I Teamdeck snakker vi jevnlig med folk som jobber i ulike programvareutviklingsselskaper. Når vi demonstrerer våre programvare for ressursforvaltning og onboarding av nye kunder, lærer vi om deres typiske prosesser og problemer.
Hva du vil bli kjent med:
Vi har lagt merke til at mange programvarehus står overfor svært like utfordringerspesielt når det gjelder prosjektledelse og organisering av teamets arbeid. Riktignok vil et konsulentfirma som driver med programvareutvikling måtte håndtere andre utfordringer enn for eksempel et IT-selskap med 500 ansatte. Men når disse selskapene vokser, går de vanligvis gjennom lignende faser og må løse lignende problemer.
I dette blogginnlegget skal vi se nærmere på noen av de typiske utfordringene i et mellomstort programvarehus. Disse utfordringene handler ofte om ressursstyring og prosjektledelse.
Som et mellomstort programvarehus har du sannsynligvis allerede funnet ut hvordan du kan overvåke hvilke teammedlemmer som jobber på hvilke prosjekter. Teknologien dere bruker til dette, kan riktignok være ganske rudimentær (regneark, noen?). Likevel har du sannsynligvis et visst grunnlag for en ressursallokering prosessen på plass. Det er imidlertid nå du kan slite med å administrere teamets tilgjengelighet og arbeidskapasitet. Les videre for å finne ut hvordan du kan ta tak i disse utfordringene for å legge til rette for vekst i programvareutviklingsvirksomheten din.
Når vi snakker med IT-selskaper, hører vi dem ofte spørre om følgende utfordringer
Som ansvarlig for ressursallokeringen i virksomheten din må du rett og slett vite hvilke medarbeidere som er tilgjengelige for å delta i et nytt prosjekt. Når et av de eksisterende prosjektteamene trenger et par ekstra hender, må du også raskt identifisere tilgjengelige og egnede ressurser.
Uten en sentral ressurskalender der du kan se teamets planlagte ferier, er det vanskelig å holde oversikt over hvem som skal jobbe når.
Lønnsomhet i prosjektet er åpenbart et stort problem for mange virksomheter, og programvareutviklingsteam er ikke noe unntak. Når teamet ditt vokser til, la oss si, 100 personer, har du sannsynligvis allerede funnet en måte å måle lønnsomheten i kundeprosjektene du tar på deg.
Det er likevel viktig å holde oversikt over interne prosjekter også. De kan tross alt vise seg å koste virksomheten langt mer enn du i utgangspunktet hadde håpet på.
Overvåking ressursutnyttelse på medarbeidernivå er naturligvis svært viktig. Du ønsker ikke at medarbeiderne skal bli overarbeidet, men du ønsker heller ikke å underutnytte bedriftens talenter. Mellomstore programvareutvikling Bedriftene bør også vurdere å måle ressursutnyttelsen i de ulike teamene.
Det kan for eksempel vise seg at programmererne er fullbooket, mens designavdelingen har mye mer plass igjen i timeplanen. Slike innsikter vil hjelpe deg med ressursprognoser, ta bedre ansettelsesbeslutninger og velge de riktige FoU-prosjektene for teamet ditt.
Apropos FoU-prosjekter og interne initiativer - det er ingen tvil om at de kan være en utmerket måte for bedriften din å fremme innovasjon, mestre ny teknologi og til syvende og sist gi deg flere oppdrag. Men før du setter i gang et nytt internt prosjekt eller signerer en kontrakt med en ny kunde, må du være 100% sikker på at teamet ditt har nok kapasitet til å levere arbeidet.
Du må selvfølgelig også ta hensyn til teamets planlagte friperioder eller den varierende tilgjengeligheten til deltidsansatte.
Nå som vi har listet opp de største utfordringene programvareutviklingsorganisasjoner står overfor, la oss diskutere løsninger.
For å eliminere kaos og redusere driftskostnadene bør du prioritere effektiv ressursforvaltning prosesser. De vil hjelpe deg med å planlegge teamets prosjekter på lang sikt, og du vil kunne reagere på problemer som oppstår underveis.
Hva tenker vi på når vi snakker om effektiv ressursforvaltning?
Først og fremst bør bedriften ha en sentral ressurskalender. Her kan du se de ansattes planlagte arbeid (bookinger), faktisk registrerte arbeid (timelister) og tilgjengelighet.
