Vanlige utfordringer knyttet til ressursforvaltning og hvordan du kan løse dem

Ressursstyringsutfordringer er knyttet til selve det å jobbe med team. Ofte må du planlegge arbeidet og ressursene administrere flere prosjekter på én gang. Organisering, overvåking og forbedring av prosesser er avgjørende deler av prosjektressursstyringen som kan være avgjørende for om prosjektene dine lykkes eller ikke. Virker det som mye å håndtere? La oss bryte disse utfordringene ned i håndterbare deler og se hvordan du kan løse dem i arbeidet ditt.

Identifisere riktig kompetanse for prosjektet

Starte et nytt prosjektNår du skal ansette nye medarbeidere, må du finne medarbeidere med riktig kompetanse. Selv om det høres enkelt ut, kan det være en utfordring hvis du ikke har oversikt over ressursene dine. Det er nyttig å ha en liste over ansatte som du kan sortere etter kompetanse eller stilling, slik at du raskt kan finne personer som kan levere på et gitt prosjekt.

Finn deretter ut om de er tilgjengelige i det estimerte tidsrommet. Du kan også bruke en kompetansematrise eller en RACI-diagram (også kalt ansvarsfordelingsmatrise) for å markere hva de er ansvarlige for.

Tilpasning av teamets tilgjengelighet og kapasitet til prosjektets tidsplan

Det er en nær sammenheng mellom de ansattes tilgjengelighet, kapasitet og evne til å overholde tidsplanen. La oss se hvordan du kan håndtere risikoer når du planlegger ressurser og tidsplanen for prosjektet ditt.

Kjenn til teamets tilgjengelighet

Når du vet om en person jobber fulltid eller er frilanser og fakturerer på timebasis, kan du vurdere vedkommendes tilgjengelighet. Det som er en utfordring her, er at denne tilgjengeligheten kan endre seg på et tidspunkt som passer for deg. 

Håndter risikoer før de oppstår

RessursplanleggingIkke bare dobbeltsjekker du teamets tilgjengelighet, men du har også en plan B i tilfelle du mister noen ressurser.

Finnes det en annen ansatt med tilsvarende kompetanse som kan ta over oppgaven? Eller kanskje du kan sette ut arbeidet til en frilanser?

Uansett er det godt å vite hvilke alternativer du har på forhånd, slik at du slipper å stå uten ressurser til en oppgave midt i et prosjekt. Du kan også sjekke om det finnes nasjonale helligdager og planlagte fridager, slik at du kan inkludere disse i timeplanen din.

Ta hensyn til teamets kapasitet

I beste fall ved hjelp av bottom-up-estimering Når du snakker med teammedlemmene dine, har de kanskje en idé om hvor lang tid hvert oppdrag vil ta, basert på tidligere erfaring. Hvis ikke, bør du ta hensyn til historiske data.

På denne måten kan du vurdere tidsestimater basert på teamets tidligere prestasjoner, noe som reduserer risikoen for å overskride kapasiteten deres.

Unngå urealistiske tidsplaner

Hvis du tar hensyn til ressursenes tilgjengelighet og kapasitet, kan du unngå enda en utfordring - å lage urealistiske tidsplaner. Når du vet når medarbeiderne dine er tilgjengelige og hvor mye arbeid de kan utføre innenfor en gitt tidsramme, kan du planlegge prosjektet mer nøyaktig.

Håndtering av arbeidsmengde uten å legge beslag på ressurser

Å planlegge arbeidet og deretter overvåke det for å unngå under- eller overutnyttelse er svært viktig for å sikre teamets produktivitet. Hvis ikke, kan de ansatte få for mye å gjøre begynner å føle deg utbrent, mens å ha for lite å gjøre gjør dem ulykkelige...også.

Juster arbeidsmengden så snart du oppdager at noen har for mye å gjøre, mens andre ikke har så mange oppgaver. Se om det er mulig å dele opp arbeidet, for eksempel ved hjelp av ressursutjevning. Det er en prosjektplanleggingsteknikk hvor du deler opp eller slår sammen aktiviteter i henhold til ressursenes tilgjengelighet. Vær imidlertid oppmerksom på at det kan ha en negativ innvirkning på prosjektets tidslinje og budsjett.

Unngå å legge beslag på ressurser

Når man planlegger arbeidet og ressursene, kan det være fristende å sette inn mer arbeidskraft enn man faktisk trenger. Dette "for sikkerhets skyld" ressursallokering er imidlertid en feil prosjektlederne ofte gjør.

Ved å legge til flere ressurser enn nødvendig, blir estimert tid og budsjett forskjøvet, noe som også blokkerer ansatte for andre PM-er. Dette kan resultere i mer arbeid for dem de hadde bestilt tidligere, eller i at de underpresterer.

Prøv å kun ansette de teammedlemmene du vet at du kommer til å trenge. Hvis noe skulle endre seg, er det alltid bedre å forhandle med en annen PM om å overta en ansatt.

Konklusjon

For å unngå vanlige utfordringer knyttet til ressursforvaltning bør du prøve å innlemme disse ideene i arbeidet ditt:

• Vær realistisk - lag planer som passer til prosjektkravene, og ikke legg til flere bestillinger enn du trenger.
• Stol mer på data enn på antakelser - bruk data og rapporter fra tidligere prosjekter når du planlegger nye.
• Ha oversikt over ressursene dine - ha oversikt over hvilke ressurser du kan bruke, hvilken kompetanse de har, og hvor tilgjengelige de er.
• Tilpass prosjektene dine til selskapets kapasitet og pipeline - inkluder alltid andre prosjekter og prioriteringer, slik at du er klar over potensielle kollisjoner og endringer.
• Vær der for teamet ditt - møter med teamet ditt vil hjelpe deg med å oppdage deres problemer og utfordringer på et tidlig tidspunkt, slik at du har tid til å reagere og forbedre deg.