Tips om balanse mellom jobb og fritid for prosjektledere

Det er noe med prosjektlederrollen som får folk til å tenke seg om: ingen balanse mellom jobb og fritid. Det er bare å google det, så finner du en rekke artikler og tråder som peker på det faktum at PM-er ofte kan bli overarbeidet og stresset. 

Det er bred enighet om at det kan være utfordrende å oppnå balanse mellom jobb og fritid når man har ansvaret for et prosjektteam. Noen mener til og med at det å være prosjektleder eller ressursforvalter krever at man prioriterer jobben fremfor privatlivet. Jeg tror ikke det siste er sant. Og selv om PM-er ofte sliter med lange arbeidsdager og en overfylt innboks, finnes det måter å redusere denne byrden på.

Før vi går løs på noen tips til prosjektledere, skal vi først forsøke å finne ut hva begrepet "balanse mellom arbeid og fritid" egentlig betyr. Det har blitt et samlebegrep, og nesten alle har en annen forståelse av det. 

Alt fra "aldri tilbringe mer enn åtte timer på jobb" til "ikke å måtte tenke på jobb etter arbeidstid", kan variere. Det finnes også de som sier at det ikke finnes noen perfekt balanse mellom jobb og fritid. 

Uansett hva du mener, er det noen fellesnevnere som vi sannsynligvis kan enes om. Det er ikke bra når du må jobbe masse overtid for å komme ajour med arbeidet ditt. Eller når du prøver å chatte med flere personer samtidig, som alle krever en rask løsning på spørsmålet sitt. Eller når prosjektet ditt har vokst til et monstrum som realistisk sett ikke kan leveres i tide, og du får en forferdelig følelse av at undergangen er nært forestående. Eller når... Du skjønner sikkert hva jeg mener. 

I denne artikkelen vil jeg gi en liste med tips om balanse mellom arbeid og fritid for prosjektledere som ønsker å endre standardstatus fra "travel" til "effektiv". Som så mye annet i denne jobben starter også dette med god planlegging. 

Planlegg for effektivitet  

Kortsiktig fremfor langsiktig

Selv om prosjektets art kan avgjøre hvor omfattende planer du trenger å utarbeide, vil jeg hevde at kortsiktige planer er det du må prioritere. I de fleste tilfeller kan du ikke planlegge alle detaljer i en årslang plan. I stedet bør du fokusere på den neste delen av arbeidet: Hvis du følger Scrum-rammeverket, vil dette være neste sprint. Sørg for at du virkelig kan forplikte deg til det som står på planen for neste utgivelse, og følg planen. Det vil gi deg mye mer fleksibilitet og ro i sjelen. Riktignok vil du sannsynligvis måtte planlegge noen milepæler i prosjektet også lenger ned i rekken, for eksempel et fullstendig veikart for prosjektet. Forskjellen er at et veikart ikke er hugget i stein, slik at du og teamet ditt har et mye mer realistisk mål å fokusere på her og nå: den kortsiktige planen. 

Automatiser arbeidet ditt

Skal du gjøre noe mer enn to ganger? Automatiser det! En betydelig del av prosjektlederens arbeidsbelastning handler om oppgaver som til en viss grad er repetitive. Det betyr ikke at de er mindre viktige, snarere tvert imot! Dessverre kan de også være tidkrevende. Analyser de daglige, ukentlige og månedlige oppgavene dine, og tenk på hvordan de kan automatiseres. 

Hva mener jeg med å automatisere ting? Å lage en mal eller en sjekkliste-lignende prosedyre kan være en god start. Hvis du ønsker å lage komplette arbeidsflyter, kan du bruke Zapier eller IFTTT (ingen programmeringskunnskaper kreves!). Selv små tidsbesparelser vil gjøre deg mindre travel (og mer effektiv). Hvis du bruker Slack, bør du lese artikkelen vår om de beste Slack-appene for prosjektlederehvor du også finner noen ideer til produktivitetsøkninger. 

Hva er din TQ? 

