som sikrer at organisasjonen har den kompetansen og de ressursene den trenger for å fullføre prosjekter i tide, innenfor budsjettet og i henhold til kundenes forventninger.
Denne definisjonen fremhever at nøyaktig kvalifiserte ressurser (ansatte) må møte tre utfordringer: (begrenset) tid, (begrenset) budsjett og kundens forventninger (med andre ord prosjektkrav). Eller sagt på en annen måte: Disse ferdighetene må være gode nok til å bidra til å løse de nevnte utfordringene. Og rollen til den som er ansvarlig for kapasitetsplanleggingen, er å sørge for at det finnes et nøyaktig antall medarbeidere med de rette ferdighetene. I den forbindelse er verktøy for kapasitetsplanlegging viktig.
En del av kapasitetsplanleggingsprosessen er faktisk å identifisere hva vi har, og hvor raskt og hvor vi kan få tak i nøyaktige ressurser.
Kapasitetsplanlegging er en prosess som identifiserer om du har ressurser og kompetanse til å utføre arbeidet eller ikke, eller om du har nok tilbud til å dekke etterspørselen.
Som vi ser, kapasitetsstyring er ikke en enkel oppgave, hovedsakelig fordi denne ene faktoren består av flere andre som samvirker med hverandre. Antall ansatte, deres tid, tilgjengelighet, produktivitet, utnyttelse og harde og myke kompetanser - alle disse dataene påvirker kapasiteten i bedriften din. Det er derfor de beste verktøyene for kapasitetsplanlegging kan være til hjelp.
Dette er vanskelig å forstå med bare 5 ansatte. Og hva med når du har 15, 35 eller 50 personer i organisasjonen?
Kanskje det ikke ble nevnt ovenfor - forfatterne av denne artikkelen er folk fra programvarehuset. Hvert av verktøyene for planlegging av ressurskapasitet som er nevnt nedenfor, har blitt testet av oss - av administrerende direktører, prosjektledere, utviklere, markedsførere osv. Noen av dem da vi var en del av det nåværende selskapet, og noen på tidligere stadier i karrieren.
Pris: $ 3,99 / Fullt medlem / månedlig
Oversikt over teamets tilgjengelighet teamets utnyttelse i Teamdeck.io - ressursstyringsverktøy med funksjoner for planlegging av ressurskapasitet.
Tidsregistreringsverktøy for team og timelister
Ressurs- og prosjektplanlegging
Håndtering av arbeidsmengde
Prosjektplanlegging
Tilpasset organisering av arbeidstid og tilgjengelighet
Mulighet for å tilordne egendefinerte felt til personer og prosjekter, f.eks. stillingstitler, ferdigheter, teknologier osv.
Oversiktlig visning av arbeidsplaner og tilgjengelighet for ulike avdelinger og stillinger ved hjelp av kalendervisningen
Egendefinerte tagger
Godkjenningsprosess for permisjonshåndtering
Automatiske helligdager for flere lokasjoner
Tilgjengelig i mobilversjon
Integrasjon med andre systemer som Google Calendar, Slack, Podio, SageHR, Zapier og REST API
Gratis prøveperiode
Ingen funksjon for å sjekke rekrutteringsprosesser
Ingen funksjoner for arbeidsflytplanlegging
Mobilappen for timeregistrering gjør det ikke mulig å se kun de aktive prosjektene
Priser: $12.5 for Ressursplanlegging + tidsregistrering per person
Brukervennlig dra-og-slipp-panel
Planlegging av flere prosjekter
Planlegging av fremtidige prosjekter
Mulighet for å tildele roller, avdelinger, kompetanser og status
Tilpasset tilgjengelighet
Prognoser og rapportering
Tilgjengelig i mobilversjon
Ytterligere funksjoner: ressursplanlegging, permisjonshåndteringssystem
Integrasjon med andre systemer som Jira, Teamwork, Asana, Trello
Gratis prøveperiode
Ulemper med Float prosjektstyringsverktøy
Pris - $6 - $10 per person
Manglende funksjonalitet for å kontrollere rekrutteringsprosesser.
Float er en svært gjenkjennelig programvare for prosjektstyring som også bidrar til planlegging av ressurskapasitet.
Priser: $40 per bruker per måned
ProjectCOR - en app for styring av et teams kapasitet, eller ressursstyring.
