Bare 1 av 5 personer (18%) har en nyttig metode for tidsstyring. Strategier for tidsstyring og verktøy for tidsstyring av prosjekter hjelper deg med å håndtere arbeidet du har blitt tildelt innenfor den tiden du har til rådighet. Som prosjektleder kan du bli tildelt et varierende antall oppgaver i hver iterasjon.
Du må også planlegge, administrere og spore teamets arbeid. Møter, estimater, planlegging, kommunikasjon med kundene og teamet ditt, og rapportere til ledelsen. Ideelt sett ønsker du å oppnå alt dette i løpet av en 9-5-arbeidsdag. Det kan virke som en umulig oppgave, men en time tracker kan være til stor hjelp.
Denne artikkelen inneholder:
Effektive strategier for tidsstyring i prosjekter
Den amerikanske presidentens innvirkning på tidsstyringsprosessene i prosjekter
Hvilken rolle og innflytelse de riktige tidsstyringsverktøyene har for å fullføre oppgaver
Innflytelsen fra programvare for ressursforvaltning på tidsregistrering
82% av enkeltpersoner har ikke en tidsbruk rammeverk. De bruker bare en oversikt, e-postinnboksen eller ingenting i det hele tatt. (Forskning fra Development Academy, 2021)
De vanskeligste spesialistene er som regel ikke de beste til å styre tiden, men det betyr heller ikke at du bør gi opp. Å følge levedyktige metoder for tidsbruk innebærer å konsolidere strategier i den daglige, ukentlige og månedlige timeplanen din, slik at du får flere timer til rådighet i løpet av døgnet.
Så hvordan kan man egentlig bruke tiden effektivt for å videreutvikle gjennomføringen? Hovedmålet er å bevisst kontrollere hvordan du investerer energi i viktige oppgaver og aktiviteter, enten det er på jobben eller i din egen hverdag. Noen tidsstyringsverktøy tilbyr funksjoner som ubegrenset antall brukere, noe som gjør dem ideelle for store team.
Med dårlig planlegging og dårlige tidsstyringsverktøy kan det være vanskelig å få plass til alt innenfor stramme tidsfrister. Derfor har jeg satt sammen denne listen over smarte strategier for tidsstyring, slik at du kan planlegge arbeidet ditt bedre og endelig få tid til alt som trenger din oppmerksomhet.
Før vi går nærmere inn på hva tidsstyring i prosjekter innebærer, og hva vi kan si om tidsstyringsstrategier (eller planlegging av tidsstyring, om du vil), skal vi ta en titt på hindringer og årsaker til at en overordnet prosjektstyringsplan og avslutningen av den noen ganger krever mye mer innsats enn antatt. Her er litt informasjon om tidsregistrering og tidsstyringsverktøy som vil åpne øynene dine og hjelpe deg med å forstå viktigheten av tidsstyringsplanlegging.
Bare 1 av 5 personer (18%) har en nyttig metode for tidsstyring.
(Ifølge forskning fra Development Academy)
Ansatte bruker 44 minutter på sosiale medier hver dag.
(Ifølge Techjury, 2022)
Bare 17% av befolkningen registrerer tiden sin.
Bedrifter bruker i gjennomsnitt så mye som 16 dager i året på å lete etter papirdokumenter.
(Kilde: DocuSign)
Minst 23 timer i uken bruker toppledere på møter.
(Kilde: DocuSign)
46% av stresset som rapporteres blant ansatte i USA, skyldes en overveldende arbeidsmengde.
Disse resultatene og et sammendrag av forskningen er til inspirasjon for ledere som setter likhetstegn mellom tidsstyring og prosjektstyring. For de lederne som er helt overbevist om tidsaspektets rolle i alle prosjektaktiviteter, og som ønsker å unngå hindringer i tidsplanen.