Du kan for eksempel bruke en slik kalender til flere formål:
Når det gjelder programvareutviklingsselskaper, er det alltid viktig å identifisere ikke bare tilgjengelige medarbeidere, men også personer med kompetanse som passer til et bestemt prosjekt. Det vil ikke gi mye mening å booke en DevOps-spesialist til prosjekter som utelukkende er basert på frontend-teknologier. På samme måte vil en programmerer som spesialiserer seg på å lage JS-baserte animasjoner, sannsynligvis ikke passe godt til en infrastrukturrelatert utfordring.
Når teamet er lite, er det relativt enkelt å holde oversikt over alles ferdigheter og foretrukne teknologier. Men etter hvert som bedriften vokser, blir det en betydelig utfordring.
Derfor bør ressurskalenderen din ha en filtreringsmulighet, der du kan spesifisere hvilken type medarbeider du ønsker å finne.
En ressurskalender vil hjelpe deg med å løse to betydelige utfordringer som mange IT-organisasjoner sliter med:
For å løse de andre problemene vi har listet opp i første del av dette blogginnlegget, må du grave dypere i dataene. Heldigvis finnes det robuste forretningsapper for programvareutviklingsorganisasjoner som tilbyr avanserte analysemuligheter.
Det er imidlertid ikke nok å ha det riktige verktøyet for å gjøre jobben. Grunnlaget ligger fortsatt i styring av prosjektressurser. For eksempel, uten implementering av tidsregistreringvil du ikke kunne analysere kostnadene eller lønnsomheten i prosjektene nøyaktig. Det samme gjelder for ressursutnyttelse: Du kan se den planlagte arbeidsmengde av teammedlemmene dine, men det er kun timelister som gir deg innsikt i den faktiske arbeidsmengden, overtidosv.
Når du har tilgang til timelistene, kan du analysere ressursutnyttelsen i ulike team: produksjon, kvalitetssikring, salg osv.
Slik innsikt vil hjelpe deg å forstå hvilke av bedriftens tjenester som er mest benyttet. Ved å sammenligne planlagt og faktisk utnyttelse kan du gjøre noen forbedringer i Prosessen for prosjektestimering. I tillegg vil du vite når du skal starte en ny rekrutteringsprosess for å unngå overutnyttelse. Slike rapporter vil være nyttige for flere avdelinger i bedriften, fra HR til tjenestelevering.
En annen utfordring vi har nevnt ovenfor, er å gjenkjenne kostnadene ved kundeprosjekter og interne initiativer. Også her vil timelister være verdifulle. Ideelt sett bør du ha et tidsregistreringsverktøy som gjør det mulig for medarbeiderne å merke ulike oppføringer som f.eks. fakturerbare, ikke-fakturerbare, forskning og utvikling osv. Deretter kan du beregne kostnadene for ulike kategorier av prosjekter basert på teammedlemmenes timepriser.
Som du ser, kan programvarehus unngå mange utfordringer ved å bruke de riktige verktøyene og prosessene. En skybasert app som viser alle ressursene dine og deres nåværende tilgjengelighet samt arbeidsmengde, vil skape stor verdi for bedriften din. Hvordan bør du gå frem når du skal velge den rette appen blant de andre som finnes på markedet? La oss gi deg noen tips for å gjøre det riktige valget for din virksomhet.
Nå vet du at et robust verktøy for ressursplanlegging og -styring kan hjelpe deg med å løse problemene teamet ditt står overfor.
Mellomstore bedrifter trenger verktøy som fremmer veksten. Samtidig bør appene du bruker, støtte teamets prosesser og ikke skape løsninger. Programvareutviklingsselskaper setter spesielt pris på verktøy som er fleksible nok til å passe inn i det teknologiske økosystemet deres. Her kommer plattformer med kraftige integrasjonsmuligheter godt med. Hvilke andre faktorer bør du ta hensyn til når du skal velge bedriftens neste programvare for ressursstyring?
Teamdeck er en programvare for ressursstyring som støtter prosjekt- og oppgavehåndtering. Vi har bygget, oppfyller alle disse kravene. Hvis du sliter med lignende utfordringer som de som er beskrevet ovenfor, vil dette SaaS-verktøyet gi deg optimale løsninger. Mange mellomstore bedrifter bruker det til å fordele de ansatte på ulike prosjekter, spore prosjektenes lønnsomhet og ha et oversiktlig system for fraværshåndtering.
Høres det ut som noe din programvareutviklingsvirksomhet kan dra nytte av? Få en 30-dagers GRATIS prøveversjon.
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...