Ethvert programvarehus er som en kompleks mekanisme der smidige prosesser avhenger av samspillet mellom de enkelte elementene - arbeidsplanlegging, beslutningstaking og styring av prosjektressurser. Nøkkelen til en mest mulig effektiv drift av virksomheten er derfor å forstå hvordan man håndterer tilbud og etterspørsel i et programvarehus. I denne artikkelen vil vi skissere de beste måtene å gjøre dette på.
Vi kjenner begrepet tilbud og etterspørsel først og fremst fra økonomifaget. Det er mengden av en vare som produsentene kan levere til markedet, og etterspørselen etter den. I den interne konteksten til hvert programvarehus vil det imidlertid være ressurser som antall ansatte, kapasitet, budsjett, teknologi osv. Så lenge tilbud og etterspørsel er i relativ balanse, går alt fremover. Programvarehuset overholder tidsfrister og leverer nye produkter til sine kunder, budsjettet gjør det mulig å realisere antakelser og utvikle selskapet, de ansatte er ikke slitne ... Og det er slik det burde se ut i en ideell verden. Dessverre hender det ofte at etterspørselen etter ressurser er større enn tilbudet. Og da begynner problemene.
En flaskehals er et punkt der produktiviteten i en bedrift hindres av en krise som blokkerer fremdriften i arbeidet og forårsaker forsinkelser. Det kan for eksempel være når det er for mye arbeid og for få ansatte, eller når alle beslutninger avhenger av én person. Flaskehalser er vanligvis et resultat av mangel på nødvendige ressurser for at en prosess skal kunne gjennomføres. Selv om de forekommer i alle bedrifter, fører de alltid til tap av produktivitet, så det lønner seg å unngå dem. I denne artikkelen, diskuterer vi hvordan dette kan gjøres.
Det er en tilstand der du ønsker å gjøre eller få til noe, men du kan ikke. Ikke noe hyggelig, ikke sant? Spesielt siden frustrasjon også kan føre til sinne, nedstemthet og aggresjon. Det vil du absolutt ikke ha i virksomheten din. Å bli hindret i å fullføre en oppgave, avslutte et prosjekt, hvile, ta ferie eller overholde en tidsfrist er et vanlig problem i programvareselskaper, uansett størrelse.
Rivalisering er bra ... i visse sammenhenger. For eksempel når du konkurrerer mot konkurrentene dine i en anbudskonkurranse, og du ønsker å komme med det beste tilbudet som vil slå benene vekk under den potensielle kunden. Verre er det når konkurransen dreier seg om ressurser som bedriften din mangler. Hvis de ansatte må presse hverandre om hvilket prosjekt som er viktigst, og hvem som skal få støtte, betyr det at du bør jobbe med ressursstyringen i bedriften.
Dårlig ressursplanlegging skaper mange problemer innad i organisasjonen, men det påvirker også forholdet til kundene. Når prosjekter blir forsinket, budsjettet overskrides og teamet mangler de nødvendige elementene for å levere det ferdige produktet, blir kunden misfornøyd, noe som påvirker omdømmet til hele selskapet.
I et programvarehus henger alt sammen. Når du ikke kan fullføre en fase fordi du mangler folk, blir prosjektet forsinket. Når prosjektet blir forsinket, får du ikke betalt for det, og noen ganger må du til og med betale ekstra for å overskride tidsfristen. Uten tid og penger kan ikke et selskap fungere, så mangel på ressurser i et selskap skaper en ond sirkel av forsinkelser og tap.
En arbeidsplan forutsetter vanligvis at alt går etter planen. Disse antagelsene baserer seg på mange års erfaring med lignende prosjekter. Selvfølgelig tar man også høyde for en viss feilmargin for uforutsette uhell, men la oss være ærlige - vanligvis er arbeidsplanene ikke særlig nøye fordi man ønsker å fullføre prosjektet så effektivt som mulig. I en slik situasjon betyr enhver større krise i ressurstilgjengeligheten kaos. Planen kommer ut av kontroll, tidsplanen blir forstyrret, du må prioritere prosjekter, slik at noen ikke får så mye støtte som de burde og skaper ytterligere forsinkelser. Og så er det selvfølgelig kommunikasjonen - når mange ting må endres i farten og folk har det travelt, er det mye lettere å gjøre feil og skape misforståelser.
Nå vet du hva ubalansen mellom tilbud og etterspørsel i et programvarehus er. La oss nå hjelpe deg med å utvikle en strategi for å forbedre bedriftens ressursstyring.
