Administrere flere prosjekter: Tips og verktøy for prosjektledere

Det kan være vanskelig å administrere ett prosjekt. Å lede flere prosjekter er mye vanskeligere enn som så. Når du har flere prosjekter gående samtidig, må du sjonglere med ulike forretningsmål, mål, tidsplaner og tidsfrister. Etter hvert som ansvaret ditt og antallet oppgaver du må håndtere, vokser, er det lett å gjøre kostbare feil. Her er noen tips til hvordan du kan løse de vanligste utfordringene du møter når du leder flere prosjekter samtidig.

Å håndtere flere prosjekter starter med å lage én plan for alle prosjektene dine

Uten en overordnet plan som dekker alle prosjektene dine, risikerer du å gå deg vill eller blande sammen ting.

Ifølge PMIs artikkel om viktige drivkrefter for effektiv styring av flere prosjektermå du tenke på prosjektene dine som en portefølje, med komponenter som påvirker hverandre:

"Administrer alle prosjekter som en samling, ved å justere og koble sammen tidsplanene deres slik at de samsvarer med tilgjengelige ressurser, og ved å fjerne unødvendig variasjon i arbeidsmengden til ledere av flere prosjekter"

Lag din egen tidsplan som består av alle prosjekter du kjører. På denne måten kan du få oversikt over din egen tid og de prosjektene du skal ta deg av til enhver tid.

Hold planene dine oppdaterte 

Å håndtere endringer er uunngåelig i prosjektlederjobben. En av måtene å lykkes i denne stillingen på, er å lære seg hvordan man skal forholde seg til dem når de inntreffer.

Sørg for at planene dine alltid er oppdaterte, slik at du ikke går glipp av noe. Når det oppstår endringer, må du avgjøre hvor mye de påvirker prosjektets omfang og om dere er i stand til å gjennomføre prosjektet med de ressursene dere har.

For å finne ut mer om prosjektets nåværende status kan du overvåke tidsplanen i verktøy for ressursplanlegging eller Snakk med teamet ditt under de daglige stand-up-møtene. Spør dem om det er noen begrensninger eller hindringer, slik at du kan fjerne dem så snart de dukker opp.

Unngå detaljstyring når du leder flere prosjekter

Det kan være fristende å administrere så mange ting som mulig. Å kontrollere hver eneste oppgave, å måtte godkjenne selv de minste detaljer, å kommunisere med ledere eller kunder på vegne av teamet ditt selv om de kunne gjort det selv - alt dette er detaljstyring.

Selv om det kan gi deg en følelse av kontroll, vil detaljstyring ikke bare overvelde deg over tid, men det er faktisk dårlig for moralen i teamet ditt. Selv om det er flott at du er villig til å brette opp ermene og gjøre det ekstra arbeidet når du leder flere prosjekter, må du lære deg å delegere.

Når du tildeler folk til prosjektene, må du kommunisere rollene og ansvarsområdene tydelig, slik at alle vet nøyaktig hva de er ansvarlige for. Bruk en kompetansematrise eller programvare for ressursplanlegging for å finne ut hvem som er best til bestemte oppgaver, og la dem gjøre jobben.

Lær deg å prioritere oppgaver

Evnen til å prioritere oppgaver er en viktig ferdighet for prosjektledere. Når du driver flere prosjekter samtidig, blir det enda viktigere for deg å være god til dette. Prioritering hjelper deg med å unngå å ta kaotiske beslutninger under press, og du kan jobbe mer strategisk.

Som Antonio Nieto-Rodriguez, en ledende ekspert på prosjektledelse og strategiimplementering, forklarte i sin HBR-artikkel om prioritering:

Prioritering øker suksessraten for strategiske prosjekter, øker toppledelsens samkjøring og fokus på strategiske mål, fjerner all tvil for de operative teamene når de står overfor beslutninger, og, viktigst av alt, bygger en gjennomføringstankegang og -kultur.

Så hvordan prioriterer du prosjekter slik at de oppfyller kundenes forventninger og bedriftens mål? Ved hjelp av en Kritisk vei metode (CPM) er én måte å gjøre det på. Den ble opprinnelig utviklet av DuPont på slutten av 50-tallet, men gjelder fortsatt for mange forretningsmodeller, inkludert programvare- eller produktutvikling.

CPM bruker en algoritme for planlegging basert på et sett med prosjektaktiviteter, for eksempel avhengigheter, tid og leveranser. På denne måten kan du finne ut hvilke aktiviteter som er kritiske, og fokusere innsatsen der først.

Når du har prioritert arbeidet, må du kommunisere det tydelig til teamene dine, slik at alle vet hva de skal fokusere på.

Gjør det enklere å administrere flere prosjekter med egnet programvare

Hos Teamdeck tror vi at med den rette verktøy for prosjektplanlegging og teknikker, kan du komme deg gjennom alle prosjekter, levere arbeid av høy kvalitet og lede teamene dine på en vellykket måte.

Selv om det kan virke avskrekkende å lede flere prosjekter, kan du overvinne det. Lær deg hvordan du kan kjøre dem som ett prosjekt, holde planene dine oppdaterte og delegere oppgaver. Hvis du blir bedre på disse tingene, vil du lykkes.

Leter du etter programvare for å administrere flere prosjekter?

Våre programvare for ressursplanlegging er valgt av kjente reklame- og IT-selskaper. Vil du vite hvorfor?