Å lede prosjekter i et kreativt byrå er en balansegang. Som leder for innholdsstyring eller bare en del av prosjektstyringsprosessen må du planlegge arbeidet, styre de kreative medarbeiderne og sørge for at prosjektet overholder tidsfristen, ikke overskrider budsjettet og - like viktig, om ikke viktigere - innfri kundens forventninger. Her kommer verktøyene for styring av markedsføringsressurser inn i bildet.
Hvilket kreativt byrå har valgt vår markedsføring programvare for ressursforvaltning
Hvordan du effektivt forvalter ressurser under markedsinvesteringer
Årsaker til at markedsavdelinger bruker ressursstyringsverktøy
Hvordan øke styring av arbeidsflyten i prosjekter med MRM-programvare
sørg for at du har alle ressursene du trenger,
anslå hvor lenge du vil trenge disse ressursene og
lage en tidsplan som overholder tidsfristen og samsvarer med teamets tilgjengelighet.
bruke den beste programvaren for ressursstyring
Heldigvis kan du balansere arbeidsmengden ved å følge beste praksis for ressursstyring (les om håndtering av arbeidsmengde) og kontrollere budsjettet for prosjektene dine. Men hvorfor er ressursstyring så viktig i kreative byråer og markedsavdelinger?
Når vi snakker om prosjektledelse, er tidsregistrering en uerstattelig del av den. Punktum. [Skjerm fra programvare for ressursstyring]
Du bruker sannsynligvis allerede flere verktøy for å drive prosjektene dine og administrere teamet ditt - markedsføringsverktøy, analyseverktøyosv. Sannsynligvis jobber du både med interne ansatte, eksterne team og frilansere. På en så kompleks arbeidsplass er det lett å miste oversikten over teamets samlede prestasjoner på tvers av flere prosjekter.
I denne artikkelen skal jeg overbevise deg om at du som produsent i et kreativt byrå, uansett størrelse, kan dra nytte av programvare for styring av markedsføringsressurser på ulike stadier av prosjektet, enten det gjelder pitching (eller utarbeidelse av et forslag), styring av arbeidet eller rapportering.
La oss begynne dette kapittelet med å svare på spørsmålet: Hva er sammenhengen mellom ressursstyring og markedsføring? Hvorfor er programvare for ressursstyring viktig? For å kunne svare på dette må vi begynne med å forstå hva ressursstyring er, og hvorfor programvare for prosjektstyring eller ressursløsninger for arbeidsbyråer kan være nyttige.
Blant prosjektledere for digitale markedsføringskampanjer finnes det ikke en entydig forståelse av ressursstyring. Det er ganske populært (og riktig tilnærming), noe som betyr at ressursstyring inneholder elementer som ressursplanlegging og -allokering og bruk av programvare for styring av markedsføringsressurser. Det kan imidlertid konstateres at styring av prosjektressurser er det samme som ressursplanlegging. Det finnes mange kilder der ressursplanlegging veksler med ressursallokering. Ressursplanlegging - ofte brukt som et alternativt ord til ressursstyring - kan finnes som ett av mange elementer i det siste ordet, ressursstyring. Så vær oppmerksom på hvordan ting foregår, eller be om hjelp fra byråets ressursløsninger.
Det er på tide å bringe nærmere det mest interessante begrepet. Association for Project Management har utarbeidet en bred definisjon.
Ressursstyring handler om å anskaffe, allokere og styre ressursene som kreves for et prosjekt, for eksempel enkeltpersoner og deres kompetanse, økonomi, teknologi, materialer, maskiner og naturressurser. (APM)
En leder har selvfølgelig ikke ubegrenset med tid til å utføre disse oppgavene. Budsjettet kan ikke mangedobles med et knips med fingeren. Tid er penger - prosjekter må gjennomføres i tide. Det endelige målet med ressursstyringsprosessen er derfor å sikre at ressursene brukes effektivt, i tide og innenfor budsjettet, ved hjelp av programvare for styring av markedsføringsressurser og ved hjelp av byråenes ressursløsninger.
(Markedsførings)ressursstyring handler om å sikre at ressursene brukes effektivt for å fullføre et prosjekt med de forventede resultatene, til forventet tid og innenfor budsjettet.
Som vi nå vet, er rollen til ressursstyring innen markedsføring ved hjelp av programvare for ressursstyring å sikre at interne og/eller eksterne ressurser brukes effektivt for å fullføre et prosjekt med de forventede resultatene, på forventet tid og innenfor budsjett. Hvordan er det knyttet til markedsførings- eller kreative byråer?
Den viktigste, forståelsen av marketing resource management (MRM), er delt opp i to segmenter. Det ene er definert som en tilnærming, og det andre - er som en programvare for styring av markedsføringsressurser.