La oss til slutt ta en titt på de vanligste hindringene for tidsstyring og tidsregistrering som ikke ble nevnt ovenfor: perfeksjonisme, utsettelse, dårlig prioritering, for lite tid, multitasking, overbooking, for lite hvile, glemme å delegere, mangel på organisering, lav motivasjon, distraherende faktorer, rigid planlegging.
Sammenhengen mellom tid og prosjektutvikling eller tidsstyring og prosjektstyring ved hjelp av tidsstyringsverktøy er så åpenbar at mange ikke trenger noen forklaring. Men for dem som trenger å bli overbevist om det, bør dette kapittelet løse tvil. Så la oss begynne med noen få fakta. Hva er et prosjekt?
Med prosjekt kan man forstå nesten alt som er laget av et menneske. Et sted å gjemme seg eller sove, en musefelle, et hus, et oppdrag for å endre arbeidsplassen. Men fordi vi befinner oss i forretningsmiljøet, blir saken mer kompleks når man tar hensyn til noen helt avgjørende ting du vil lese i de kommende avsnittene.
La oss se nærmere på prosjektledelsesdefinisjonen som Association for Project Management har innført, og komme med noen kommentarer.
Prosjektledelse, også kjent som oppgaveledelse, er anvendelsen av prosesser, metoder, ferdigheter, kunnskap og erfaring for å oppnå spesifikke prosjektmål i henhold til prosjektets akseptkriterier innenfor avtalte parametere. Prosjektledelse har en endelig leveranser som er begrenset til en begrenset tidsskala og et begrenset budsjett.
Den ovennevnte proposisjonen kan deles opp i fire, og hvert begrep kan være et bestemt kapittel eller avsnitt, men vi må fokusere på noe som er grunnleggende for hovedpersonen i denne artikkelen - tid, tidsstyring, tidsstyring, tidsbruk og tidsstyringsstrategier.
Fra APM-perspektivet - som kan diskuteres - er det nettopp tid og budsjett som utgjør forskjellen mellom "ledelse" og "prosjektledelse". Mens ledelse er en kontinuerlig prosess, har prosjektledelse begrensninger. Det er derfor tidsstyringsverktøy kan være nyttige.
Fra et forretningsperspektiv er et prosjekt et resultat av en forretningsmessig nødvendighet. Det er bestilt på grunn av interne eller eksterne behov. Mange tidsstyringsverktøy tilbyr muligheten til å administrere ubegrensede prosjekter, noe som er avgjørende for å kunne håndtere flere oppgaver og kunder. Og fordi et prosjekt også er en løsning på noen utfordringer, blir prosjektet gjennomført innenfor en begrenset tids- og budsjettramme. Og fra dette punktet blir rettferdiggjøringen og viktigheten av tidsstyringsstrategier og tidssporing tydeligere for de som er i tvil om hovedtemaet i denne artikkelen. Tid brukt på et prosjekt er ikke som tyggegummi og kan ikke strekkes når behovet dukker opp, og dermed blir strategisk tenkning i henhold til tid åpenbart.
Prosjektledelse kan ikke eksistere uten effektiv tidsplanlegging. Eller, på den annen side, en forutsetning for vellykket prosjektgjennomføring og forretningsutvikling er effektiv tidsstyring.Teamdeck)
Så ved å bruke programvare for tidsregistrering fikk vi en oversikt over hva ansatte av og til gjør, og hva som er sammenhengen mellom prosjektledelse og tidsstyring. Nå er det tid for ... prosjekttidsstyring.
Generelt sett handler tidsstyring ved hjelp av tidsregistreringsprogramvare om hvordan vi bruker tiden vi har til å nå målene våre eller fullføre oppgavene vi har fått tildelt på en effektiv måte.
Her er en kortfattet og poengtert forklaring på tidsstyring fra Wikipedia:
Tidsstyring er prosessen med å planlegge og utøve bevisst kontroll over tiden som brukes på spesifikke aktiviteter, spesielt for å øke effektiviteten eller produktiviteten.
