Hva er det mest utfordrende med å være prosjektleder? Å sjonglere flere oppgaver? Å håndtere interessentenes forventninger? Å navigere gjennom vanskelige situasjoner? Det sier seg selv at prosjektledere ikke har det lett. Hvert prosjekt de tar på seg, er tross alt forskjellig.
Hva vil du få takket være denne artikkelen:
Noen prosjektutfordringer er nesten uunngåelige, men du kan være forberedt på dem! I dag skal vi ta for oss noen vanlige utfordringer innen prosjektledelse og vise deg hvordan du kan unngå eller takle dem.
Her snakker vi om dine forventninger til teammedlemmene og interessentenes forventninger til teamets arbeid. Selv om disse to tilfellene er litt forskjellige, kan du bruke lignende strategier for å løse begge utfordringene.
Når det gjelder kundene dine, må du sørge for at du forstår det underliggende forretningsmålet bak prosjektet. Hva ønsker de å oppnå? Hvordan skal dette prosjektet hjelpe dem med å nå det målet? Hvis du ikke har svar på dette, skaper det alltid utfordringer for prosjektledelsen.
Ikke vær redd for å stille spørsmål, og når du er klar til å validere omfanget av prosjektetDiskuter også forventningene. Noen ganger kan det til og med være nyttig å spesifisere hva som ligger utenfor arbeidsomfanget. For å få teamet til å forstå forventningene til prosjektet, bør du også oppmuntre dem til å stille spørsmål og tydelig forklare årsakene bak ulike oppgaver. Husk at teammedlemmene også bør ha en grundig forståelse av de forretningsmessige målene for prosjektet.
Ressursrelaterte utfordringer i prosjekter kan få alvorlige konsekvenser. Du trenger tross alt tilstrekkelig kompetente mennesker for å realisere prosjektet ditt. Problemene her kan starte allerede i prosjektplanleggingsfasen, når du skal sette sammen teamet.
Hvis bedriften din ikke bruker en ressurskalender Hvis du skal administrere alle medarbeiderne, kan det være svært vanskelig å finne passende ressurser til prosjektteamet. Ideelt sett vil du kunne lete etter f.eks. spesifikke ferdigheter i bedriftens ressurspool. Du må selvfølgelig også sørge for at de personene du ønsker å ha med i teamet, er tilgjengelige i et bestemt tidsrom.
Igjen er det her en ressurskalender er svært nyttig. Å ha oversikt over ressursenes kapasitet (les mer om planlegging av ressurskapasitet) og tilgjengelighet er et viktig element i risikostyringen. Hvis for eksempel et av teammedlemmene blir utilgjengelig på grunn av uforutsette omstendigheter, vil du raskere kunne finne en erstatter.
Effektive ressursprognoser er også avgjørende hvis du vil unngå ressursmangel. Er du sikker på at du har nok folk til å levere prosjektet?
Les hvordan du bruke historiske prosjektdata for prognoser for menneskelige ressurser.
Estimering av prosjekter er riktignok en kompleks del av prosjekt- og ressursstyringog estimater er sjelden ekstremt nøyaktige. Dette betyr imidlertid ikke at du bare skal gi opp og anta at teamets prognoser kommer til å være helt feil. Det finnes ting du kan gjøre for å tippe vektskålen i din favør:
Når man spør prosjektledere om utfordringer knyttet til prosjektledelse, er det sannsynlig at scope creep kommer øverst på listen. Det er et ganske vanlig fenomen, og det skjer når prosjektets omfang vokser ukontrollert. Det kan skyldes et dårlig definert prosjektomfang, press fra eksterne og interne interessenter eller mangel på en definert prosess for endringshåndtering.
Heldigvis har du som prosjektleder flere strategier for å håndtere scope creep eller til og med forhindre det i utgangspunktet. Det hele starter med et godt forberedt arbeidsomfang. Effektivt styring av prosjektets omfang vil være til stor hjelp: Når du har definert og validert alle prosjektkravene, kan du føle deg tryggere på prosjektets omfang.
Hva gjør du hvis du føler at prosjektets omfang har spunnet ut av kontroll? Du finner noen nyttige tips i vår guide til scope creep i prosjektledelse.
Selv i - la oss si - prosjektledelse innen markedsføring bransjer eller bare selskaper som spesialiserer seg på kommunikasjon, er det vanskelig å unngå misforståelser svakt lederskap og dårlig kommunikasjon oppstår.