AI-basert
Sanntidsoversikt over tilgjengelighet per team og medlem
Verktøy for prosjektplanlegging funksjoner
Estimering av nødvendig kompetanse og tid
Mulighet til å tildele roller og ferdigheter
Transparent oversikt over prosjektstatus og kapasitet
Sentraliserer informasjon, kommunikasjon og filer på ett sted
Andre funksjoner som automatisert tidsregistrering, business intelligence-panelet
Gratis prøveperiode
Ingen rapportering
Ingen permisjonshåndtering
Ingen integrasjoner
UX er ofte årsaken til at noen av dem blir forkastet rett etter at prosjektlederne har prøvd dem.
Alle - både privat og i næringslivet - bruker mange apper. I næringslivet bruker vi mange grensesnitt, avhengig av hvilken stilling vi har. Det skaper vaner. Og dette er en av grunnene til at en planlegging av ressurskapasitet verktøyets funksjoner er kilden til irritasjon.
Så ta hensyn til om kapasitetsplanleggingsverktøyet bare inneholder virkelig nyttige funksjoner, om grensesnittet er forståelig for alle i bedriften, om det har en høy grad av automatisering og om det er fleksibelt nok til å svare på de spesifikke behovene i bedriften. Og - sist, men ikke minst - få vite om verktøyet fortsatt vil være nyttig hvis bedriftens struktur eller forretningsmål endres.
I dagens næringsliv er det stadig sjeldnere å ha en standard arbeidsmodell, der man er på kontoret fra 9 til 17. Folk jobber ulike tider, deltid, i ulike tidssoner.
Det er mye enklere å administrere ressurstilgjengelighet med tilpassede innstillinger. [Skjerm fra programvare for kapasitetsplanlegging]
Disse variablene og innstillingene er avgjørende for å kunne beregne kapasiteten nøyaktig, så det ideelle verktøyet må ha muligheten til å tilpasse tilgjengeligheten til hver enkelt medarbeider, og når det er behov for det. Det er også viktig at brukerne av kapasitetsplanleggingsverktøyet kan redigere tilgjengeligheten og arbeidstiden sin når den endres.
Noen av leverandørene av programvare for kapasitetsplanlegging har mange rapporter å tilby, men bare noen av dem kan tilpasses.
Bedrifter bruker ulike målemetoder (kapasitetsplanleggingsverktøy) for å måle effektiviteten i virksomheten, avhengig av bransje eller selskapsstruktur. Mange systemleverandører tilbyr forhåndsdefinerte rapporter, som er - kan vi si - en integrert del av tilbudet ... så integrert at det ikke kan endres eller, enda verre - ikke kan tilpasses prosjektteamenes forventninger.
Så se opp for leverandører av kapasitetsplanleggingsverktøy som tilbyr rapporter som ikke bare oppfyller forventningene dine, men som heller ikke er åpne for endringer mens organisasjonen din vokser. Er rapportene tilpasningsdyktige nok? Kan de deles og eksporteres? Det er lettere å utvikle god praksis i en bedrift og finne svake og sterke punkter hvis du kan analysere dataene. Et ideelt verktøy bør ha omfattende rapporteringsfunksjonalitet.
Når det gjelder en kapasitetsplan, er det avgjørende med effektiv kapasitetsplanlegging og/eller åpenhet om kapasitetsplanleggingsstrategien.
Tilgang til data ved hjelp av kapasitetsplanleggingsverktøy bør gjøre det mulig å fokusere på en liten periode, men også få et perspektiv over et større tidsrom. Teamledere og prosjektledere planlegger teamets engasjementer i forhold til de ferdighetene som kreves, men også i forhold til foreløpige eller ubekreftede prosjekter.
Det er også viktig å ha oversikt over nyansatte og når de begynner i bedriften og er tilgjengelige for arbeid. Arbeidet til ulike avdelinger og team henger tett sammen, så verktøyet du velger, bør gi innsikt i all nøkkelinformasjon. Det gjelder spesielt data fra salgsavdelingen.
For kapasitetsestimering er det ikke bare tid og antall ansatte som er avgjørende, men også deres kompetanse.
Tagger ledelse i Teamdeck.io - programvaren for kapasitetsstyring.
8 timer for en senior og 8 timer for en trainee har en helt annen verdi når det gjelder utført arbeid. På samme måte er det når det gjelder å utføre spesifikke oppgaver - hvis du trenger grafisk design, hjelper det ikke at HR-spesialisten din tilfeldigvis har litt tid på benken.
For å kunne planlegge kapasiteten optimalt og allokere de riktige personene til prosjekter, trenger du de beste verktøyene for kapasitetsplanlegging og tilleggsinformasjon som ferdigheter, stillingstitler, avdelinger og andre tagger for å angi alles rolle i et prosjekt. Det er også viktig å kunne tagge hver enkelt opplysning, for eksempel for å skille mellom fakturerbare og ikke-fakturerbare prosjekter eller spore tiden som brukes på møter, slik at man bedre kan beregne priser ved hjelp av rapporteringsfunksjoner.