Styring av markedsføringsressurser ved hjelp av byråressursløsninger er en tilnærming til markedsføringsledelse. Den fokuserer på hele markedsføringsteamets samlede ressurser, fra markedsføringsteamet og markedsføringsmateriell (online og offline) til markedsføringsbudsjettet. Det omfatter også samarbeid med eksterne leverandører, produksjonsprosesser, markedsføringsoperasjoner og forvaltning av digitale ressurser.
Selvsagt, som nevnt ovenfor, innenfor en tids- og budsjettramme.
Mens MRMs andre betydning er knyttet til teknologi. På teknologi og programvare for styring av markedsføringsressurser som fokuserer på å hjelpe markedsavdelinger eller kreative byråer med å koordinere og konsolidere ressurser. Fra prosesser, drift, innholdsproduksjon og arbeidsflyt til deling av informasjon og filer. Alt i ett enkelt programvaresystem for å øke hastigheten og kontinuerlig optimalisere prosjektledelse innen markedsføring aktiviteter.
Programvare for styring av markedsføringsressurser muliggjør strategisk planlegging (markedsføringsstrategier) og budsjettering, programstyring, kreativ utvikling og distribusjon, innholdsstyring, medieplanlegging og -gjennomføring, koordinering av arrangementer og ressursmåling. (Gartner.com)
Fra Gartners perspektiv (spesialist på eksterne tjenester) er styring av markedsføringsressurser et sett av markedsførings- eller programvareverktøy for prosjektledelse i byråer som støtter optimalisering av strategi og arbeidsflyt blant ansatte, prosjektteam og organisasjoner. Disse verktøyene hjelper teamene med å arbeide og sentralisere markedsføringsprosjekter. Fra markedsføringskampanjer i flere kanaler til enkeltstående ressurser. Samtidig tilbyr de et integrert miljø for planlegging, produksjon, styring og gjennomføring av innhold.
Når du skal lage en pitch som spesialist på eksterne tjenester, er det naturlig å fokusere på den kreative ideen din. Samtidig forhandler du om tidslinjen og budsjettet for prosjektet. Her får du tips om hvordan du kan estimere prosjekter på en tryggere måte, slik at det er mindre sannsynlig at du overskrider budsjettet senere.
Basert på prosjektets omfang kan du si noe om hvem du trenger for å levere et prosjekt med hensyn til kompetanse.
En måte å komme videre på er å lage en kompetansematrise, slik at du kan kartlegge hvilken kompetanse som kreves for et prosjekt. Deretter kan du finne medarbeidere med denne kompetansen, slik at du er sikker på at bedriften din har nok ressurser til å levere det du lover i salgsinnbydelsen eller anbudsforespørselen. Verktøy for ressursplanlegging med filtre som gjør det mulig å finne ansatte etter deres ferdigheter, gjør det mye raskere. Eksterne servicespesialister kan bekrefte det.
Teamdeck gjør det enkelt å sortere ansatte etter stillingstittel, slik at du raskt kan finne den teammedarbeideren du trenger til kreative prosjekter.
Når du vet hvilke medarbeidere du trenger å booke til prosjektet, kan du bruke ressursprognoser og kapasitetsplanlegging:
Sjekk om ressursene du trenger, er tilgjengelige i løpet av prosjektets tidsramme.
Planlegg ressurser for prosjektet ditt.
Finn ut om bestillingene dine ikke forstyrrer byråets produksjonspipeline.
Tentative bestillinger fra eksterne servicespesialister gjør det enklere for deg å planlegge ressurser du trenger, uten å legge beslag på dem. Samtidig varsler du andre produsenter om at du kan komme til å trenge bestemte ressurser, slik at de kan ta hensyn til det i planleggingen.
Det fungerer også den andre veien. Hvis du ser at en annen person allerede har de markedsføringsressursene du trenger, kan du forhandle med vedkommende og potensielt finne en løsning som tilfredsstiller dere begge.
Teamdecks kalender gir deg en rask oversikt over organisasjonens bookinger eller markedsføringsteam.
Når du vet hvem du trenger og hvor lenge, kan du anslå et budsjett med større nøyaktighet. På denne måten er det mindre sannsynlig at eksterne servicespesialister overplanlegger teamet ditt for å overholde tidslinjen og overskride budsjettet.
Samtidig vil nøyaktig estimering og budsjettering gjøre det lettere å forutse byråets inntekter og avgjøre om dette prosjektet er lønnsomt for byrået eller ikke, og hvorfor markedsføringsanalyse er viktig.
La oss diskutere hvordan du kan bruke styring av markedsføringsressurser når du har startet et nytt prosjekt eller når du driver en pågående.
Enten du bruker time- og materialforbruk eller fastpris, må du spore den fakturerbare tiden de ansatte har brukt på prosjektet (markedsføringstiltak), slik at du vet om prosjektet overholder budsjettet.