Begynn med å identifisere problemet. Tenk over hvilke aspekter ved virksomheten din som ikke fungerer som de skal. Kanskje har dere for få ansatte? Kanskje tar møter for mye tid og forstyrrer timeplanen? Kanskje tar godkjenningsprosessen en evighet? Noen ganger ligger problemet et annet sted enn det først ser ut til, så det er viktig å gå grundig til verks i analysen. Ta en titt på bedriftens prosesser, sjekk dem trinn for trinn og se på hvilket stadium problemene oppstår.
Regelmessige 1:1-møter er også en god idé. Mange ansatte føler seg ukomfortable når de må komme til sjefen sin og snakke om problemene de ser. De ønsker ikke å overskride sin autoritet eller være den som klager. Noen ganger kan det også være vanskelig å ta ordet foran hele teamet, spesielt hvis det er kritiske kommentarer. 1:1-møter er en uvurderlig mulighet til å få tilbakemelding på ulike aspekter ved virksomheten og få et perspektiv du ikke var klar over tidligere.
Du kan også gjennomføre en anonym spørreundersøkelse der du stiller de ansatte spørsmål om områder som bekymrer dem, og få samlet data om hva som kan forbedres.
Når du har analysert de mest kritiske punktene i programvarehuset ditt, er det på tide å implementere løsninger og forbedre styringen av etterspørsel og ressurstilgang.
IT-bransjen er nå et svært hett område av markedet, som er forbundet med store penger, rask utvikling, men også hard konkurranse. Bedriftene kjemper ikke bare om kundene, men også (eller kanskje først og fremst?) om medarbeiderne. Og en av de mest lammende situasjonene i et selskap er mangel på ansatte. En erfaren utvikler kan til og med få flere jobbtilbud om dagen, så sørg for at rekrutteringsprosessen er så effektiv som mulig. La HR-avdelingen din være proaktiv. Ikke vent på at kandidatene skal finne bedriften din - fortell dem om den selv, for eksempel gjennom direktemeldinger på Linkedin. Men pass på at du ikke sender for mange meldinger - spam er det motsatte av et godt førsteinntrykk.
Finn også ut hvor utviklere er mest tilbøyelige til å lete etter jobber. Linkedin fortsetter å vokse som den ledende plattformen for å komme i kontakt med kandidater, men det er også verdt å se på andre mer nisjejobbtavler som GitHub, JustJoinIT, Stack Overflow osv. Mange rekrutterere og talentutviklingsteam bruker også robuste programvare for søk etter ledere når det gjelder ansettelser til lederstillinger der du trenger å ansette topptalenter.
Markedsføring og god PR for bedriften din er også en viktig del av rekrutteringsprosessen. Det er mye mer sannsynlig at kandidater vil jobbe på et sted de har hørt om, og som har et godt omdømme. Deltakelse på konferanser, implementering av ny teknologi, eksperter fra bedriften som stiller opp på intervjuer - alt dette bidrar til bedriftens image, og et godt image er et sterkt forhandlingskort for HR-avdelingen.
Å jobbe i et programvarehus er krevende i seg selv, ikke gjør det enda vanskeligere med ineffektive prosesser. Å utvikle effektive rutiner i et selskap er et tema for flere separate artikler, men vi vil her presentere noen nøkkelelementer:
Kompetansen til medarbeiderne dine er en av de mest verdifulle ressursene du har. Hver person du ansetter, bringer med seg et sett med kompetanse og verdifull erfaring. Tilgangen på kompetanse må derfor fordeles slik at den møter etterspørselen fra prosjekt til prosjekt. Når det ser ut til å være mangel på folk i bedriften, er problemet ofte ineffektiv bruk av de ansattes kompetanse. Beskriv alle medarbeiderne ut fra hva de kan, og hvert prosjekt ut fra hvilke ferdigheter som trengs. På den måten blir det lettere å sette sammen team med den rette blandingen av kompetanser for å skape det mest effektive produktet. Du trenger selvfølgelig ikke å gjøre dette selv - det finnes verktøy som hjelper deg med å sette sammen team for hvert prosjekt.
Filtrer ressursene dine etter ferdigheter
Feriesesongen er alltid en flaskehals når det gjelder bedriftens kapasitet. Hold oversikt over de ansattes ferier i en egen kalender, slik at du tar høyde for at teamets kapasitet vil være redusert i en periode når du planlegger arbeidet ditt. For at alt skal gå som smurt, må du sørge for at ansvaret (inkludert beslutningstaking i prosjekter) i en medarbeiders fravær er fordelt til noen andre, at all informasjon er videreformidlet og at alle i teamet vet hva de skal gjøre, slik at de ikke trenger å avbryte en kollega i avdelingen i hans eller hennes verdifulle hvilepause.