Hvis vi bruker den definisjonen som brukes av prosjektledere i samfunnet, vil vi finne ut at prosjekttidsstyring er:
(...)prosjektledelsesprosessen med å analysere arbeidet og utvikle en mal for tidslinje for å sikre at du fullfører et prosjekt innenfor en bestemt tidsplan. (Projectmanager.com)
Begge de ovennevnte definisjonene sier ikke et ord om hvordan man oppnår gode resultater når det gjelder tidsstyring i prosjekter. Men for alle som har mulighet til å implementere en prosjektstyringsplan, er det åpenbart at det handler om analyse med bruk av programvare, verktøy og teknikker. Alt som sikrer at et prosjekt blir fullført i tide. Og deretter utvikling av en ressursplanlegging med oppgavejusteringer og allokering av ressurser for fullføring av et prosjekt.
Som prosjektleder og ved hjelp av tidsregistreringsprogramvare er det din jobb å effektivt planlegge og administrere arbeidstiden din, men også tiden til teamene du leder. Du må respektere tiden du bruker på jobben.
Jo bedre du sjonglerer ulike prosjekter og prioriteringer ved hjelp av tidsregistreringsprogramvare, desto bedre blir du i stand til å planlegge arbeidet for teamet ditt. Og det siste fører til bedre styrte prosjekter, med større sjanse for å fullføre dem i tide og innenfor budsjettet.
Til syvende og sist øker tidsstyringsstrategier også produktiviteten og effektiviteten din.
Studier viser at det ikke alltid er så opplagt. For eksempel er det bare 37% av teamene i Storbritannia (The State of the Project Management, 2017) som alltid eller for det meste klarer å fullføre prosjektene sine i tide, og dårlig ledelse er en av årsakene til dette.
Det finnes flere strategier du kan bruke for å planlegge ditt eget arbeid.
Planlegg møter og ansatte takket være populære teknikker for tidsstyring og tips om tidsstyring
Med dårlig planlegging og dårlig tidsstyring i teamet kan det være vanskelig å få plass til alt innen stramme tidsfrister. Derfor trenger du nøyaktige tidsrapporter. Derfor har jeg satt sammen denne listen over smarte strategier for tidsstyring, slik at du kan planlegge arbeidet ditt bedre og endelig få tid til alt som trenger din oppmerksomhet.
Når du vet hva du vil oppnå innen en bestemt tidsramme, er du allerede godt rustet for å lykkes, viser studier, og tiden du bruker på jobben er lønnsom. I artikkelen "The Impact of Planning on Project Success" peker Pedro Serrador fra University of Toronto på en sammenheng mellom planlegging og prosjektsuksess. Basert på litteraturgjennomgangen fant Serrador at prosjektsuksess er nært knyttet til både prosjekt- og kostnadseffektivitet. Det betyr at planlegging av høy kvalitet ikke bare kan øke sjansen for at prosjektet blir vellykket, men også at det blir kostnadseffektivt.
Så hvor mye planlegging er "kvalitetsplanlegging"? Ifølge Serrador, etter PMBOK® Guide, kan planlegging utgjøre opptil 48% av alle prosesser som utføres av en prosjektleder i løpet av et prosjekt.
Planlegging av de daglige oppgavene kan være så enkelt som å lage en huskeliste med ting du må gjøre og ting du ønsker å gjøre - tidsregistreringsverktøy med et brukervennlig grensesnitt kan være til god hjelp. Når du planlegger for flere prosjekter, er det imidlertid prosjektplan på høyt nivå vil gjøre kravene mer synlige på tvers av ulike oppdrag, men også bidra til å fastsette mål og krav for hvert enkelt prosjekt.
Noen ganger kan en liste over ting du må gjøre virke overveldende, og da kan tidsregistreringsverktøy være til hjelp. For å gjøre listen overkommelig er det bedre å dele den opp i mindre biter. Ved å sette klare prioriteringer kan du sortere oppgavene etter hvor viktige de er, hvor mye det haster og hvor mye arbeid som kreves for å utføre dem.
Eisenhower-matrisen er den mest vellykkede teknikken for tidsstyring.