For å gjøre timelistene pålitelige og få mest mulig ut av tidsregistrering for teamNår du fører timelister, må du sørge for at medarbeiderne fyller dem ut regelmessig. Hvis timelistene er nøyaktige, kan du trygt konkludere med dem og bruke tidsregistreringer i rapportene dine.
Kreative byråer som spesialiserer seg på markedsføring, er ikke alltid avhengige av heltidsansatte. Det kan være vanskelig å administrere deltidsansatte eller frilansere, spesielt i et eksternt team, men det kan du få bukt med ved hjelp av marketing resource management.
Når du har oversikt over de ansattes timeplan (ressursplan), er det lettere å balansere arbeidsmengden. Samtidig som du endrer tidslinjen, endrer prioriteringer osv., må du sørge for at ingen av teammedlemmene dine blir under- eller overutnyttet, da det kan føre til utbrenthet eller turnover.
Når du driver et prosjekt, kan det ofte være nødvendig å inkludere ikke bare de ansatte, men også utstyr eller arbeidsområder. Hvis det er tilfelle for prosjektet ditt, kan reglene for ressursallokering søke i henhold til dette. Tenk på byråets ressursløsninger.
Først må du bestemme hvilke markedsførings- og verktøy for prosjektledelse i byråer, utstyr eller arbeidsområder du trenger. Finn deretter ut om de er tilgjengelige i løpet av prosjektets tidsramme, og book dem når du trenger dem. Ideelt sett - akkurat som med de ansatte - bør du ha en oversikt over ressursbruken i hele byrået, slik at du kan se når de er tilgjengelige eller når de er booket til andre prosjekter.
Siden prosjektets omfang, tidslinje eller leveranser kan endre seg, må du hele tiden holde oversikt over prosjektet og tildele ressursene på nytt. For å gjøre det trenger du en enkel måte å spore og måle teamets prestasjoner på, og ressursutnyttelse. Derfor trenger du gode byråressursløsninger.
Ved å holde øye med ulike måltall kan du holde deg oppdatert selv om det skjer endringer. En måte å oppdage under- eller overutnyttelse av ansatte på et tidlig tidspunkt, er å overvåke om bestillingene eller timelistene deres overstiger tilgjengeligheten. I Teamdeck er det superenkelt - du kan se det med en gang ved å se på stolpene Timelister/tilgjengelighet og Bestillinger/tilgjengelighet. Hvis de er røde, er det et tydelig signal om at en medarbeider har for mye å gjøre. Det finnes interessante løsninger for byråressurser.
Du kan også opprette rapporter for å kontrollere de ansattes utnyttelse eller budsjettet. I dette tilfellet er tidsregistreringer og ansattes bookinger nyttige, ettersom du basert på disse dataene raskt kan beregne teamets prestasjoner eller prosjektets budsjett.
Teamdeck-rapporter gjør det mulig for produsenter og markedsførere å holde oversikt over ulike måltall og KPI-er som de selv velger, og enkelt dele dem med teamene sine eller en kunde.
Teamdeck-rapporter gjør det mulig for markedsførere å holde oversikt over ulike måltall og KPI-er som de selv velger, og enkelt dele dem med teamene sine eller en kunde - interessante byråressursløsninger.
Sist, men ikke minst, gir styring av markedsføringsressurser deg muligheten til å planlegge og estimere fremtidige prosjekter bedre og finne løsninger for byråressurser. Her er det nyttig med et helikopterbilde av pipelinen, tilgjengelige ressurser, deres nåværende utnyttelse og de ansattes tidsbruk. Du kan enkelt se om det er plass til et nytt prosjekt i produksjonspipelinen.
Analyser historiske data for å oppdage mønstre som har vist seg å være ødeleggende for tidligere prosjekter. Kanskje har du en tendens til å undervurdere designfasen, eller så er det ofte en overbelastning av oppgaver i ferietiden. Ved å forstå disse svakhetene kan du unngå dem i fremtidige prosjekter.
Som du har lært i denne artikkelen, kan styring av markedsføringsressurser og byråressursløsninger være fordelaktig for produsenter og kreative byråer på mange måter. La oss oppsummere med en liste over fordelene med marketing resource management:
Som produsent får du full oversikt over prosjektene du jobber med, tilgjengelige ressurser og teamets arbeidsmengde.
Du kan balansere arbeidsmengden effektivt for alle teammedlemmene dine, inkludert eksterne medarbeidere og frilansere.
Du kan redusere risikoen for å overskride tidsfrister og budsjett.
Synliggjøringen av tilgjengelige ressurser forbedrer samarbeidet mellom deg og andre produsenter i byrået ditt.
Du får bedre oversikt over produksjonspipelinen din.
Det gjør det enklere for deg å lage prosjektrapporten.
Hvis du ønsker å få mest mulig ut av ressursstyringen i markedsføringen, må du sørge for at det er en konsekvent prosess som følges regelmessig i byrået ditt.
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...