Hva om jeg fortalte deg at bedriften din kan ha sløst bort opptil 37% av programvareutgiftene uten at du har lagt merke til det?
Dette trenger ikke å være akkurat det beløpetmen du kaster sannsynligvis bort minst et par dollar på programvare du ikke trenger.
Hvis du er prosjektleder, administrerende direktør eller CIO med ansvar for å skaffe verktøy til bedriften, kan du ha bidratt til dette problemet.
Bare i CRM-markedet utgjør hyllevare, det vil si programvare som ingen i organisasjonen bryr seg om, $18 milliarder kroner.
Hvorfor det?
Problemet er at bare 40% av organisasjonene som implementerer CRM-verktøy, "oppnår fullskala sluttbrukeradopsjon", ifølge CSO Insights.
CRM, håndtering av sosiale medier, analyseverktøy, programvare for prosjektplanlegging, verktøy for ressursforvaltningosv. Vi bruker alle noen av dem.
Og sannsynligvis har vi alle minst ett verktøy som vi betaler for, men som vi ikke bruker.
Det er på tide å gjøre noe med det, ikke sant?
Hyllevare er programvare som er kjøpt, men aldri brukt.
I dag, i en verden med et voksende marked for SaaS verktøy, kan det også være det vi abonnerte på, og så gikk vi videre og glemte det.
En annen ting som er verdt å huske på, er at hyllevare ikke betyr at det er noe galt med selve programvaren. Faktisk kan all programvare bli hyllevare.
Det var tross alt en grunn til at du kjøpte en lisens eller abonnerte på en betalt plan. Du ville ikke ha gjort det hvis det var dårlig, eller hvis det ikke passet godt for bedriften din.
Vi har allerede slått fast at det ikke alltid er programvarens kvalitet det er noe galt med, men at feilen som regel ligger på brukerens side.
En av grunnene til at hyllevare blir en del av stakken din, er at du kjøper flere lisenser enn bedriften faktisk trenger. Spesielt når det gis rabatt.
Techopedia gir et godt eksempel her:
La oss anta at en programvarelisens koster $100 per stykk. Hvis du kjøper 50 av dem, vil det koste selskapet $5000. La oss nå tenke oss en rabatt på den samme programvaren, som er $45 for en lisens, men du må kjøpe 100 av dem. Det gir $4500, som du vil betale, fordi det fortsatt er billigere enn tidligere.
I dette eksemplet blir de ekstra 50 lisensene til hyllevarer.
En annen grunn er å kjøpe lisenser "for sikkerhets skyld", for fremtidige ansatte. I dette tilfellet kan det hende at du får bruk for den etter hvert, men som regel ender den opp som enda en ubrukt eller underutnyttet ressurs i bedriften.
Det tredje alternativet refererer til SaaS-verktøy, og det er rett og slett å glemme dem. Som prosjektleder eller administrerende direktør vet du sannsynligvis at du betaler månedlig for visse verktøy. Men vet du nøyaktig om de faktisk blir brukt?
Abonnementet kan være $10 eller $60 i måneden. Det skjer med de billigste SaaS-verktøyene, så vel som med de dyrere.
Poenget her er at manglende kommunikasjon i selskapet, og det å ikke holde øye med faktiske ressursallokering og utnyttelse, kan føre til tap av penger.
Spørsmålet er..:
Hvordan velge riktig programvare og få de ansatte til å FAKTISK bruke den?
Som du ser, kan problemet begrenses til to hovedutfordringer:
La oss begynne med å velge riktig programvare.
Når du skal finne programvare til bedriften din, kan du ende opp med mange muligheter. Hvis du spør venner og kolleger, får du mange alternativer, men som regel vil de anbefale ulike verktøy.
Hvordan bestemme hvilken som er den beste best? Og hva betyr det?
Amanda Moskowitz anbefaler disse 10 trinn for å velge den beste programvaren for bedriften din, men la oss fokusere på de tre første på listen hennes:
Som Moskowitz sa, er apper bare verktøy for å nå bedriftens mål. Så først er det best å sette seg mål: både de kortsiktige og de langsiktige. Deretter er det på tide å finne et verktøy som kan hjelpe deg med å nå dem.