(Ifølge forskning fra Development Academy)
For å skille mellom viktige og presserende oppgaver på oppgavelisten din kan du bruke Eisenhower-matrisen. Dette er en populær teknikk for tidsstyring (også kjent som "Urgent-Important Matrix" eller "Eisenhower-prinsippet"). Denne ideen (eller noen sier rammeverket) refererer til ordene til denne amerikanske presidenten:
"Jeg har to typer problemer: de som haster, og de som er viktige. Det som haster, er ikke viktig, og det som er viktig, haster aldri."
Det hele står for en tilnærming til hvordan man organiserer arbeidsmengde og prioriteringer. Det er svært nyttig hvis du ønsker å implementere en effektiv tidsstyringsstrategi ved hjelp av tidsregistreringsverktøy. Den hjelper deg med å holde fokus på å organisere alle oppgavene dine, spesielt de mest utfordrende oppgavene. Den er delt inn i fire kategorier:
Viktig og presserende - dette er oppgavene du bør gjøre først
Viktig men ikke presserende - oppgaver du kan planlegge å gjøre senere
Ikke viktig men presserende - Hvis det er mulig, kan du delegere disse oppgavene
Ikke viktig og ikke presserende - du kan hoppe over oppgaver som faller inn under denne kategorien
Det som er bra med Eisenhower Matrix, tidsregistreringsverktøyet, er at du kan lage det mens du er på farten med bare penn og papir for raskt å prioritere oppgaver og oppgaver. Med en slik matrise kan du enkelt finne de oppgavene som virkelig trenger din oppmerksomhet, slik at du kan fokusere på dem først. Matrisen ser slik ut:
Utarbeidelse av oppgavelister, prioritering av oppgaver og løsning av utfordringer med tidsblokkerende oppgaver med Eisenhower Matrix
Selv om noen lovpriser multitasking, ser det ut til at det gjør mer skade enn nytte. Ifølge artikkelen om farene ved multitasking publisert på Entrepreneur ("Why Multitasking Is a Myth That's Breaking Your Brain and Wasting Your Time", 2017) er det ineffektivt å gjøre flere oppgaver på en gang. Hjernen trenger tid til å skifte fra én oppgave til en annen, og når vi prøver å gjøre for mange ting samtidig, skaper det en forsinkelse som gjør at vi ikke er så produktive som vi kanskje skulle ønske. Dette er grunnen til at tidsregistreringsprosjekt administrasjonsfunksjoner kan være nyttige.
Prøv i stedet å fokusere på én oppgave om gangen og fullfør den, før du går over til en annen. På denne måten, og spesielt hvis du gir deg selv minst noen minutters hvile mellom oppgavene, får du en myk overgang og hjernen er klar til å ta fatt på en ny oppgave.
En av teknikkene du kan bruke når du bruker tid på jobben, er Pomodoro-teknikken og tidsregistrering. Den deler opp arbeidet i kortere økter på 25 minutter, med hvilepauser mellom dem. Det er en velprøvd måte å øke produktiviteten på, ettersom det er lettere å tvinge seg selv til å fokusere på én enkelt oppgave. I tillegg blir du ikke utslitt og holder deg produktiv over lengre tid.
Navnet, som kommer fra det italienske ordet for tomat, er inspirert av kjøkkentimeren. I dag finnes det apparater som er utviklet spesielt for denne teknikken, og som teller nøyaktig de 25 minuttene du skal bruke på arbeidet.
Dette kan være vanskelig, for ifølge PMI 90% av prosjektlederens arbeid er kommunikasjon ("Art of communication in project management", 2010), men noen ganger gjør du oppgaver som krever dyp konsentrasjon og minimering av avbrytelser. Det kan være å jobbe med prosjektdokumentasjon, bruke en gratis word til pdf-konverterer eller opprette en rapport eller bruk oppgavestyring ogsåls.