Bruk av de beste verktøyene for kapasitetsplanlegging. En av de vanligste feilene når man estimerer kapasitet, er at man ikke beregner ferie og fridager. I en veldrevet organisasjon er hver enkelt medarbeider viktig og har innvirkning ikke bare på den daglige arbeidsflyten, men generelt på arbeidsflyten i prosjekter og ressurser.
For å planlegge din teamets arbeidsmengde og arbeidsflyt i prosjektet optimalt sett trenger du et system som tar hensyn til ulike typer ferie: ferie, sykefravær, fødselspermisjon og helligdager (som kan være forskjellige for hver lokalisering i en internasjonal institusjon).
Løpende rekrutteringsprosesser. Alle bedrifter opplever gjennomtrekk av ansatte.
Dette er helt normalt i dagens virkelighet, men du kan ikke la det lamme virksomheten din. Kapasitetsplanleggingsverktøy bør ta hensyn til pågående rekrutteringsprosesser og oppsigelsesperioder. På denne måten kan du på et øyeblikk se hvor mange personer du har om bord som er klare til å begynne å jobbe, og hvordan onboardingprosessen foregår.
Integrasjoner. Ta ikke bare hensyn til logoer, men også potensialet til et API og muligheten til raske integrasjoner.
Ikke la deg lure av antallet logoer som skinner på nettsteder. Antallet nye verktøy øker stadig, og dermed øker også antallet logoer. Så det er ikke hvor mange logoer du ser, men hvor raskt leverandøren av programvaren for kapasitetsplanlegging er i stand til å integrere med den nye teknologiske løsningen, som betyr noe.
Så hvis du er på utkikk etter integrasjoner og et verktøy som skal være åpent for nye - la oss si - tilkoblinger, bør du ikke bare ta hensyn til logoer, men også API-fleksibilitet.
Kapasitetsplanleggingsverktøy markedsfører seg selv som et verktøy som "optimaliserer arbeidsflyten", "løfter organisasjonen til et helt nytt nivå" og "gir deg mulighet til å oppnå resultater som aldri før". Alt dette er velklingende slagord, men la oss komme til saken. Hva vil verktøy for kapasitetsplanlegging EGENTLIG gi deg?
Takket være kapasitetsplanleggingsverktøyene vil du kunne se hva hver enkelt medarbeider, team og avdeling gjør for øyeblikket, og hvor mye de har å gjøre. Dette vil hjelpe deg med å avgjøre hvem du skal tildele flere oppgaver til, slik at du unngår en situasjon der noen blir overbelastet med arbeid og resten får for lite ansvar.
Kapasitetssituasjonen er svært dynamisk. Ferier, fullføring av oppgaver, nye prosjekter, nye medarbeidere. Dette er svært viktige faktorer som påvirker beslutningene dine om arbeidsplanlegging, og det vil derfor være svært vanskelig for deg å gjøre det effektivt uten tilstrekkelig kunnskap.
Programvaren for kapasitetsplanlegging sender deg løpende varsler om endringer eller potensielle flaskehalser i bedriften. For mange kapasitetsplanleggere er det selvsagt svært viktig at ressursstyringsverktøyet lar deg bestemme hvilke varsler som skal slås på eller av.
Med denne funksjonen i kapasitetsplanleggingsverktøyene kan du overvåke hvor mye tid de ansatte bruker på bestemte oppgaver, om de har ledig tid eller om de tvert imot jobber overtid. Denne kunnskapen er avgjørende for at du skal kunne estimere teamkapasiteten og avgjøre hvilke prosjekter og avdelinger som trenger mer støtte, og hvem som kan tildeles nye oppgaver.
Prosjekter i alle selskaper har ulike prioriteringer og tidsfrister. Som prosjektleder må du sikkert mer enn én gang ta stilling til hva som er viktigst for øyeblikket, og hva som krever alle mann på dekk for å oppfylle kontrakten. Med kapasitetsplanleggingsverktøyet kan du følge med på statusen til prosjektene dine og allokere ressurser i henhold til behovene dine.
Du kan ikke forbedre noe eller opprettholde gode strategier ved hjelp av kapasitetsplanleggingsverktøy hvis du ikke vet om de er effektive. Og det er ikke alt som kan utledes av enkle observasjoner. En av de viktigste funksjonene til kapasitetsplanleggingsverktøyet er å gi deg data om nøkkeltall knyttet til arbeidsplanlegging. Disse inkluderer
Det vil si bedriftens kapasitet i forhold til dens behov.