TQ, Technology Quotient, er din evne til å tilpasse deg, håndtere og integrere teknologi. PMTQ (Project Management Technology Quotient) har blitt anerkjent av Project Management Institute som en ny nøkkelingrediens for å lykkes med prosjekter:

For alle som har ansvar for å realisere strategier i en verden som stadig omformes av teknologi,

PMTQ vil være en ferdighet som er avgjørende for å lykkes.

Tenk på ditt forhold til teknologi. Én ting er å kunne lede et prosjekt som er uløselig knyttet til teknologi, for eksempel programvareutvikling. En annen ting er å kunne bruke programvaren til din og prosjektets fordel. Smart bruk av nettbaserte verktøy vil spare deg for mye tid og gi bedre prosjektgjennomsiktighet.  

Beskytt tiden din

Bestem tilgjengeligheten din 

Prosjektledere har en tendens til å være de første på kontoret og de siste som går igjen. En av grunnene til dette er at de ser etter muligheter til å få gjort noe faktisk arbeid (se neste avsnitt). Men den andre grunnen er behovet for å overvåke teamet og kunne kommunisere i sanntid. Bortsett fra i nødstilfeller bør det ikke være nødvendig at du er til stede hele tiden. Jeg vil på det sterkeste anbefale at du bestemmer deg for hvor du er tilgjengelig, og at du holder deg til det. 

Dyp arbeidstid og kontortid

Jeg har nevnt at noen prosjektledere liker å komme tidlig/være sent på kontoret fordi det er da de kan fokusere på arbeidet uten å bli forstyrret. Det er sant at det å være prosjektleder krever en god dose kommunikasjon, men det er ingen grunn til å være teamets Siri og alltid være klar til å svare på "et raskt spørsmål". Kontekstbytte vil ødelegge konsentrasjonen din. Når du ikke klarer å fokusere store deler av dagen, får du ikke gjort oppgavene dine. 

Prøv å sette av tidspunkter på dagen hvor du kan jobbe uforstyrret. Du kan til og med sette av kontortider, der teammedlemmene oppfordres til å henvende seg til deg med spørsmål. I et transparent og veldokumentert prosjekt bør dette være en vellykket strategi.

I tillegg til den spontane kommunikasjonen er det selvsagt også rom for planlagt samhandling: teammøter. Her ligger ballen på din banehalvdel. Det er du som prosjektleder som har ansvaret for å sette møtepolitikken (og gå foran med et godt eksempel). Første regel? Planlegg bare møter når de er nødvendige, og ha et klart mål for dem. For det andre må du passe på klokken og bruke tiden maksimalt. Du har planlagt dette møtet for å nå et mål, så prøv å fokusere på dette målet og bruk tiden effektivt. Grunnen til at mange ansatte hater møter er at det er "bortkastet tid". Sørg for at det ikke er tilfelle med teamet ditt og tiden din. 

Jobb med tankesettet ditt

Det er visse forventninger mange prosjektledere prøver å leve opp til. De ønsker å ha alt under kontroll, alltid "være der for teamet" og hele tiden være tilgjengelige for kunden. 

Problemet er at disse forventningene er helt urealistiske. Hvis du i det hele tatt vil begynne å tenke på balanse mellom jobb og fritid, må du glemme alt, alltid, hele tiden. Det er ikke god arbeidsmoral, og det er definitivt ikke noe godt eksempel for teamet ditt. 

Du kan ikke være en ja-person, selv om du ønsker å gjøre kunden fornøyd. Det er et vanlig dilemma, men scope creep kan få prosjektet til å spore av og ødelegge balansen mellom jobb og fritid. 

Disse tipsene garanterer ikke at du aldri blir lenger på kontoret, men de vil gi deg en solid base å bygge videre på. Etter hvert som du tar i bruk flere prosesser som øker produktiviteten din, vil du merke en betydelig endring i graden av travelhet. 

Disse tipsene for balanse mellom jobb og fritid er i bunn og grunn også dine tiltak for bedre effektivitet på jobben. Å finne den "riktige" balansen er vanskelig, om ikke umulig. Så lenge du føler at måten du jobber på føles mer balansert, gjør du definitivt fremskritt. Fortsett slik!