La oss si at du bruker Pomodoro-teknikken. For å kunne bruke den effektivt må du kutte ut alle mulige distraksjoner, slik at du kan være dypt fokusert på en oppgave i 25 minutter.
Avbrudd i jobben du trenger å bli kvitt, kan komme fra e-post, samtaler, kolleger eller chattesamtaler. Det kan være fristende å sjekke innboksen innimellom, delta i småpraten på kontoret eller chatte med teamet ditt. Men sannheten er at det går ut over produktiviteten. Tidsregistrering kan hjelpe.
Her er hva du kan gjøre i stedet:
Hvis du er redd for å gå glipp av en viktig e-post, kan du sette av en bestemt tid til å sjekke innboksen. Alle andre tider er dedikert til de tildelte oppgavene.
Be lagkameratene dine om ikke å forstyrre deg når du bruker hodetelefoner. Samtidig kan du lytte til musikk som hjelper deg med å konsentrere deg (eller til hvit støy, hvis du foretrekker det).
Utsett varslinger og legg telefonen ute av syne for å unngå å sjekke den tvangsmessig.
Distraksjoner er det som driver oss bort fra arbeidet. Minimer dem, og du vil se hvor lettere det er for deg å fokusere på å fullføre en oppgave, og fakturerbare timer vil bli mer effektive.
Har du noen gang følt at jo mer tid du har til en gitt oppgave, desto større er sjansen for at du utsetter den i stedet for å bruke tiden til å få ting gjort tidligere? Denne tendensen til å legge arbeidet til side kalles i økonomenes sosiale miljø Parkinsons lov, og ble første gang forklart i en artikkel i The Economist tilbake i 1955.
Parkinson uttalte at "arbeidet utvides for å fylle den tiden som er tilgjengelig for å fullføre det". Hvis du har mer tid til å fullføre en oppgave enn du faktisk trenger, er sjansen stor for at du ikke vil gjøre det raskere.
Det du kan gjøre med det, er å sette deg selv kortere tidsfrister. Hvis du fortsatt sliter med å tvinge deg selv til å fullføre en oppgave raskere, kan du be noen fra teamet ditt om å gå gjennom arbeidet ditt på en bestemt dato, slik at du nå må gjøre arbeidet for å kunne vise resultatene.
Ingen mennesker er en øy. Det finnes sannsynligvis personer i organisasjonen din som har kompetanse og tid til å hjelpe deg med å utføre noen av oppgavene du sliter med eller rett og slett ikke har tid til.
Som du allerede har sett i Eisenhower-matrisen, er det faktisk lurt å finne de oppgavene du kan delegere, slik at du kan fokusere på de viktigste og mest presserende oppgavene, og ta deg av de fakturerbare timene på en mer effektiv måte.
For å finne tilgjengelige teammedlemmer med ferdigheter som trengs for en bestemt oppgave, kan du bruke en verktøy for ressursforvaltning eller tidsregistreringsverktøy. I Teamdeck kan du for eksempel raskt filtrere alle ansatte etter deres rolle og se deres bookinger og tilgjengelighet i en enkel kalendervisning.
Ved å delegere arbeid kan du faktisk vise medarbeiderne dine at du verdsetter deres innspill. Gi dem mulighet til å ta beslutninger, og begrens deg til å veilede dem hvis det er nødvendig. På denne måten får du ikke bare mindre å gjøre, men du lar også dine underordnede vokse profesjonelt.
I tillegg til å delegere oppgaver mellom teammedlemmene, anbefales det også å outsource visse deler av oppgavene, for eksempel research, ved hjelp av for eksempel en tjeneste for forskningsartiklerfor å frigjøre mer tid til andre viktige aktiviteter.
Å kjenne sine egne grenser når det gjelder hvor mye arbeid man er i stand til å fullføre innenfor en gitt tidsramme, er svært viktig for ikke bare å levere det man har forpliktet seg til. Det bidrar også til å unngå arbeidsrelatert stress og til slutt følelsen av å bli utbrent. Tid på banen er også viktig.