Det finnes ingen "én programvare som passer alle". Fokuser i stedet på dine behov: Trenger du å spore prosjektets flyt, spore de ansattes tid, planlegge ressurser, administrere kundene dine med et CRM-system, analysere din tilstedeværelse i sosiale medier?
Finn ut hva du trenger å gjøre med et verktøy, og finn deretter et spesifikt verktøy for jobben.
Nå som du vet hvilke mål du har for virksomheten din, og hva du ønsker å oppnå med et verktøy, skal vi finne det beste verktøyet for din bedrift.
Patrycja Markowska, Marketing Operations Manager, delte sin innsikt om denne prosessen i sin "Markedsføring: Kunsten å håndtere kaos". Hennes erfaring er at det å finne det perfekte verktøyet handler mer om å iterere prosessutviklingen.
Nøkkelen til å finne den beste programvaren for din bedrift er å teste ulike alternativer. Registrer deg for prøveversjonene, slik at du kan prøve dem ut gratis. Deretter kan du sammenligne resultatene og velge den som passer deg best.
Hvis du er på utkikk etter en programvare for teamet ditt, inkludert nåværende og fremtidige ansatte, kan det være lurt å investere i en med en dynamisk prisplan.
Dette er spesielt vanlig med SaaS verktøy. De lar deg ofte velge mellom planer som avhenger av hvor mange som trenger å bruke verktøyet.
Buffers prisplan er et godt eksempel på dette.
En annen løsning er fleksibel prising, der du kan angi det nøyaktige antallet personer som skal få tilgang til programvaren, og deretter beregne betalingen basert på dette.
Teamdeck, et verktøy for ressursplanlegging og tidsregistrering, opererer med denne prismodellen.
Før du registrerer deg for en betalt plan eller kjøper lisensene, kan det også være lurt å svare på disse to spørsmålene:
Verktøyet må gjenspeile bedriftens modenhetsnivå og kunne vokse med dere.
Programvaren du velger, må være behagelig å bruke for alle brukere, ellers vil den raskt bli forlatt.
Hvis svaret er ja på begge spørsmålene, er det nå det rette tidspunktet å introdusere verktøyet for teamet ditt.
For flere tips og sjekklister om ressursforvaltning og valg av
de riktige verktøyene for din bedrift, last ned vår gratis e-bok på beste praksis for ressursforvaltning.
Nå er det på tide å introdusere resten av teamet for programvaren du har valgt.
Hva er egentlig programvareadopsjon? Brandon Bruce definerte det godt i boken "The Shelfware Problem":
"Adopsjon er konsekvent og effektiv bruk av en spesifikk teknologi eller programvareplattform som bidrar til å nå forretningsmålene på en målbar måte."
Problemet er at du i den virkelige verden ikke bare kan be teamet ditt om å bruke den programvaren du har valgt.
Du må ta deg god tid til å få de ansatte med på laget. Som Amanda Moskowitz sa:
"Ikke bare finn en ny app: Sørg for at alle i teamet ditt bruker den."
Hvis du synes dette høres opplagt ut, må du huske at "omtrent 50% av CRM-lisensene ikke blir rørt", som Brandon Bruce sier.
Ressurskalenderen (eller prosjektstyringskalenderen, prosjektplanleggingskalenderen, ressursplanleggingsprogramvaren) gjør det mulig å planlegge, administrere og allokere ressurser på en mer effektiv måte - spesielt hvis Microsoft Excel har hatt en ledende rolle i...
Hva er det ultimate målet for prosjektledere? Å gjennomføre prosjektene sine på en vellykket måte. Prosjektlederne selv innrømmer at dette ikke skjer så ofte: Ifølge den siste undersøkelsen Pulse of the Profession blir mindre enn 60% av prosjektene fullført, enten...
Kapasitetsstyring er en strategi som brukes av bedrifter for å utnytte produksjonseffektiviteten best mulig i forhold til etterspørselen etter en tjeneste eller et produkt. Det endelige målet med kapasitetsstyring er å Identifisere og...