Det vil si hvor mye av organisasjonens potensial som utnyttes, om det mangler kompetanse eller ressurser, eller om det til og med er for mange.
Dvs. spådommer om hvordan kapasiteten din vil se ut i fremtiden basert på informasjonen du presenterer (planlagte prosjekter, kommende arrangementer, nyrekruttering osv.).
Viser hvilke personer som er knyttet til et gitt prosjekt, deres tilgjengelighet, stilling og kompetanse.
Vi har allerede diskutert hvordan man velger det beste kapasitetsplanleggingsverktøyet, og hvordan de kan hjelpe virksomheten vår. Et godt verktøy vil gjøre nesten alt drittarbeidet for deg, men for å få mest mulig ut av det må du først forstå kapasitetsplanleggingsprosessen. Vi skal nå gå gjennom den trinn for trinn.
Utgangspunktet for å jobbe med kapasitetsplanleggingsverktøy for en hvilken som helst prosess i en organisasjon er å vite hvordan den ser ut i dag. Først da kan du vurdere styrker og svakheter og avgjøre hva du trenger. Sjekk kapasiteten i bedriften: hvor mange ansatte dere har, hvor tilgjengelige de er, og hva slags kompetanse de har.
Deretter må du bruke kapasitetsplanleggingsverktøy for å vurdere bedriftens behov for ulike ressurser. Ved å sammenligne denne faktoren med kapasiteten din kan du enkelt se hvilke ressurser du mangler. Dette vil være avgjørende for planleggingen av vekststrategien.
På dette stadiet bør du sjekke om alle bedriftens ressurser er planlagt på den mest effektive måten. Kanskje har noen medarbeidere kompetanse som ikke blir utnyttet, eller så tar visse prosesser mer tid enn de burde, for eksempel lange møter eller revisjonsøkter.
Som leder i en stor bedrift har du ikke mulighet til å vite og legge merke til alt, og det er helt normalt. Det er imidlertid nyttig å vite så mye som mulig, og ingen kan fortelle deg så mye om bedriftens prosesser som de ansatte som er involvert i dem. Ta regelmessige 1:1-møter og få tilbakemeldinger fra teamet om hva som frustrerer dem, gjør ting vanskelig, sløser bort tiden deres eller er ineffektivt. Deres perspektiv kan ha stor innvirkning på strategien din ved hjelp av kapasitetsplanleggingsverktøy.
Nå som du vet hva organisasjonen din har og trenger, er det på tide å planlegge løsninger. Utarbeid en strategi som skisserer hva som må til for at virksomheten skal fungere optimalt. Det kan være at dere må ansette flere folk, sette ansatte til å støtte andre prosjekter eller omstrukturere visse prosesser. Inkluder også viktige mål og milepæler i planen. Da blir det lettere å følge med på fremdriften.
Optimalisering av kapasitetsstyringsprosessen er en utfordring som nesten alle bedrifter står overfor. Noen vil gjøre det bedre, andre dårligere, fordi de velger ulike måter å nå målet på, som ikke alltid er relevante for bedriftens individuelle behov. Vi har imidlertid noen universelle tips til hvordan du kan bli en mester i kapasitetsplanlegging.
Bruk et godt kapasitetsplanleggingsverktøy for å kontinuerlig sjekke tilgjengelige ressurser og etterspørsel, og samle all viktig informasjon om selskapet på ett sted
Planlegg en gjennomtenkt strategi i stedet for å gjøre ad hoc-endringer
Prognoser fremtidig kapasitet og etterspørsel for å optimalisere utnyttelsen
Samle inn tilbakemeldinger fra de ansatte om prosesser du kan forbedre
Unngå å kaste bort tid på ineffektive prosedyrer og reduser benketiden
Utnytt medarbeidernes potensial fullt ut, og vær bevisst på deres kompetanse
Planlegge rekrutteringsprosesser basert på kapasiteten til hver avdeling
Kapasitetsstyring er en av de viktigste prosessene i enhver organisasjon. Det gir deg mulighet til å øke effektiviteten, utnytte budsjettet bedre, øke medarbeidertilfredsheten og produktiviteten, forebygge potensielle flaskehalser og bli godt kjent med bedriftens arbeidsflyt. Det er mye arbeid, men effekten kan ikke overvurderes. Og markedet tilbyr perfekt utformede verktøy som gjør denne prosessen komfortabel og intuitiv.
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...