Det kan være skremmende å si nei til en overordnet, leder eller til og med sjef, men det finnes måter å gjøre det på på en høflig og selvsikker måte:
Gi en begrunnelse - forklar hvilke andre viktige oppgaver du holder på med for øyeblikket, og hvordan det å påta deg nye oppgaver vil påvirke dem.
La dem prioritere - hvis du allerede har mye å gjøre og sjefen din ber deg om å ta på deg enda en oppgave, kan du legge frem prioriteringslisten din. La dem avgjøre om oppgaven de ber deg om å gjøre, har høyere prioritet eller ikke.
Ikke lyv - falske unnskyldninger er ikke en god måte å håndtere forespørsler på. Vær åpen om hvorfor du ikke kan gjøre noe for øyeblikket.
Spør om oppgaven kan utsettes - ofte er det slik at den første datoen noen ber deg om å levere en oppgave, ikke er den endelige forfallsdatoen. Vis dem at hvis det er mulig å planlegge en ny oppgave til et senere tidspunkt, er det mulig for deg å påta deg den.
Du ønsker ikke å bli sett på som den som nekter å jobbe, så hvis du viser hvorfor du ikke kan ta på deg flere oppgaver eller forhandler om tidsfrister, kan det hjelpe deg med å redusere antall nye oppdrag.
Ved å føre daglige oversikter over arbeidet ditt kan du oppdage hva du har gjort bra, og hva som gjenstår å gjøre. Det er også viktig å følge med på tiden.
På slutten av hver dag kan du ta en titt på listen din og sjekke hvilke oppgaver du har fullført. Å se hva du har fått til, er en fin måte å bli motivert til neste dag.
Hvis det fortsatt er uløste oppgaver på listen din, kan du spørre deg selv hvorfor du ikke har fullført dem og finne løsninger på dem. Kanskje oppgaven var for omfattende, og det å dele den opp i mindre oppgaver vil hjelpe deg med å organisere arbeidet bedre?
Det er enklere å planlegge arbeidet og bruke tidsregistreringsprogramvare med verktøy som gir deg rask tilgang til oppgaver du eller teammedlemmene dine må fullføre. Å ha en prosjektplan og programvare for tidsregistrering av ansatte hjelper også, ettersom det er lettere å følge med på prestasjonene dine.
Vi bruker Jira til oppgavehåndtering på tvers av flere prosjekter. Det gjør det mulig for oss å opprette underoppgaver for hver oppgave, tildele dem til personer og spore dem i arbeidsflyten, som består av oppgaver som må gjøres, oppgaver som pågår, oppgaver som er under vurdering og oppgaver som er fullført.
Teamdeck, på den annen side, er en programvare for ressursforvaltning eller verktøy for prosjektplanlegging - hvis du vil (utviklet av oss, the programvarehusog - i begynnelsen - for våre egne formål). Vi bruker oss selv til å holde oversikt over de ansattes daglige timeplaner, timelister og generelle prestasjoner, som vi deretter kan oppsummere ved hjelp av tilpassbare rapporter (f.eks. for å sammenligne bookinger med timelister).
Timelister i Teamdeck.io - den ressursplanlegging og tidsstyringsverktøy for prosjekter
Ikke desto mindre representerer du prosjektledelse innen markedsføring eller styring av prosjektressurserVed å bruke disse strategiene for tidsstyring og tidsregistrering vil du kunne organisere arbeidsdagen din bedre og få mer gjort. Etter bare noen få dager vil du merke det:
Forbedret produktivitet
Det er lettere for deg å gjøre oppgaver du har blitt tildelt med
Det føles som om du plutselig har mer tid
Det arbeidsrelaterte stresset har sunket betydelig
Og siden disse taktikkene kan fungere for deg, kan du også prøve å innlemme dem i hele prosjektteamet du leder, slik at du øker produktiviteten. Hvis du vil grave dypere og bli bedre kjent medapper for tidsstyring for ansatte - bare les artiklene våre.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...