Prosjektledere må kommunisere effektivt med medlemmene i prosjektteamet, men også med kunder, andre interessenter og til og med sine egne ledere. Hver av disse partene kan ha behov for ulike kommunikasjonsstiler og ulike kanaler for å nå hverandre. Det er viktig at prosjektlederen utarbeider en kommunikasjonsplan og deler den med alle involverte.
Definer kommunikasjonskanalene, sett opp noen regler for prosjektoppdateringer (f.eks. statusrapporter for prosjektet), og, viktigst av alt, unngå ineffektive møter! Det vil bidra til å opprettholde riktig nivå av prosjektgjennomsiktighet og unngå kommunikasjonsutfordringer i prosjektene dine.
Da mange team gikk over til fjernarbeid på grunn av den globale pandemien, kan kommunikasjonen ha blitt en utfordring selv for virksomheter som hadde håndtert den godt frem til da. Selv om man har et godt kamera for zoom-møter kanskje ikke er nok. Er det tilfelle for teamet ditt også? Les blogginnlegget vårt for å lære mer om beste praksis for fjernkommunikasjon.
Det er forståelig at slike problemer med prosjektstyringen fort kan få hele prosjektet til å spore av. Når bedriften din bare har ansvar for ett prosjekt om gangen, kan det virke enklere å unngå konflikter i prosjektplanleggingen.
Men hvis du ikke koordinerer prosjektbookingene dine med ressursenes tilgjengelighet, kan du likevel få problemer. Hva om det viser seg at en av nøkkelpersonene i prosjektteamet har planlagt to ukers ferie, og du ikke har tatt hensyn til det da du planla tidslinjen?
Når flere prosjekter står på spill, kan det være enda mer utfordrende å unngå planleggingskonflikter, men det er mulig. Det viktigste er å gi alle prosjektledere innsyn i hvert enkelt prosjekts tidsplan og ressurstilgang.
Med denne informasjonen tilgjengelig er det mindre sannsynlig at det oppstår problemer med planleggingen. Du kan bruke en online kalenderplanlegger for å planlegge flere prosjekter uten kollisjoner.
Alle prosjektledere har behov for å kunne overvåke prosjektets status. Det har flere fordeler: Du kan holde fingeren på budsjettet, sjekke teamets arbeidsmengde og potensielt identifisere forbedringsområder. For eksempel kan prosjektledere innen markedsføring bruke en SEO-verktøy med programvare for ressursplanlegging for å analysere effektiviteten til de ansatte og oppdage hull i prestasjonene deres. Når du vet hvor ting er, kan du ta datadrevne beslutninger om prosjektledelse. Du kan også reagere raskere når ting ikke går som planlagt.
Det finnes mange ulike måter du kan måle prosjektets tilstand på. Vi anbefaler at du følger med på følgende parametere:
Verktøy for prosjektplanlegging er ment å hjelpe deg og teamet ditt med å levere vellykkede prosjekter. For at det skal skje, må du imidlertid bruke de riktige verktøyene for virksomheten din. Hvis ikke kan du risikere å kaste bort mye tid på å gi medarbeiderne opplæring i apper som ikke har noen konkret effekt på arbeidet deres.
Tenk deg en situasjon der noen i prosjektteamet ditt er mye på farten, for eksempel på reise til kunden. Hvis du ber dem om å registrere tid med et prosjektstyringsprogram som ikke har en mobilversjon, vil det være svært upraktisk. I tillegg vil timelistene deres sannsynligvis ikke være helt nøyaktige, ettersom de vil fylle dem ut i ettertid.
Før du bestemmer deg for å legge til en ny app i teamets verktøykasse, bør du begynne med å liste opp behovene dine. Deretter sjekker du om et gitt verktøy oppfyller dem. Kan det integreres med andre verktøy teamet ditt bruker? Kan det tilpasses slik at det gjenspeiler bedriftens prosesser? Bruk av verktøy som støtter teamets arbeidsflyt, vil gjøre livet enklere for både teamet og prosjektlederen.
Selv om du har omfattende opplæring i prosjektledelse eller betydelig yrkeserfaring, kan problemene som er beskrevet ovenfor, lett sette kjepper i hjulene og påvirke prosjektet ditt negativt. Som prosjektleder er det nyttig å vite hvordan du kan forebygge eller overvinne konsekvensene av dem.
Dette blogginnlegget er som et utgangspunkt: Vi har skissert noen vanlige utfordringer innen prosjektledelse, men det er likevel verdt å lese seg opp på hvert enkelt tema. Vi håper at lenkene vi har listet opp ved siden av hver utfordring som er nevnt ovenfor, vil hjelpe deg med å videreutvikle din kompetanse innen prosjektledelse.
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...