Bedriftens ressurser er for verdifulle til å bruke på ulønnsomme prosjekter. I en hektisk hverdag er det ofte umulig å se hvilke prosjekter og oppgaver som tar for mye av tiden din og gir for lite penger. I slike tilfeller kan det lønne seg å bruke timelister. Dedikerte verktøy for rapportering av bedriftens arbeidstid viser deg på en oversiktlig måte hvor mye tid hver enkelt person og hvert team bruker på å jobbe for en gitt kunde, og hvilke oppgaver som engasjerer mest eller blokkerer fremdriften. Med denne kunnskapen kan du reagere deretter, for eksempel ved å tildele teamet ekstra støtte, endre arbeidsplanen eller reforhandle kontrakten.
Det er fint å kunne skryte av at dere gjør alt internt i bedriftsbeskrivelsen. Men ... er det alltid verdt det? Når man står overfor personalmangel, overbelastede prosjekter og overveldende måneder, det lønner seg å få hjelp fra underleverandører og samarbeidspartnere som markedsføringsbyråer, produksjonshus eller designstudioer. Outsourcing av visse oppgaver til en organisasjon er ofte en redningsplanke når man står overfor for mye arbeid, og gir lavere kostnader enn forsinkelser og misligholdte kontrakter.
Noen ganger er det ikke nødvendig å finne opp hjulet på nytt og gjøre alt selv - markedet byr på mange verktøy som kan hjelpe deg med å styre ressursene dine og holde tilbud og etterspørsel i virksomheten under kontroll. Nedenfor er noen av dem.
Dette er en omfattende programvare for ressursforvaltning for organisasjonen din. Med Teamdeck kan du enkelt fylle ut timelister, sette opp timeplaner, planlegge møter slik at de ikke kolliderer med hverandre, og administrere de ansattes ferier, fastsette milepæler for prosjektet og spore fremdriften deres. I tillegg kan hver aktivitet som overvåkes i Teamdeck, generere en oversiktlig rapport der du kan analysere teamets/ressursutnyttelseDu kan blant annet administrere prosjektbudsjett, lønn og fravær. Hvis du ønsker å skreddersy Teamdeck til dine individuelle behov, kan verktøyet tilpasses og integreres med andre applikasjoner som Slack eller Podio.
Slack er et av de mest populære kommunikasjonsverktøyene i teknologibransjen. Med Slack kan du raskt og enkelt kontakte hvem som helst i organisasjonen din. Mens e-post fungerer utmerket for ekstern kommunikasjon, med dokumentasjon av samtaler og funn, er Slack perfekt for løpende kommunikasjon når du raskt trenger å bekrefte noe, be om noe eller sende noe. En veldig praktisk funksjon i Slack er også muligheten til å opprette temakanaler, for eksempel etter team, prosjekt eller interesse. Appen kan også integreres med andre, slik at du kan gjøre det enda enklere å planlegge møter, sjekke medarbeidernes tilgjengelighet, administrere ferie og fylle ut timelister.
Et annet svært populært verk og programvare for styring av markedsføringsprosjekter er Asana. Hovedformålet med applikasjonen er å organisere og tildele oppgaver. I et oversiktlig panel i form av en liste, tabell eller tavle kan medarbeiderne se hvilke oppgaver de har fått tildelt, fordelt på ulike stadier. De kan også enkelt prioritere dem og sjekke fremdriften. Asana gjør det også mulig å følge med på kampanjeresultater, opprette en portefølje eller samle inspirasjon.
Wrike er et verktøy for å organisere arbeidet og optimalisere resultatene. Tilgjengelige verktøy (som dashbord, arbeidsflyter, forespørselsskjemaer med mer) kan tilpasses til hvert enkelt team for å dekke deres spesifikke behov. Med Wrike kan du også dele informasjon, dokumenter og rapporter, lage kreative diagrammer for å vise fremdriften i hvert trinn av arbeidet og få full oversikt over prosessene dine.
Jira er et av de vanligste programvarene for oppgavehåndtering i IT-bransjen. Det gjør det mulig å lage tydelige veikart, tildele oppgaver til relevante avdelinger og teammedlemmer og opprette oppgaver for fremtiden i etterslepet. Det gjør det mulig å jobbe i form av sprinter, og programmets styrke ligger i dets enkelhet - et oversiktlig panel og ingen unødvendige funksjoner.
Bedriftens ressurser er grunnlaget for hele organisasjonen og sørger for at alt fungerer som det skal, så det å forvalte dem på riktig måte er nøkkelen til effektivitet og vekst. Du må kjenne til og forstå tilbudet og etterspørselen av ressurser i programvarehuset ditt for alltid å holde dem i dynamisk balanse. Vi håper at artikkelen vår vil hjelpe deg med dette!
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...